tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Código
Regional
+1060
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
PROCESO: ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
12
ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL
01
02
X
X
Acciones de formación Profesional de Curso
Complementarios
Listado de Aprendices Participantes en una
Acción de Formación
Emisión de Juicios Definitivos
Acciones de Formación Profesional de
Cursos Titulados
Listado de aspirantes seleccionados
Aprendices participantes en una acción de
formación
Acta de ingreso con soportes
o ficha de caracterización
o ficha de matricula
o Fotocopia documentos de identidad,
o diploma de bachiller
Planillas de Evaluación (Emisión de juicios
evaluativos parcial)
Evaluaciones definitivas Emisión de juicios
definitivos
Novedades
X
1
0
X
Las Acciones de formación se registran en el
aplicativo Sofia Plus, los soportes se
conservan en medio electrónicos. Si la
documentación se encuentra en soporte
físico se pueden eliminar porque no soportan
valores secundarios, terminado el valor
administrativo carece de los demás valores.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
1
Grupo Administración Educativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
31/10/2012.
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
032
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
CERTIFICACIONES
01
Certificaciones de Alumnos
X
01
0
.
X
X
X
Listado de Inscritos
X
X
Selección de Aspirantes
X
X
X
X
Adjudicación de Apoyos de Sostenimiento
INFORMES
08
5
Se conserva totalmente porque soporta
valores secundarios
X
X
Actas y/o Constancias
CONVOCATORIAS
Convocatorias de Apoyos de Sostenimiento
Convocatoria
104
0
X
Certificaciones de Estudio
043
5
Informes de gestión
X
Informes
Anexos al Informe
Informe de Unidades de Información Técnica y
Bibliotecas
Estadísticas sobre prestación del servicio
Consultas
Préstamos
Catalogo estructurado
Programas de formación
Oferta Educativa
1
4
X
Se elimina cumplido el tiempo de retención
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada
en la Dirección de Planeación, por tanto se
elimina una vez culminado el tiempo de
retención.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
2
Grupo Administración Educativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
31/10/2012.
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del
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Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
105
Copia
INGRESO Y SELECCIÓN DE APRENDICES
01
02
153
Oferta Complementaria
Solicitud
Respuesta a la solicitud
Listado Aspirantes Presentados por
Empresa
Oferta Titulada
Oferta Educativa Trimestral
Programación Charlas Informativas para la
Oferta Educativa
Listado Cursos indicados en un Rango de
Fechas por Centro y Tipo de Curso o Salida
Listado de Aspirantes Citados para
aplicación de Pruebas en Línea
Prueba Fase dos
Programa Taller de Selección y Entrevista
Registro de Asistentes a taller
Puntaje Obtenido en el Proceso de
Selección
Entrevista
11
1
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
0
E
X
Documento informativo, se elimina cumplido
el tiempo de retención
X
Documentos de trámite, evidencian el
cumplimiento de funciones de la
dependencia. Se elimina cumplido el
tiempo de retención
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5
0
1
9
X
X
Consolidado de Oferta Educativa
Publicación Servicios y Oferta Educativa
PROGRAMAS
Archivo
Gestión
X
OFERTA EDUCATIVA
170
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
X
Cumplido el tiempo de retención se conserva
totalmente.
Programas de Formación
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
3
Grupo Administración Educativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
31/10/2012.
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del
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Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Catalogo Estructurado
Programas de Formación
104
Copia
X
X
Archivo
Gestión
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
INFORMES
08
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
Informes de Gestión
Informes de seguimiento
1
4
x
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada
en la Dirección de Planeación, por tanto se
elimina una vez culminado el tiempo de
retención.
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
4
Grupo Administración Educativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
31/10/2012.
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL
5
Grupo Administración Educativa
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
31/10/2012.
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del