2001_112info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición-PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/01/99 entre
el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin
de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (del ejercicio y
comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y
anexos que lo acompañan.
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b)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad
de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del
PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 18/05/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 21/05/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
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disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos
e información financiera complementaria identificados en I precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno
Infantil y Nutrición -PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del
25/01/99.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de
Formosa (UEP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Cabe tener en cuenta que el acuerdo con PNUD se suscribió el 25/01/99 y que dicha ejecución se
realiza conjuntamente con la del Proyecto PNUD N° ARG/95/017.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior, respecto al acuerdo
celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa por $
167.740.- por el período comprendido entre el 01/01/00 y el 31/12/00 para la provisión de
servicios de supervisión de capacitantes:
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a) Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del
Proyecto para la contratación formalizada.
b) Contrato.
• En los términos de referencia no se especifican la cantidad de profesionales y
períodos a contratar, a efectos de dar cumplimiento a las tareas contempladas en el
Acuerdo.
• Las solicitudes de contratación de algunos profesionales bajo este acuerdo, expresan
que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas vigentes y se
encuentran expresamente contempladas en el “Documento del Programa ARG
93/006”.
c) Informes.
No se tuvieron a la vista los Informes Mensuales de Ejecución Financiera que, según los
Términos de Referencia (Tor’s) del contrato, debían haberse presentado.
Comentarios de la UEP:
a) Antecedentes de Contratación.
El proceso de selección siempre se ha realizado en la Sede de la UEP del Subproyecto
PROMIN Ministerio de Desarrollo Humano, ya que la competencia de la misma está a
cargo del componente sustantivo, ya sea Salud, Desarrollo Infantil y/o Nutrición con el
Area de Capacitación y aprobación del Coordinador General para la formalización del
contrato, una vez recepcionada la no objeción técnica y presupuestaria de la UCP.
La documentación del proceso de selección se encuentra en los archivos de la UEP y serán
adjuntados a los expedientes correspondientes.
b) Contrato.
• La cantidad de personal a contratar por el acuerdo se envió desagregado a la Gerencia
de Capacitación de la UCP – PROMIM y responde a la proyección trimestral pertinente
año 2000, cuya copia obra en archivo del componente Capacitación UEP. A la fecha se
completarán las documentaciones que obran en la GAF (Gerencia Administrativa
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Financiera) local.
• Respecto de la solicitud de contrato en las que se consignaron por error el “Documento
del Programa AR 93/006”, a la fecha ya se han regularizado según el documento del
programa en vigencia, “98/041”.
c) Informes.
Se completará el expediente con la información financiera.
Recomendaciones: Efectuar los procesos de selección de consultoría de conformidad con lo
establecido en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno, del PNUD (Capítulo III “Recursos Humanos, puntos 49, 50, 51 y 55). Asimismo se
recomienda profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a los
procesos de selección, contratación y cumplimiento de los trabajos que deben efectuar las
consultoras por los servicios de consultoría llevados a cabo por el Proyecto.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización Internacional
para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de actividades de Asistencia
Técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial Formosa del
PROMIN, merece reiterarse el siguiente comentario:
Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del Proyecto
para la contratación formalizada.
Comentario de la UEP:
El proceso de selección obra en la UEP PROMIN y será adjuntado al expediente.
Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 49
y 50).
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B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo
Humano de la provincia de Formosa mencionado en A 1) precedente algunos documentos
que integran los antecedentes de la contratación no se encontraban debidamente foliados.
Comentarios de la UEP: Se procederá al foliado.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados y debidamente foliados.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de actividades de
Asistencia Técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial
Formosa del PROMIN, merece formularse los siguientes comentarios:
Antecedentes de Contratación.
No se encontraba foliado, ni archivado en forma cronológica la documentación
respaldatoria de los Acuerdos celebrados con la OIM (Organización Internacional para las
Migraciones).
Pagos.
a) En el primer contrato celebrado con OIM, se observó que la UEP abonó la suma de
$519,00.-, correspondiente a gastos administrativos, dos veces.
La factura presentada por OIM, N° 840 de fecha 02/05/00, detalla erróneamente el
concepto del pago al incluir el gasto administrativo mencionado.
A la fecha de emisión del presente informe no se había reintegrado a la UEP la
mencionada suma.
b) En el segundo contrato formalizado con la citada Organización se verificó el pago en
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exceso de $ 13,07 respecto de la documentación respaldatoria tenida a la vista (recibos).
