2001_141info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/025
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/025
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/025 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia
de Corrientes para la Ejecución del Subproyecto Corrientes PROMIN II”, de acuerdo al
Documento suscripto el 09/10/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (movimientos del ejercicio y comparativo con el
ejercicio anterior) al 31 de diciembre de 2000, expresado en dólares estadounidenses y
anexos que lo acompañan.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 19/06/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 01/06/01 y el
19/06/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
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implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) - La línea 21.05 (Subc. Sup. Obras) se encuentra subvaluada en USD 1.557,84 ($
1.554,72) en virtud que la UEP imputó erróneamente erogaciones correspondientes a
supervisión de obra en la línea 21.02 (O. Civil CSyCDI). En consecuencia, esta
última se expone sobrevaluada en el mismo importe.
- Idéntica situación se plantea respecto a la línea 21.12 (gastos subcontrato
administración personal), que se encuentra subvaluada en USD 901,80 ($ 900.-),
sobrevaluándose en el mismo importe la línea 21.11 (subcontrato administración
personal).
b) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos
e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/025 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Corrientes
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para la Ejecución del Subproyecto Corrientes PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo
con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto del 09/10/98 y sus revisiones posteriores.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/025
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al
Proyecto PNUD N° ARG/98/025 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa
Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Corrientes para la Ejecución del Subproyecto
Corrientes PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Corrientes (UEP), que se ha
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen las
siguientes observaciones:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN
Observación: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior en cuanto a que la
documentación respaldatoria de antecedentes de las licitaciones no se encuentra ordenada
en forma cronológica y está foliada parcialmente.
Comentario de la UEP: Respecto a la cronología, reiteramos la respuesta del ejercicio
anterior en cuanto a las licitaciones, debiendo considerar que en general se archivan legajos
que responden a un acto administrativo que contiene diversos comprobantes, como ser una
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Orden de Pago, que es acompañada por el recibo, la factura, no-objeción de la UCP,
Certificado de Obra, informe o certificación del sector y cualquier otra documentación
respaldatoria, lo que significa la inserción en el legajo de pago, de comprobantes de
diversas fechas. La documentación técnica se archiva en biblioratos en el sector técnico de
infraestructura, los cuales no estaban foliados. En este sentido, se tomarán en cuenta las
recomendaciones de la AGN.
Recomendación: Mantener archivos debidamente ordenados y foliados, a efectos de
lograr un adecuado control sobre la integridad de la información. Asimismo se recomienda
guardar debida constancia de la documentación recibida, a efectos de evitar posibles
controversias.
2- SUBCONTRATO CAPACITACIÓN
Observación: Se reiteran los comentarios al contrato celebrado con la Fundación para la
Universidad del Noreste (FUNDUNE) para el subprograma de capacitación destinado a los
efectores de salud y desarrollo infantil, en cuanto a que los términos de referencia no
detallan la cantidad de profesionales, montos y períodos de las contrataciones a realizar,
como así tampoco un cronograma de pagos.
Comentario de la UEP: El procedimiento acordado con la UCP para la contratación de
profesionales, monto, período y cronograma de pagos no puede ser incluido en los
términos del Contrato, dado que la modalidad del Subproyecto de Capacitación no prevé
un listado definitivo y fijo de personas; el mismo está de acuerdo con las necesidades que
demanda la ejecución de la estrategia.
Recomendación: Formular términos de referencia que describan con mayor grado de
detalle las actividades a desarrollar.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SUBCONTRATO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Antecedentes de contratación
Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior en cuanto a que no se tuvo
evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación
del subcontrato con OIM, que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos
Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50
que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de
lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación
sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.”
Comentarios de la UEP: Habiéndose requerido a la UCP información sobre las
organizaciones que tercerizaran la contratación de los consultores, se sugirió la OIM en
virtud de poseer suficientes antecedentes en el país para tal fin. La Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) tiene vigencia desde 1995 a través de diversos
acuerdos de colaboración con la Unidad Coordinadora del Programa (UCP) del PROMIN.
Sobre la necesidad de contratar los consultores capacitados en gerenciamiento de las
actividades operativas de las Unidades Ejecutoras Provinciales, mediante las Normas de
Procedimientos del PNUD, fue consultada la UCP siendo la respuesta que los próximos
pasos para futuras contrataciones, se encararía por la vía del PNUD, para lo cual esta
Dirección Nacional de Proyecto se ajustaría a esta nueva modalidad.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de
Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD al momento de formular las
contrataciones.
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2- CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL
Observación: No se tuvo a la vista los antecedentes de contratación y evaluación del
contrato celebrado con el consultor contratado bajo esta categoría por el período enerodiciembre de 2000.
Comentario de la UEP: Los antecedentes y evaluación de la contratación de la Doctora
Martha Lezcano de Casco, figuran en expedientes obrantes en esta UEP, pues la
consultora se desempeñó en esa función hasta julio de 1998 y desde entonces y hasta el
31/12/2000 como Directora de Programación, motivo por el cual no se incorporaron
dichos antecedentes al expediente auditado por la AGN, por no considerar necesario
duplicar la información.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores
contratados por el Proyecto que contengan la documentación respaldatoria del proceso de
selección y contratación llevado a cabo por el Proyecto.
3- OBRAS CIVILES
Antecedentes de Contratación
Observación: no se adjunta al expediente (Licitación Pública 17 W) toda la
documentación presentada por los oferentes (los planos, pliegos y especificaciones técnicas
se mantienen en archivos separados).
Comentario de la UEP: La documentación requerida (Planos, pliegos y especificaciones
técnicas) se encuentra en archivo separado en el área de infraestructura por razones de
operabilidad técnica. Se considerará la observación de la AGN para la organización futura
de los archivos.
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4- REGISTROS
Observaciones: Del análisis realizado se observó:
- La línea 21.05 (Subc. Sup. Obras) se encuentra subvaluada en USD 1.557,84 ($
1.554,72) en virtud que la UEP imputó erróneamente erogaciones correspondientes a
supervisión de obra en la línea 21.02 (O. Civil CSyCDI). En consecuencia, esta última
se expone sobrevaluada en el mismo importe.
- Idéntica situación se plantea respecto a la línea 21.12 (gastos subcontrato administración
personal), se encuentra subvaluada en USD 901,80 ($ 900.-), sobrevaluándose en el
mismo importe la línea 21.11 (subcontrato administración personal).
Comentario de la UEP: Coincidimos con la observación habiendo practicado los ajustes
contables el 30/04/01 mediante asientos 30012, 30013 y 30014 en mayo de 2001.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información a efectos de mejorar la
calidad de la misma.
5- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Contrato
Observación: Con referencia al contrato celebrado entre la UEP y FUNDUNE (Fundación
para la Universidad del Nordeste) por el período 01/06/99 al 30/06/00, cabe informar que
el mismo fue suscripto en una fecha (17/06/01) posterior a la de inicio del período
contractual.
Comentarios de la UEP: El contrato celebrado el 17/06/99 con la Administradora de
Fondos para capacitación, comprende un período que se inicia el 01/06/99 y finaliza el
31/01/00, para prorrogarse hasta el 30/09/00. El proceso de capacitación iniciado con
anterioridad al 1/06/99, debía continuar y no podía ser suspendido, garantizando a los
capacitadores su continuidad durante el mes de junio 99.
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Recomendación: En ningún caso se debe autorizar el inicio de tareas hasta tanto no se
hayan formalizado los respectivos contratos.
6- SUBCONTRATOS DISEÑO-PLANOS
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre el concurso de precios 149 W
“Locación de Servicios Profesionales de Arquitectura para la realización de Proyectos de
Obra de Infraestructura de CS y CDI para la zona de Sudoeste de la Ciudad de Corrientes”,
se verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y cronológica.
Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección B, pues
este caso es similar al mencionado en ese acápite.
Recomendación: Mantener archivos completos y adecuados en forma cronológica
debidamente foliados respaldatorios de las operaciones realizadas por el Proyecto.
7- SUBCONTRATOS ALIMENTOS NACIÓN
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compulsa 143 W para la
adquisición de alimentos, se verificó que los mismos no se encontraban archivados en
forma ordenada y cronológica.
Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección B, pues
este caso es similar al mencionado en ese acápite.
Recomendación: Se reitera lo señalado en 6- (Recomendación) anterior.
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8- SUBCONTRATOS INSUMOS CDI
Antecedentes de contratación
Observación: del análisis de los antecedentes sobre el pedido de precios 1048 W, se
verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y cronológica.
Comentario de la UEP: Si observamos las fechas de los comprobantes tal cual están
ordenados en el archivo, la observación es correcta. Pero, por razones prácticas de control
y seguridad, la UEP archiva en forma ordenada y correlativa los legajos o expedientes de
pago, que comprende un trámite y estos legajos contienen comprobantes generados en
distintas fechas. Por ejemplo, la Orden de pago 388 del 16/06/00, tiene adjunta la factura
25426 del 31/05/00, el recibo del 16/06/01, el Acta de Recepción N° 388 del 4/05/00 y la
Orden de Compra N° 115 del13/12/99; como se puede apreciar, estos comprobantes están
archivados todos juntos y siguen un solo proceso que culmina en el pago al proveedor.
Recomendación: Cabe la misma consideración que lo expuesto en 6- (Recomendación)
anterior.
9- SUBCONTRATOS ADMINISTRACION DE PERSONAL
Informes
Observaciones:
a) Se verificó que la OIM presentó el primer informe con fecha 27/04/00 siendo que
correspondía hacerlo el 30/03/00, según lo estipulado en la Carta Acuerdo de período
01/01/00 al 30/06/00;
b) Los informes presentados por la OIM no poseen fecha de recepción de la UEP.
Comentarios de la UEP:
a) No coincidimos con la observación por cuanto la OIM emite el 1° Informe Parcial el
31/03/00, según el Acta Acuerdo del período 1/01/00 al 30/06/00 y nos eleva el mismo
con nota del 27/04/00.
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b) La observación es correcta. Tomamos nota para el 2001.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la recepción y
cumplimiento de los plazos establecidos en los términos de referencia sobre los informes
de avance y/o finales que deben presentar los consultores contratados por el Proyecto.
10- EQUIPO FUNGIBLE
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compra directa 1055 W, se
verificó que no se encontraban foliados.
Comentarios de la UEP: Se toma en consideración la observación y se procede al
foliado del expediente.
Recomendación: Téngase en cuenta lo señalado en 6- (Recomendación) anterior.
11- CONCILIACIONES BANCARIAS
Observación: Al 31/12/00 el saldo según banco expuesto en la conciliación bancaria a
dicha fecha resulta distinto al de libros.
Comentarios de la UEP:
En la conciliación bancaria al 31/12/00 remitida a la UCP con los reportes de Diciembre
00, figura como depósitos no contabilizados $ 47.768,80, correspondiente a la
transferencia bancaria de fondos PNUD del 19/12/00. No se registra en diciembre por
cuanto el PNUD no envía comprobante alguno y debemos esperar por el extracto
bancario del mes para fotocopiar éste y respaldar nuestro recibo del sistema. Por esa
razón recién emitimos el recibo n° 103 en enero/2001. En el informe Financiero del 4°
Trim./00 y la conciliación bancaria adjunta enviada a la UCP por Nota 007 del 5/01/01,
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figura este depósito no contabilizado en diciembre/00. A posteriori la UCP solicita ajustar
el libro bancos e incorporar el monto de la transferencia y remitir un nuevo Informe
Financiero con una nueva conciliación bancaria en la cual, obviamente, no figura el
depósito no contabilizado. La hoja de la conciliación anterior no fue reemplazada en la
carpeta de bancos consultada por la AGN, por lo que en concordancia con la
documentación obrante en la UCP y en PNUD, se procede a reemplazar la hoja de la
conciliación vieja por la que debió estar en la carpeta de bancos.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información a efectos de detectar posibles
errores para así subsanarlos.
BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/025
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/025.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 70,64% de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
% de incidencia
ejercicio $
del rubro
Presupuestaria
Importe muestra % de muestra
$
analizada
17.01
Cons. Comunic. Soc.
13.467,04
1,44%
12.389,20
92,00%
21.02
Obra Civil CS y CDI
616.367,02
66,06%
374.292,96
60,73%
21.03
Subc. Capacitación
75.884,02
8,13%
74.834,02
98,62%
21.04
Subc. Diseño Planos
1.110,42
0,12%
756,00
68,08%
21.05
Sub.Superv.de Obras
12.575,80
1,35%
10.724,95
85,28%
21.06
Subc. Alimentos Nación
12.188,78
1,31%
10.924,08
89,62%
21.09
Subc. Insumos Nación
3.169,45
0,34%
2.844,11
89,74%
21.11
Subc.Admin.Personal
90.300,00
9,68%
90.300,00
100,00%
21.12
Gtos.Sub.Admin.Person.
3.570,00
0,38%
3.570,00
100,00%
45.01
Equipo fungible
2.206,30
0,24%
2.206,30
100,00%
45.02
Equipos no fungibles
40.696,96
4,36%
26.078,99
64,08%
53.01
Varios UEP
4.369,23
0,47%
4.369,23
100,00%
53.02
Campaña de Difusión
32.072,51
3,44%
31.334,33
97,70%
53.03
Capacitación
21.699,41
2,33%
11.880,00
54,75%
53.04
Vs.Comunicación Social
3.303,31
0,35%
2.540,61
76,91%
932.980,25
100,00%
659.044,78
70,64%
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Corrientes no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001.
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