2001_173info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Segundo Programa Materno
Infantil y Nutrición” (PROMIN II), parcialmente financiado con recursos provenientes del
Convenio de Préstamo N° 4164-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 2000 comparativo con
el ejercicio anterior, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas
N° 1 a 16 que forman parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2001,
comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses.
1
c) Estado de Inversiones por Categorías al 31/12/00, expresado en dólares
estadounidenses.
2
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del
Proyecto y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron
oficialmente recibidos por esta auditoría el 12/07/01 y se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión de dichos estados basada en
el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo
entre el 09/03/01 y el 29/06/01 y el 12/07/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con
las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás
procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1- Con referencia a los ingresos correspondientes a fondos BIRF, aportes
nacionales, provinciales y/o municipales, conforme se expone en nota al pie
del Estado de Inversiones por Categorías, no se detalla el monto por categoría
3
del préstamo presupuestado al 31/12/00 por no estar definidos en el SAR
(Staff Appraisal Report).
2- En el presente ejercicio no se expone en los estados financieros las cuentas de
orden que detallan los servicios financieros abonados por el Proyecto,
conforme la Nota del BIRF de fecha 01/11/00, en la cual expresa que estos
conceptos no deben ser incluidos en la contabilidad del Proyecto.
3- El Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el
31/12/00 mencionado en I- b) precedente presenta compensaciones entre los
orígenes y aplicaciones de fondos, resultantes del aumento o disminución de
los créditos y pasivos expuestos en el Estado de Situación Patrimonial.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- 2)
y 3) precedentes, los estados identificados en I- presentan razonablemente la
situación financiera del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de
diciembre de 2000, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contables de aceptación general
en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente,
informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los
Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas que se detallan
en el estado identificado en I- siguiente, emitidos durante el ejercicio finalizado el
31/12/00, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR
del 23/09/97.
I-
ESTADOS AUDITADOS
- Estado de SOE’s por el ejercicio finalizado el 31/12/00, expresado en dólares
estadounidenses.
- Estado de SOE’s por el ejercicio finalizado el 31/12/00, por categoría de
desembolso, en dólares estadounidenses.
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Estos estados fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre la
base de las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 26 a 36 que fueron emitidas durante el
ejercicio finalizado el 31/12/00, y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la elegibilidad de los gastos, el
relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contablefinancieros y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”,
resultan ser razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Retiro de
Fondos N° 26 a 36 que fueron emitidas durante el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97.
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BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº4 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente,
informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el
ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo
Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), Convenio de Préstamo N° 4164-AR
de fecha 23/09/97.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones de la Cuenta Especial al 31/12/00, expresado en dólares
estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto sobre la base de
los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 000608701005, abierta en el
Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, y se encuentra inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Ipresenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del
“Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 2000, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la
cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del
23/09/97.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE SALUD Y NUTRICIÓN MATERNO INFANTIL”
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II) por el
ejercicio finalizado el 31/12/00, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y
anexos del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Proyecto de Salud y Nutrición
Materno Infantil”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Cabe aclarar que el PROMIN II es ejecutado por una Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP) creada al efecto, dependiente del Ministerio de Salud, y por Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEP’s).
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 100.000.000.-.
El total desembolsado por el BIRF al 31/12/00 ascendió a USD 44.753.418,83.
10
2) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplida. El Proyecto mantiene abierta la Cuenta Especial en dólares Nº
000608701005 en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
3) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso.
Cumplida. Durante el ejercicio 2000 se abonó al Banco Mundial en concepto de
comisión de compromiso la suma de USD 172.620,40 según se detalla seguidamente:
Fecha Vto.
Fecha de pago
USD
18/01/00
18/01/00
91.125,29
17/07/00
17/07/00
81.495,11
4) Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida. Durante el ejercicio 2000 se abonó en concepto de intereses la suma de
USD 1.935.179,77 :
Fecha Vto.
Fecha de pago
USD
18/01/00
18/01/00
814.507,65
17/07/00
17/07/00
1.120.672,12
5) Sección 3.01 (a): Objetivos del Proyecto.
Al respecto la Unidad de Coordinación puso a nuestra disposición los Ayuda Memoria
del BIRF, resultado de las visitas que la Misión de Supervisión del Banco llevó a cabo
en el país entre el 24 y el 28 de abril de 2000 y entre el 26 de febrero y el 2 de marzo
de 2001 donde se describen los logros, cambios más importantes y acciones futuras en
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lo que respecta a los temas de Gerencia y Administración, Desarrollo Infantil, Salud
Materno-Infantil y Sistemas de Información.
6) Sección 3.01 (b): Convenios con provincias a través del ex Ministerio de Salud y
Acción Social (MSyAS).
La UCP ha informado a esta auditoría la celebración durante el ejercicio 2000 de los
siguientes convenios (bajo los convenios de préstamo 3643-AR y 4164-AR):
- 1 Convenio de Ejecución entre el Gobierno Nacional y el Gobierno de la provincia
de Santa Fe.
- 2 Convenios de Ejecución entre el Gobierno de la Provincia de La Pampa y las
Municipalidades de Santa Rosa y Toay.
-
8 Addendas a los Convenios de Adhesión y de Ejecución entre el Gobierno
Nacional y los Gobiernos de las Provincias de Misiones, La Pampa, Córdoba, Río
Negro, Formosa, Entre Ríos, Mendoza y Chaco.
-
1 Convenio Marco para el Programa de Asistencia Técnica entre la Unidad
Coordinadora del Programa Materno Infantil y Nutrición (PROMIN) del
Ministerio de Salud y la Secretaría de Coordinación General de la Jefatura de
Gabinete de Ministros.
7) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores.
Cumplida. No obstante téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la
Dirección adjunto.
8) Sección 3.04 (a): Mantenimiento de la UCP.
12
Cumplida.
9) Sección 3.06 (a) y (b): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre la
situación física y financiera de los subproyectos.
Cumplida. Al respecto la Unidad de Coordinación puso a disposición los siguientes
Informes de Avance del Programa Materno Infantil y Nutrición:
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Período
Nota de elevación al BIRF
Fecha
Octubre’99 / Marzo ’00
BUE/0531/00
08/05/00
Abril ’00 / Septiembre ’00
BUE/1247/00
04/12/00
Ambos informes contienen Presupuestos Financieros y Cronogramas de Desembolsos
Proyectados.
10) Sección 4.01 (a) y (c) (i): Registros y cuentas separadas.
Cumplida. Los estados financieros fueron preparados por la UCP y presentados a esta
auditoría con fecha 12/07/01; surgen de registros contables llevados en moneda local
(pesos) y en dólares estadounidenses.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/00)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
“Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), una serie de
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del
examen practicado sobre los estados financieros del programa al 31 de diciembre de 2000.
Como parte de las tareas de auditoría se visitaron la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP) y las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) de las provincias de Formosa,
Mendoza, Corrientes y Buenos Aires (Subproyectos Hurlingham, Escobar, Mar del Plata,
Berazategui, Pilar, Quilmes, Esteban Echeverría y Florencio Varela y Zona Oeste).
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a
un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
15
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/00
1. UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO - UCP 1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
Observaciones:
a) Antecedentes de contratación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio
anterior respecto a la falta de evidencia del proceso de selección, evaluación y
contratación aplicado en la formulación del subcontrato con OIM
(Organización Internacional para las Migraciones), que permita aseverar el
cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49
(“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice:
“La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de
lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su
contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles
proveedores.”
b) Carta Acuerdo: Con referencia al análisis efectuado sobre la Carta Acuerdo
formalizada con la Organización Internacional de Migraciones (OIM) para
provisión de asistencia técnica, soporte técnico y fortalecimiento institucional y
cooperación horizontal del PROMIN (contrato VII), por un monto total de $
445.200.- al igual que en los contratos celebrados con la mencionada institución
en el ejercicio anterior, surgió lo siguiente sobre la base de la muestra
determinada:
16
En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la
contratada un adelanto de fondos del 30 % sobre el monto total del contrato,
más un 6 % en concepto de comisión administrativa OIM, es decir, $ 151.200.(para el contrato que comprende el período 01/02/00 al 30/06/00), porcentaje
que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III
“Recursos Humanos”, punto 52, que dice: “Como regla general no deben
pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la
realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”).
No obstante, cabe aclarar que la Unidad de Coordinación no abonó este
anticipo conforme al cronograma previsto en la Carta Acuerdo.
Comentarios de la UCP:
a) Antecedentes de contratación: Se tendrá en cuenta lo observado no obstante
ello cabe mencionar que luego de la última transferencia de fondos de fecha
20/12/00 el contrato no fue renovado, manteniendo esta Unidad de
Coordinación un contrato con la OIM para la emisión de pasajes y el pago de
viáticos.
b) Carta Acuerdo: Si bien es correcto que en el cronograma de pagos se
establece un anticipo de fondos superior al 30% del total del subcontrato, el
primer pago (anticipo) fue efectuado por el 0,67% del total del subcontrato a fin
de no infringir el punto 52 del capítulo III Recursos Humanos del Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno,
debido a que el momento de confeccionar el cronograma de pagos no se tuvo en
cuenta, por un error involuntario, vuestra observación del ejercicio anterior. A
17
fin de subsanar este tipo de errores se ha creado el departamento de control
interno según la disposición 04/00 del Coordinador Ejecutivo.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual
de Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones.
2- REGISTROS CONTABLES
Observación: la Unidad de Coordinación mantiene el método de registrar el
total del contrato al momento de firmar el mismo. Este procedimiento hace que
tanto las inversiones como el pasivo del proyecto resulten sobrevaluadas. Cabe
señalar que al cierre del ejercicio se ajustan quedando correctamente expuestas.
Comentario de la UCP: La Gerencia de Administración y Finanzas decidió
ajustar las Inversiones y los Pasivos que han sido observados en el ejercicio
anterior y registrar los hechos económicos de acuerdo a las normas contables
usuales.
Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas
contables usuales, esto es al momento que se genere su devengamiento o
exigibilidad.
3- CONSULTORES - Antecedentes de Contratación
Observación: Se mantiene la observación de no constar en los legajos de los
consultores el proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación
18
para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos
de tres postulantes para cada función.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta lo observado.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores
contratados por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo
III, Recursos Humanos, puntos 28 y 41.
2. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA
1- SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Del análisis realizado sobre los pagos efectuados por el contrato de
asistencia técnica celebrado con la Organización Internacional para las
Migraciones (OIM), Carta Acuerdo correspondiente al período 01/01/00 al
31/03/00, se observó que se abonó la totalidad del monto del acuerdo, no
respetándose el calendario de pagos previsto en la mencionada Carta Acuerdo
(punto 5.02).
Comentario de la UEP: la observación efectuada por AGN corresponde al
convenio del primer trimestre de 2000.
Luego de recibida la recomendación que realizara la AGN respecto del ejercicio
1999, se procedió a dar un fiel cumplimiento a lo establecido por el PNUD en el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno.
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2- SUPERVISORES CAPACITANTES
Observaciones: Del análisis efectuado sobre las contrataciones de profesionales
capacitantes, que en todos los casos se formularon a través de Acuerdos de Obra
Realizada, se observó lo siguiente:
a) Contratos: En algunos casos no consta la fecha de firma del Acuerdo.
b) Pagos: Con referencia a un capacitador, la actividad denunciada en los
comprobantes (factura) que la profesional presenta no se corresponde con la
desarrollada en el Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) La observación realizada ha sido debidamente subsanada, completando los
formularios de Acuerdo de Obra Realizada con la fecha en la que el capacitador
recibió el cheque.
b) La profesional capacitante Marta Bertancud ha sido notificada de lo observado
por la AGN, procediendo al no pago de los honorarios hasta tanto se regularice
la situación impositiva.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información como así
también controlar los antecedentes de los profesionales a contratar, verificando
que estos cumplan con los requisitos establecidos para su contratación.
3. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES
1- ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN
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Observación: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior en cuanto a
que la documentación respaldatoria de antecedentes de las licitaciones no se
encuentra ordenada en forma cronológica y está foliada parcialmente.
Comentario de la UEP: Respecto a la cronología, reiteramos la respuesta del
ejercicio anterior en cuanto a las licitaciones, debiendo considerar que en general
se archivan legajos que responden a un acto administrativo que contiene diversos
comprobantes, como ser una Orden de Pago, que es acompañada por el recibo, la
factura, no-objeción de la UCP, Certificado de Obra, informe o certificación del
sector y cualquier otra documentación respaldatoria, lo que significa la inserción
en el legajo de pago, de comprobantes de diversas fechas. La documentación
técnica se archiva en biblioratos en el sector técnico de infraestructura, los cuales
no estaban foliados. En este sentido, se tomarán en cuenta las recomendaciones de
la AGN.
Recomendación: Mantener archivos debidamente ordenados y foliados, a efectos
de lograr un adecuado control sobre la integridad de la información. Asimismo se
recomienda guardar debida constancia de la documentación recibida, a efectos de
evitar posibles controversias.
2- SUBCONTRATO CAPACITACIÓN
Observación: Se reiteran los comentarios al contrato celebrado con la Fundación
para la Universidad del Noreste (FUNDUNE) para el subprograma de capacitación
destinado a los efectores de salud y desarrollo infantil, en cuanto a que los
términos de referencia no detallan la cantidad de profesionales, montos y períodos
de las contrataciones a realizar, como así tampoco un cronograma de pagos.
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Comentario de la UEP: El procedimiento acordado con la UCP para la
contratación de profesionales, monto, período y cronograma de pagos no puede ser
incluido en los términos del Contrato, dado que la modalidad del Subproyecto de
Capacitación no prevé un listado definitivo y fijo de personas; el mismo está de
acuerdo con las necesidades que demanda la ejecución de la estrategia.
Recomendación: Formular términos de referencia que describan con mayor grado
de detalle las actividades a desarrollar.
4.-UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior, respecto al
acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de
Formosa por $ 167.740.- por el período comprendido entre el 01/01/00 y el
31/12/00 para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes:
a) Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la
coordinación del Proyecto para la contratación formalizada.
b) Contrato.
• En los términos de referencia no se especifican la cantidad de profesionales
y períodos a contratar, a efectos de dar cumplimiento a las tareas
contempladas en el Acuerdo.
22
• Las solicitudes de contratación de algunos profesionales bajo este acuerdo,
expresan que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas
vigentes y se encuentran expresamente contempladas en el “Documento del
Programa ARG 93/006”.
c) Informes.
No se tuvieron a la vista los Informes Mensuales de Ejecución Financiera que,
según los Términos de Referencia (Tor’s) del contrato, debían haberse
presentado.
Comentarios de la UEP:
a) Antecedentes de Contratación.
El proceso de selección siempre se ha realizado en la Sede de la UEP del
Subproyecto PROMIN Ministerio de Desarrollo Humano, ya que la
competencia de la misma está a cargo del componente sustantivo, ya sea Salud,
Desarrollo Infantil y/o Nutrición con el Area de Capacitación y aprobación del
Coordinador General para la formalización del contrato, una vez recepcionada
la no objeción técnica y presupuestaria de la UCP.
La documentación del proceso de selección se encuentra en los archivos de la
UEP y serán adjuntados a los expedientes correspondientes.
b) Contrato.
• La cantidad de personal a contratar por el acuerdo se envió desagregado a la
Gerencia de Capacitación de la UCP – PROMIM y responde a la proyección
trimestral pertinente año 2000, cuya copia obra en archivo del componente
Capacitación UEP. A la fecha se completarán las documentaciones que
obran en la GAF (Gerencia Administrativa Financiera) local.
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• Respecto de la solicitud de contrato en las que se consignaron por error el
“Documento del Programa AR 93/006”, a la fecha ya se han regularizado
según el documento del programa en vigencia, “98/041”.
c) Informes.
Se completará el expediente con la información financiera.
Recomendaciones: Efectuar los procesos de selección de consultoría de
conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo III
“Recursos Humanos, puntos 49, 50, 51 y 55). Asimismo se recomienda
profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a los procesos
de selección, contratación y cumplimiento de los trabajos que deben efectuar las
consultoras por los servicios de consultoría llevados a cabo por el Proyecto.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de
actividades de Asistencia Técnica para el fortalecimiento institucional de la
Unidad Ejecutora Provincial Formosa del PROMIN, merece reiterarse el siguiente
comentario:
Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación
del Proyecto para la contratación formalizada.
Comentario de la UEP:
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El proceso de selección obra en la UEP PROMIN y será adjuntado al expediente.
Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado en el Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III,
Recursos Humanos, puntos 49 y 50).
5.-UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
1) LIBRO MAYOR DE BIENES NO FUNGIBLES (Subproyecto Florencio
Varela II)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: Se está implementando el libro mayor de bienes y
equipos.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21
y 22).
4) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS (Subproyecto Hurlingham)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
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Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo se encuentra en confección con el Municipio
de Hurlingham.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21
y 22).
4) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS (Subproyecto Escobar)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
Bienes No Fungibles, que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo está en elaboración con el Municipio de
Escobar.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21
y 22).
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4) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS (Subproyecto Mar del
Plata)
Observación: Se reitera la observación del ejercicio anterior respecto a que la
UEP celebró Acuerdos de Obra Realizada mensuales por periodos mayores a seis
meses, siendo que el Documento de Proyecto establece un periodo de tres a seis
meses (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30).
Comentario de la UEP: El tiempo establecido de tres a seis meses expresado en
el proyecto se entiende que no se relaciona al Supervisor Capacitante sino a la
capacitación en general. Asimismo es norma del Programa realizar acuerdos
mensuales porque la capacitación puede o no realizarla el mismo capacitador. No
obstante se reverá la recomendación realizada por la AGN para futuros ejercicios.
Recomendación: Dar estricto cumplimiento a las estipulaciones contempladas en
el respectivo Documento del Proyecto y sus revisiones posteriores.
5) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS (Subproyecto Pilar)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
Bienes No Fungibles, que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo está en elaboración con el Municipio.
27
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21
y 22).
6) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS (Subproyecto Esteban
Echeverría)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo se encuentra en la etapa final de confección
con el Municipio de Esteban Echeverría.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos físicos-, puntos 21
y 22).
7) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS (Subproyecto Zona Oeste)
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la
fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de
28
Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del
proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo se encuentra en la etapa final de confección
con los Municipios de Merlo, Moreno, Malvinas Argentinas, San Miguel y José C.
Paz.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21
y 22).
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO – UCP 1- CONSULTORES
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación: En la mayoría de los consultores muestreados
se observó el sello de recepción de la UCP en el curriculum vitae del consultor
seleccionado, no así en los curriculum de los que componen el resto de la terna.
b) Legajos:
- Algunas Declaraciones Juradas (sobre incompatibilidades) que constan en
los legajos de los consultores se encuentran incompletas y sin fecha.
29
- En algunos legajos sólo consta la Declaración Jurada referida al período que
corresponde al primer contrato celebrado con el Proyecto, para el caso de las
renovaciones no se tuvo constancia sobre su cumplimiento.
c) Contratos:
- En la mayoría de los contratos tenidos a la vista, la fecha de firma es
posterior a la de inicio de actividades.
- En algunos casos de la muestra analizada la fecha del contrato es posterior al
inicio de actividades.
d) Pagos:
- La mayoría de las facturas presentadas por un consultor expresan su
condición de responsable no inscripto frente al IVA, siendo que de la
documentación obrante en su legajo (constancia de inscripción) surge que es
responsable monotributista;
- En algunos casos de la muestra analizada, las facturas no identifican el
proyecto;
- En otros casos las facturas presentadas no especifican período de honorarios;
y
- En un caso se observó que existen diferencias entre el importe expresado en
letras ($3.420.-) con el detallado en números ($ 3400.-) en el comprobante
presentado por un profesional.
e) Informes:
- Los informes tenidos a la vista no poseen constancia de aprobación por parte
de la Unidad de Coordinación; y
30
- En algunos casos no se tuvo evidencia de la fecha de recepción de los
informes.
Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta lo observado a fin de impulsar
medidas correctivas.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos como así también
mantener legajos completos respecto al proceso de selección, evaluación y
cumplimiento de trabajos de los consultores.
2- SUBCONTRATOS ASISTENCIA TÉCNICA
Observaciones:
a) Con referencia al contrato celebrado con la OIM, mencionado en el punto A)
1- b) precedente, cabe observar lo siguiente:
- No detalla la fecha de firma (espacio en blanco).
- No se encuentran inicialadas todas las hojas que constituyen el Acuerdo.
b) Pagos: No se ha dado cumplimiento a lo previsto en el cronograma de pagos
dispuesto en el artículo 5 –Acuerdos Financieros- de la Carta Acuerdo,
según se detalla a continuación:
CONCEPTO
31
SEGÚN
SEGÚN DOCUMENTACIÓN
CARTA
RESPALDATORIA
ACUERDO
IMPORTES
$
PAGADOS $
FECHA DE PAGO
Adelanto
30%
(después de la firma
de este Acuerdo)
Gastos
Administrativos 6%
Primera cuota (fin del
2° mes- 30/03)
Segunda cuota (fin del
4° mes 31/05)
Tercera cuota (fin del
5° mes 30/06)
TOTAL
126.000,-
3.000,-
09/03/00
25.200,-
100.000,-
30/03/00
105.000,-
95.000,-
26/04/00
105.000,-
70.000,-
12/05/00
84.000,-
85.000,-
09/06/00
52.000,-
05/07/00
20.000,-
10/08/00
5.000,-
25/10/00
7.600,-
27/11/00
7.600,-
20/12/00
445.200,-
445.200,-
No quedando constancia sobre tales desvíos.
Comentario de la UCP:
b) Carta Acuerdo: Por un error involuntario se omitió completar la fecha al
momento de la firma del contrato. Se tendrá en cuenta esta observación
como así también la inicialización de todas las hojas de las Actas Acuerdos.
b) Pagos: El atraso en los pagos obedeció a una reprogramación de actividades
debido a la reestructuración que se ha llevado a cabo desde la Unidad de
Coordinación. Se tendrá en cuenta esta observación para futuras
reprogramaciones de actividades y calendarios de pagos a fin de adjuntar la
documentación que avale las demoras.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la
documentación respaldatoria, como así también mantener archivos completos
32
de la información que den cuenta de aquellas reprogramaciones asumidas en la
ejecución de los compromisos.
3- GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Observación: Con referencia a la contratación de un consultor por la
realización de la coordinación de un equipo de trabajo de “Organización y
Estructura Organizativa de las distintas áreas de la UCP y las UEP’s” por USD
15.400.- se cabe señalar:
- No obstante haberse verificado que el Proyecto llevó a cabo el proceso de
selección y evaluación del profesional no se tuvo evidencia de la
formalización del respectivo contrato.
- La “planilla de selección de consultores individuales” carece de fecha de
emisión, fecha y firma de los evaluadores y del Coordinador del Proyecto.
Comentario de UCP: El Ctdor. Moisés Lichmajer no tiene un contrato de
locación de servicios ni de obra sino que le fue entregada la Orden de Compra
N° 65 del 06/10/00 donde la descripción del producto solicitado corresponde a
Organización y Estructura Organizativa UCP y UEPS por un total de $
15.400,00.
Recomendación: Por el carácter de los servicios, se desprende que la
contratación debería estar contemplada en la Línea de Subcontratos y haberse
formalizado a través de un contrato con Términos de Referencia definidos.
33
2. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA
1) CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación.
No se ha tenido a la vista documentación respaldatoria sobre el proceso de
evaluación y contratación de la Consultora (ternas, curriculos, etc.).
b) Contrato.
Con referencia al contrato tenido a la vista, correspondiente al consultor
mencionado en a) precedente, cabe señalar que éste hace referencia al Proyecto
ARG/94/026 y no al que nos ocupa (ARG/98/013).
Comentarios de la UEP:
a) La Lic. Lidia M. Ríos es recontratada desde 1996, por lo que los antecedentes
de evaluación y contratación fueron elevados al momento de la primer
contratación a la U.C.P. y deben permanecer allí archivados.
b) Este tema ya ha sido resuelto, teniendo en cuenta la observación de los
funcionarios de la A.G.N.. Se firmó un nuevo contrato en el que consta su
vínculo con el proyecto 98/013 (por el mismo período).
Recomendación: Profundizar los controles administrativos, conciliar
periódicamente la información y mantener archivos completos de la
documentación.
2) OBRA CIVIL
34
Observaciones:
1) Construcción CDI Los Barrancos y CDI Parque Sur - LP 31M Lote 3 y 4
monto USD 20.800.-:
Del análisis realizado se observó lo siguiente:
a) Las retenciones en concepto de Impuesto al Valor Agregado y Fondo de
Reparo se aplicaron sobre los montos de los certificados de obra después de
deducido el monto de la multa determinada por incumplimientos por parte
de la contratista.
Determinándose en consecuencia pagos en exceso a la contratista, según se
expone seguidamente:
Concepto
S/Proyecto
S/Auditoría
Dif.
CDI Los Barrancos
IVA
3.662,53
4.684,93
1.022,40
Fondo de Reparo
1.055,16
1.349,71
294,55
1.316,95
CDI Parque Sur
IVA
Fondo de Reparo
3.459,66
3.894,93
435,27
996,71
1.122,11
125,40
560,67
b) El rubro Infraestructura se expone subvaluado en USD 8.399.- como
consecuencia de haber registrado la inversión (certificados de obra
correspondientes a centros de desarrollo infantil) por el valor neto pagado,
es decir, después de deducidas las multas aplicadas por el Proyecto, por
incumplimientos de la contratista:
35
Concepto
Multas aplicadas
CDI Los Barrancos
5.891.-
CDI Parque Sur
2.508.8.399.-
2) En la mayoría de los casos se observó que las facturas presentadas por los
contratistas son de fecha posterior a las de las órdenes de pago emitidas por la
UEP. Así por ejemplo se detallan:
Orden de Pago
Factura
N°
Fecha
Fecha
814
12/07/00
06/09/00
979
15/12/00
27/12/00
980
15/12/00
21/01/01
813
12/07/00
06/09/00
702
27/04/00
28/04/00
Comentarios de la UEP:
1) Esta UEP comparte el criterio que considera válido la AGN, sin embargo se
consesuó con la UCP el pago de los certificados 5 y 6 del CDI Los Barrancos,
y 6 y 7 del CDI Parque Sur, “neteando” la multa del monto certificado, a fin de
destrabar una situación compleja con obras paralizadas y la posibilidad cierta
de terminar en forma litigiosa las diferencias con la empresa contratista.
2) Orden de Pago 814: El cheque por $ 15.068,50 es entregado al proveedor con
fecha 12/07/00 según Orden de pago 814 en la que se contabiliza la multa
36
aplicada. Según se convino con la UCP, la deducción de la multa debe hacerse
del importe del certificado, por lo que con fecha 06/09/00 se pagó con cheque
por $ 1.316,95, lo que dio lugar a la nueva edición de la Orden de Pago 814.
Orden de Pago 979-980: Ambas Ordenes de Pago se confeccionan el 15/12/00
y se le entrega el cheque el 27/12/00, donde le proveedor emite la factura con
esa fecha. Los cheques (n° 8342 y 8343) son cobrados el día 28/12/00 según lo
arrojado por el extracto bancario.
Orden de Pago 702: El día 27/04/00 se realiza la orden de Pago N° 702
imputando al Proyecto 98/006 San Rafael, la inversión de infraestructura. Con
fecha 04/05/00 se procede a la anulación de la O.P. mencionada y a la emisión
de la nueva O.P (N° 726) afectando la inversión al proyecto 98/013 Gran
Mendoza.
Recomendación: Aplicar en forma correcta las normas impositivas vigentes como
así también las estipulaciones contractuales.
