2001_128info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del
Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento
suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses
y anexos que lo acompañan.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2000 al 31/12/2000,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/06/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el
examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01
y el 20/04/01 y el 08/06/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
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disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
a) Se encuentran sobrevaluados los usos de Fondos en la suma de USD 77.384,31 como
consecuencia de haberse registrado en este Proyecto erogaciones correspondientes a
otros Proyectos, tal como se datalla a continuación:
Línea
Concepto
Monto USD
Corresponde a
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
35.087,87
ARG 98/038
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
19.275,19
ARG 98/034
23.021,25
ARG 98/038
45.02
Equipos No Fungibles
Total
77.384,31
b) El saldo de las disponibilidades de fondos al cierre (31/12/00) se expone en más en la
suma de USD 31.527,41 tal como se describe en nota al pie del Estado de Fuentes y
Usos mencionado en I a) precedente.
c) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b)
precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera
complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y
Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y
con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones
posteriores.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto
Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00.
1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS
Observación: Se reitera la observación del ejercicio anterior respecto a que la UEP
celebró Acuerdos de Obra Realizada mensuales por periodos mayores a seis meses, siendo
que el Documento de Proyecto establece un periodo de tres a seis meses (Documento de
Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30).
Comentario de la UEP: El tiempo establecido de tres a seis meses expresado en el
proyecto se entiende que no se relaciona al Supervisor Capacitante sino a la capacitación
en general. Asimismo es norma del Programa realizar acuerdos mensuales porque la
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capacitación puede o no realizarla el mismo capacitador. No obstante se reverá la
recomendación realizada por la AGN para futuros ejercicios.
Recomendación: Dar estricto cumplimiento a las estipulaciones contempladas en el
respectivo Documento del Proyecto y sus revisiones posteriores.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) EQUIPOS NO FUNGIBLES
Observaciones: Compulsa de Precios 259B, Ecógrafo Portátil.
a) Se observó que la fecha de factura del proveedor (02/02/00) es anterior a la de entrega
del bien adquirido (informe de recepción 23/02/00).
b) Se observó una demora de 23 días en el plazo de entrega de los bienes, según la Orden
de Compra el plazo de entrega era de 15 días de la fecha de la misma.
Comentarios de la UEP:
a) La compra al Proveedor Ekoson S.A tiene su recepción en el día 02/02/00, la recepción
técnica a los equipos se realizó con fecha 23/02/00.
b) La entrega de la Orden de Compra según consta en el certificado de Aviso de Recibo
del Correo Argentino es del día 20/01 por tanto la Empresa entregó en término de
acuerdo a los plazos establecidos y no fue pasible de multas.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto de la recepción de los
bienes adquiridos con fondos del Proyecto.
2) REGISTROS
Observaciones:
a) De la aplicación de procedimientos de auditoria, sobre la muestra analizada, se observó
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que el Proyecto ha registrado erróneamente como Usos de Fondos, según se detalla
seguidamente, la suma de USD 77.384,31 correspondientes a gastos de otros proyectos:
Línea
Concepto
Monto USD
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
35.087,87
ARG 98/038
21.01
Subc. Obra Civil CS y CDI
19.275,19
ARG 98/034
23.021,25
ARG 98/038
45.02
Equipos No Fungibles
Total
Corresponde a
77.384,31
b) Con fondos del Proyecto (Cuenta Bancaria del Proyecto “Banco Nación Argentina N°
163252/95”) se pagaron gastos, además de los mencionados en a) precedente,
correspondientes a otros proyectos, en este caso no registrados como inversiones:
Monto USD
8.592,56
22.934,85
Concepto
Correspondiente a Proyecto
Fondo de Reparo Construcción
ARG 98/029
Cert. De Obra N° 8 CDI Barrio Gaona
ARG 98/038
Comentario de la UEP: En este caso (a), como en el apartado b) se encuentran
sobrevaluados en los montos indicados, originado en el momento del pago que por error se
tomó la chequera del proyecto Mar del Plata y al momento de solucionarlo no se contaba
con fondos suficientes en el otro proyecto para realizar la transferencia correspondiente.
Comunicado en su oportunidad a la Unidad Coordinadora del Programa el tema se
resolverá en el transcurso del ejercicio 2001.
Recomendación: Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la
administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los
controles y conciliando periódicamente la información.
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3) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) Algunos Acuerdos de Obra realizada (contratos), no se encontraban suscriptos por el
representante del Proyecto (Coordinador).
b) En todos los casos muestreados la factura presentada al Proyecto es de fecha posterior a
la fecha de la Orden de Pago correspondiente.
Comentarios de la UEP:
a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se tomará en
cuenta el control en los próximos pagos.
b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo y no
facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que recibe el pago,
para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación para el próximo ejercicio.
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del
Proyecto.
b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo
(Factura y/o Recibo).
4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por
ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez.
Comentario de la UEP: Nunca se intervino con sello de cancelación. Vista la observación
se toma conocimiento para solucionar la misma en el próximo ejercicio.
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Recomendación: Dejar constancia del pago en aquellos documentos que fueron
cancelados por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/019.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 45,04 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
Aplicaciones del
% de incidencia
ejercicio $
Importe muestra
% de muestra
del rubro
$
analizada
21.01
Obras CDI y CS
62,628.68
29.55%
57,748.09
92.21%
21.02
Subc. Capacitación
16,000.00
7.55%
0.00
0.00%
21.03
Sub.Superv.Obras
1,262.00
0.60%
0.00
0.00%
33.01
Supervisores Capac.
69,642.00
32.86%
12,610.00
18.11%
45.02
Equipos no fungibles
56,053.58
26.45%
22,975.21
40.99%
53.01
Gstos. Bancarios
2,126.47
1.00%
2,126.47
100.00%
53.02
Campaña de Difusión
Totales
4,227.20
211,939.93
1.99%
0.00
0.00%
100.00%
95,459.77
45.04%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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