tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
1-7075
SERIE
SUBSERIE
001
10
042
Soporte Físico
Original
ACTAS
Actas de Comisión Nacional de Proyectos
Copia
X
Anexos
X
Archivo
Gestión
Central
X
1
9
X
1
9
0
20
X
040
SF
SE
X
X
M
D
S
E
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas.
X
Convenios Universidades
Etapa Preparatoria Solicitud de CDP
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Etapa Precontractual Remisión Grupo de Convenios
CONTRATOS
X
X
Cumplidos los trámites, hacer una selección de
las convocatorias que generaron algún tipo de
convenio.
X
X
X
X
Formato de radicación convocatoria
Pliego de convocatoria
Adendas
Publicación de proyectos Viables
Evaluación Técnica
Acta de Viabilidad de Comisión nacional de
Proyectos
Acta Aprobatoria del Consejo Directivo
Nacional
CONVENIOS
07
Tecnologia de
Conservación
X
CONVOCATORIAS DE COOPERACIÓN Y
ASISTENCIA TÉCNICA
Convocatoria Cooperación y Asistencia
Técnica
041
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
X
Convocatorias
Actas
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
Una vez terminado el tiempo de retención se hace
una selección por muestreo cualitativo y
representativo con la misión de la entidad y se
digitaliza.
X
CONVENCIONES
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÒN PARA EL TRABAJO
1
Grupo de Investigación, Desarrollo e Innovación
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Carlos Eusebio Lugo Silva, Coordinadora Grupo de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación
Versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
01
Soporte Físico
Original
Contratos de Adquisición de Bienes y
Servicios (Compraventa, Suministro,
Mantenimiento, Obra: Licitación,
Convocatoria Pública e Invitación Pública)
Etapa Preparatoria Diagnóstico de Necesidades
Solicitud C.D.P.
Disponibilidad Presupuestal
Certificado de Exclusividad
Etapa Precontractual Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Autorización Contratación
Anexos de Contratación
Precotización
INFORMES
104
08
Copia
Soporte
Electró
nico
X
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
X
0
20
X
1
4
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
X
S
E
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
Informe
CONVENCIONES
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÒN PARA EL TRABAJO
2
Grupo de Investigación, Desarrollo e Innovación
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Carlos Eusebio Lugo Silva, Coordinadora Grupo de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación
Versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.