2002_195info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/024
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/024.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/024 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno
Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui -PROMIN II”, de acuerdo al
Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para
apoyar las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
b)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares
estadounidenses.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad
de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al
31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/08/02
y el 30/08/02 y el 11/11/02 fecha en que fueron recibidos los respectivos estados
financieros del Proyecto.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y
Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui - PROMIN II” al 31 de diciembre
de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el
Documento de Proyecto del 21/09/98 y posteriores revisiones.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31/12/01, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno
Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui-PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
las siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01
1) SUBCONTRATOS
Observaciones: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a los anticipos
de fondos otorgados en la contratación formalizada con la Fundación Servicio
Universitario Mundial (SUM) para la prestación de servicios profesionales de
administración de fondos y provisión de servicios de apoyo requeridos para la ejecución de
las actividades del Subproyecto Provincia de Buenos Aires del PROMIN, por un monto
total de $ 38.769,50 ($ 37.100,00 más gastos administrativos $ 1.669,50). Al respecto, se
estableció asignarle a la contratada un adelanto de fondos del 25 % sobre el monto total del
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contrato ($ 9.275.-), porcentaje que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutado por el Gobierno (Cap.
III “Recursos Humanos”, punto 52: “...Como regla general no deben pagarse anticipos. No
obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe
superar el 15 % del monto total.”). Cabe señalar que el pago del adelanto se efectivizó
conforme a lo estipulado en el respectivo convenio.
Comentario de la UEP: Se aclara respecto a la observación que es una excepción a la
norma prefijada en el Manual por las características del contrato enunciadas en los
Términos de Referencia del mismo.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno.
2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que los
comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”)
a efectos de que no sean pagados más de una vez.
Comentario de la UEP:
Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento
contabilizacion y firma
de responsable
en todas las facturas
liquidación de las mismas
Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado.
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un sello con fecha de
en el momento de la
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No posee firma de autoridad competente.
b) Los bienes no poseen número de inventario que permita identificarlos.
c) No se identifica al responsables de los mismos.
d) Existe una diferencia de USD 619,44 entre el total de inventario (USD 53.357,35) y el
total según registros (USD 53.976,79).
Comentario de la UEP:
El Libro mayor de bienes no se encuentra firmado dado que el mismo está en revisión con
el correspondiente Municipio para realizar la transferencia definitiva de los bienes.
Recomendación: Mantener el registro de inventario de bienes y equipos conforme a las
prácticas usuales en la materia.
2) CONSULTORES
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación:
- No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación efectuado para la selección
de consultores, tampoco en las recontrataciones.
- No se agrega a los legajos los antecedentes de los postulantes para la designación
(currículos).
- En ningún caso en la documentación relacionada con la contratación de los
consultores se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UEP.
b) Legajos:
- En algunos casos no se observa la nota de autorización de la DGCI (Dirección General
de Cooperación Internacional) avalando la contratación del consultor.
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- Algunos currículos no poseen firma del consultor y fecha de emisión.
- En algunos casos los términos de referencia que forman parte del contrato no se
encuentran debidamente firmados por el consultor contratado.
c) Informes:
En ningún caso se tuvo a la vista los informes de los consultores previstos en los
respectivos términos de referencia.
Comentario de la UEP:
Con respecto a las observaciones se puede comentar que los consultores contratados por
este Proyecto son en realidad renovación de años anteriores y puede que los archivos se
encontraran desactualizados al momento de la Auditoría. Se toman en cuenta las
observaciones para el próximo ejercicio.
Recomendación: Mantener legajos completos con todos los antecedentes que respalda el
proceso de selección, evaluación y contratación de los consultores, como así también el
cumplimiento de las tareas encomendadas conforme los términos de referencia suscriptos.
3) SUBCONTRATOS (OIM – Organización Internacional para las Migraciones)
Observaciones:
No fueron puestos a disposición los respectivos informes mensuales de ejecución
financiera y trimestrales (con información de los consultores contratados por la consultora)
respecto del convenio celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM)
mencionado en A)- 1).
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios
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Recomendación: Verificar y controlar el cumplimiento de los trabajos e informes que
deben presentar las empresas consultoras contratadas por el Proyecto conforme los
términos de referencia suscriptos.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA
LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/024.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio 2001 con la documentación que
les diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y
- el 80,03 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
ejercicio USD
del rubro
USD
analizada
16,00
17,00
Misiones
Profesionales Nacionales
5.484,89
24.210,43
5,49%
24,21%
15.073,15
0,00%
62,26%
21,00
53,00
Subcontratos con Empresas Consultoras
Varios
53.165,11
17.125,50
53,17%
17,13%
53.165,11
11.778,07
100,00%
68,78%
99.985,93
100,00%
80.016,32
80,03%
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002.
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