2004_184info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/029.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003 correspondientes al Proyecto N° ARG/98/029 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Esteban Echeverría -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su
posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares
estadounidenses y anexos 1 y 2 que forman parte del mismo.
1
b) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2003,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
c) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2003 al 31/12/2003,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y
conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP).
Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional
fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
31/05/04 y posteriormente, el 05/10/04, la UEP elevó nuevos estados con los ajustes de
auditoría propuestos. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04, y el
05/10/04.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas (línea 16 USD 1.016,92).
b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 respecto a la
carta de abogados.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta Auditoría.
b) Se mantiene pendiente de registrar contablemente en este Proyecto erogaciones en
concepto de capacitación de recursos humanos, por la suma de $ 940,- (USD 284,84 ),
los cuales fueron imputados al Proyecto PNUD ARG 98/028, subproyecto Pilar. Se
aclara que en los estados financieros mencionados en I- a) y b) se exponen
3
correctamente.
c) Se verificó que se imputó en la línea 53.01 (Campaña de Difusión ) la suma de $
1.932,- (USD 697,47), siendo que por la naturaleza del gasto correspondía imputar a la
línea 45.01 (Equipos no Fungibles). En consecuencia, ésta última línea se expone
subvaluada y la línea 53.01 sobrevaluada en dicho importe.
d) En el Anexo 1 citado en I- a) precedente se exponen erróneamente las cifras detalladas
en “Proyecto ARG/98/029” del cuadro “Disponibilidad de Fondos al cierre (31/12/03)”
conforme el siguiente detalle:
Concepto
S/Proyecto
$
BNA La Plata 28.158,29
S/Auditoría
USD
$
USD
Diferencia Neta
S
USD
9.577,65 18.443,24
6.273,21
9.715,05
3.304,44
8.168.- 23.506,74
7.994,38
510,18
173,62
10.225,23
3.478,06
Nº 163253/98
Proyecto
24.013,92
ARG/98/029
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- b) anterior y,
excepto por lo mencionado en III- c) y d) precedentes, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría del
Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo
con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de
Proyecto del 25/11/98 y sus revisiones posteriores.
4
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al Proyecto PNUD N°
ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de
Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de
la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03
1) REGISTROS
Observaciones: Se mantienen pendientes de regularizar los siguientes ajustes propuestos:
a) Ajustes a los Informes Trimestrales PNUD
Se justificó al PNUD
Línea
Concepto
53.04
Varios Capacitación
21.01 Obras Civiles
USD
16,08
242,33
Corresponde imputar
$
Línea
Concepto
54,74 53.03 Varios Gastos Banc.
727,00 21.03 Subc. Insp. Obras
En consecuencia, las líneas 53.03 y 21.03 se exponen subvaluadas y las líneas 53.04 y
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21.01 sobrevaluadas en dichos importes.
b) Ajustes Contables Propuestos
Se registró al Proyecto ARG 98/028, subproyecto Pilar, erogaciones correspondientes al
proyecto que nos ocupa, generando el siguiente asiento de ajuste propuesto:
Nro. de cuenta
1213020501
1213020601
Nombre
Debe
Haber
RRHH de capacitación - Pilar $ 940,00
RRHH de capacitación -EE
$ 940,00
Subproyecto
98/028
98/029
Comentarios de la UEP:
a) No se realiza la reapropiación de líneas presupuestaras porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada
b) Los mismos se realizan en el ejercicio 2004.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones. Así también, efectuar controles periódicos de los datos contenidos en los
informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
2) CAPACITACIÓN
Observación: se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que, en muchos
de los casos analizados (14 de 29), la fecha de los comprobantes (factura/recibo)
presentados por los capacitadores es posterior a la de emisión de las respectivas órdenes de
pago.
Comentarios de la UEP:
Por lo general los capacitadores emiten recibos y los mismos son con la fecha en que
reciben el pago, ante esta observación a partir del ejercicio 2003 se levantó la misma
7
Recomendación:
Evitar efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente.
3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
Respecto al Libro Mayor de Bienes y Equipos se mantienen del ejercicio anterior las
siguientes falencias:
a) No identifica al o los responsables de la custodia de los bienes en cada destino;
b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.);
c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
2.639,83 entre el total de inventario ($ 162.811,92) y el total según registros ($
160.172,09).
