ANEXO 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
1-2022
001
05
ACTAS
Actas Comité Administración de Documentos
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
X
X
X
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
SF
SE
9
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
1
9
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
1
1
X
Convocatorias
Actas
16
Copia
Disposición
X
Anexos
Actas disposición Final de Documentos
X
Actas de Eliminación
X
Anexos
X
X
Actas de Microfilmación
036
Actas Iniciales y Finales de Microfilmación
X
Actas Aclaratorias
X
Planillas de Revelado y Control de Calidad
X
COMPROBANTES
01
46
01
X
Comprobantes de entrega de Comunicaciones
y Otros envíos Postales
Planillas por Dependencia, Regionales y
medio Externo
Solicitudes de envíos especiales, Reclamaciones
y Perdidas
Reclamos
Respuestas
CONSECUTIVO
Consecutivo de Acuerdos
X
Se elimina porque no genera valores
secundarios. Solamente soporta la gestión
X
X
X
X
X
1
9
X
X
X
Se conserva totalmente.
Refleja decisiones
administrativas de obligatorio cumplimiento y
genera valores secundarios.
Se digitaliza
certificadamente para facilitar y agilizar la
consulta.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
1
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
-
Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
X
Acuerdos
02
Consecutivo de Resoluciones
Archivo
Gestión
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
X
1
9
X
X
X
Se conserva totalmente.
Refleja decisiones
administrativas de obligatorio cumplimiento y
genera valores secundarios.
Se digitaliza
certificadamente para facilitar y agilizar la
consulta.
X
Se conserva totalmente.
Refleja decisiones
administrativas de obligatorio cumplimiento y
genera valores secundarios.
Se digitaliza
certificadamente para facilitar y agilizar la
consulta.
X
X
X
Resoluciones
Actas de Posesión
Actas de Notificación
03
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
Consecutivo de Circulares
X
X
2
3
X
Circulares
04
Comunicaciones
103
Cumplido el término de retención se eliminan las
comunicaciones en
soporte papel, que no
formen parte de una serie documental
específica.
Consecutivo de Correspondencia Recibida
X
INDICES CONSECUTIVOS
01
02
03
X
Índices Consecutivos Autorización
Contratación
Autorizaciones de Contratación
Índices
Índices Consecutivos Convocatorias y
Licitaciones
Índices
Índices Consecutivos de Acuerdos
Índice s
1
4
X
Documento de control. Se elimina cumplido el
tiempo de retención porque terminado su valor
administrativo, no soporta valores secundarios.
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
2
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
04
05
06
07
08
09
40
Índices Consecutivos de Circulares
Archivo
Gestión
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
Índice de Circulares
Índices Consecutivo Comunicaciones
Producida
Índices
X
X
Índice Diario de Correspondencia
producida
Índice Consecutivo Comunicaciones
recibidas
Índice Diario de Correspondencia
Recibida
Índices Consecutivos Contratos
Índices de consecutivo de Contrato
Índices Consecutivos de Convenios
X
Índices de consecutivo de Convenios
Índices Consecutivos Resoluciones
Índice de Resoluciones
X
CONTRATOS
01
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
19
X
X
X
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta
Contratos de Adquisición de Bienes y
Servicios (Compraventa, Suministro,
Mantenimiento, Obra: Licitación,
Convocatoria Pública e Invitación Pública,
selección Abreviada, Concurso de Meritos,
Contratación Directa y Mínima Cuantía)
Etapa Preparatoria
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
3
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Solicitud Necesidad de la Contratación
Certificación verificación Plan Anual de
Compras o Programas Mantenimiento,
adecuaciones y construcciones
Autorización Previa
Anexo 6. Estudio y documentos Previos de
Conveniencia Oportunidad
Modificación Estudio y documentos previos
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Aviso de Convocatoria
Modificaciones Estudios y Documentos
Previos
Invitación Pública
Acto Administrativo que justifica la
contratación Directa
Proyecto de Pliego de Condiciones
Observaciones Proyecto e Pliego de
Condiciones
Respuesta a las Observaciones Proyecto
Pliego de Condiciones
Manifestaciones
para
Limitación
de
Convocatoria a My Pimes
Constancia Pública de las Observaciones y de
las respuestas a las observaciones
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Etapa Precontractual
Control
de
Ingreso
de
Documentos
(F001-P003-DG)
Acto de Apertura al Proceso de Selección
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
4
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Acto de Suspensión del Proceso
Pliego de Condiciones Definitivo
Constancia Publicaciones SECOP Pliego de
condiciones Definitivo
Adedas
Acta de Audiencia para Precisar Contenido y
Alcance de Pliego de Condiciones
Acta de Audiencia para Revisión y Asignación
de Riesgos
Manifestación de Interés en Participar
Resolución Mediante la cual Conforma la Lista
corta
Acta de Audiencia para Notificar la
Conformación de Lista Corta
Invitación a Precalificados para Presentar
Oferta
Conformación lista Posibles Oferentes y Acta
Audiencia de Sorteo
Constancia Publicación secop de la Lista
Oferentes
Acta o Informe de Cierre de Proceso y
Constancia de Recepción de Propuestas
Ofertas Presentadas
Constancia Designada del Comité Evaluador
de Propuestas de la Comunicación a sus
Integrantes
Acta de Apertura de Urna
Expedición de Aceptación de Ofertas
Publicación de la Invitación en Pagina Web
Sena
Copia
Soporte
Electró
nico
X
X
X
X
X
X
X
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Informe de Evaluación de las Propuestas:
Jurídica; Técnica, Económica, Financiera
Cuadro Comparativo de Ofertas
Informe del Comité Evaluador sobre la
Evaluación de las Propuestas
Publicación SECOP Informe Evaluación de
Propuestas y de traslado del Informe según el
caso.
Constancia
Verificación
Interna
sobre
cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y
Contratación de Aprendizaje
Observaciones a Informe Comité Evaluador
Acta de Audiencia de Adjudicación
Resolución de Adjudicación
Notificación de Resolución de Adjudicación
Oferta
Copia
Soporte
Electró
nico
X
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Etapa Contractual
Control
de
Ingreso
de
Documentos
(F001-P003-DG)
Contrato Radicado o carta de Aceptación
Certificado de Registro Presupuestal
Recibo de Pago Publicación del Contrato
Recibo de Pago de Impuesto de Timbre
Póliza de Garantías Exigidas
Adiciones,
Modificaciones,
Aclaraciones,
Prorrogas, Otro si al Contrato
Pólizas de Garantía con Ocasión de Adiciones
o Prorrogas al Contrato
Acta de Inicio del Contrato Cuando se
Requiere
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
02
Actas de Suspensión y Reanudación del
Contrato
Certificación del Supervisor y/o Interventor
sobre Recibo a Satisfacción para Pago
Informes Periódicos del Supervisor y/o
Interventor de Contrato
Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista
Comprobantes de Entrada a Almacén;
Órdenes de Pago y Comprobantes de Egreso
Actas
de
Instalación
y
Puesta
en
Funcionamiento de los Bienes
Comprobante de Egreso de Anticipo
Carta Contratista sobre Información Bancaria
para Transferencias Electrónicas
Resolución de Incumplimiento y Multas
Constancia de Notificación de la Resolución
Recursos contra la Resolución
Resolución por la cual se Decide Recursos
Interpuestos
Comprobantes de Pago y soportes
Etapa Pos Contractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Acta de Liquidación junto con los Soportes
Requeridos
Contratos de Prestación de Servicios
Personales
Etapa Preparatoria Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Solicitud de Contratación
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Etapa Precontractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Certificación de verificación de Inexistencia de
Personal de Planta
Certificación de Inexistencia de Personal de
Planta
Autorización para Contrataros con Objetos
Iguales
Autorización Contratación de Servicios
Personales para Centros de Formación
Cotización y/o Oferta de Servicios
Formato Único de Hoja de Vida
Copia
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
Secretaria General o Director de Formación
Profesional
Director Regional
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fotocopia de cédula de Ciudadanía
Fotocopia Libreta Militar
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado Antecedentes Disciplinarios
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Idoneidad
Fotocopia RUT
Fotocopia RIT
Archivo
Gestión
X
Fotocopia de Diplomas y Certificaciones
de Estudio
Certificaciones de Experiencia Laboral
Formato Único de Declaración Juramentada
de Bienes y Rentas
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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8
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Documentos de Afiliación a Salud, Pensiones
y ARL.
Certificación Bancaria
-Etapa Contractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Contrato Firmado y Radicado
Registro Presupuestal
Póliza Aprobada
Constancia de publicación en el SECOP
Designación de Supervisor y/o Interventor
Concepto de Exámenes Ocupacionales
Pagos y Soportes de Pago
Actas de Suspensión del Contrato
Actas de Reanudación del Contrato
Adición y/o Prórroga
Solicitudes de Adición y/o Prórroga
Solicitud de de Disponibilidad Presupuestal
Adiciones y/o Prorrogas
Registro Presupuestal
Ampliación de Póliza Aprobada
Modificaciones
Solicitud de Modificación
Modificación
Cesiones
Solicitudes de Cesión
Cesión
Documentación Soporte de la Cesión
-Etapa Pos -Contractual -
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
9
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
-
Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Acta de Liquidación y/o Terminación
Informe Final
Relación de Pagos al Contratista
Certificación de Cumplimiento a Satisfacción
del Objeto del Contrato
41
04
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
CONVENIOS
X
Convenios de Cooperación Nacional E
Internacional
X
1
X
19
X
X
Una vez terminado el tiempo de retención se
hace una selección por muestreo cualitativo y
representativo con la misión de la entidad y se
digitaliza.
ETAPA PREPARATORIA
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
X
Acta de Aprobación de los Proyectos
X
Anexo 2 Estudio de Conveniencia y
Oportunidad.
X
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
X
Concepto Técnico sobre Viabilidad
X
Solicitud Disponibilidad Presupuestal
X
Documentos de Intención
X
Ficha Técnica del Proyecto
Plan Operativo
Proyecto Convenio Marco
ETAPA PRECONTRACTUAL
X
X
X
CONVOCATORIA
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
10
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Proyecto (Plan Operativo/ Términos de
Referencia).
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
Representación Legal
X
Certificado Cámara de Comercio
X
Fotocopia Cédula de Ciudadanía
Fotocopia RUT y NIT
X
X
Certificado Revisor Fiscal
X
Certificación de Aportes
X
Paz y Salvo de la Contraloría
X
Acta de Viabilidad Técnica del Proyecto
(Comisión Nacional de Proyectos)
Aprobación de Proyectos (Consejo Directivo
Nacional)
CONVENIOS INTERNACIONALES
X
X
Proyecto (Plan Operativo / Términos de
Referencia).
X
Aceptación del ente Internacional
X
Representación Legal
X
ETAPA CONTRACTUAL
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
X
Minuta Convenio
X
Certificado de Registro Presupuestal
X
Póliza Aprobada
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
11
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
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Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Recibo de Publicación Diario Único de
Contratación.
Designación Coordinador o Interventor
Pago de Anticipo
Actas de Comité
Acta de Inicio
Avales de Interventoría
Anticipo
Desembolsos
Informe Conveniente
Conceptos de Interventoria, supervisión o
Coordinación.
Transferencia de Rendimientos Financieros
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
MODIFICACIONES ADICIONES O PRORROGAS.
Modificación Convenio y Soportes (otro si)
Modificaciones y Soportes
Adición con Soportes
Modificación / Suspensión / Prorroga y
Soportes.
Suspensión de Convenios con Soportes
Prorroga Convenio y Soportes
Prorroga y Soportes
ETAPA POSCONTRACTUAL
(LIQUIDACION)
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Aval para Liquidación
Estudio Financiero
Reintegros
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
12
Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
-
Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Archivo
Gestión
Central
1
99
106
INVENTARIOS DOCUMENTALES
X
X
Inventario Documental (F001-P003-GD)
PROYECTOS
X
X
171
189
02
211
Proyectos para la Gestión de las
Dependencias
X
Proyectos
Informes de Actividades
Ayudas memoria
REGISTROS
Registros del servicio de Información y
consulta
Solicitud de Información
Consulta de Documentos (F001-P005-GD)
Solicitud de Préstamo
Préstamo de documentos (F002-P005-GD
X
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
X
Identificación de Registros (F001-P3-GD)
Tablas de Retención por Dependencia
(F002-P001-GD)
212
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Tecnologia de
Conservación
SF
SE
X
X
M
D
S
E
X
X
Resolución de Liquidación
Acta de Liquidación y Soportes
03
Disposición
Se conserva totalmente. Son de permanente
actualización
X
X
Seleccionar cualitativamente aquellos proyectos
que por sus características incidieron
notablemente en el cumplimiento de la misión de
la entidad. Cumplido el tiempo de retención
eliminar con Acta de Eliminación los Proyectos
que no tuvieron ninguna incidencia.
X
Documento de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar.
1
9
1
0
X
1
9
X
X
Herramienta archivística de permanente
actualización,
X
1
9
X
X
Conservar totalmente, como evidencia del
cumplimiento del programa de gestión
documental y de la aplicación de la Tabla de
Retención Documental.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
Versión 2013
-
Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
102
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Archivo
Gestión
Central
1
4
x
Documento de control. Se elimina cumplido el
tiempo de retención porque terminado su valor
administrativo, no soporta valores secundarios.
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
dependencia. Esta Información está consolidada
en la Dirección de Área.
SF
SE
M
D
S
E
INDICADORES
01
Indicadores de Gestión
X
X
Informes
Identificación de Registros (F001-P3-GD)
INFORMES
104
08
X
Informes de Gestión
X
X
X
X
Informes
Anexos a Informes
Informes Estadísticos sobre comunicaciones
pendientes de trámite
Informes
Anexos a Informes
Informes Estadísticos sobre documentación
tramitada
Informes
Anexos a Informes
X
X
X
X
X
Informes Estadísticos sobre costos de correo
X
X
Informes
Anexos a Informes
Informes Estadísticos sobre Transferencias
documentales
Informes
Anexos a Informes
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
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Grupo de Administración de Documentos
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos
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