2004_166info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/002
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/002.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD Nº ARG/98/002
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de
la Provincia de Buenos Aires para la ejecución del Subproyecto Hurlingham- PROMIN II”, de
acuerdo al Documento suscripto el 14/04/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este
último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y acumulado del ejercicio comparativo con el ejercicio anterior, expresado
en dólares estadounidenses y pesos, y anexos 1 y 2 que forman parte del mismo.
b)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares
estadounidenses.
c)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2003 al
31/12/2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD. Fueron
preparados por la UEP y son de su exclusiva
responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria con fecha 31/05/04.
Posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros definitivos el
05/10/04, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04, y el
05/10/04 fecha en que fueron recibidos los estados financieros con los ajustes propuestos
de auditoría.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas (línea 16 USD 1.139,08).
b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de
abogados).
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario
el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Se mantiene pendiente de regularizar la suma de $ 1.641,72 correspondientes a pagos
de viáticos efectuados a consultores contratados bajo otros subproyectos e incluidos
3
en la línea 15.01 (viajes locales), según se detalla seguidamente, afectando el saldo
disponible al inicio.
Consultores del Proyecto Nº
Viáticos abonados por el 98/002 $
98/016
1.515,72
98/024
126,00
c) Se justificó al PNUD
la suma de USD 204,04 ($ 565,20) bajo la línea 53.01
(Comunicación Social) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, a
la línea 45.02 (equipamiento no fungible). En consecuencia, ésta última se expone
subvaluada y la línea 53.01 sobrevaluada en dicho importe.
d) Respecto a lo señalado en Nota 5 –Deudas al cierre- téngase en cuenta lo expuesto en
nuestro Memorando a la Dirección -punto A) 3)- sobre las obligaciones pendientes a
favor de terceros por $ 5.184,16 en concepto de fondos de reparo.
e) En el Anexo 1 citado en I- a) precedente se exponen erróneamente las cifras detalladas
en “Proyecto ARG/98/002” del cuadro “Disponibilidad de Fondos al cierre (31/12/03)”
conforme el siguiente detalle:
Concepto
Proyecto ARG/98/002
S/Proyecto
$
USD
10.481,10
3.565.-
4
S/Auditoría
$
8.488,44
USD
2.886,79
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- b) y
excepto por lo mencionado en III- b) a e) precedentes, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/002 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos
Aires para la ejecución del Subproyecto Hurlingham- PROMIN II” al 31 de diciembre de
2003, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el
Documento de Proyecto del 14/04/98 y sus revisiones posteriores.
Con relación a lo estipulado en apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/002
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al
Proyecto PNUD N° ARG/98/002 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del
Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del
Subproyecto Hurlingham- PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que se ha
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Se mantiene pendiente de ajuste del ejercicio anterior la justificación al PNUD de la
suma de USD 141,52 ($ 309,36) bajo la línea 53.03 (capacitación), correspondía
justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 53.04 (gastos bancarios) la suma
de USD 95,67 ($ 171,82); y bajo la línea 53.02 (varios UEP) la suma de USD 45,85 ($
137,54).
Comentarios de la UEP:
No se realizó la reapropiación de líneas presupuestarias dado que la misma origina una
diferencia de cambio para el próximo ejercicio.
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Recomendación:
Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último.
2) REGISTROS:
Observación:
Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo se mantiene sin utilizar. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados
por esta auditoría.
Comentarios de la UEP:
De acuerdo a normas de la Unidad Coordinadora del PROMIN la UEP no utiliza el
sistema bimonetario, sino el mismo es de uso en esa Unidad.
Recomendación:
Utilizar el sistema contable bimonetario vigente en la UEP o en su defecto conciliar la
información mantenida en planillas extracontables auxiliares, a fin de obtener
información confiable, oportuna y consistente sobre las cifras volcadas en los estados
financieros del programa.
3) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES
L.P.N. Nº60B, Obra en el Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “Manos Abiertas”.
Observaciones:
a) En todos los casos, el proveedor (Vicente Perugia Construcciones) omitió facturar el
correspondiente fondo de reparo (F.R.), determinado en el pago de los siguientes
certificados de obra:
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Cert. Nro.
Efector
F.R. no facturado
5R
CDI Manos Abiertas
$ 742,68
6R
CDI Manos Abiertas
$ 640,87
7R
CDI Manos Abiertas
$ 213,54
8
CDI Manos Abiertas
$184,27
8R
CDI Manos Abiertas
$145,03
9
CDI Manos Abiertas
$ 151,59
9R
CDI Manos Abiertas
$ 106,18
$ 2.184,16
Total
b) No quedó registrado contablemente la suma retenida por el Proyecto por ese concepto
(fondo de reparo).
Comentarios de la UEP:
a) Desde el año 2002 el PROMIN registra sus operaciones por el Sistema de lo percibido
y no por el devengado como ejercicios anteriores por tanto el Proveedor no omitió
facturar el correspondiente fondo de reparo, lo hará en el momento que se le haga
efectivo el mismo.
b) Los fondos de reparo no fueron abonados en el ejercicio auditado por no haber
vencido el plazo, de acuerdo al Pliego de Bases y Condiciones.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información y la gestión.
