2004_177info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/2003)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del
Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento
suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y pesos, y anexos 1 y 2 que forman parte del mismo.
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b)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares
estadounidenses.
c)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el período 01/01/2003 al 31/12/2003,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
31/05/04. Posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros
definitivos el 05/10/04 los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04
y el 17/09/04 y el 05/10/04 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados
financieros.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
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Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas (Línea 16 USD 1.510,92).
b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de
abogados).
III-
ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) La UEP mantiene pendiente de realizar el ajuste propuesto en el ejercicio anterior por
USD 19.275,19 correspondientes al ARG 98/034, rubro subcontratos con empresas
consultoras (Línea 21) del subproyecto Quilmes y registrados erróneamente en este
Proyecto, afectando en esa cifra el saldo disponible al inicio.
c) No se regularizaron las aplicaciones del ejercicio anterior que mantienen registradas
erróneamente en este proyecto la suma de $ 1.992,94 correspondientes al Proyecto ARG
98/024 subproyecto Berazategui. Cabe aclarar que, este ajuste no incide en los estados
financieros auditados.
d) En el Anexo 2- Transferencias de la Cuenta Especial se informan erróneamente los
valores en pesos y dólares, no se efectúan aportes de fuente local ni externa en el
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ejercicio bajo examen tal como surge del Estado citado en I- a) precedente.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- b) anterior
y, excepto por lo señalado en III- b) y d) precedente, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa
Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
del 21/09/98 y sus revisiones posteriores.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/03)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto
Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03.
1) REGISTROS
Observaciones:
a) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 de la línea 21.01
(Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo Infantil)
registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este
subprograma siendo que corresponde al ARG 98/034, subproyecto Quilmes.
b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de
Salud” la suma de $ 21.433,89 que, conforme la naturaleza del gasto, corresponde
contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara
que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro.
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c) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de $ 1.992,94 correspondientes al Proyecto
ARG/98/024 subproyecto Berazategui, en concepto de material impreso de
comunicación social ($ 1.967,-) y comisiones bancarias ($ 25,94).
Comentarios de la UEP:
a) El ajuste se realizó por una transferencia de fondos de fecha 15/09/04.
b) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004.
c) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
2) EQUIPOS NO FUNGIBLES
Libro Mayor de Bienes y Equipos
Observación:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
mantiene las siguientes falencias:
a) No identifica al o los responsables a cargo de los bienes;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
1.634,66 entre el total del inventario ($ 125.803,05) y el total según registros ($
124.168,39).
Comentarios de la UEP:
Se toma la observación para el próximo ejercicio.
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Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección
ocular) para validar la información contenida en el inventario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL CDI
Observaciones:
De la muestra analizada sobre la obra ejecutada por el Subproyecto, construcción en CDI
San Jorge (Licitación Pública Nº 47 B) se observó una demora excesiva en la liquidación
del último certificado de obra (N° 10) por $ 18.964,14:
Fecha de Acta de Recepción Definitiva de Obra
09/05/02
Fecha de Solicitud de No Objeción para aplicación de multa
16/12/02
Fecha de No Objeción para aplicación de la multa
30/12/02
Fecha de Orden de Pago (Nº 570)
22/12/03
Comentarios de la UEP:
La demora se debió a que la empresa De Fino Hnos. mantuvo un litigio judicial con un
subcontratista, una vez solucionado el mismo por la empresa el Proyecto procedió al
respectivo pago.
Recomendación:
Agilizar los procesos de liquidaciones y pagos a efectos de no generar posibles
obligaciones para el Proyecto. Documentar adecuadamente las operaciones a cargo del
Proyecto.
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2) EQUIPOS
Concurso de precios 536B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto Mar del Plata por $ 15.300,33.
Observación:
Existen demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitaran a los mismos, siete pedidos de
mantenimiento de oferta por treinta días cada uno;
Fecha de Estudio de Ofertas
27/12/02
Fecha de Solicitud de la No Objeción a la UCP
22/04/03
Fecha de Otorgamiento de la No Objeción de laUCP
05/06/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
29/07/03
Fecha de las órdenes de compra
22/08/03
Comentarios de la UEP:
La Compulsa de Precios 536B se demoró por falta de No Objeción por parte de UCP.
Recomendación:
Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y
económicos para el programa.
3) INFORMES TRIMESTRALES A PNUD
Observaciones:
Se justificó bajo la línea presupuestaria 53.03 (Varios de Capacitación) gastos por $ 76.23
que corresponden a la línea 53.01 (gastos Bancarios).
Comentarios de la UEP:
Se toma la observación, no se realiza el asiento de ajuste porque el mismo generaria una
diferencia de cambio en el presente ejercicio.
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Recomendación:
Efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros
que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último, a efectos de que los
mismos se correspondan con los registros del proyecto.
4) APORTES NACION
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03 no
se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían ser
financiadas con esa fuente. Al respecto a continuación se expone la situación planteada:
Financiamiento Gastos Acumulados Aportes Acumulados
al 31/12/03 USD
al 31/12/03 USD
Nación
61.133,18
42.448,12
Diferencia en USD
(18.685,06)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar periodicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 05 de octubre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/03)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y
- el 81,36 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
Presupuestaria
ejercicio $
16,00
Misiones
21,00
Subcontratos con Empresas Consultoras
30,00
Capacitación y Becas
45,00
Compras locales
53,00
Varios
9,49%
18.964,14
39,77%
19.254,58
Totales
del rubro
4.525,00
0,00%
40,38%
$
analizada
0,00%
18.964,14
-
100,00%
0,00%
15.300,33
79,46%
4.938,49
10,36%
4.528,49
91,70%
47.682,21
100,00%
38.792,96
81,36%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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