tabla de retención documental
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Cod. Regional 104 Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF Tecnologia de Conservación SE M D S E INFORMES +1010 03 Informes a Organismos de Control X X 1 9 1 4 1 4 X X X Conservar en soporte electrónico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. X Documento de trámite, cumplido el tiempo de retención se debe eliminar. El original del informe de comisión queda anexo a la legalización de la orden de viaje. X X Informes Anexos al Informe Requerimientos Respuestas a Requerimientos X X 06 Informes de Comisión X X X X X X X 08 Solicitud o autorización de desplazamiento Solicitud de CDP Orden de Viaje Informe de Comisión Informes de Gestión X X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. De la Dependencia Informe X X Anexos al Informe Informe Regional X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 1 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Central 1 4 X M D S E Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. X Indicadores de Gestión X CONTRATOS 02 SE X Informes 040 SF Tecnologia de Conservación X INDICADORES 01 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Archivo Gestión X Solicitudes de información a Dependencias Informe de Dependencias Informe Consolidado Regional 102 Copia Soporte Electró nico Disposición X Contratos Prestación de Servicios Personales Etapa Preparatoria Solicitud de Contratación Solicitud de Disponibilidad Documental Certificación de Disponibilidad Presupuestal Etapa Precontractual Anexo 1. Certificación Relaciones Laborales Anexo 2. Estudio Previo de conveniencia y Oportunidad Anexo 3. Autorización del Director General Anexo 4. Certificado de capacidad e idoneidad Publicación Página Web Sena Oferta de Servicios Hoja de Vida con Soportes Formato Único de Hoja de Vida X X X 0 20 X X Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 2 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Fotocopia de la Cédula Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de la Contraloría Fotocopia libreta Militar X Régimen Único Tributario (RUT) X Afiliación EPS y Pensiones X Certificación Cuenta Bancaria X Copia Soporte Electró nico Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Archivo Gestión Central 2 3 SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X ÁREA DE COBRO COACTIVO 034 01 COBRO COACTIVO Cobro Coactivo Cuota Parte Pensional Titulo Ejecutivo X Cuenta de cobro Consulta previa de la Cuota Parte Pensional Respuesta a la consulta de la cuota parte Requerimiento de pago Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones X X X X X X X X X X X X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 3 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 02 Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario Demás documentos propios de la ejecución coactiva Cobro Coactivo Doble Mesada Pensional Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X Titulo Ejecutivo X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 4 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 03 Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF Cobro Coactivo Ejecución de Sanciones Disciplinarias Titulo Ejecutivo 04 SE Tecnologia de Conservación M D S E Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario. X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Acuerdos de Pago Solicitud de Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Acuerdo de Pago Cobro Coactivo Excedentes del Servicio Médico Asistencial Titulo Ejecutivo PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X X X X X X X X X X X X X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario X Constancia de notificación X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 5 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 05 Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdos de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Cobro Coactivo Multas impuestas por el Ministerio de Trabajo Titulo Ejecutivo Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X X x X X X X X X X X X X X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 6 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 06 Acuerdos de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Garantía del acuerdo de pago Constancias de pago Solicitudes de Paz y Salvo Cobro Coactivo Obligaciones Contractuales. Titulo Ejecutivo Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X X X X X X X X X X X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdos de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X X X X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 7 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 07 Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Cobro Coactivo Reintegros por Indemnización Titulo Ejecutivo Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X X Surtidos los trámites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario. X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 8 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 08 Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición Central SF SE Tecnologia de Conservación M D Cobro Coactivo Aportes Parafiscales Titulo Ejecutivo) 09 E X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Cobro Coactivo Aportes al FIC Titulo Ejecutivo X X X X X X Surtidos los trámites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario. X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago S Surtidos los trámites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario. X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones PROCEDIMIENTO Final CT Archivo X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 9 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Mandamiento de pago X X X X X X X X X X X Archivo Gestión Central PROCEDIMIENTO Final CT Archivo SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X Comunicaciones de embargo y secuestro Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones 10 Copia Soporte Electró nico Disposición X X X Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva Cobro Coactivo De Multas Por Incumplimiento en Cuotas de Aprendizaje Titulo Ejecutivo X X X X X Surtidos los trámites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario. X Constancia de notificación Constancia de Ejecutoria Requerimiento de pago Cuenta de cobro Requerimiento persuasivo Solicitudes de investigación de bienes Solicitud de Acuerdo de Pago Acuerdo de Pago Mandamiento de pago Comunicaciones de embargo y secuestro X X X X X X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 10 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Escrito de excepciones Resolución que resuelve excepciones Resolución que resuelve recurso de reposición Constancias de notificación (personal, por correo, por web o por diario) Demás documentos propios de la ejecución coactiva INFORMES Informe de Gestión 104 Copia Soporte Electró nico Archivo Gestión Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X X X X X X 08 X 1 4 X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. X X X Informes de Gestión de cada regional Anexos al Informe Control y seguimiento a los informes CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCIÓN REGIONAL 11 DESPACHO DIRECTOR SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
