tabla de retención documental
Anuncio
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Copia Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Soporte Electró nico Archivo Gestión Central X 5 0 SF SE Tecnologia de Conservación M S X X Digitalizar la totalidad de la serie y seleccionar una Alianza por cada modalidad y por año. Ley 80/93, Normas Civiles y Comerciales. Ley 23/92, Ley 44/93 X Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta. 1-6061 X 005 ALIANZAS Alianza de Desarrollo de Proyectos Tecnológicos (Tecno-Parque) Carta de Presentación Portafolio de Servicios Acuerdo de Intención o Alianza Planes Operativos o de Trabajo Informes de Seguimiento Informe Final de Ejecución de Alianza CONTRATOS 040 01 Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios (Compraventa, Suministro, Mantenimiento, Obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública) Etapa Preparatoria Diagnóstico de Necesidades Solicitud C.D.P. Disponibilidad Presupuestal Certificado de Exclusividad Etapa Precontractual Estudio de Conveniencia y Oportunidad Autorización Contratación Anexos de Contratación Precotización X X X X X X X X X X X X X X X X 0 20 E D X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL 1 Grupo Innovación Tecnológica Para la Formación Profesional Integral SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Aprobación de Coinfo CONVENIOS 041 06 151 01 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X Convenios de Transferencia Tecnológica - Copia Archivo Gestión Soporte Electró nico Disposición X X 0 20 5 0 X Una vez terminado el tiempo de retención se hace una selección por muestreo cualitativo y representativo con la misión de la entidad y se digitaliza. X Etapa Preparatoria - Documentos de intención Anteproyecto de Cooperación Solicitud de Aprobación por Coinfo Acta comisión de Proyectos Acta Consejo Directivo Nacional Etapa Precontractual Solicitud C.D.P Disponibilidad Presupuestal Planes Operativos Remisión Grupo de Convenios OLIMPIADAS X X X X X Olimpiadas de Conocimiento X X X X X X Cumplido el tiempo de retención se elimina porque solamente soporta la gestión. X Divulgación de Lineamientos a Centros de Formación Informe de Resultados de Selección en Centros y Regionales Aplicación de Prueba Nacional o Internacional a Participantes Acta Publicación de Participantes Seleccionados Informe de Experiencias de Participantes X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL 2 Grupo Innovación Tecnológica Para la Formación Profesional Integral SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Copia 03 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X Informe Final de Participación PROYECTOS 171 Archivo Gestión Soporte Electró nico Disposición Proyectos para la Gestión de las Dependencias X Proyectos Tecno Parque Propuesta de Proyectos por Nodos TecnoParque Actas Comité de Evaluación Ficha Comisión Nacional de Proyectos Ficha Consejo Directivo Acta Aprobación Consejo Directivo Nacional Informe Seguimiento desarrollo a Proyectos 1 9 X X Seleccionar cualitativamente aquellos proyectos que por sus características incidieron notablemente en el cumplimiento de la misión de la entidad. Cumplido el tiempo de retención eliminar con Acta de Eliminación los Proyectos que no tuvieron ninguna incidencia. 1 9 X X Cumplidos los trámites, hacer una selección de las convocatorias que generaron algún tipo de convenio. X X X X X X CONVOCATORIAS DE COOPERACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA 042 02 104 Convocatorias en Idiomas a Sectores Estratégicos de Clase Mundial X X Solicitud de Ministerios X Concertación de Términos de la Convocatoria con Sectores Estratégicos X Remisión de Términos al Ministerio Aprobación de Términos por el Ministerio Remisión a Centros de Formación Profesional X X X Evaluación de Resultados de la Convocatoria X INFORMES CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL 3 Grupo Innovación Tecnológica Para la Formación Profesional Integral SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 08 Copia Archivo Gestión Soporte Electró nico Informes de Gestión X Informes Anexos al Informe Informe Indicadores de Gestión Tecno-Parque Informes Anexos al Informe Informe Ejecución Metas en Formación Virtual Informes Anexos al Informe Informe Seguimiento de Cursos Virtuales: Titulada o Complementaria Informes Anexos al Informe Informe de Seguimiento al Desempeño de Tutores Informes Anexos al Informe Informe de seguimiento Tutores Virtuales Informes Anexos al Informe Manuales 1 Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF 4 SE Tecnologia de Conservación M D S E X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL 4 Grupo Innovación Tecnológica Para la Formación Profesional Integral SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
