2004_178info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/016
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/016.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/016
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la
Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Escobar-PROMIN II”, de acuerdo
al Documento suscripto el 01/07/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23 de septiembre de
1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y pesos, y anexos (1 y 2) que forman parte del mismo.
b)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares
estadounidenses.
c)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2003 al 31/12/2003,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados
a esta auditoria con fecha 31/05/04.
Posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros definitivos el
05/10/04, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04 y el
05/10/04 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas (Línea 16 USD 1.101,41).
b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de
abogados).
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Se mantiene pendiente de regularizar la suma de USD 250,56 ($ 902,00) imputada a la
línea 33.01 (capacitación en servicios) en tanto que correspondía justificar, conforme la
naturaleza del gasto, bajo la línea 17.04 (asistencia técnica). En consecuencia, los gastos
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acumulados de ésta última se exponen subvaluados y los de la línea 33.01
sobrevaluados.
c) En el Anexo 1 citado en I- a) precedente se exponen erróneamente las cifras detalladas
en “Proyecto ARG/98/016” del cuadro “Disponibilidad de Fondos al cierre (31/12/03)”
conforme el siguiente detalle:
Concepto
Proyecto ARG/98/016
S/Proyecto
$
USD
248.427,06 84.499.-
S/Auditoría
$
248.420,85
USD
84.498,15
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- b) y, excepto
por lo mencionado en III- b) y c) precedentes, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para
la Ejecución del Subproyecto Escobar-PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como
las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de
Proyecto del 01/07/98 y sus revisiones posteriores.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/016
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al
Proyecto PNUD N° ARG/98/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa
Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto
Escobar–PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Buenos Aires, que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Al 31/12/03 la UEP mantiene pendiente de ajuste la suma de USD 250,56 ($ 902,-)
justificada al PNUD y registrada bajo la línea 33.01 (capacitación en servicios) en tanto
que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, hacerlo bajo la línea 17.04 (asistencia
técnica).
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Comentarios de la UEP:
No se realiza la reapropiación de líneas presupuestarias porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes para así corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos entre los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos
por éste último.
2) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS
Observación:
Se mantiene pendiente del ejercicio anterior la observación respecto a que en algunos casos
se celebraron “Acuerdos de Obra Realizada” mensuales por períodos mayores a seis
meses, siendo que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación,
relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de
Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30).
Comentarios de la UEP:
Dicha forma de contratación se encuentra descripta en el texto del Proyecto.
Recomendación:
Del análisis realizado sobre las revisiones del Documento de Proyecto no surge que se
contemple lo expresado por el Programa.
3) CONSULTORES
Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a:
Legajos:
a) En ningún caso se deja constancia del proceso de evaluación efectuado por la UEP en la
selección de los consultores;
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b) En ningún caso constan los integrantes de las ternas que componen el proceso de
selección;
c) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la
UEP;
d) En algunos casos no consta la Nota de Autorización de la Dirección General De
Cooperación Internacional (DGCI).
e) No se tuvieron a la vista las “no objeciones” de la UCP a las contrataciones
formalizadas.
Informes:
a) Los informes de actividades elevados por los consultores carecen de fecha de recepción
de la UEP que permitan verificar su cumplimiento en tiempo y forma;
b) En algunos casos no constan las notas de aprobación por parte de la UEP de los
informes presentados por los consultores;
c) En ningún caso los informes de actividades poseen fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta las observaciones y serán levantadas en ejercicios próximos.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la
materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas
y de los responsables de la selección.
Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores
contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la
UEP. Se recomienda
también, adjuntar a los legajos y aprobar las actividades
desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan
con las establecidas en sus respectivos contratos.
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4) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que
mantiene las siguientes falencias:
a) No identifica a los responsables del equipamiento en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
2.750,85 entre el total del inventario ($ 90.701,96) y el total según registros ($
93.452,81).
d) No se obtuvo documentación que evidencie los controles realizados durante el año por
la UEP o UEM (Unidad Ejecutora Municipal) sobre los bienes a su cargo.
Comentarios de la UEP:
Se toma nota para próximos ejercicios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección
ocular) para validar la información contenida en el inventario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SUPERVISORES CAPACITANTES
Observaciones:
Del análisis efectuado sobre los “Acuerdo de Obra Realizada” suscriptos para desempeñar
tareas de supervisor capacitante, en el marco del Subproyecto se observa que:
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- En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se especifica
el objeto de la contratación, situación que no permite relacionarlos con los resultados
del Proyecto.
- En un caso la documentación de respaldo (Recibo) se encuentra enmendada la fecha sin
estar debidamente salvada ($ 920.-) la que difiere de la orden de pago que la acompaña
($ 940.-).
- En dos casos (supervisora Lila Burgueño, períodos julio y agosto 2003) el Acta
Acuerdo y la orden de pago respectiva, que ascienden a $ 940, se encuentran suscriptas
por otra persona (Pablo Varela).
- En un caso, la fecha de emisión del comprobante de pago (recibo) es anterior (01/10/03)
a la de prestación del servicio correspondiente (octubre 2003).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta las observaciones.
Recomendación:
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder
verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
Verificar que los recibos emitidos por los supervisores contengan todos los datos correctos
de manera que coincidan con la prestación del servicio en todos sus términos (capacitador,
período, importe, etc.)
2) CONSULTORES
Observaciones:
Legajos:
En un caso, el currículum adjunto al legajo del consultor contratado para el período 2003
posee fecha de emisión 1996.
Contratos:
a) Las solicitudes de contratación por el período enero-marzo de 2003 no se encuentran
suscriptas por el Coordinador del Proyecto.
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b) En todos los casos los Términos de Referencia (Tor’s) no se encuentran suscriptos por
el consultor.
Pagos:
En dos casos la orden de pago carece de la firma del Coordinador del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Se toman en cuenta las observaciones y se expresa como antecedente que los consultores
en general son renovaciones que vienen de años anteriores y en ocasiones el archivo es
voluminoso, no se encuentra todo en las mismas carpetas y no se han presentado todas a
los auditores.
Recomendaciones:
Verificar que los antecedentes presentados por los consultores se encuentren actualizados a
la fecha de su presentación.
Verificar que los Términos de Referencia se encuentren debidamente suscriptos por los
profesionales a efectos de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas con el
proyecto.
Controlar que la documentación respaldatoria
de las contrataciones cumpla con los
requisitos formales establecidos.
3) APORTES PROVINCIALES
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/03 no se realizaron
aportes provinciales suficientes para cubrir los gastos que debían ser financiados con dicho
aporte, conforme el siguiente detalle:
Financiamiento
Provincia
Gastos Acumulados al
31/12/03 USD
1.015.468,24
Aportes Acumulados al Diferencia en USD
31/12/03 USD
100.000,00
(915.468,24)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
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Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/016
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/016.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y
- el 77,25 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Presupuestaria
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra
ejercicio $
del rubro
$
% de muestra
analizada
16,00
17,00
Misiones
Profesionales Nacionales
3.276,00
15.860,00
5,12
24,79
0,00
15.860,00
0,00
100,00
21,00
30,00
Subcontratos con Empresas Consultoras 0.00
Capacitacion y Becas
28.200,00
49,07
0,00
16.920,00
0,00
60,00
45,00
53,00
Comnpras locales
Varios
15.534,91
1.119,40
24,28
1,75
15.534,91
1.119,40
100,00
100,00
63.990,31
100,00
49.434,31
77,25
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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