2000_051_04info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y
Mejoramiento de la Educación Secundaria” (PRODYMES I), parcialmente financiado con
recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR, suscripto el 24 de marzo de 1995
entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Balance General al 31/12/98 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos,
y notas anexas N° 1 a 9 que forman parte del mismo.
b) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 1998, expresado en
pesos, y notas explicativas N° 1 a 5 que forman parte del mismo.
c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/98 (Resumen por Categorías), expresado en
pesos.
d) Detalle de Gastos del período al 31/12/98, expresado en pesos.
1
e) Información Financiera Complementaria que incluye la evaluación de las causas de los
desvíos en los desembolsos.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Coordinación Nacional del
Proyecto (UCN) sobre la base de registros contables llevados en pesos, y son de su
responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta auditoría con fecha
16/07/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
El objeto de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 15/02/99 y el 26/08/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios, excepto por lo que a continuación se detalla:
Las aplicaciones incluyen en el rubro Obras Civiles correspondientes a la Provincia de
Buenos Aires $ 3.059.035,87 que fueron presentados para su financiamiento retroactivo
por los fondos del préstamo( No objeción BIRF del 08/04/98). Al respecto cabe señalar
que sobre la base de una muestra selectiva por un monto de $ 1.401.400,80, esta auditoría
no ha tenido a la vista la documentación inherente a los concursos de precios que permita
aseverar que los mismos cumplen con las normas del Banco y con las condiciones
establecidas en el convenio de Préstamo, así como tampoco la documentación de respaldo
2
de los pagos y de la recepción de las obras. Al respecto se remite al punto B- 4) c) de
nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a la limitación expuesta en el
apartado II- precedente, los estados identificados en I- presentan en forma razonable la
situación financiera del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR BIRF de
fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco Mundial
durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y
Mejoramiento de la Educación Secundaria”, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso por el período comprendido entre el 1° de enero y el
31 de diciembre de 1998, expresado en pesos.
El estado precedente fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto
(UCN) sobre la base de los certificados de gastos (SOE's) respaldatorios de las Solicitudes
4
de Retiro de Fondos relacionadas, numeradas del 19 al 27 inclusive, que fueron emitidas
durante el ejercicio 1998, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE's, verificación de la
elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios,
excepto por lo que a continuación se detalla:
La solicitud N° 21 incluye, en la categoría 1 rubro Obras Civiles, $ 779.844.- (60%
financiación BIRF) correspondientes a la Provincia de Buenos Aires, que fueron
presentados para su financiamiento retroactivo por los fondos del préstamo (No objeción
BIRF del 08/04/98). Al respecto cabe señalar que esta auditoría no ha tenido a la vista
documentación inherente a los concursos de precios que permita aseverar que los mismos
cumplen con las normas del Banco y con las condiciones establecidas en el Convenio de
Préstamo, así como tampoco la documentación de respaldo de los pagos y de la recepción
de las obras. Al respecto se remite al punto B- 4) c) de nuestro Memorando a la Dirección
del Proyecto.
5
III- ACLARACIONES PREVIAS
Del examen realizado sobre los SOE's mencionados en el punto I- se observó lo siguiente:
a) Se ha podido verificar que en las Solicitudes N° 22, 24 y 25 se incluyeron $ 37.800.-,
bajo la categoría 3.a) que corresponden a honorarios por tres contratos de locación de
servicios de consultoría con dedicación full time en la UEP de Buenos Aires cuando,
para el mismo período, existían contratos vigentes con el componente Nación, cuyos
pagos fueron justificados en los mismos SOE’s por $ 28.185.-.
b) En las Solicitudes N° 25 a 27 se solicitaron reembolsos al 90% de financiación BIRF
bajo la categoría 3.a) por contratos que, de acuerdo a las no objeciones del BIRF de
fecha 31/07/98, 10/09/98 y 13/10/98 debían justificarse dentro de la categoría 3.b) con
un financiamiento del 60%. El importe correspondiente a esta observación asciende a
USD 62.535.-.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y excepto
por lo expuesto en III- precedente, el estado identificado en I- anterior, correspondiente al
“Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, resulta ser
razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de
Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentadas al BIRF durante el ejercicio
finalizado el 31/12/98, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/98,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la
Educación Secundaria”, Convenio de Préstamo N° 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto (UCN)
sobre la base de los movimientos acumulados de la caja de ahorro en dólares N° 224.657/8
del Banco de la Nación Argentina, Casa Central, denominada “Ministerio de Cultura y
Educación 70/330 -Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria- Cuenta Desembolsos”, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Cabe aclarar que el saldo al 31/12/98 expuesto en el estado mencionado en I- precedente
incluye USD 33.430.- correspondientes a intereses ganados por los fondos depositados en
la cuenta especial.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente,
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de
1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva
cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF “PROYECTO DE
DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR,
suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 190.000.000.-.
Los desembolsos BIRF revaluados al 31/12/98 ascienden a USD 59.540.257,75. De éstos,
USD 28.833.859,78 se desembolsaron durante 1998 (incluido el revalúo pool de monedas
por USD 10.925,78), siendo el total proyectado a desembolsar según el Staff Appraisal
Report (SAR) de USD 39.700.000.- para el período auditado.
Cabe aclarar que con fecha 25/08/98 el BIRF procedió a convertir los montos
desembolsados del préstamo en canasta de monedas, a junio de 1998, a moneda única en
dólares.
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2)
Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo.
Se remite a lo expuesto en nuestro Informe sobre los Certificados de Gastos (SOE’s)
adjunto al presente.
3)
Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida. La Unidad de Coordinación Nacional mantiene la Cuenta Especial -caja de
ahorro en dólares N° 224.657/8- en el Banco de la Nación Argentina, Casa Central.
4)
Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida.
5)
Sección 2.05: Intereses.
Cumplida.
6)
Sección 3.01(c): Fondos de contrapartida nacional.
Cumplida; la Prestataria aportó durante 1998 la cantidad de $ 3.548.017,03 para la
ejecución de la Parte A del Proyecto.
7)
Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisiciones de bienes.
Se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello,
existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto y en el Informe sobre los Certificados de Gastos adjuntos al presente.
8)
Sección 3.04 (a) y Anexo 6 : Convenios de Préstamo Subsidiarios.
La Provincia de Río Negro no desembolsó la totalidad del monto previsto en el convenio
subsidiario en concepto de contrapartida local para el ejercicio 1998.
10
9)
Sección 3.05 y Sección 6.01 (a): Unidad de Coordinación Nacional (UCN).
Cumplida. La ejecución del Proyecto la efectúa el Ministerio de Cultura y Educación de la
Nación, a través de la UCN creada al efecto.
10)
Sección 3.09: Informe anual de progreso.
Cumplida.
12)
Sección 4.01 y 4.02: Sistema contable.
Cumplidas. La UCN posee un sistema contable computarizado que a su vez ha instalado en
cada una de las Unidades Ejecutoras Provinciales; las observaciones puntuales se exponen
en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el
31/12/98, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria” (PRODYMES I), han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar a la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) y a las Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEP's) para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de muestras selectivas determinadas durante el desarrollo de nuestro examen,
surgen los siguientes comentarios, que contribuirán al mejoramiento de los sistemas de
información existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/98
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1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES
Observaciones:
a) Las conciliaciones bancarias de la cuenta de pago del Componente Nación efectuadas
por la UCN arrastran partidas conciliatorias desde el inicio del ejercicio, sin realizar
oportunamente los correspondientes ajustes.
b) En las conciliaciones bancarias llevadas a cabo por las UEP’s se detectaron errores en
las realizadas por la provincia de Mendoza, y en lo que respecta a las provincias de
Misiones y Río Negro las mismas se realizan sobre la base de un libro banco de la UEP,
donde si bien los saldos coinciden con el mayor general del sistema contable no es
posible conciliar los movimientos de dicho sistema con el extracto bancario.
c) Tanto en la registración de las órdenes de pago como en la emisión de los cheques, por
la UCN o las UEP's, no se respeta la correlatividad numérica.
d) En cuanto a la registración de los movimientos de las cuentas Pagos Nación y Pagos
UCP se detectaron anulaciones antes de la emisión, anulaciones de cheques ingresados
en el banco que luego se vuelven a contabilizar por diferentes importes, y errores en los
números de cheques, conceptos e importes.
e) Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin la firma del responsable de la UCN.
Comentarios:
a) Comentario de la UCN: A la fecha de cierre del ejercicio se encontraban cheques
emitidos con su correspondiente orden de pago que no habían sido cobrados. La razón
por la cual persistía ese listado de cheques pendientes es que algunos de ellos estaban
aún en cartera, por no haber sido retirados y otros que habiendo sido retirados no fueron
presentados al cobro. La mayoría de estas situaciones fueron subsanadas en los
primeros meses del ejercicio 1999.
b) Comentario de la UEP de Misiones: De las conciliaciones bancarias practicadas entre
el Libro banco de la UEP y el Mayor general del sistema contable se observan
únicamente las diferencias que son de conocimiento de la UCN, dado que se informan
periódicamente. A los efectos pertinentes, a partir del inicio del ejercicio 1999, se han
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efectuado las conciliaciones entre el mayor general del sistema contable y los extractos
bancarios, de acuerdo a las indicaciones de la mencionada UCN.
Comentario de la UEP de Río Negro: Durante el año 1998 se han realizado ajustes,
posteriores al envío de la documentación que provocaron cambios de índole cualitativa
y cuantitativa en los saldos que provee el sistema contable. Durante el presente ejercicio
la documentación es enviada en forma completa sin que surjan los inconvenientes del
año anterior.
c) Comentario de la UCN: El sistema estaba preparado para ordenar las registraciones
por fecha de pago, mientras que la secuencia numérica de las órdenes de pago, se
correspondía con la fecha de emisión. Esta situación fue revertida en el año 1999 donde
se observará la correlatividad numérica en la registración de las órdenes de pago.
d) Comentario de la UCN: Las anulaciones registradas antes de la emisión se deben a un
error en el tipeo de la fecha al registrar la anulación del cheque. Al momento de efectuar
las conciliaciones, se detectan los errores y en caso de que hubiera anulaciones
incorrectas, se vuelven a contabilizar. La posible falta de coincidencia en números de
cheque, conceptos e importes con la documentación de respaldo, puede deberse a
errores en la carga de datos.
e) Comentario de la UCN: Ante la gran cantidad de órdenes de pago que se envían a la
firma, es probable que algunas de ellas hayan quedado traspapeladas, lo que pudo haber
provocado la omisión de la firma del responsable.
Recomendación: Establecer circuitos que garanticen un adecuado nivel de control interno
en las áreas mencionadas.
2) CONSULTORES
a) Ternas de selección
Observación: Con respecto a los componentes UCP, Nación, UEP de Mendoza, UEP
de Santa Fe y UEP de Buenos Aires, en la mayoría de los casos, los currículos que
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integran las ternas de postulantes no poseían fecha de emisión ni sello de recepción;
asimismo en las UEP de Santa Fe y Buenos Aires el 69% y 35% de los mismos
respectivamente, no estaban firmados.
Comentario de la UCN: La recepción de los currículos, así como la fecha de emisión
de los mismos no es condición exigida por el BIRF ni ha sido aplicada hasta el
momento; se tendrá en cuenta para el futuro.
Comentario de la UEP de Mendoza: Esta observación ya fue formulada en la revisión
del ejercicio 1997, habiéndose recibido de la UCN las recomendaciones con fecha
07/09/98. A partir de esa fecha se implementó como norma de control interno el colocar
el sello de recepción al momento de recibir los C.V. de los postulantes en los nuevos
procesos de selección.
Comentario de la UEP de Santa Fe: La falta de fecha de emisión es responsabilidad
de quien emite el C.V.; la falta de firma se debe a que en oportunidades son entregados
por terceras personas (correo, mandatarios, etc). Si el consultor no es contratado
generalmente no se presenta en la UEP, a pesar de ser citado a la unidad para completar
la documentación. Por otra parte, no es de práctica poner “cargo” a los C.V., no
obstante ello y habida cuenta que ésto ha sido observado se tendrá en cuenta en el
futuro.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: No existe ninguna norma que exija que el
C.V. esté datado y no se recepcionan en la UEP, ya que constituyen documentación
confidencial que forma parte del legajo del consultor seleccionado
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez y seriedad a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
b) Legajos de consultores
Observación: En algunos casos, los legajos de consultores incluyen solicitudes de
contratación sin fecha ni firma.
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Comentario de la UCN: En la casi totalidad de los casos están fechadas.
Comentario de la UEP de Mendoza: Las solicitudes son confeccionadas por cada
responsable de actividad, quien la eleva al Coordinador de sector y a la Coordinación
Ejecutiva; luego, la solicitud ingresa al sector administrativo a través del área de
contrataciones para iniciar el expediente respectivo.
Comentario de la UEP de Santa Fe: Las solicitudes de contratación forman parte de
un trámite provincial de contratación que se inicia con “nota fechada” emitidas por el
Director del Proyecto correspondiente.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: Las solicitudes de contratación son parte de
la rutina administrativa de la UEP, a los fines de dejar sentados datos básicos del
consultor. No existe ningún requerimiento del procedimiento del BIRF que la obligue.
Recomendación: Las solicitudes de contratación deben ser adecuadamente
completadas a fin de dar validez al trámite administrativo implementado por el
Proyecto, adjuntando en cada legajo las correspondientes notas de presentación.
c) Informes
Observaciones:
1. La mayor parte de los informes analizados carecían de la fecha de presentación y de
la constancia de recepción (fecha y sello) por parte de la Unidad Ejecutora
respectiva.
2. En lo que respecta al Componente Nación no se tuvieron a la vista algunos informes
de avance y/o finales que fueran solicitados.
Comentarios:
1. Comentario de la UCN: En el caso de los consultores del componente Nación la
recepción se realizaba en cada área y la UCP recibía sólo la nota de aprobación que
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venía fechada. A partir de 1999 se reciben en la UCP todos los informes con la
aprobación correspondiente.
Comentario de la UEP de Mendoza: No son requisito exigido por el BIRF, ni una
norma de control interno implementada por esta UEP.
Comentario de la UEP de Santa Fe: Sin comentarios.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: Sin comentarios.
2. Comentario de la UCN: Los informes están disponibles en las áreas respectivas.
Recomendaciones:
1. Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por el proyecto de
manera de posibilitar el control del cumplimiento de los plazos establecidos en los
términos de referencia respectivos, en especial teniendo en cuenta que los contratos
analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la presentación del
informe final.
2. Establecer mecanismos que permitan contar con la documentación solicitada en
tiempo y forma, a fin de no obstaculizar el desarrollo de la auditoría y evitar posibles
observaciones.
d) Contratos de consultoría
Observación: Los contratos celebrados por las UEP’s de Mendoza, Buenos Aires y
Santa Fe establecen como fecha de entrada en vigor la fecha de firma, no constando la
misma de puño y letra del consultor.
Comentario de la UEP de Mendoza: En todos los contratos de consultoría consta la
fecha de entrada en vigor de los mismos (al inicio del contrato) como así también la
fecha de firma del contrato. No es requisito del BIRF ni norma de control interno
implementada por esta UEP que la fecha de firma deba constar de puño y letra del
consultor.
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Comentario de la UEP de Buenos Aires: Vale la fecha que figura en el párrafo
primero del contrato.
Comentario de la UEP de Santa Fe: Todos los contratos suscriptos con los
consultores establecen la fecha de entrada en vigencia que se encuentra pre-impresa, lo
que torna irrelevante que las partes tengan que repetirla de puño y letra al momento de
la firma.
Recomendación: El inicio de actividades del consultor no debe tener lugar con
anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas. A su vez se enfatiza la necesidad de que los contratos cuenten con la
fecha de suscripción de los mismos, a partir de la cual entran en vigencia.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES
Observaciones:
a) El mayor contable de la cuenta Pagos Nación presenta en algunos períodos saldo
acreedor; esto se reitera en la cuenta Pagos de la UEP de Buenos Aires; y en la cuenta
Proyecto BIRF de la UEP de Mendoza.
b) En la provincia de Santa Fe, se detectaron varios casos en los cuales, la fecha de
registración tanto de cheques como de depósitos y gastos bancarios, evidencia atrasos
significativos (hasta 30 días), con relación a la fecha verificada en los extractos
bancarios.
c) De las conciliaciones elaboradas por la provincia de Mendoza, surge que se debitaron
cheques de la cuenta que, según la UEP no pertenecen a las chequeras correspondientes.
Sin embargo, no se tuvieron a la vista los reclamos pertinentes, teniendo en cuenta que
en los extractos bancarios se aclara formular por escrito las observaciones a que hubiere
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lugar dentro de los 30 días, dado que de lo contrario se tendrá por conforme el
movimiento.
Comentarios:
a) Comentario de la UCN: En el sistema se van cargando las órdenes de pago
financiables y por otro lado las órdenes de pago contables, existe un proceso
denominado SICAPI que las integra en el mayor. Cuando se cierra la solicitud para
hacer la transferencia de fondos se regularizan los saldos. Este proceso se aplica en
distintos períodos, razón por la cual puede originar, antes de su implementación, un
aparente saldo acreedor en el mayor de la cuenta.
Comentario de la UEP de Mendoza: Los saldos acreedores se deben a razones de
tiempo en la carga de datos y nunca a giros en descubierto, esto es fácilmente
comprobable con los extractos bancarios que nunca presentan saldo acreedor.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: El saldo acreedor mostrado por el mayor
contable, se debe sólo a un momento puntual en la registración de órdenes de pago, que
en general no coincide con el momento del cobro del cheque por parte del beneficiario.
b) Comentario de la UEP de Santa Fe: El suministro de extractos bancarios por parte del
Banco de Santa Fe S.A. era efectuado en forma tardía (entre 20 y 30 días) lo que
motivaba el atraso en la confección de las conciliaciones bancarias. Los gastos
bancarios se conocían y asentaban en dicho momento para respetar la correlatividad de
los asientos en la contabilidad. Con respecto a los depósitos los mismos obedecen a
ingresos provenientes de ventas de pliegos efectuadas a empresas, tomándose
conocimiento de dichos depósitos en oportunidad de contar con los extractos bancarios.
