2001_238info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido
entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Programa de Apoyo a
la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), parcialmente financiado con
recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-10/96, suscripto el 9 de septiembre
de 1998 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca
del Plata (FONPLATA).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio 2000 y
comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares.
b) Estado de Inversiones y Gastos, presupuestado y ejecutado 2000 y acumulado al
31/12/00, expresado en dólares, y Notas N°1 a 3 a los estados financieros
correspondientes al período 01/01/2000 al 31/12/2000.
c) Información financiera complementaria que incluye:
1. Estado de Solicitudes de Desembolsos FONPLATA, al 31/12/00, expresado en
dólares.
1
2. Estado de Solicitudes de Desembolsos Aporte Local, al 31/12/00, expresado en
pesos.
3. Balance de Cuentas al 31/12/00, expresado en pesos.
Los estados financieros definitivos fueron preparados por la Unidad Ejecutora del
Programa y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría
con fecha 12 de febrero de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 5/10/01 y el 24/10/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y
demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros y notas
anexas así como la información financiera complementaria identificada en I- exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reconversión
Empresarial para las Exportaciones” al 31 de diciembre de 2000, así como las
2
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el
Contrato de Préstamo N° ARG-10/96 FONPLATA de fecha 09/09/98.
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2001.
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados del “Programa de Apoyo a la
Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), por el período comprendido
entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
I- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1) CONTROL INTERNO
Observaciones:
4
- El Programa no cuenta con cursogramas pudiéndose observar asimismo una marcada
concentración de funciones en áreas que deberían ser independientes, como por
ejemplo el sector movimiento de fondos y el sector contable, el sector liquidaciones y
el de pagos. Esto imposibilita el control por oposición de las operaciones realizadas.
- Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin firma del emisor, o inicialadas sin
identificación del firmante.
- Los expedientes correspondientes a las contrataciones analizadas no se encuentran
foliados.
Comentarios de la UEP:
-
Sin comentarios.
-
Sólo excepcionalmente puede haber una orden de pago sin firma, puesto que además
del recibo se exige la firma del interesado en la misma.
-
La documentación correspondiente a los antecedentes de las contrataciones analizadas
se encuentra archivada por orden cronológico pero sin foliar.
Recomendación: Establecer circuitos administrativos que garanticen un adecuado nivel
de control interno.
2) SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
- El sistema contable implementado no permite la registración de los pagos por los
valores netos de retenciones, por tal motivo el mayor de bancos no evidencia el valor
de los cheques entregados sino los honorarios totales y posteriores ajustes. Para
efectuar el citado procedimiento el sistema emite una orden de pago principal por el
importe bruto y otra que repite el mismo número (seguido de la letra A) por la
retención para efectuar el ajuste.
- Los conceptos detallados en los registros no incluyen datos que permitan la
identificación de los cheques emitidos, lo cual dificulta las tareas de reconciliación e
5
imposibilita la realización del control de la secuencia numérica.
Comentarios de la UEP: Se está esperando la implementación de un nuevo sistema
contable que subsane las deficiencias señaladas por la auditoría. El mismo está siendo
desarrollado por el Ministerio de Economía.
Recomendación: Dotar al sistema de registros de las características pertinentes, conforme
a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de adecuados sistemas de
control.
3) ARCHIVO DE ORDENES DE PAGO
Observación: En el caso de órdenes de pago anuladas sólo consta el original y no la
totalidad de los ejemplares emitidos por el sistema. Asimismo se detectaron órdenes de
pago faltantes.
Comentario de la UEP: El resto de los ejemplares emitidos por el sistema se archiva en
los cronológicos correspondientes.
Recomendación: Mantener un adecuado archivo de órdenes de pago.
4) DISPONIBILIDADES
Observación: Las conciliaciones bancarias no evidencian quien las realizó ni quien las
revisó.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Identificar en las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto al
encargado de realizarlas y al responsable de su supervisión.
6
5) CONSULTORIA
Observaciones:
- La totalidad de los contratos que se tuvieron a la vista no están numerados y un 63 %
de los mismos no indican la categoría del consultor contratado, por lo cual no es
posible verificar el cumplimiento de la escala establecida en las Normas y
Procedimientos, ni la correspondencia con la planta aprobada por Resolución 144 de la
Secretaría de Hacienda del 05/05/00.
- De los informes tenidos a la vista, en ninguno se deja constancia de la recepción por
parte de la UEP y la mayoría de los mismos no tienen fecha de presentación. Asimismo
en uno de los casos se pudo constatar que la fecha de aprobación del informe es
anterior a la consignada en el mismo como fecha de presentación.
