tabla de retención documental
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 1-4046 104 Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E INFORMES 02 X Informe Diario de Tesorería Informe diario de Tesorería para Caja, Bancos e Inversiones Autoliquidación Mensual de Aportes a Fondos de Pensiones Auxiliar de Bancos Auxiliares de Caja Certificaciones de Recibo a Satisfacción para Pago Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Registro Presupuestal Comprobante de Contabilidad Recibos de consignación Asignación de Cupos Reversión de Cupos Planilla de Recaudo y Cartera Planillas Pago al Sistema de Seguridad Social Contratos de Bienes O prestación de Servicios Pedidos y Ordenes de Trabajo Cotizaciones Declaraciones de Importación Facturas de Proveedores 1 4 X X Se entrega a Contabilidad, para incluir asiento de contabilidad. Se microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. X X X X X X X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 Grupo de Tesorería SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Vo. Bo. Magda Lucia Castañeda, Coordinadora Grupo de Tesorería Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Reporte de Egresos en Cuenta por Banco Declaración de Cambios por Crédito en Moneda Extranjera Liquidación Pago de Créditos de Vivienda Notas Crédito Bancarias Notas Débito Bancarias Órdenes de Pago Ordenes de Viaje Paz y Salvos de la DIAN Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central PROCEDIMIENTO Final CT Archivo SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X X X X Recibos de Caja Flujo de Caja Relación de Pago a Contratistas X X Resolución de la DIAN, Sobre Devolución de Pago de Impuestos Sobre Ventas Resolución de Reconocimiento y Pago de Impuestos Solicitud de Reintegro por Excedentes X X X Comprobantes de Egreso X Relación de Pago de Honorarios a Consejeros X Resolución de Cuotas Partes Pensiónales Relación de Cuotas Partes Pensiónales por Cobro y Pago Relación de Pago de Nomina por Bancos Solicitudes de Cotización de Inversión en el Banco de la Republica Autorizaciones de Inversión Certificados de Inversión X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2 Grupo de Tesorería SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Vo. Bo. Magda Lucia Castañeda, Coordinadora Grupo de Tesorería Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 08 Informes de Gestión 164 Informes a Organismos de Control Archivo Gestión X Informe Consolidado Nacional de Operaciones Efectivas de Caja Anexos Informe Consolidado Nacional de Saldos y Promedios Informe Anexos Informe Balanza de pagos Banco de la República y DANE Informes Anexos al informe 03 Copia Soporte Electró nico 1 Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF Tecnologia de Conservación SE M D S 4 E X Conservar en soporte electrónico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación. X X X X X X X 1 9 X X Conservar en soporte electrónico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. X Informe Anexos al Informe PORTAFOLIO CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3 Grupo de Tesorería SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Vo. Bo. Magda Lucia Castañeda, Coordinadora Grupo de Tesorería Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 01 104 08 03 Portafolio de Inversión X Portafolio de Inversión Informe de Proyección de Rendimientos Financieros Anexos al Informe INFORMES X Copia Soporte Electró nico Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Archivo Gestión Central 1 0 SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X Cumplido el tiempo de retención se elimina en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. X X Informes de Gestión X Informes Anexos a Informes Informes a Organismos de Control Informe Anexos al Informe X X 1 4 X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4 Grupo de Tesorería SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Vo. Bo. Magda Lucia Castañeda, Coordinadora Grupo de Tesorería Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