3- DISPONIBILIDADES
a) Se utilizaron diferentes chequeras en forma paralela lo que dificulta el control
de correlatividad:
Orden de Pago
Cheque
Importe
Fecha
Débito
37
N°
Fecha
813
12/07
813
12/07
N°
$
Extracto
4165
14.917,18
17/07
4081
560,67
06/09
814
12/07
4166
15.068,50
17/07
814
12/07
4082
1.316,95
06/09
b) Se observaron errores en el detalle de las partidas pendientes incluídas en las
conciliaciones bancarias preparadas por
el Proyecto correspondiente a los
meses de junio y julio de 2000.
Comentarios de la UEP:
a) Respuesta no procedente.
b) Atento a la observación realizada por la AGN se ha procedido a corregir la
conciliación de la cuenta corriente 36520384/03 correspondiente al mes de julio
de 2000.
Recomendación: Mejorar los controles administrativos y supervisar las
conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto.
4- SUBCONTRATO SUPERVISIÓN DE OBRAS
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación.
Del análisis realizado sobre los antecedentes de “contratación de servicios
profesionales de inspección de obras”, referido a la LPN 4M, se observó que la
documentación de respaldo de la misma no se encontraba ordenada en forma
cronológica.
b) Pagos.
38
En todos los casos los comprobantes (facturas) presentados por los
profesionales no identifican al Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) El mismo se encuentra ordenado según lo indicado en ese momento desde la
UCP, dando prioridad a los datos sustanciales y posteriormente se acompaña la
documentación complementaria.
b) La observación resulta válida para inspectores vinculados a obras anteriores al
año 2000. Las inspecciones de obras concretadas durante el período analizado
por la AGN han sido correctamente facturadas.
Recomendaciones:
a) Mantener archivos ordenados en forma cronológica debidamente foliados.
b) La documentación recibida debe identificar, en todos los casos, al Proyecto.
5- CONFECCIÓN DE PROYECTOS
Observación: Del análisis realizado sobre los antecedentes de contratación del
concurso de precios 167M se verificó que el expediente de pagos no se encuentra
foliado. Además los comprobantes presentados por el profesional no identifican al
Proyecto.
Comentario de la UEP: se procedió a foliar el expediente, por lo que la
observación de la AGN ha sido subsanada. Respecto del recibo, cabe igual
comentario que en el punto anterior.
39
Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados cronológicamente
debidamente foliados.
6- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Del análisis realizado sobre el concurso de precios 156M se
observó que el expediente se encuentra sin foliar.
Comentario de la UEP: Se procedió al foliado del expediente, por lo que la
situación observada por la AGN ya ha sido salvada.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados en forma cronológica
debidamente foliados.
7- COMUNICACIONES SOCIALES
Observación: Del análisis realizado sobre el concurso de precios 198M se
observó que los Expedientes 17 y 25 no se encuentran foliados.
Comentario de la UEP: Atento a lo observado, se procedió al foliado de los
expedientes mencionados.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados en forma cronológica
debidamente foliados.
8) SUBCONTRATOS ESTUDIOS DE ARQUITECTURA
40
Antecedentes de Contratación
Observación: Concurso de Precios 195M "Servicios Profesionales de
Arquitectura para Proyectos de la LPN 37M":
- El Acta de apertura de ofertas (19/02/99) es posterior a la del respectivo
contrato suscripto con el profesional seleccionado (21/01/99).
- Se verificaron excesivas demoras en el cumplimiento de los trabajos referidos a
la contratación de consultoría para la elaboración de proyectos de obra respecto
del cronograma de pagos estipulado contractualmente. En el caso analizado, si
bien el plazo previsto para la ejecución era del 10/03/99 al 10/05/99, con un
cronograma de pagos del 20 % a los 15 días de la firma del contrato, 40 % a los
45 días y el 40 % restante a los 75 días, el 80 % del mismo se abonó el 7 de
junio de 2000.
Comentario de la UEP: Se toma debida nota, habiendo adoptado los recaudos
pertinentes para evitar se repita el tema observado.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
9) SUBCONTRATOS SUPERVISORES DE OBRA
Pagos
Observación: En todos los casos los comprobantes (facturas) presentados por los
inspectores de obra no identifican el Proyecto.
41
Comentario de la UEP: La observación resulta válida para facturas de
inspectores vinculados a obras del período 1999. Las inspecciones de obras
concretadas durante el año 200 fueron correctamente facturadas.
Recomendación: En todos los casos la documentación de terceros recibida por el
Proyecto debe identificar al Proyecto.
10) SUPERVISORES CAPACITANTES
Observación: Del análisis efectuado sobre las contrataciones de profesionales
capacitantes, que en todos los casos se formularon a través de Acuerdos de Obra
Realizada, se verificó que algunos de los contratos tenidos a la vista no poseen
fecha de firma.
Comentario de la UEP: La observación realizada ha sido debidamente salvada,
completando los Formularios de Acuerdo de Obra Realizada con la fecha en la que
el capacitador recibió el cheque.
Recomendación: Profundizar los controles respecto de la documentación que
mantiene el Proyecto en respaldo de las erogaciones realizadas.
3. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES
1- SUBCONTRATO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
42
Antecedentes de contratación
Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior en cuanto a que no
se tuvo evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en
la formulación del subcontrato con OIM, que permita aseverar el cumplimiento
con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación
de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un organismo
del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el
servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación
de su propuesta con la de otros posibles proveedores.”
Comentarios de la UEP: Habiéndose requerido a la UCP información sobre las
organizaciones que tercerizaran la contratación de los consultores, se sugirió la
OIM en virtud de poseer suficientes antecedentes en el país para tal fin. La
Organización Internacional para las Migraciones (OIM) tiene vigencia desde 1995
a través de diversos acuerdos de colaboración con la Unidad Coordinadora del
Programa (UCP) del PROMIN.
Sobre la necesidad de contratar los consultores capacitados en gerenciamiento de
las actividades operativas de las Unidades Ejecutoras Provinciales, mediante las
Normas de Procedimientos del PNUD, fue consultada la UCP siendo la respuesta
que los próximos pasos para futuras contrataciones, se encararía por la vía del
PNUD, para lo cual esta Dirección Nacional de Proyecto se ajustaría a esta nueva
modalidad.
43
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual
de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD al momento de
formular las contrataciones.
2- CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL
Observación: No se tuvo a la vista los antecedentes de contratación y evaluación
del contrato celebrado con el consultor contratado bajo esta categoría por el
período enero-diciembre de 2000.
Comentario de la UEP: Los antecedentes y evaluación de la contratación de la
Doctora Martha Lezcano de Casco, figuran en expedientes obrantes en esta UEP,
pues la consultora se desempeñó en esa función hasta julio de 1998 y desde
entonces y hasta el 31/12/2000 como Directora de Programación, motivo por el
cual no se incorporaron dichos antecedentes al expediente auditado por la AGN,
por no considerar necesario duplicar la información.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores
contratados por el Proyecto que contengan la documentación respaldatoria del
proceso de selección y contratación llevado a cabo por el Proyecto.
