REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y FINANCIAMIENTO AGROPECUARIO RURAL - 564 CÓDIGO D S 564 176 HOJA Nº RETENCIÓN SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SB g * * * * * * * * ATENCIÓN AL USUARIO PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS Petición Solicitud de Documentos Consulta Queja Reclamo Sugerencia Respuesta Traslado Archivo de Gestión Archivo Central 1 Versión No. ___5___ DISPOSICIÓN FINAL CT E MT S 9 X X 1 19 X X 1 19 X X 1 19 X X 1 DE _______ 2 RECUPERACION PROCEDIMIENTOS FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES UBICACIÓN DE EXPEDIENTES Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que defina la Entidad y serán transferidos al Archivo Histórico. Por Tema y/o por Año Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que defina la Entidad y serán transferidos al Archivo Histórico. Por Entidad, Tema y por Año Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que defina la Entidad y serán transferidos al Archivo Histórico. Por Entidad y por Año Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se migrarán a un medio ttécnico que defina la Entidad y serán transferidos al Archivo Histórico. Por tema Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Disco C o D del responsable de la elaboración de proyecto de norma De acuerdo con la Circular 0058 del 5 de diciembre de 2012 los documentos que conforman la Subserie Participación en OCAD, se centralizan en la Subdirección Territorial y de Inversiones Públicas en el respectivo expediente Por Municipio y por Año * Suspensión * Aclaración * Peticiones Entre Autoridades 564 08 27 g CONCEPTOS Conceptos Técnicos c Agropecuario y Rural de Comercialización y Financiamiento * Solicitud * Concepto 564 g INFORMES 03 44 c Informes de Apoyo Técnico a Negociación Internacional Bilateral y/o Multilateral * Solicitud * Informe 564 148 g FORMULACIÓN DE POLÍTICAS * Solicitud * Respuesta * Proyecto de Norma * Informe de Comisión * Seguimiento * Invitación * Estudio 564 284 g PARTICIPACIÓN EN OCAD * Convocatoria * Resolución de Delegación * Acta * Acuerdo * Informe de Comisión * Solicitud de Concepto Técnico * Concepto Técnico * Remisión de Información * Excusa 564 19 g PARTICIPACIÓN COMITÉS * Delegación * Invitación F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3) EN REUNIONES DE CONSEJOS, JUNTAS O 1 4 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la subserie Nombre del Comité, Junta o Reunión y por Año Participación en Reunión de Consejos, Juntas y Comités se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el proceso de picado. Página 1 de 2 Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Subdirección Administrativa DNP REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y FINANCIAMIENTO AGROPECUARIO RURAL - 564 CÓDIGO D S HOJA Nº RETENCIÓN SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SB Archivo de Gestión Archivo Central E MT Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que De acuerdo con lay serán Circular 0062 del al 28Archivo de diciembre de 2012 los documentos que defina la Entidad transferidos Histórico. conforman la Serie Viabiilización de Proyectos, alimentan los expedientes creados en la Subdirección de Proyectos de Regalías. g VIABILIZACIÓN DE PROYECTOS 287 * * * * * * RECUPERACION PROCEDIMIENTOS S * Control de Asistencia F-GDH-09 * Informe de Comisión * Documentos Soporte 564 Versión No. ___5___ DISPOSICIÓN FINAL CT Solicitud de Viabilización Solicitud de Información Recibo de Información Concepto de Viabilización Carta de Intención de Recursos Respuesta a la Secretaría Técnica 2 DE _______ 2 FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES UBICACIÓN DE EXPEDIENTES Archivo de Gestión Centralizado Sistema de Gestión Documental Orfeo Código BPIN, Nombre Proyecto, Municipio y Departamento CONVENCIONES : g = SERIE DOCUMENTAL c = SUBSERIE DOCUMENTAL * Firma responsable : Jefe de Archivo = TIPOLOGÍA DOCUMENTAL CT = CONSERVACIÓN TOTAL E = ELIMINACIÓN Fecha: MT = MEDIO TÉCNICO (Microfilmación-Digitalización) S = SELECCIÓN F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3) Página 2 de 2 Subdirección Administrativa DNP