Los atrasos referentes a los cheques, obedecen a ajustes contables detectados en
oportunidad de practicar las conciliaciones bancarias.
c) Comentario de la UEP de Mendoza: Se efectuaron reclamos en varias oportunidades
tanto al jefe de cuentas corrientes como al gerente de la sucursal del Banco de la Nación
Argentina. Ante la falta de respuesta en el ejercicio 1999 se reiteraron los reclamos por
19
nota. A la fecha aún se gestiona la conciliación por parte del banco, por lo que
permanecen como partidas conciliatorias.
Recomendación: La registración de las operaciones del Proyecto debe hacerse
oportunamente y conciliarse a posteriori con la documentación proporcionada por terceros.
Asimismo, se deben efectuar oportunamente los reclamos, dejando constancia de los
mismos, a fin de evitar mantener partidas conciliatorias por extensos períodos.
2) CONSULTORES
a) Observación: Los cuadros de evaluación elaborados por la UEP de Buenos Aires no
tienen fecha ni firma del responsable, en su totalidad; mientras que en la provincia de
Santa Fe, en su mayoría, no tienen fecha. Asimismo cabe aclarar que, para los
componentes UCP y Nación, los mismos no son confeccionados.
Comentario de la UCN: No consta en ningún procedimiento del BIRF que deba
dejarse constancia escrita de dicha evaluación. Si es una condición, se tomará en cuenta
a futuro.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: Los cuadros de evaluación son previos a la
contratación y son revisados por la Coordinación de la UEP, y son de uso interno habida
cuenta de que el análisis de los antecedentes de los diferentes integrantes de la terna, se
efectúa de manera confidencial.
Comentario de la UEP de Santa Fe: Sin comentario.
Recomendación: Documentar adecuadamente la contratación de cada profesional,
dejando constancia en los archivos del Proyecto de la evaluación realizada sobre los
postulantes para cada función.
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b) Observación: Se pudieron verificar algunas contrataciones anteriores y por un plazo
mayor a los expuestos en la solicitud de no objeción al BIRF de fecha 10/08/98 para
proceder a la recontratación de consultores de la UEP de Mendoza.
Comentarios de la UEP de Mendoza: Durante el ejercicio 1998, los contratos eran
considerados individualmente a los efectos de la solicitud de no objeción. A mediados
de año, se nos informó que debíamos considerar todos los contratos celebrados con cada
consultor en el año y solicitar la no objeción antes de celebrar el contrato por el cual el
monto total acumulado superara los $ 20.000. Ante esta situación, se buscó la forma de
regularizar la situación de aquellos consultores que ya contaban con contratos que lo
superarían. Se convino ingresarlos en el sistema como dos contratos separados y
solicitar la no objeción a partir del mes en que se superaría dicho monto.
c) Observación: De los consultores analizados se pudo verificar que se abonaron
honorarios por tres contratos de locación de servicios de consultoría con dedicación full
time en la UEP de Buenos Aires cuando, para el mismo período, existían contratos
vigentes con el componente Nación.
Comentario de la UCN: Se remitió la observación a la provincia de Buenos Aires, ya
que la contratación en el componente Nación fue previa. La UCN sólo revisa los
términos de referencia de los consultores provinciales, previo a la contratación, los
cuales no vienen nominados. Por otra parte no se dispone a nivel de la UCN de una base
para el cruzamiento de contratos con las provincias. Se instrumentará un desarrollo que
permita el control.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: Los consultores mencionados han celebrado
el contrato con la UEP y como anexos figuran los términos de referencia y la
declaración jurada que indica el régimen de incompatibilidades. Por otra parte no existe
una base informatizada de registro de consultores, ni por vía de los procedimientos,
21
exigencias de consulta para detectar otros cargos del consultor en proyectos de iguales
características.
Recomendación: Verificar el efectivo cumplimiento de los contratos de locaciones de
servicios, dado que los mismos requieren una dedicación por parte del consultor de 40
hs semanales, lo que imposibilita el desarrollo de dos actividades de estas
características, más allá de las dificultades para detectar la superposición antes de la
contratación.
d) Observación: Respecto al análisis de informes, en la UCN (componentes Nación y
UCP) el 75 % no se encontraba aprobado por el responsable y en las distintas
jurisdicciones auditadas un gran número carecía de firma del consultor.
El 100 % de las planillas de “Control de Informes Finales”, analizadas en la UEP de
Mendoza no poseían fecha de aprobación, y en la UEP de Buenos Aires, se tuvieron a la
vista “Planillas de Control y Seguimiento de Informes” que consignaban una fecha de
presentación anterior a la constatada en los mismos.
Por otra parte, en Buenos Aires nos fueron proporcionados trabajos que habrían sido
realizados por los consultores analizados en la muestra, no pudiendo verificarse la
autoría por no contar dichos trabajos con la identificación correspondiente.
Comentarios de la UEP de Mendoza: Las planillas de control de informes finales
como así también las planillas de informes de avance, no son requisito exigido por el
BIRF, ni una norma de control interno implementada por esta UEP.
Comentarios de la UEP de Buenos Aires: Los informes de avance individuales están
firmados pero existen documentos impresos cuyos responsables figuran en las carátulas
o en versión magnética que no pueden ser firmados. Los mismos superan ampliamente
los resultados y expectativas de trabajo indicados en los TDR y en su mayoría, por ser
parte de un modelo integral, se constituyen en bibliotecas o bancos de datos
digitalizados, en los cuales figuran los responsables del diseño e implementación.
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Recomendación : Aplicar el procedimiento de aprobación de informes, dejando
constancia de la fecha en que la misma tiene lugar. Asimismo tener en cuenta que la
presentación de informes a la que se compromete el consultor de acuerdo a los TDR, es
individual y que los mismos deben estar firmados y contener datos que permitan su
identificación.
3) EQUIPAMIENTO
a) Observación: Del análisis de expedientes correspondientes a procesos de adquisiciones
de equipamiento en la UCN, en el componente Nación y en las UEP’s de Mendoza y
Santa Fe, se ha podido verificar la existencia de documentación relevante que no poseía
fecha (cuadros de evaluación de ofertas, informe de adjudicación, constancias de
recepción, etc) y documentación sin foliar en la jurisdicciones mencionadas
precedentemente, excepto Mendoza.
Comentario de la UCN: Los cuadros de evaluación se realizan al sólo efecto de la
comparación de precios y son previos a la firma de la orden de compra que está fechada.
Comentario de la UEP de Mendoza: No es requisito exigido por el BIRF ni una
norma de control interno implementada por esta UEP; no existe ninguna formalidad al
respecto.
Comentario de la UEP de Santa Fe: Efectivamente puede ocurrir que en los
expedientes exista documentación que no tiene fecha, por cuanto generalmente son
anexos de una presentación general firmada y datada por quienes realizaron el estudio
técnico de las ofertas. En este aspecto cabe destacar que actualmente se ha
implementado la intervención de la comisión de preadjudicaciones, que mediante acta,
da fecha cierta a los cuadros de evaluación de ofertas y propuestas de adjudicación.
En cuanto a la existencia de documentación sin foliar, la observación será tenida en
cuenta en lo futuro.
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Recomendación: Dejar constancia de la fecha en que se realizan los diferentes actos
administrativos llevados a cabo para efectuar las adquisiciones del Proyecto.
b) Observación: Analizado el expediente de la Licitación Internacional Limitada (LIL) N°
03/97 correspondiente al Componente Nación, se pudo constatar que el contrato con la
firma ganadora se firmó 17 días antes de la presentación de la póliza de garantía de
cumplimiento del contrato. Cabe aclarar que la cláusula 2.35.2 de las instrucciones a los
licitantes establece que la no-presentación de la citada garantía dentro de los 15 días de
la notificación de adjudicación será causa suficiente para la anulación de la misma.
Comentario de la UCN: Se produjo una situación particular dado que se detectó un
error en la póliza de garantía de contrato por lo cual la firma debió rehacerla. Con
posterioridad a la presentación de la nueva garantía, se entregó al proveedor el contrato.
La anulación de lo actuado hubiera redundado en importantes pérdidas para el proyecto,
no sólo de dinero sino de tiempo en la realización de otras acciones.
Recomendación: Garantizar el cumplimiento de los requisitos incluídos en los pliegos
de bases y condiciones, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los
oferentes. Asimismo se debe dejar evidencia fechaciente y debida justificación por
autoridad competente de aquellos actos realizados por excepción.
c) Observación: En el expediente de la LIL N° 1/98 no consta evidencia del envío a todos
los licitantes de la respuesta a una consulta efectuada por uno de los oferentes, tal como
se prevé en la cláusula 2.6.1. de las instrucciones a los licitantes.
Comentario de la UCN: Es rutina enviar copia a todos los licitantes de las consultas
efectuadas; es posible que dado que se trataba de notas del mismo tenor sólo se
archivara una.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones correspondientes a las
adquisiciones de bienes del Proyecto, de manera de asegurar la transparencia de la
gestión.
d) Observación: Los registros de inventario de bienes que nos fueran suministrados por la
UEP de Mendoza no detallan el n° de serie de los equipos, lo que dificultó su
identificación física.
Con respecto a la UEP de Santa Fe se pudo constatar que sólo se encuentran
inventariados los bienes adquiridos en el ejercicio 1998. Cabe aclarar que el
mencionado inventario, el cual no esta firmado por ningún responsable, no detalla en
algunos casos el n° de serie o presenta errores en los mismos y en otros casos los datos
sobre la ubicación y el responsable indicado no se encuentran actualizados.
Comentarios de la UEP de Mendoza: La mayoría de los bienes adquiridos por esta
UEP son destinados a equipar las escuelas de educación media de la provincia e
ingresan al inventario de la Dirección General de Escuelas. Los que permanecen en
poder de esta UEP, todos tienen número de inventario correlativo, que permite su
inmediata identificación física.
Comentarios de la UEP de Santa Fe: Todos los bienes inventariados en esta unidad
cuentan con su certificado de recepción con firma y sello del responsable de los
mismos. Si el responsable de un bien lo cedió y no notificó la cesión a la UEP, el mismo
sigue siendo frente a esta Unidad el responsable del bien.
Recomendación: El libro de inventario debe completarse en forma oportuna y
adecuada, incluyendo todos aquellos datos (N° de serie, ubicación real, etc.) que
permitan su correcta identificación y ubicación, realizar controles físicos periódicos y
salvaguardar activos.
e) Observación: En la provincia de Santa Fe se tuvieron a la vista certificados de
recepción de bienes que en ningún caso estaban numerados y que, por otro lado en
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algunos casos, daban constancia de que un mismo bien fue entregado y recepcionado en
más de un lugar, habiéndose constatado su ubicación en el destino original mediante la
inspección ocular realizada.
Comentarios de la UEP de Santa Fe: La falta de numeración fue revertida a partir de
1999. Cabe aclarar que sólo puede estar un bien recepcionado por diferentes personas o
en diferentes lugares cuando es cedido en comodato aclarando su situación en la sección
observaciones del formulario, siempre que la situación se notifique a la UEP.
Recomendación: Efectuar recuentos físicos periódicos que permitan mantener
actualizada la ubicación de los bienes y salvaguardar activos, documentando
adecuadamente y de acuerdo a los procedimientos previstos, todos los cambios
ocurridos.
f) Observación: Del análisis de los expedientes de adquisiciones de equipamiento
correspondientes al componente Nación y a las UEP’s de Mendoza y Santa Fe, ha
surgido que en la mayor parte de los casos existen deficiencias en el cumplimiento de
los plazos y los destinos de entrega de los bienes adquiridos, según lo previsto en los
pliegos de bases y condiciones y los contratos celebrados. Asimismo en varios casos no
se pudo constatar la recepción en algunas jurisdicciones por no haberse tenido a la vista
las correspondientes actas o certificados.
Comentarios de la UEP de Santa Fe: Se deja constancia que para el caso de
incumplimiento de los plazos previstos se están aplicando las multas correspondientes,
haciéndose efectivas al momento de realizar el pago. No se han producido deficiencias
en los destinos de entrega.
Comentarios de la UEP de Mendoza: En ningún caso la entrega de los bienes
obstaculizó la finalidad para la que los mismos fueron adquiridos. Asimismo en la
provincia los plazos se cuentan en días hábiles administrativos.
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Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales
convenidas.
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4) OBRAS CIVILES
a) Observación: Del análisis efectuado sobre el expediente N° 9992/97 correspondiente al
Componente Nación ha surgido que 3 (tres) de las empresas que se presentaron al
concurso de precios (incluida la ganadora), no cumplieron con el plazo de
mantenimiento de la oferta previsto en la Carta de Invitación.
Comentario de la UCN: Las normas del Banco Mundial indican para el caso de
concursos de precios un procedimiento totalmente informal, que ni siquiera incluye la
apertura pública o la utilización de una documentación standard. La UCN formaliza el
procedimiento a fin de dar mayor transparencia a los actos, pero se desestiman
incumplimientos menores ya que la anulación del procedimiento hubiera redundado en
costos mayores para el Proyecto.
Recomendación:
Exigir el cumplimiento a todos los oferentes de los requisitos incluídos en los pliegos de
bases y condiciones, a fin de garantizar la igualdad de condiciones entre los mismos.
b) Observación: En los expedientes de obras analizados en la UEP de Santa Fe, la
documentación no se encuentra archivada cronológicamente; asimismo se pudo
verificar la existencia de errores en la foliatura y hasta 3 (tres) refoliaciones sin firma de
responsable.
En lo atinente a la instrumentación de los pagos de certificados de obra, la
documentación tenida a la vista evidencia la inexistencia de un criterio uniforme dado
que en algún caso nos fue proporcionado un expediente por cada pago y en otro no se
pudo verificar la existencia de expedientes abiertos para tal fin.
