2003_221info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/2002)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del
Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento
suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares estadounidenses y
anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
1
b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03
y el 19/09/03 y el 10/11/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
2
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se expone:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
3
momento en que se ha efectuado el pago”.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Se mantiene del ejercicio anterior en el rubro “subcontratos con empresas consultoras”
(Línea 21) del capítulo “Usos de Fondos” del estado citado en I- a) precedente, la
observación respecto a que no se efectuó el ajuste de USD 19.275,19 correspondientes a
gastos del Proyecto ARG 98/034, “Subproyecto Quilmes”, registrados erróneamente en
este Proyecto, afectando en ese importe la disponibilidad de fondos al cierre.
c) En el presente ejercicio se registró erróneamente en este Proyecto la suma de $ 1.992,94
en el rubro varios (línea 53) erogaciones correspondientes al Proyecto ARG 98/024
“Subproyecto Berazategui”. Se aclara que la cifra señalada se encuentra correctamente
expuesta en el estado citado en I- a) precedente.
d) Existen una diferencia de USD 1.857,32- entre el total registrado por la UEP en
concepto de costo de apoyo – administración – (USD 33.824,23) en el estado citado en
I- a) precedente y el informado por el PNUD, USD 31.966,91, en el estado mencionado
en I- d) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no
registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
e) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
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Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de Situación Diferencia USD
Financiera USD
Transf. Cuenta Especial
BIRF
Aportes Locales
Total
1.206.010,65
1.209.920,00
(3.909,35)
42.448,12
38.540,00
3.908,12
1.248.458,77
1.248.460,00
(1,23)
Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la
expuesta citada en I- a) anterior.
f) Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial: el cuadro expone la suma de USD
30.906,65 ($ 57.177,31) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto se aclara que el tipo
de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- por dólar y no $ 1,85 como se
menciona en el citado Anexo.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto lo señalado en II- precedente y,
excepto por lo expuesto en III- b), c), y d) anteriores, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa
Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
del 21/09/98 y sus revisiones posteriores.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto
Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02.
1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS
Observación: Se reitera la observación respecto a que la UEP celebró “Acuerdos de Obra
Realizada” (contratos) mensuales por períodos mayores a seis meses, en tanto que el
Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones
contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto,
Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30).
Comentario de la UEP:
Sin comentarios.
7
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa vigente (Documento de Proyecto) en la
materia. Del análisis realizado sobre las diferentes revisiones del Documento de Proyecto
no surgen cambios respecto de lo expresado en nuestra observación.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones: se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones.
a) Algunos “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encontraban suscriptos por el
representante del Proyecto (Coordinador); y
b) En todos los casos muestreados los comprobantes (factura/recibo) presentados al
Proyecto son de fecha posterior a la de la orden de pago correspondiente.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria que
sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto.En todos los casos,
liberar los pagos contra la documentación de respaldo correspondiente.
3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez
abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de evitar que
sean reutilizados.
Comentario de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Dejar evidencia de los pagos efectuados, mediante un sello cancelatorio
(sello de “pagado”), en las órdenes de pago y comprobantes respectivos, a efectos de evitar
que éstos puedan ser reutilizados.
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4) REGISTROS
Observaciones:
a) La UEP mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 imputada bajo la
línea 21.01 (Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo
Infantil) registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este
subprograma siendo que corresponde al Proyecto ARG 98/034, “Subproyecto Quilmes”.
b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de
Salud” la suma de $ 21.433,89 que corresponde, por la naturaleza del gasto,
contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara
que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
5) EQUIPOS NO FUNGIBLES
LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación:
a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01;
b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se
firmaron parcialmente;
c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario).
d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos.
e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
1.034,66 entre el total de inventario ($ 105.948,47) y el total según registros ($
9
104.913,81).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a
efectos de identificar posibles errores y así poder corregirlos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES
L.P. N° 56B, contratación de obras de infraestructura del CDI “Jorge Newbery”,
monto contrato $ 179.800.a) No se tuvo a la vista el Tomo Nº 1 del expediente (fojas número 1 a 276).
b) En todos los casos, el proveedor no facturó el correspondiente fondo de reparo de los
siguientes certificados:
Cert. Nro.
Efector
F.R. no facturado
1
CDI Jorge Newbery
$ 408,90
2
CDI Jorge Newbery
$ 429,58
3
CDI Jorge Newbery
$ 1.072,60
4
CDI Jorge Newbery
$ 1.191,20
5
CDI Jorge Newbery
$ 659,06
6
CDI Jorge Newbery
$ 721,86
$ 4.483,20
Total
10
Omitiéndose su registración en el Proyecto.
c) En todos los casos los certificados de obra presentados por la contratista no especifican
a que período corresponden.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de las
adquisiciones efectuadas, como así también profundizar los controles administrativos a
efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
En algunos casos, los comprobantes de respaldo (recibos) emitidos por los supervisores
capacitantes no poseen fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos
los datos necesarios que permita identificarla con su registración, a efectos de mejorar la
calidad de la información y control.
3) BIENES
Adquisiciones de libros para CDI San Jorge y Jardín N° 28 ($ 1.163,28).
Observaciones:
a) La mayoría de las órdenes de compra emitidas no fueron suscriptas por los proveedores,
dejando constancia de su aceptación. Téngase en cuenta que dicho acto habilita los
11
vencimientos a los plazos de entrega de los bienes, toda vez que las órdenes de compra
establecen como “plazo de entrega 15 días desde la recepción de las mismas por parte
del proveedor”.
b) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos no surgiendo documentación
adjunta al legajo que justifique tal situación:
Fecha
Novelibro
Sigmar
Colihue
Emisión de la Orden de Compra
28-11-01
28-11-01
28-11-01
Remito del Proveedor
05-12-01
13-12-01
30-11-01
Factura del Proveedor
05-12-01
10-01-02
30-11-01 y 16-04-02
Orden de Pago
15-03-02
15-03-02
26-06-02
Recibo del Proveedor
21-03-02
21-03-02
24-07-02
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor dejando
constancia de su aceptación y del compromiso asumido.
4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN. Impresión de folletería ($ 4.953.-)
Observación:
El remito puesto a disposición en prueba de la entrega de los bienes adquiridos carece de
firma y fecha de algún responsable de la UEP dando cuenta de la conformidad, en cuanto a
cantidad y calidad, de los productos recibidos.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
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Recomendación: Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del
proyecto contenga todos los datos necesarios, a efectos de mejorar la calidad de la
información y control.
5) APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no
se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con
esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada:
Financiamiento
Gastos Acumulados
Aportes Acumulados
Diferencia en
al 31/12/02 USD
al 31/12/02 USD
USD
60.570,42
38.220,26
(22.350,16)
NACION
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos.
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
6) EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Observaciones:
Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente.
Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al
31/12/02 el total ejecutado ascendía al 49,40 % de lo presupuestado, siendo que la fecha
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prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto)
estaba prevista para el 31/08/02.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto,
a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto
profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del
ejercicio 2002; expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
Presupuestaria
ejercicio $
del rubro
$
analizada
21,00
Subcontratos con Empresas Consultoras
72.280,11
70,00%
72.280,11
100,00%
30,00
Capacitación y Becas
33.634,00
32,57%
33.634,00
100,00%
45,00
Compras locales
-7.166,42
-6,94%
-7.166,42
100,00%
53,00
Varios
4.503,64
4,36%
4.503,64
100,00%
103.251,33
100,00%
Totales
103.251,33
100,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN