2004_183info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/034.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/034 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Quilmes -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 22/12/98 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este
último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y pesos, y anexos 1 y 2, que forman parte del mismo.
b)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares
1
estadounidenses.
c)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2003 al 31/12/2003,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria con fecha 31/05/04 y
posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros definitivos el
05/10/04, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04, y el
05/10/04 fecha en que fueron recibidos los estados financieros con los ajustes propuestos
de auditoría.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
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registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismos de las Naciones Unidas (Línea 16 USD 490,29).
b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de
abogados).
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Se mantiene pendiente de realizar el ajuste propuesto en el ejercicio anterior, respecto al
rubro Obra Civil CS y CDI (Línea 21.01) incluido en el rubro Subcontratos con
empresas consultoras (Línea 21.00) por USD 19.275,19 (Certificado Nº 2 del CS Villa
Augusta registrado erróneamente en el Proyecto PNUD 98/019 -Mar del Plata-).
c) De las revisiones efectuadas sobre el saldo disponible existen discrepancias pendientes
de conciliar entre el denunciado por el PNUD al 31/12/03 (USD 8.506,-) y el registrado
por el proyecto (USD 3.333,47).
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- b) y III- c)
anteriores y, excepto por lo señalado en III- b) precedente, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/034 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto QuilmesPROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 22/12/98.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/034
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires,
Subproyecto
Quilmes-
PROMIN
II”,
han
surgido
observaciones
y
consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de
Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) REGISTROS
Observaciones:
Se mantiene pendiente el ajuste propuesto por AGN en el ejercicio anterior respecto al
pago que efectuó la UEP con fondos del Proyecto PNUD 98/019 (Mar del Plata), gastos
que corresponden al Proyecto PNUD ARG 98/034 (Quilmes) por USD 19.275,19 (por el
certificado N° 2 del C.S. Villa Augusta).
Comentarios de la UEP:
Se regulariza en Septiembre de 2004.
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Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles
periódicos con los datos contenidos en los informes financieros que se presentan al PNUD
y los reportes emitidos por éste último. Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la
UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las órdenes de pago y la de pago,
correspondientes a los cinco meses iniciales del año, resultan anteriores a la fecha del
comprobante respaldatorio (factura y/o recibo).
b) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se especifica
el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los trabajos con los
resultados del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) La forma de operar con el pago de los capacitadores en servicio fue modificada por las
recomendaciones efectuadas por esa Auditoría por eso los cinco meses iniciales del año
las Ordenes de Pago tienen fecha anterior al Recibo y/o factura
b) El objeto de las contrataciones se encuentran definidos en las Actividades y Resultados
del Costo Compartido.
Recomendación:
Evitar el libramiento de órdenes de pago sin la documentación de respaldo
correspondiente.
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder
verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONCILIACIONES BANCARIAS
Observaciones:
Se mantiene pendiente en la conciliación bancaria al 31/12/03, el cheque n° 6696 de fecha
08/10/03 librado por $ 492.70. El mismo se encuentra en cartera desde esa fecha, debido a
que se mantiene impaga su correspondiente liquidación.
Comentarios de la UEP:
El cheque mencionado se anuló en enero de 2004 y quedó pendiente la liquidación de
dicha compra.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones, a efectos de evitar que las mismas contengan partidas pendientes de antigua
data.
2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones: En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y
Equipos que merece los siguientes comentarios:
a) No identifica a los responsables de la custodia de los bienes en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
1.034,14 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 210.764,90) y el total
según registros ($ 209.730,76).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se aclara que en la fecha se esta realizando la
transferencia definitiva de la totalidad de los bienes al Municipio
7
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección
ocular) para validar la información contenida en el inventario.
3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto a las Actas Acuerdo de Obra analizadas, que ascienden a $ 56.169.-, para el
desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto que nos ocupa,
se observa que:
a) En cuatro casos, mencionados seguidamente, no se tuvo a la vista el acta acuerdo
suscripta para el desempeño de su tarea:
Periodo
Capacitador
Importe $
07/03
Mastrangelo, Gabriela
08/03
García, Isabel
08/03
Alonso, Alberto
470,-
07/03
Lojo, Claudia
470,-
470,1.220,-
b) En un caso, se observa una demora significativa (98 días) en la suscripción del
“Acuerdo de Obra Realizada” (correspondiente a Octubre de 2003), destacando que
para las prestaciones de servicios posteriores se suscribieron con anterioridad a la
misma. Así también, el citado Acuerdo (10/03) no se encuentra suscripto por el
Proyecto;
c) En un caso la factura no posee fecha de emisión, por $ 470,-;
d) En un caso, el “Acuerdo por Obra Realizada” suscripto es de fecha anterior a la fecha de
prestación del servicio;
e) Los comprobantes de respaldo entregados por el supervisor capacitante (Recibos C),
exponen un número de inscripción (ingresos brutos) no vigente;
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f) En un caso el comprobante de respaldo entregado por el supervisor capacitante es por
un importe inferior ($ 30.-) al de la liquidación pactada ($ 470.-).