Comentarios de la UEP:
-
A partir del mes de julio todos los contratos incluyen la categoría del consultor
contratado.
-
Si bien en los informes de los consultores no figura la fecha de presentación, si consta
la de aprobación del mismo contra la que se libera el pago.
Recomendación: Se debe tener en cuenta la normativa de FONPLATA para contratación
de consultores, así como también dejar constancia en los informes de la recepción
realizada por la UEP, en especial teniendo en cuenta que los contratos analizados incluyen
la cláusula de último pago condicionado a la presentación del informe final.
II- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORIA
Observaciones:
- Los currículos que integran las ternas para la selección de personal que se tuvieron a la
7
vista no poseen fecha de emisión, ni constancia de recepción por parte de la UEP.
Asimismo en la mayoría de los casos no están firmados.
- Un 54% de los certificados de elegibilidad (DDJJ) analizados no indican fecha de
firma, asimismo en los casos en que si consta, la misma es posterior al inicio de
actividades.
- En varios casos las solicitudes para la aprobación a la contratación de consultores a
FONPLATA, como las no objeciones otorgadas por el Organismo son de fecha
posterior al inicio de actividades por parte del consultor.
- La totalidad de los contratos no indican fecha de firma tal como se prevé en el modelo
utilizado por la UEP.
- Se tuvieron a la vista informes que no se encontraban firmados por el consultor.
- En algunos casos se emitieron órdenes de pago con fecha anterior a la aprobación del
informe que liberaba dicho pago. Cabe aclarar que en ninguno de los casos objeto de
análisis se hizo efectivo el pago previamente a dicha aprobación.
Comentarios de la UEP:
-
No se tienen aclaraciones que efectuar.
-
No se tienen aclaraciones que efectuar.
-
Hay casos excepcionales en donde el consultor comienza sus actividades con un
adelanto de autorización por parte de FONPLATA dada la necesidad requerida por el
Proyecto, llegando la confirmación por escrito con fecha posterior al inicio de las
mismas.
-
Sin comentarios.
-
Sin comentarios.
-
Hay casos excepcionales en los que la orden de pago tiene fecha anterior a la
aprobación del informe y es cuando se preveía la falta de firma en los cheques
dejando el pago preparado pero haciéndose entrega del mismo cuando fuera aprobado
el informe correspondiente.
Recomendaciones: Debe constar en el curriculum vitae la firma, fecha y proyecto para el
8
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de
evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas.
2) FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones:
-
En todos los casos analizados las órdenes de compra son de fecha posterior a la factura
del proveedor.
- En uno de los concursos analizados, la factura del proveedor es de fecha anterior a la
comunicación del coordinador aprobando dicho concurso.
Comentarios de la UEP:
-
Debido a las características del sistema contable se confecciona en el mismo
momento la Solicitud de Adquisición, Orden de Compra, Informe de Recepción,
Ingreso de Factura y Orden de Pago en el momento en que se presenta la factura para
su pago.
-
En dicho concurso hubo un desfasaje entre la aprobación de la terna y la
comunicación por escrito por parte del coordinador.
Recomendación: Dotar al sistema de registros de las características pertinentes, conforme
a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de adecuados sistemas de
control.
3) VIAJES Y VIATICOS
Observación: Se tuvieron a la vista tanto autorizaciones como rendiciones de viajes y
viáticos que no indican fecha alguna, lo que no permite determinar en que momento fueron
confeccionados y aprobados dichos documentos.
9
Comentario de la UEP: Las rendiciones de viáticos y pasajes son confeccionadas y
aprobadas en la misma fecha en que se confecciona el pago.
Recomendación: Documentar adecuadamente las acciones llevadas a cabo por el
proyecto
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2001.
10
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS
EXPORTACIONES (PREX)"
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
los siguientes procedimientos:
- Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los
registros que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias; y
- otros procedimientos de auditoría en la medida que se los consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del
ejercicio; y el 35,03 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/00, de acuerdo al siguiente detalle:
11
Categoría de
Aplicaciones del
Importe muestra
% de incidencia
% de muestra
Inversión
ejercicio en USD
En USD
del rubro
analizada
282.273,00
116.750,00
60,14
41,36
Pasajes y Viáticos
12.596,55
1.414,00
2,68
11,22
Contratación de
58.450,49
46.269,95
12,45
79,16
Capacitación
0
0
0
0
Equipamiento
0
0
0
0
Misceláneos
6.297,59
0,00
1,35
Serv.Financieros
109.755,24
0,00
23,38
469.372,87
164.433,95
100
Contratación de
Consultores
Serv.Especiales
y FIV
Totales
35,03
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 30 de noviembre de 2001.
12