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección
ocular) para validar la información contenida en el inventario.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) “El Manzanar”
(L.P. N° 69B).
Observaciones:
Se observa una demora significativa entre la fecha de recepción definitiva de la obra
(15/02/02) y la de liquidación (26/03/03) del Fondo de Reparo retenido por los certificados
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de obra presentados N° 1 al N°6. No se tuvo a la vista en el expediente documentación que
avale la demora mencionada.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de agilizar las gestiones del sector de
liquidaciones y pago de la UEP.
2) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
Observaciones:
Concurso de precios 538B. Adquisición de equipamiento con destino a Centros de
Desarrollo Infantil del Subproyecto por $ 15.835,69:
a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación;
b) En las condiciones del llamado se hace referencia al Subproyecto ARG/98/028;
c) De los dos Informes de Evaluación de Ofertas, girados a la UCP para su No Objeción,
no consta en el expediente las correspondientes respuestas de UCP;
d) Sobre el lote Nº 37 (pizarrón de madera con marco y portatizas por un precio total de $
89,56) no se tuvo a la vista la No Objeción por parte de UCP ni la disposición por parte
del Director Nacional de Proyecto, a dicha adjudicación;
e) Se observaron demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los
proveedores, lo cual originó que se solicitará, a los mismos, seis pedidos de
mantenimiento de oferta por treinta días cada uno;
Fecha de Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas
07/01/03
Fecha de Ortorgamiento de No Objeción
13/05/03
Fecha de Disposición de Adjudicación
09/06/03
(téngase en cuenta lo señalado en d) anterior)
Fecha de órdenes de Compra
08/07/03;
f) La Orden de Pago Nº 427, del proveedor, carece de las firmas del Coordinador del
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Proyecto y el Proveedor. Por otra parte, no se tuvo a la vista recibo emitido por este
último, por la suma de $ 2.578,67.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentarios.
b) a e) Respecto a la adquisición de equipamiento de este y otros proyectos de PROMIN
Buenos Aires las anormalidades al proceso se produce por el atraso en UCP de dar las
correspondientes No Objeciones.
f) Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener legajos completos y ordenados cronológicamente de manera que permita un
seguimiento ágil del proceso de adquisiciones, asegurando su integridad.
Mejorar los mecanismos de comunicación interna (UCP-UEP) a efectos de que los mismos
resulten eficientes y económicos para el Proyecto.
3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
En todos los casos se formularon “Acuerdos de Obra Realizada” para el desempeño de
tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto que nos ocupa, se observa
que en la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se
especifica el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar el trabajo con los
resultados del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Se toma en cuenta la observación.
Recomendación:
Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder
verificar el cumplimiento de las tareas acordadas.
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4) REGISTROS
Observaciones:
Se verificó que se imputó a la línea 53.01 (Campaña de Difusión ) la suma de $ 1.932,(USD 697,47), siendo que por la naturaleza del gasto correspondía imputar a la línea 45.01
(Equipos no Fungibles). En consecuencia, ésta última línea se expone subvaluada y la línea
53.01 sobrevaluada en dicho importe.
Comentarios de la UCP:
No se realiza la reapropiación de líneas presupuestaras porque la misma produce una
diferencia de cambio no justificada
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes
correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles
periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al
PNUD y los reportes emitidos por éste último.
5) APORTES NACIÓN
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03 no
se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían ser
financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada:
Financiamiento
Nación
Gastos Acumulados
al 31/12/03 USD
68.497,23
Aportes Acumulados al Diferencia en USD
31/12/03 USD
42.507,77
(26.387,99)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
11
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/029.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de subcontratos.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
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necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y 58,18% de las aplicaciones de
fondos del ejercicio 2003, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el
siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
Presupuestaria
16
ejercicio $
Misiones
2.999,00
% de incidencia Importe muestra % de muestra
del rubro
4,59%
$
analizada
0,00
0,00%
21.00
Subcontratos con Empresas Consultoras
4.464,60
6,83%
4.464,60
100,00%
30.00
Capacitación y Becas
39.950,00
61,12%
17.625,00
44,12%
45.00
Compras locales
13.453,21
20,58%
13.352,01
99,25%
53.00
Varios
4.497,40
6,88%
2.586,65
57,51%
65.364,21
100,00%
38.028,26
58,18%
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004.
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