3- OBRAS CIVILES
Antecedentes de Contratación
44
Observación: no se adjunta al expediente (Licitación Pública 17 W) toda la
documentación presentada por los oferentes (los planos, pliegos y especificaciones
técnicas se mantienen en archivos separados).
Comentario de la UEP: La documentación requerida (Planos, pliegos y
especificaciones técnicas) se encuentra en archivo separado en el área de
infraestructura por razones de operabilidad técnica. Se considerará la observación
de la AGN para la organización futura de los archivos.
4- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Contrato
Observación: Con referencia al contrato celebrado entre la UEP y FUNDUNE
(Fundación para la Universidad del Nordeste) por el período 01/06/99 al 30/06/00,
cabe informar que el mismo fue suscripto en una fecha (17/06/01) posterior a la de
inicio del período contractual.
Comentarios de la UEP: El contrato celebrado el 17/06/99 con la Administradora
de Fondos para capacitación, comprende un período que se inicia el 01/06/99 y
finaliza el 31/01/00, para prorrogarse hasta el 30/09/00. El proceso de capacitación
iniciado con anterioridad al 1/06/99, debía continuar y no podía ser suspendido,
garantizando a los capacitadores su continuidad durante el mes de junio 99.
Recomendación: En ningún caso se debe autorizar el inicio de tareas hasta tanto
no se hayan formalizado los respectivos contratos.
45
5- SUBCONTRATOS DISEÑO-PLANOS
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre el concurso de precios 149 W
“Locación de Servicios Profesionales de Arquitectura para la realización de
Proyectos de Obra de Infraestructura de CS y CDI para la zona de Sudoeste de la
Ciudad de Corrientes”, se verificó que los mismos no se encontraban archivados
en forma ordenada y cronológica.
Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección
B, pues este caso es similar al mencionado en ese acápite.
Recomendación: Mantener archivos completos y adecuados en forma cronológica
debidamente foliados respaldatorios de las operaciones realizadas por el Proyecto.
6- SUBCONTRATOS ALIMENTOS NACIÓN
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compulsa 143 W para la
adquisición de alimentos, se verificó que los mismos no se encontraban archivados
en forma ordenada y cronológica.
Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección
B, pues este caso es similar al mencionado en ese acápite.
Recomendación: Se reitera lo señalado en 6- (Recomendación) anterior.
46
7- SUBCONTRATOS INSUMOS CDI
Antecedentes de contratación
Observación: del análisis de los antecedentes sobre el pedido de precios 1048 W,
se verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y
cronológica.
Comentario de la UEP: Si observamos las fechas de los comprobantes tal cual
están ordenados en el archivo, la observación es correcta. Pero, por razones
prácticas de control y seguridad, la UEP archiva en forma ordenada y correlativa
los legajos o expedientes de pago, que comprende un trámite y estos legajos
contienen comprobantes generados en distintas fechas. Por ejemplo, la Orden de
pago 388 del 16/06/00, tiene adjunta la factura 25426 del 31/05/00, el recibo del
16/06/01, el Acta de Recepción N° 388 del 4/05/00 y la Orden de Compra N° 115
del13/12/99; como se puede apreciar, estos comprobantes están archivados todos
juntos y siguen un solo proceso que culmina en el pago al proveedor.
Recomendación: Cabe la misma consideración que lo expuesto en 6(Recomendación) anterior.
8- SUBCONTRATOS ADMINISTRACION DE PERSONAL
Informes
Observaciones:
a) Se verificó que la OIM presentó el primer informe con fecha 27/04/00 siendo
que correspondía hacerlo el 30/03/00, según lo estipulado en la Carta Acuerdo
de período 01/01/00 al 30/06/00;
47
b) Los informes presentados por la OIM no poseen fecha de recepción de la UEP.
Comentarios de la UEP:
a) No coincidimos con la observación por cuanto la OIM emite el 1° Informe
Parcial el 31/03/00, según el Acta Acuerdo del período 1/01/00 al 30/06/00 y
nos eleva el mismo con nota del 27/04/00.
b) La observación es correcta. Tomamos nota para el 2001.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la recepción
y cumplimiento de los plazos establecidos en los términos de referencia sobre los
informes de avance y/o finales que deben presentar los consultores contratados por
el Proyecto.
9- EQUIPO FUNGIBLE
Antecedentes de contratación
Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compra directa 1055 W, se
verificó que no se encontraban foliados.
Comentarios de la UEP: Se toma en consideración la observación y se procede al
foliado del expediente.
Recomendación: Téngase en cuenta lo señalado en 6- (Recomendación) anterior.
10- CONCILIACIONES BANCARIAS
48
Observación: Al 31/12/00 el saldo según banco expuesto en la conciliación
bancaria a dicha fecha resulta distinto al de libros.
Comentarios de la UEP:
En la conciliación bancaria al 31/12/00 remitida a la UCP con los reportes de
Diciembre 00, figura como depósitos no contabilizados $ 47.768,80,
correspondiente a la transferencia bancaria de fondos PNUD del 19/12/00. No se
registra en diciembre por cuanto el PNUD no envía comprobante alguno y
debemos esperar por el extracto bancario del mes para fotocopiar éste y respaldar
nuestro recibo del sistema. Por esa razón recién emitimos el recibo n° 103 en
enero/2001. En el informe Financiero del 4° Trim./00 y la conciliación bancaria
adjunta enviada a la UCP por Nota 007 del 5/01/01, figura este depósito no
contabilizado en diciembre/00. A posteriori la UCP solicita ajustar el libro bancos
e incorporar el monto de la transferencia y remitir un nuevo Informe Financiero
con una nueva conciliación bancaria en la cual, obviamente, no figura el depósito
no contabilizado. La hoja de la conciliación anterior no fue reemplazada en la
carpeta de bancos consultada por la AGN, por lo que en concordancia con la
documentación obrante en la UCP y en PNUD, se procede a reemplazar la hoja de
la conciliación vieja por la que debió estar en la carpeta de bancos.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información a efectos de detectar
posibles errores para así subsanarlos.
4. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA
49
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo
Humano de la provincia de Formosa mencionado en A 1) precedente algunos
documentos que integran los antecedentes de la contratación no se encontraban
debidamente foliados.
Comentarios de la UEP: Se procederá al foliado.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados y debidamente foliados.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de
actividades de Asistencia Técnica para el fortalecimiento institucional de la
Unidad Ejecutora Provincial Formosa del PROMIN, merece formularse los
siguientes comentarios:
Antecedentes de Contratación.
No se encontraba foliado, ni archivado en forma cronológica la documentación
respaldatoria de los Acuerdos celebrados con la OIM (Organización Internacional
para las Migraciones).
Pagos.
50
a) En el primer contrato celebrado con OIM, se observó que la UEP abonó la
suma de $519,00.-, correspondiente a gastos administrativos, dos veces.
La factura presentada por OIM, N° 840 de fecha 02/05/00, detalla erróneamente
el concepto del pago al incluir el gasto administrativo mencionado.
A la fecha de emisión del presente informe no se había reintegrado a la UEP la
mencionada suma.
b) En el segundo contrato formalizado con la citada Organización se verificó el
pago en exceso de $ 13,07 respecto de la documentación respaldatoria tenida a
la vista (recibos).