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B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Respecto a las Actas Acuerdo de Obra analizadas, que ascienden a $ 5.640.-, para el
desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto se observa
que:
a) No especifican el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los
trabajos con los resultados del Proyecto.
b) En tres casos, el comprobante de respaldo de pago (recibo y/o factura), emitido por el
consultor es de fecha anterior a la de firma del acta acuerdo (contrato) formalizada
para dicho período y de la orden de pago respectiva.
Período
Fecha Acta
Acuerdo
02/09/03
Fecha Orden de
Pago
08/10/03
Fecha Factura
Setiembre
02/10/03
10/10/03
01/09/03
Octubre
03/11/03
18/12/03
01/10/03
Agosto
01/08/03
Comentarios de la UEP:
a) Los mismos se encuentran en el Documento del Proyecto por eso no se especifican
puntualmente en las Actas de acuerdo de Obra
b) Generalmente los supervisores capacitantes emiten recibo y no facturas, por lo tanto lo
realizan en el momento en que se hace efectivo el pago .
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones
del proyecto, como así también formular términos de referencia claros respecto a las
contrataciones realizadas y así poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
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2) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Concurso de precios 534B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil por $ 11.161,35.
Observaciones:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) Se observaron demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitara, a los mismos, siete pedidos de
mantenimiento de oferta (por treinta días cada uno).
Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
10/01/03
Emisión del Inf. de Ev. de Ofertas Complementario 20/01/03
Solicitud de No Objeción a UCP
21/02/03
Nueva Solicitud de No Objeción a UCP
23/04/03
No Objeción de UCP a la 1° Solicitud
30/04/03
Informe de preadjudicación a los proveedores
02/05/03
Solicitud de No Objeción a UCP de lotes desiertos* 02/05/03
No Objeción de UCP sobre los lotes desiertos
26/06/03
Nuevo Informe de preadjudicación a los proveedores 02/07/03
Disposición de Adjudicación
21/07/03
Fecha de emisión de órdenes de compra
23/07/03 y 31/07/03
* Se encontraron lotes desiertos debido a la no mantención de ofertas por parte de
varios proveedores. Se deja constancia que las sucesivas demoras generadas en el
proceso llevaron a que varios oferentes, desestimen la oferta realizada
originalmente.
c) Con fecha 2/5/03 se notifica a los proveedores sobre la preadjudicación en este
proceso, el 2/7/03 se notifica nuevamente a los proveedores incluyendo la
preadjudicación de los lotes desiertos, la disposición autorizando la adjudicación por
parte del Director Nacional del Proyecto es de fecha posterior a ambas (21/07/03);
d) Con fecha 8/5/03, la UCP deja sin efecto la no objeción otorgada el 30/04/03, según lo
expresado precedentemente (la UEP ya había notificado a los proveedores sobre la
adjudicación), no obstante, el 26/6/03 ésta otorga una nueva no objeción sobre los lotes
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desiertos y el 30/6/03 deja sin efecto la nota del 08/05/03 otorgándole vigencia a la no
objeción original (del 30/04/03).
Lo señalado precedentemente produjo incongruencias en las comunicaciones a los
proveedores.
e) En cinco casos (o.p. 918-919-920-921-922) las órdenes de pago carecen de la firma del
Coordinador del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) a d) Respecto a la adquisición de equipamiento de este y otros subproyectos de
PROMIN Buenos Aires, las anormalidades al proceso se produce por el atraso en UCP
de dar las correspondientes No Objeciones.
e) Por un inconveniente de archivo, las órdenes de compra debidamente conformadas se
encuentran el área Contrataciones y no con la documentación de pago.
Recomendación:
Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y
económicos para el programa.
4) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Línea 45.02)
LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
merece los siguientes comentarios.
a) No identifica al o los responsables de la custodia de los bienes.
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.).
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
4.899,86 entre el total de inventario ($ 216.924,25) y el total según registros ($
221.824,11).
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Comentarios de la UEP:
Se toma cuenta la observación para el próximo ejercicio.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección
ocular) para validar la información contenida en el inventario.
5) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Se justificó al PNUD
la suma de USD 204,04 ($ 565,20) bajo la línea 53.01
(Comunicación Social) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, a la
línea 45.02 (equipamiento no fungible).
Comentarios de la UEP:
No se realiza el ajuste de línea presupuestaria porque origina diferencia de cambio para el
próximo ejercicio no justificada.
Recomendación:
Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste
último.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/002
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/002.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local y auxiliares extracontables en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y
-
el 74,49 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
% de incidencia
Importe muestra
% de muestra
ejercicio $
del rubro
$
analizada
Presupuestaria
16,00
Misiones
3.386,00
4,49%
17,00
Profesionales Nacionales
2.707,00
3,59%
2.707,00
100,00%
21,00
Subcontratos con Empresas Consultoras34.296,73
45,43%
34.296,73
100,00%
30,00
Capacitacion y Becas
100,00%
45,00
Compras locales
53,00
Varios
Costo Apoyo
Totales
-
0,00%
5.640,00
7,47%
5.640,00
27.035,18
35,81%
11.161,35
41,28%
1.182,77
1,57%
1.182,77
100,00%
1.246,28
1,65%
1.246,28
100,00%
75.493,96
100%
56.234,13
74,49%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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