Comentarios de la UEP:
a) a d) Se toma en cuenta la observación
e) Sin comentarios.
f) En el comprobante de referencia el importe en números es inferior pero en letras es
correcto.
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones
del proyecto, como así también, verificar que los Acuerdos de Obra Realizada estén
debidamente suscriptos por las partes intervinientes a efectos de evitar que cada una
desconozca los compromisos asumidos y cumpla en tiempo y forma.
Verificar que los recibos y/o facturas emitidas por los capacitantes contengan todos los
datos mínimos necesarios a efectos de evitar que los mismos puedan ser reutilizados o
desconocidos por su emisor.
No efectuar libramientos sin la documentación de respaldo correspondiente.
4) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Concurso de precios 535B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto Quilmes por $ 58.038,80.
Observaciones:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) Se observan demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitaran seis pedidos de mantenimiento de oferta
por treinta días cada uno;
Fecha de Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
20/01/03
Fecha de No Objeción de UCP al Informe Complementario
29/04/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
09/06/03
9
Fecha de orden de Compra n°2
19/06/03
Fecha de orden de Compra n°3; 4; 5; 6 y 7
23/06/03;
c) En algunos casos no se encuentran suscriptas la órdenes de pago por el proveedor,
tampoco se tuvieron a la vista los recibos correspondientes;
d) En el caso de la aplicación de multas a los proveedores, se observa que para la
determinación de las mismas no se mantiene un criterio uniforme, lo que arroja una
diferencia en defecto de $ 239.06 (proveedor Educando);
e) Se observa que se mantiene impaga la liquidación a un proveedor (orden de pago 369 de
fecha 09/10/03).
Comentarios de la UEP:
a) Se toma la observación.
b) La demora en la adjudicación de la Compulsa se debe a que la UCP y La UFI’s no
dieron la No Objeción al Informe de evaluación de ofertas, cabe aclarar que con fecha
18/02/03 solicita a la UCP una pronta respuesta constancia en fs. 274,. recibiendo la No
Objeción con fecha 12/05/03 fs 327.
c) En el caso del proveedor Rondinella e Hijos el pago se realizó por interdepósito dado
que el mismo tiene su dirección en la Ciudad de Rosario.
En el caso del proveedor Imaginario es monotributista, por lo tanto, no tiene obligación
fiscal de emitir recibo por sus cobros , por lo que dejó constancia en la factura el cobro
con fecha 24/10/04 y firmado.
En el caso del proveedor Latin Play SRL se realizó el pago por interdepósito no
recibiendo el correspondiente recibo via correo.
d) Sin comentarios.
e) La misma se encuentra impaga al cierre del ejercicio.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados cronológicamente de manera que permita un
seguimiento ágil del proceso de adquisiciones.
Mejorar los mecanismos de comunicación interna (UCP-UEP) a efectos de que los mismos
10
resulten eficientes y económicos para el Proyecto.
Profundizar los controles administrativos sobre la documentación que respalda las
erogaciones del Proyecto.
5) REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
Contablemente, se imputó a la línea 33.01 (capacitación en servicio) la suma de $ 354,90 y
$ 27,83 , que por la naturaleza del gasto correspondía a las líneas 53.01 (varios
comunicación social) y 53.03 (varios gastos bancarios) respectivamente. En los estados
financieros la información se encuentra correctamente expuesta.
Comentarios de la UEP:
Se regulariza en Septiembre de 2004.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/034.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local y auxiliares extracontables en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- circularizaciones y confirmaciones a terceros;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría -subcontratos-;
-
como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y
- el 64,63 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Presupuestaria
Concepto
16,00
30,00
Misiones
Capacitacion y Becas
45,00
53,00
Compras locales
Varios
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra
ejercicio $
del rubro
$
Totales
% de muestra
analizada
1,363,00
109.265,48
0,74%
59,79%
56.169,00
0,00
51,41%
68.344,61
5.146,12
37,40%
2,82%
58.038,80
4.788,95
84,92%
93,06%
182.756,21
100,74%
118.996,75
65,11%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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