Según O. Pago
Según Recibo OIM
$
$
1° Cuota
2.392,50
2.392,50
2° Cuota
2.175,00
2.161,93
4.567,50
4.554,43
Comentarios de la UEP:
Antecedentes de Contratación.
Se procederá al foliado y ordenamiento de la documentación.
Pagos.
a) Se realizó el reclamo de $ 519,00.-, a la OIM, para que sea debitado dicho
monto a la cuenta del Proyecto 98/041.
b) La diferencia de $ 13,07 se pedirá a la OIM que extienda un recibo a nombre
del Proyecto por el monto mencionado.
51
Recomendaciones:
- Se reitera lo señalado en 1)-Recomendaciones- precedente.
- Profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a la
documentación sustentatoria de los pagos que efectúa el Proyecto.
3) CAMPAÑA DIFUSIÓN
Observaciones:
Legajos:
Se observó en el legajo correspondiente a la Compulsa de Precios N° 84F,
documentación que no se corresponde con los antecedentes analizados (fojas 13 y
20 a 25).
Antecedentes de Contratación.
a) En la contratación Directa N° 92F, se adjuntan tres presupuestos que no poseen
fecha de emisión.
b) En la Compulsa de Precios N° 94F no se deja constancia de la razón por la cual
un renglón (Provisión de espacio radial por 30 días con salidas diarias) se
adjudicó a dos oferentes y otro (Salidas rotativas por 30 días en dos canales
abiertos) no fue adjudicado, según se desprende de la Resolución 136/00 de
fecha 06/11/00.
Comentarios de la UEP:
Legajos.
La documentación será reordenada.
Antecedentes de Contratación.
a) Esta observación será tenida en cuenta.
52
b) (Comentario no procedente).
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados y completos de la
documentación, como así también dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas
en el Manualde Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD
(Capítulo IV Recursos Físicos punto 11).
4) INSUMOS C.D.I
OBSERVACIONES: Compulsa de precios 216 F (adquisición de útiles de
oficina).
La documentacion sustentatoria que respalda los antecedentes de la adquisición no
se encontraban foliados totalmente.
Comentario de la UEP:
Se procederá a completar el foliado.
Recomendación: Se reitera lo sañalado en B) 1) –Recomendaciones- precedente.
‫ﻤ‬
5) MEDICAMENTOS E INSUMOS NACIONALES
Observaciones:
Pagos.
Licitación Pública 20 F (adquisición de medicamentos):
53
a) Se verificó una demora considerable entre la fecha de emisión de las facturas
del proveedor (26/01/00) y la fecha de recepción de las mismas por parte de la
UEP (01/08/00).
b) El pago de $ 1.281,33 se imputó al Proyecto 98/041, siendo que de todos los
antecedentes tenidos a la vista menciona al Proyecto 95/017.
Comentarios de la UEP:
a) Esta observación será tenida en cuenta.
b) Al momento de la entrega de medicamento y pago de la factura
correspondiente, el subproyecto ARG 95/017 PROMIN I se encontraba cerrado
por lo cual los desembolsos se imputaron al subproyecto ARG 98/041 –
PROMIN II.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos de la información a
efectos de mejorar la calidad de la misma.
5. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
1) FALENCIAS
ADMINISTRATIVAS
(Subproyectos
–Florencio
Varela,
Hurlingham - Escobar – Mar del Plata)
Observación: Los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por
ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una
vez. A modo de ejemplo se cita la factura presentada por un proveedor de fecha
19/04/00, que asciende a la suma de $1.952.- (compra de 300 cartillas).
54
Comentario de la UEP: Respecto a la observación de la no existencia de sello
cancelatorio ó recibo por la factura de Intermedios, se aclara que para aquellos
proveedores que no poseen recibos oficiales, el consentimiento al pago ó
cancelación lo realiza en el original de la orden de pago con su firma.
Recomendación: Dejar constancia del pago en aquellos documentos que fueron
cancelados por el Proyecto.
2) BANCOS (Subproyectos Varios)
Observación: En muchos casos se observó que la UEP utilizó en forma indistinta
las cuentas especiales abiertas para cada subproyecto en particular para realizar
pagos por distintos conceptos sin tener en cuenta el subproyecto al cual pertenecía
el gasto.
Comentario de la UEP: Las observaciones se regularizaron durante el ejercicio
2001.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información.
3) REGISTROS (Subproyecto Florencio Varela II)
Observación: En los registros contables no se encontraban registrados los pagos
directos efectuados contablemente por PNUD por los servicios de Auditoría que
ascienden a la suma de $ 2.100.-.
Comentario de la UEP: Dicha registración se realiza en el siguiente ejercicio
porque al detectarse la falla se encontraba cerrado el ejercicio 2000.
55
Recomendación: Conciliar periódicamente la información.
4) CAPACITACIÓN (Subproyecto Hurlingham)
Observaciones:
a) En dos casos, sobre un total de 19 analizados, el Acta Acuerdo de Obra
Realizada no se encontraba firmada por el representante del Proyecto
(Coordinador).
b) En la mayoría de los casos muestreados la orden de pago y el pago se efectivizó
en fecha anterior a la del comprobante (factura/recibo) respectivo.
Comentarios de la UEP:
a) Si bién la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se
tomará en cuenta el control en los próximos pagos.
b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo
y no facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que
recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación
para el próximo ejercicio.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información, manteniendo archivos completos y ordenados de la
misma.
5) CAPACITACIÓN
Observaciones:
56
a) En un caso, el Acuerdo de Obra Realizada (contrato) correspondiente al
período octubre de 2000 que respalda la contratación de un capacitante, no
estaba firmado por la contratante (coordinador del Proyecto).
b) Sobre el mismo caso se observó que la fecha del comprobante emitido por el
profesional (recibo) es posterior a la de liquidación y orden de pago, según se
ejemplifica seguidamente:
O.P N°
Fecha O.P.
Fecha Recibo
465
13/11/00
22/11/00
490
04/12/00
07/12/00
Comentario de la UEP:
a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se
tomará en cuenta el control en los próximos pagos.
b) (No procedente).
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del
Proyecto.
b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo
(recibo y/o Factura).
6) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Subproyecto Mar del Plata)
Observaciones: Compulsa de Precios 259B, Ecógrafo Portátil.
a) Se observó que la fecha de factura del proveedor (02/02/00) es anterior a la de
entrega del bien adquirido (informe de recepción 23/02/00).
57
b) Se observó una demora de 23 días en el plazo de entrega de los bienes, según
la Orden de Compra el plazo de entrega era de 15 días de la fecha de la misma.
Comentarios de la UEP:
a) La compra al Proveedor Ekoson S.A tiene su recepción en el día 02/02/00, la
recepción técnica a los equipos se realizó con fecha 23/02/00.
b) La entrega de la Orden de Compra según consta en el certificado de Aviso de
Recibo del Correo Argentino es del día 20/01 por tanto la Empresa entregó en
término de acuerdo a los plazos establecidos y no fue pasible de multas.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto de la
recepción de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto.
7) CAPACITACIÓN (Subproyecto Mar del Plata)
Observaciones:
a) Algunos Acuerdos de Obra realizada (contratos), no se encontraban suscriptos
por el representante del Proyecto (Coordinador).
b) En todos los casos muestreados la factura presentada al Proyecto es de fecha
posterior a la fecha de la Orden de Pago correspondiente.
Comentarios de la UEP:
a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se
tomará en cuenta el control en los próximos pagos.
b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo
y no facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que
58
recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación
para el próximo ejercicio.
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del
Proyecto.
b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo
(Factura y/o Recibo).
8) SUBCONTRATOS (Subproyecto Berazategui)
Observaciones: Con referencia al análisis efectuado sobre los antecedentes de la
contratación formalizada con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM)
para la prestación de servicios profesionales de administración de fondos y
provisión de servicios de apoyo requeridos para la ejecución de las actividades del
Subproyecto Provincia de Buenos Aires del PROMIN, por un monto total de $
97.352,20 ($ 93.160,00 más gastos administrativos $4.192,20), hemos observado
lo siguiente:
- Conforme surge del Contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un
adelanto de fondos del 25 % sobre el monto total del contrato ($ 23.290.-),
porcentaje que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutado por el Gobierno (Cap.
III “Recursos Humanos”, punto 52: “...Como regla general no deben pagarse
anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los
trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”).
59
- No obstante, se observó que el pago realizado por adelantado se efectivizó por
un total de $ 13.974.-, es decir el 15 % de $ 93.160.-, sin embargo 18 días
después se presenta una factura por $ 9.316.- como diferencia de adelanto. En
consecuencia, la suma total recibida por la contratada en concepto de adelanto
asciende a $ 23.290.-, es decir, el 25 % del contrato no cumpliéndose con lo
establecido en las Normas del PNUD.
Comentario de la UEP: A la observación realizada, se aclara que para las
condiciones de contratación de esta carta acuerdo se obtuvo la no objeción de la
Unidad Coordinadora del Programa siendo necesario por las características de la
contratación el anticipo otorgado.
Recomendación: Dar cumplimiento estricto a las estipulaciones del Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutado por el Gobierno respecto
a las contrataciones formuladas.
10)
CAPACITACIÓN (Subproyecto Pilar)
Observaciones:
a) Algunos Acuerdos de Obras Realizada (contratos), no se encontraban firmados
por el consultor o por el representante del Proyecto (Coordinador).
b) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las ordenes de pago y el
pago, resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (Factura y/o
Recibo).
Comentarios de la UEP:
60
a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se
tomará en cuenta el control en los próximos pagos.
b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo
y no facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que
recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación
para el próximo ejercicio.
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del
Proyecto.
b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo
(Factura y/o Recibo).
10)
GASTOS DE MOVILIDAD (Subproyecto Pilar)
Observación: Existen gastos imputados erróneamente en las cuentas contables de
construcciones por USD 71,79 que corresponde a gastos de movilidad.
Comentario de la UEP: Si bien el monto de USD 71,79 corresponde a una línea
53 en el presupuesto de PNUD como lo indica la misma es un gasto de Movilidad
de los supervisores de Obras en ejecución por lo que corresponde a construcciones
de C.S ó C.D.I. según corresponda.
Recomendación: Tener en cuenta la naturaleza del gasto al momento de su
imputación.
10) CAPACITACIÓN (Subproyecto Esteban Echeverría)
61
Observación: En todos los casos analizados la fecha de factura presentada por los
capacitadores era posterior a la de emisión de la respectiva orden de pago.
Comentario de la UEP: Con respecto al pago de los capacitadores en general, los
mismos poseen recibo y no factura, donde el recibo es correcto que se extienda
con la fecha en que recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta
la observación para el próximo ejercicio.
Recomendación: Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra
documentación de respaldo.
12) CAPACITACIÓN (Subproyecto Zona Oeste)
Pagos
Observaciones:
a) En todos los casos, de la muestra analizada, se observó que la fecha de los
comprobantes (factura y/o recibo) es posterior a la fecha de liquidación y de las
órdenes de pago que las identifican.
b) Con referencia a la orden de pago N° 30 se observó que la misma no sigue el
orden cronológico respecto de su fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
a) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo
y no facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que
recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación
para el próximo ejercicio.
62
b) La no correlatividad de la Orden de Pago 30, se origina que al dar el N° de la
misma se confundió el Proyecto y se le dio número del Subproyecto Quilmes y
no fue detectado hasta el momento de la Auditoría.
Recomendaciones:
a) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de
respaldo.
b) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
12) SUBCONTRATOS (Subproyecto Zona Oeste)
Observaciones: Contrato de consultoría celebrado con la Fundación "Servicio
Universitario Mundial" (SUM) "Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo
Administrativo". Carta Acuerdo de fecha 9 de junio de 1999. Monto $ 338.642,70.
a) No se tuvo a la vista la factura correspondiente a la cuota N° 7 (Orden de Pago
N°143) por $ 25.066.-. Así también, debe mencionarse que la orden de pago N°
143 no se encontraba firmada por la consultora.
b) En varios casos analizados la fecha de factura era posterior a la fecha de la
orden de pago y al pago.
c) En algunos casos no se respetó la correlatividad numérica de las órdenes de
pago respecto a su fecha de emisión. Como ejemplo se cita:
OP N°
63
Fecha de
168
07/02/00
157
28/02/00
Comentarios de la UEP:
a) Se adjunta copia de la factura.
b) Como los vencimientos de la Carta Acuerdo están predeterminados en el
contrato la liquidación se realiza sin necesidad de facturar previamente y la
misma se toma como factura-recibo del pago.
c) En la Orden de Pago 168 por un error involuntario (se utiliza como modelo el
pago anterior por ser repetitivo todos sus datos) de no cambiar la fecha de
confección en la Orden de Pago de PNUD la que no coincide con la fecha de la
contabilidad que es 30/03/2000 y fue pagada con fecha 04/04/00 de acuerdo al
recibo.
64
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener archivos
completos y ordenados de la información.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
65
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina
para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-;
66
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se
los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad
auditada.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
-
el 22,27 de las erogaciones del ejercicio que integran el capítulo Inversiones del Estado
de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 2000.
RUBRO
APLICACIONES DEL
% DE INCIDENCIA EN EL
IMPORTE MUESTRA
% DE
Equipamiento
1.454.466,68
7,3
173.335,18
11,92
Infraestructura
6.078.062,58
30,6
1.968.662,62
32,39
Gastos
en
Personal,
y
A.
7.094.815,53
35,7
2.081.477,87
29,34
67
Serv.
No
67.610,29
0,3
16.273,26
24,27
Bs.
De
Cons.,
Cap.
Y
Com
Soc.,
Gs.
Func.
y
Res.
5.157.366,32
26,1
181.046,23
3,51
Totales
19.852.321,40
100,00
4.420.795,16
22,27
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que tanto la Unidad de Coordinación del
Proyecto como las Unidades Ejecutoras Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de julio de
68