tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
1-0014
037
Copia
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
4
1
4
X
Documento de trámite, eliminar una vez cumplido el
tiempo de retención. El documento producto de
actualización queda evidenciado y registrado en la
respectiva serie, objeto de su función.
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
SF
SE
M
D
S
E
CONCEPTOS
01
Conceptos Jurídicos
PRODUCCION Y ACTUALIZACION
NORMATIVIDAD
X
X
Solicitud de elaboración de normas
Solicitud de modificación de normas
104
08
Cumplidos los tiempos de retención, hacer una
selección cualitativa de aquellos que han incidido en
el normal desarrollo de la misión de la entidad.
X
X
X
Solicitudes
Conceptos
169
X
X
Proyecto de norma
Norma aprobada
INFORMES
X
X
Informes de Gestión
X
X
X
Informes
Manuales
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN JURIDICA
1
Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Martha Bibiana Lozano, Coordinadora del Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Norrmativa
Versión 2012
- Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.