Comentarios de la UEP de Santa Fe: La falta de orden cronológico puede obedecer a
que la nota sea agregada a las actuaciones en la fecha de recepción o luego de recibida
la constancia de la recepción en destino; a que ha sido incorporada como antecedente, o
ha sido adjuntada a los requerimientos que la motivaron, independientemente del
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momento de su emisión o recepción. Respecto de la foliatura múltiple puede obedecer a
distintos motivos: errores propiamente dichos al escribir el número, información
accesoria conseguida con posterioridad a la primer foliatura y que se considera
apropiado incorporarla en determinado lugar por corresponderse con lo allí tratado.
Respecto a la firma de responsable ese método no es requisito en la administración
provincial, lo cual no significa que no surja un responsable por cuanto la foliatura es
controlada cada vez que el expediente se recepta en otro organismo. Por otra parte,
sucede que Prodymes no es responsable por refoliaturas que realizan otras entidades
participantes o de tránsito.
Recomendación: Archivar la documentación correspondiente a cada expediente en
estricto orden cronológico, y evitar las refoliaciones a fin de garantizar la integridad de
la misma.
c) Observación: En lo que respecta al análisis de los expedientes de las obras de la
provincia de Buenos Aires que se presentaron al BIRF como gastos retrofinanciables, la
inexistencia de pliegos de bases y condiciones, especificaciones técnicas, ofertas
presentadas, informes de evaluación y adjudicación, y pólizas de garantía de
cumplimiento del contrato constituyó una limitación al alcance para expresar opinión
acerca de los procedimientos seguidos en las contrataciones.
Asimismo no se tuvo a la vista el acta de apertura de sobres en el 57,14 % de los casos,
el acta de recepción definitiva de la obra en el 71,43 %, el acta de recepción provisoria
en el 28,57 %, y recibos que respalden los pagos en el 100 % de los casos analizados. A
su vez no se tuvieron a la vista las facturas por $ 25.303,52 correspondientes a la
totalidad del contrato para la instalación eléctrica de la obra y la enmienda a un contrato
que respalde el pago de $ 12.231,10 por trabajos adicionales. Además, en dos casos no
se pudo establecer la correspondencia entre los certificados y las facturas presentadas.
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Comentarios de la UEP de Buenos Aires: Los expedientes remitidos a la AGN, son
del mismo carácter que los enviados al Banco Mundial con el objetivo de obtener la
elegibilidad de los contratos realizados y que dieron lugar a la aprobación del
procedimiento de adjudicación. La metodología empleada en esta etapa responde a la
utilizada por la Dirección General de Cultura y Educación para la contratación de obras
de infraestructura a través de las cooperadoras escolares, siendo éstas las responsables
de todo lo actuado. Se trabajó sólo en aspectos administrativos contables, habida cuenta
que los procedimientos fueron anteriores a la intervención institucional de la UEP.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones relacionadas con el
proyecto.
d) Observación: Se detectaron errores en el cálculo de las retenciones de impuesto a las
ganancias en los casos de contribuyentes inscriptos en el IVA. La misma observación es
de aplicación a los casos de pago a consultores.
Comentario de la UCN: El sistema calcula automáticamente las retenciones.
Recomendación: Contemplar la deducción del IVA, previo a la determinación de los
importes a retener en concepto de impuesto a las ganancias.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
30
„
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
-
tests o pruebas de transacciones;
-
análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
-
análisis de legajos;
-
inspección ocular de bienes y obras en la UCN y en las UEP’s de Mendoza, Buenos Aires y
Santa Fe;
-
análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
-
análisis de los antecedentes de adquisiciones y contrataciones;
-
análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias abiertas para
el Proyecto;
-
conciliaciones y circularizaciones de las cuentas bancarias;
-
cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y auxiliares y con documentación respaldatoria;
-
validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de
examen;
31
-
como así también, la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % del movimiento del ejercicio de todas las cuentas bancarias involucradas;
-
el 20,10 %, el 20,74 % y el 25,44 % del movimiento del ejercicio de los rubros Inversiones
en Consultoría, Obras y Equipamiento respectivamente, de la UCN y de las UEP´s de
Mendoza, Buenos Aires y Santa Fe, así como su contrapartida en el Pasivo y el Patrimonio,
y de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/98;
y
-
el 13,53 % de la documentación respaldatoria de los Estados de Gastos (SOE’s) remitidos al
BIRF en el ejercicio 1998.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Concluyendo, corresponde señalar que lo precedentemente expuesto comprende la totalidad de
elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 1999.
32