Según O. Pago
Según Recibo OIM
$
$
1° Cuota
2.392,50
2.392,50
2° Cuota
2.175,00
2.161,93
4.567,50
4.554,43
Comentarios de la UEP:
Antecedentes de Contratación.
Se procederá al foliado y ordenamiento de la documentación.
Pagos.
a) Se realizó el reclamo de $ 519,00.-, a la OIM, para que sea debitado dicho monto a la
cuenta del Proyecto 98/041.
b) La diferencia de $ 13,07 se pedirá a la OIM que extienda un recibo a nombre del Proyecto
por el monto mencionado.
Recomendaciones:
- Se reitera lo señalado en 1)-Recomendaciones- precedente.
- Profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a la documentación
sustentatoria de los pagos que efectúa el Proyecto.
3) CAMPAÑA DIFUSIÓN
Observaciones:
Legajos:
Se observó en el legajo correspondiente a la Compulsa de Precios N° 84F, documentación que
no se corresponde con los antecedentes analizados (fojas 13 y 20 a 25).
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Antecedentes de Contratación.
a) En la contratación Directa N° 92F, se adjuntan tres presupuestos que no poseen fecha de
emisión.
b) En la Compulsa de Precios N° 94F no se deja constancia de la razón por la cual un renglón
(Provisión de espacio radial por 30 días con salidas diarias) se adjudicó a dos oferentes y
otro (Salidas rotativas por 30 días en dos canales abiertos) no fue adjudicado, según se
desprende de la Resolución 136/00 de fecha 06/11/00.
Comentarios de la UEP:
Legajos.
La documentación será reordenada.
Antecedentes de Contratación.
a) Esta observación será tenida en cuenta.
b) (Comentario no procedente).
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados y completos de la documentación, como así
también dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD (Capítulo IV Recursos Físicos punto 11).
4) INSUMOS C.D.I
Observación: Compulsa de Precios 216F (adquisición de útiles de oficina).
La documentación sustentatoria que respaldan los antecedentes de la adquisición no se
encontraban foliados totalmente.
Comentario de la UEP:
Se procederá a completar el foliado.
Recomendación: Se reitera lo señalado en B) 1) -Recomendaciones- precedente.
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5) MEDICAMENTOS E INSUMOS NACIONALES
Observaciones:
Pagos.
Licitación Publica 20 F (adquisición de medicamentos):
a) Se verificó una demora considerable entre la fecha de emisión de las facturas del proveedor
(26/01/00) y la fecha de recepción de las mismas por parte de la UEP (01/08/00).
b) El pago de $ 1.281,33 se imputó al Proyecto 98/041, siendo que de todos los antecedentes
tenidos a la vista menciona al Proyecto 95/017.
Comentarios de la UEP:
a) Esta observación será tenida en cuenta.
b) Al momento de la entrega de medicamento y pago de la factura correspondiente, el
subproyecto ARG 95/017 PROMIN I se encontraba cerrado por lo cual los desembolsos se
imputaron al subproyecto ARG 98/041 – PROMIN II.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos de la información a efectos de
mejorar la calidad de la misma.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
-
Inspección ocular.
-
Visitas a obras.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 32,32% de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos al 31/12/00 según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Total de
Importe
% sobre
% de
Aplicaciones
Muestra
Muetra
incidencia
del ejercicio
$
Analizada sobre Total de
$
Aplicaciones
21.01
Obra Civil Hospital
589.748,60
158.967,28
26,96
56,08
21.02
O. Civil Salud y CDI
297.965,87
76.575,27
25,70
28,33
21.03
Subcontrato Capacitación
62.370.-
56.100.-
89,95
5,93
21.06
Subc. Supervición Obras
23.446,74
-
-
2,23
21.08
Subc. Medicam. e
1.281,33
1.281,33
100
0,12
5.980,98
5.980,98
100
0,57
19.290.-
19.290.-
100
1,83
1.483,50
1.483,50
100
0,14
Insumos-Nación
21.09
Subc. Insumos CDINación
21.10
Subc. Fortalecim.
Institucional
21.11
Gtos. Fortalecim.
Institucional
45.02
Equipo no Fungible
10.270,72
3.490,89
33,99
0,98
53.01
Campaña Difusión
31.936,28
11.158,55
34,94
3,04
53.02
Capacitación
2.289,80
-
-
0,22
53.03
Varios-Gtos. Bancarios-
5.599,27
5.599,27
100
0,53
1.051.663,09
339.927,07
32,32
100
Nación
Totales
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Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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