2. ALCANCE Establecer y mantener mecanismos de control que
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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO Código: SGC-PCT-02 TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO: CONTROL DE REGISTROS Versión: 01 Página: 1 de 3 1. OBJETIVO(S) Establecer y mantener mecanismos de control que permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad así como de su operación eficaz. 2. ALCANCE Inicia con la creación de un registro y finaliza con la clasificación, archivo y/o almacenamiento del mismo. 3. DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Clasificación: Acción de organizar los registros según un criterio definido. Esta acción hace más eficaz el acceso y el empleo de los registros. Conservación: Tiempo durante el cual se retienen los registros. Disposición: Se refiere a las acciones a tomar una vez el registro ha superado el tiempo de retención, es decir, si el registro se microfilma, se elimina, etc. Documento: Información y su medio de soporte. NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". NOTA 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1: "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2: La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. NOTA 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. NOTA 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: SGC-PCT-02 TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 01 NOMBRE DEL DOCUMENTO: CONTROL DE REGISTROS Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicio. Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano Decreto 4485 de 2009: Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Resolución 1761 de 2008: Manual de Procesos y Procedimientos de la Defensoría. Resolución 1069 de 2009: Por medio de la cual se modifican las tablas de retención documental de la defensoría del Pueblo, correspondientes al proceso de Direccionamiento Estratégico y los procesos de soporte de la entidad. Resolución 1036 de 2011: Por medio de la cual se modifican las tablas de retención documental de la defensoría del Pueblo, correspondientes a los procesos misionales de la entidad, serie de contratos y manual de archivo de la Defensoría del Pueblo. Circular 035 de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2004 - Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados. 4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ELABORÓ Cargo: Profesional Especializado/Tecnico Administra. Nombre: Grupo de Sistema de Gestión de Calidad de Planeación. Firma: Nº. 1 2 Página: 2 de 3 ACTIVIDAD NATURALEZA REVISÓ Cargo: Jefe Oficina de Planeación APROBÓ Comité de Coordinación de Control Interno Nombre: Leonardo Rodríguez Acta de Aprobación Nº.: Firma: Fecha de aprobación: 5. PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO TIEMPO INICIO Identificar los registros asociados a los procedimientos V Cuando se elabore o modifique un procedimiento, se deben relacionar los Profesional designado registros a los que haya lugar en la columna por el Líder del Documento a modificar dispuesta para tal fin, incluyendo el proceso nombre y el código del documento. 1 hora 1 hora 3 Solicitar a Planeación el ingreso de los registros en el Listado Maestro de documentos H Esta actividad se realizará de acuerdo con Profesional designado Solicitud de lo establecido en el procedimiento de por el Líder del modificación o Elaboración y control de Documentos. proceso documentos 4 Verificar que el registro se encuentre relacionado en la tabla de retención documental. H Es necesario verificar que se encuentre Profesional designado asociado en la tabla de retención que por el Líder del corresponda. proceso 1 elaboración, anulación de 5 días PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: SGC-PCT-02 TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 01 NOMBRE DEL DOCUMENTO: CONTROL DE REGISTROS Nº. ACTIVIDAD Página: 3 de 3 NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO H La solicitud escrita debe ser enviada al proceso de Gestión Documental. H Este trabajo debe hacerse conforme a lo Profesional designado dispuesto en la tabla de retención y a los por el Líder del Documentos Adjuntos lineamientos definidos en el proceso de proceso gestión documental. TIEMPO 1 5 ¿El registro se encuentra en la tabla de retención documental? SI 7 NO 6 Solicitar la actualización de la tabla de retención documental. 7 Clasificar, archivar y/o almacenar los registros. 8 FIN Nº. 4 Nº. 1 NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Profesional designado Correo electrónico por el Líder del Oficio proceso 6. PUNTOS DE CONTROL MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA 7. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 2 horas RESPONSABLE Verificar que el registro se Verificar periódicamente los registros como parte Cada vez que se genera un Profesional designado por encuentre relacionado en la de la tabla de retención documental. registro. responsable del proceso tabla de retención documental. ELEMENTO QUE CAMBIA 5 días REGISTRO el FECHA DEL CAMBIO Ajuste a las actividades del procedimiento , teniendo en cuenta la normatividad vigente y el monitoreo efectuado, cambios Abril 4, mayo 20 y noviembre 22 socializados y aprobados por el Lider y funcionarios del proceso de 2013 segun acta de fecha abril 4, mayo 20 y noviembre 22 de 2013. VERSIÓN 2
