2003_213info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/034.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/034 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Quilmes -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 22/12/98 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este
último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares
estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
1
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva
responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el
10/11/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
2
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismos de las Naciones Unidas.
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
3
momento en que se ha efectuado el pago”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Respecto al rubro Obra Civil CS y CDI (Línea 21.01) incluido en el rubro Subcontratos
con empresas consultoras (Línea 21.00) no se efectuó el ajuste propuesto en el ejercicio
anterior por USD 19.275,19 (Certificado Nº 2 del CS Villa Augusta registrado
erróneamente en el Proyecto PNUD 98/019 -Mar del Plata-), afectando en ese importe
la disponibilidad de fondos al cierre (31/12/02).
c) Existen una diferencia de USD 152,59 entre el total registrado por la UEP en concepto
de costo de apoyo – administración – (USD 14.503,75) en el estado citado en I- a)
precedente y el informado por el PNUD, USD 14.531,16, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto no
registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de Situación Diferencia USD
Financiera USD
Transf. Cuenta Especial
BIRF
Aportes Locales
Total
487.530,74
490.838,00
(3.307,26)
26.025,27
22.719,00
3.306,27
513.556,01
513.557,00
(0,99)
4
Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la
expuesta citada en I-a) anterior.
e) Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial: El cuadro expone la suma de USD
10.183,78 ($ 18.840,00) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto, se aclara que el tipo
de cambio a aplicar para esa fecha correspondía $ 2.- y no $ 1,85 como se menciona en
el citado Anexo.
f) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable
para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna
Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, esujeto a lo expuesto en II- anterior y,
excepto por lo señalado en III- b), c) y e) precedentes, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/034 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto QuilmesPROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 22/12/98.
5
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
6
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/034
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires,
Subproyecto
Quilmes-
PROMIN
II”,
han
surgido
observaciones
y
consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de
Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1) REGISTROS
Observaciones:
Se mantiene pendiente de ajuste la observación del ejercicio anterior respecto al pago que
efectuó la UEP con fondos del Proyecto PNUD 98/019 (Mar del Plata), gastos que
corresponden al Proyecto PNUD ARG 98/034 (Quilmes) por USD 19.275,19 (por el
certificado N° 2 del C.S. Villa Augusta).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
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Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último. Canalizar los pagos de cada Proyecto,
atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas
correspondientes.
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez
abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no
puedan ser reutilizados.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “Pagado”) en
las órdenes de pago emitidas y comprobantes abonados por el Proyecto.
3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las órdenes de pago y el pago,
resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (factura y/o recibo).
b) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se especifica
el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionarlos con los resultados del
programa.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
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Recomendación:
En todos los casos efectuar los libramientos de pagos contra la documentación de respaldo
correspondiente.
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder
verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se
firmaron parcialmente;
b) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario).
c) No identifican al responsable de la custodia de los mismos;
d) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
98.279,21 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 43.106,94) y el total
según registros ($ 141.386,15).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a
efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlos.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
En todos los casos se formalizaron “Acuerdo de Obra Realizada” (contrato), observándose:
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a) En un caso (período 08/02, capacitadora Elba Ruiz) no se tuvo a la vista el “acuerdo”, la
orden de pago que autoriza la liquidación de honorarios y el comprobante de respaldo
emitido por el consultor por la suma de $ 940,00.
b) En algunos casos los “ acuerdos” no se encuentran suscriptos por el coordinador.
c) En otros casos, las órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el coordinador; y
asciende a $ 3.885.
d) En un caso (pago por $ 530.-), la orden de pago se encontraba suscripta por otro
beneficiario.
e) En algunos casos los comprobantes (recibo y/o facturas) no poseen fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones
del proyecto, como así también, verificar que los “Acuerdos de Obra Realizada” estén
debidamente suscriptas por las partes intervinientes.
3) EQUIPAMIENTO CENTROS DE SALUD
Adquisición de equipamiento con destino a Centros de Salud del Subproyecto
Quilmes (compulsa de precios 413B por $ 3.538,53).
Observaciones:
a) Las órdenes de compra no se encuentran suscriptas por los proveedores adjudicados.
Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya que a partir de la aceptación por
parte del proveedor de este documento se habilitan los plazos de entrega estipulados
contractualmente.
b) Se observó una importante demora en el pago de las obligaciones (orden de compra N°
7), no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación de tal situación.
Fecha de Emisión de la Orden de Compra N° 7
13-08-01
Fecha de Remito del proveedor
28-09-01
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Fecha de Factura del proveedor
29-10-01
Fecha de orden de pago
04-01-02
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de
manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas.
4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN. Impresión de folletería ($ 4.953.-)
Observaciones:
Del análisis de los antecedentes de contratación se observó:
a) No se tuvo a la vista lista breve de los proveedores seleccionados a invitar a cotizar.
b) No se tuvieron las constancias de invitación a los oferentes.
c) No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de ofertas.
d) La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor.
e) El remito del proveedor como prueba de la entrega de los bienes adquiridos no se
encuentra conformado (cantidad y calidad) por un responsable del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener legajos completos que contengan todos los antecedentes que respalden el
proceso de contratación de las adquisiciones efectuadas, como así también, verificar que
las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar
el desconocimiento de las obligaciones contraídas.
Controlar y documentar que los productos recibidos se correspondan en cantidad y calidad,
con los adquiridos.
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5) EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
Observaciones:
Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente.
Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al
31/12/02 el total ejecutado ascendía al 34,80 % de lo presupuestado, siendo que la fecha
prevista de finalización del proyecto (según Revisión “E” del Documento de Proyecto)
estaba prevista para el 31/12/03.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del
programa, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/034.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- circularizaciones y confirmaciones a terceros;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría -subcontratos-;
-
como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del
ejercicio, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra
Presupuestaria
ejercicio $
21,00
Subcontratos con Empresas Consultoras
del rubro
% de muestra
$
analizada
1.650,48
1,62%
1.650,48
100,00%
30,00
Capacitacion y Becas
91.860,00
90,33%
91.860,00
100,00%
45,00
Compras locales
3.538,53
3,48%
3.538,53
100,00%
53,00
Varios
4.642,56
4,57%
4.642,56
100,00%
101.691,57
100,00%
Totales
101.691,57
100,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
14
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN