tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
1-2028
001
02
11
061
02
ACTAS
Actas Brigada Emergencia
Copia
Convocatorias a Elección
Inscripciones de Candidatos
Formato Verificación de Candidatos inscritos
Instructivo Electoral
Modelo de Voto
Designación de Jurados
Avisos de Invitación a Comisiones Electorales
Acta de Instalación de Mesa
Registro General de Jurados
Actas de Comisión Escrutadora
Formato de Recibo y/o Devolución de
documentos Electorales
Registro de Sufragantes
Registro General de Votantes
Actas de Escrutinio General
Lista General de Votantes
Comunicación de Notificación de Elección
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
x
1
9
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
x
1
9
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
2
1
X
Citaciones a Reunión
Actas de Reuniones
Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad
en el Trabajo (COPASO)
Citaciones a Reunión
Actas de Reunión del Comité
Anexos al Acta
ELECCIÓN DE REPRESENTANTES
Elección Representantes Comité Paritario de
Salud Ocupacional (COPASO)
Disposición
SF
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. No genera valores
secundarios.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
1
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
X
Resolución de Conformación Oficial del
Comité de salud Ocupacional
063
Copia
Soporte
Electró
nico
065
04
X
X
170
08
5
0
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Documentos de trámite. Cumplido el
tiempo de retención se puede eliminar.
No genera valores secundarios.
X
X
ESTUDIOS
Estudios de Seguridad y Salud en el Trabajo
Historias Médicas Ocupacionales
5
5
x
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. Evidencia datos
estadísticos que están soportados en informes
anuales de gestión.
X
1
9
X
Conservar totalmente, como evidencia de la
atención medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario
X
1
9
X
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos
programas, que por su características hayan
marcado un hito histórico en la entidad.
x
Planes de Emergencia
Programas de Seguridad y salud en el Trabajo
Panorama de Riesgos
HISTORIAS CLINICAS
03
Central
X
x
091
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
X
ESTADISTICA OCUPACIONAL
Reportes de Ausentismo
Reportes a Accidentalidad
Disposición
X
X
X
X
Formato de Apertura de la Historia
Valoraciones médicas especializadas
Ordenes de Exámenes de Laboratorio
Resultados de Exámenes
Remisiones a E.P.S
PROGRAMAS
X
X
Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
X
X
X
X
X
X
X
Invitación a Funcionarios
Relación de Participantes
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
2
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electró
nico
08
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
Central
1
4
Tecnologia de
Conservación
SF
SE
X
X
M
D
S
E
X
Evaluación del Programa
INFORMES
104
Disposición
X
Informes de Gestión
Informe
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
3
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012