2002_171info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del
Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento
suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
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b)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares
estadounidenses.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad
de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al
31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02
y el 15/10/02 y el 11/11/02 fecha en que se recibieron los respectivos estados financieros
del proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
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establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia a los rubros subcontratos con empresas consultoras (Línea 21) y Compras
locales (Línea 45) no se efectuó en un caso el ajuste propuesto en el ejercicio anterior y, en
el otro se realizó parcialmente por USD 19.275,19 y 3.746,06 respectivamente, registrados
erróneamente en este Proyecto en ese ejercicio.
Línea
Concepto
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
45.02
Equipos No Fungibles
Monto USD
Total
Corresponde a
19.275,19
ARG 98/034
3.746.06
ARG 98/038
23.021,25
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III
precedente, los estados financieros e información financiera complementaria identificados
en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires
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Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31
de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones posteriores.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto
Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01.
1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS
Observación: Se reitera la observación respecto a que la UEP celebró Acuerdos de Obra
Realizada mensuales por períodos mayores a seis meses, en tanto que el Documento de
Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un
período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E Insumos - Línea 30).
Comentario de la UEP:
Por las características del Programa se pueden celebrar Acuerdos de Obra Realizada por
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períodos mayores a seis meses, esta situación se expresa en las posteriores revisiones del
Documento del Proyecto.
Recomendación: Cumplir con la normativa aplicable, del análisis de las revisiones del
documento del Proyecto no surgen cambios respecto a lo expresado en nuestra
observación.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones: se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones.
a) Algunos Acuerdos de Obra realizada (contratos), no se encontraban suscriptos por el
representante del Proyecto (Coordinador); y
b) En todos los casos muestreados los comprobantes (factura/recibo) presentados al
Proyecto son de fecha posterior a la de la orden de pago correspondiente.
Comentarios de la UEP:
En la mayoría de los casos el capacitador presenta recibo por el pago de su honorarios, y
la fecha es en la que recibe el pago, por tanto la fecha del mismo es posterior
al
libramiento. No obstante se toman las observaciones realizadas a efectos de optimizar los
controles antes de realizar los correspondientes libramientos.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación
respaldatoria de las contrataciones. Efectuar los libramientos contra documentación de
respaldo.
3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez
abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no
sean pagados más de una vez.
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Comentario de la UEP:
Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento
contabilización y firma
de responsable
en todas las facturas
un sello con fecha de
en el momento de la
liquidación de las mismas
Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado.
4) REGISTROS
Observación: Se mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 23.021,25, en virtud de
que el Proyecto ha registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos
gastos de otros proyectos, según se detalla seguidamente:
Línea
Concepto
Monto USD
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
45.02
Equipos No Fungibles
Total
Corresponde a
19.275,19
ARG 98/034
3.746.06
ARG 98/038
23.021,25
Comentarios de la UEP:
La correspondiente regularización se efectúo en el presente ejercicio(2002).
Recomendación:
Efectuar
los
ajustes
sugeridos
como
así
también
periódicamente la información para así detectar y corregir los posibles errores.
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conciliar
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) EQUIPOS NO FUNGIBLES
a) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación:
a) No posee firma de autoridad competente;
b) No menciona responsables de los mismos; y
c) Existe una diferencia de USD 9.555,86 entre el total de inventario (USD
102.748,98) y el total según registros (USD 112.304,84).
b) INSPECCIÓN OCULAR
Observaciones:
a) Se pudo constatar, en la mayoría de los casos, la falta de identificación del
equipamiento (Nº de inventario), en otros el sistema utilizado no es seguro (por
ejemplo: etiquetas fácilmente cambiables).
b) Se tuvo a la vista una denuncia policial realizada por la UEP el 26/02/02 y su
ampliación 06/03/02, donde consta la sustracción de un monitor marca SAMSUNG
DT Nº 15HXBR406951. Del relevamiento in situ se verificó que el mismo se
encontraba en las instalaciones de la UEP , no así el monitor marca SAMSUNG DT
Nº 15hxbr310131.
Comentarios de la UEP:
a) El sistema de identificación de los bienes es provisorio dado que la identificación
definitiva se realizará cuando se transfieran los bienes al Municipio, no obstante hay un
responsable que mantiene y controla el sistema de identificación de los bienes.
b) Sin comentarios.
Recomendación: Mantener el registro de inventarios de bienes y equipos del Proyecto
conforme las prácticas usuales en la materia. Efectuar recuentos físicos periódicos a fin de
detectar posibles diferencias.
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2) REGISTROS
Observaciones:
De la aplicación de procedimientos de auditoría sobre la muestra analizada, se observó que
el proyecto ha registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de Salud” la
suma de $ 21.433,89 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la
cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara que dicha discrepancia
no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación a efectos de regularizar la cuenta contable.
Recomendación: Efectuar el ajuste correspondiente a efectos de mantener correcta la
información contable.
3) INFRAESTRUCTURA
Observación:
Inspección ocular: Se realizó una visita al CDI San Jorge, Barrio La Herradura, (6/09/02).
Al respecto, si bien la misma se encontraba finalizada a la fecha de nuestra visita, con
recepción provisoria el 5/11/01 y recepción definitiva el 9/05/02, esta no se encontraba en
funcionamiento.
Comentarios de la UEP
La puesta en funcionamiento de los Efectores es responsabilidad del Municipio quien se
hace cargo de los posibles defectos de obra
Recomendación: Si bien es responsabilidad del Municipio la puesta de funcionamiento de
los efectores, su no utilización desvirtua los objetivos del Proyecto, con el consecuente
costo social que el mismo implica.
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4) CAPACITACIÓN
Observaciones:
En un caso se formalizaron dos “Acuerdos de Obra Realizada” (contrato) por el mismo
período (1/12/01 al 31/12/01) y para el mismo consultor.
Comentarios de la UEP:
El mismo fue un error de tipeo y fue subsanado con fecha posterior
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/01)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las princ ipales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y
-
el 87,06 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Presupuestaria
Concepto
11,00
21,00
Profesionales Internacionales
Subcontratos con Empresas Consultoras
30,00
45,00
Capacitación y Becas
Compras locales
53,00
Varios
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
ejercicio USD
del rubro
USD
analizada
Totales
9.896,79
267.418,61
2,66%
71,89%
267.418,61
0,00%
100,00%
67.401,80
16.355,66
18,12%
4,40%
30.618,24
16.355,66
45,43%
100,00%
9.487,76
86,77%
323.880,26
87,06%
10.933,95
2,94%
372.006,81
100,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002.
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