WIKI: VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS Luis Alberto sierra Herrera Instructora: Angie Loreni Villa Loaiza ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2382213) SENA 2021 Tipos de documentos Actas de Comité de Dirección Valoración contiene el registro de cada uno de los temas tratados en las reuniones realizadas por los directivos del Instituto, en las cuales se tratan temas relacionados con la misionalidad del Instituto como son los programas de atención, cuidado, protección de los caninos, felinos y la fauna silvestre, en dichos comités se informan, ejecutan y deciden actividades que contribuyen al logro de los objetivos institucionales Comprobantes de Diario Es un documento de tipo contable en donde se registran en forma resumida las operaciones comerciales realizadas por las empresas. Para hacer los registros de las operaciones en el comprobante de Diario, es necesario que existan los Documento Comerciales que apoyan estas contabilizaciones. Son aquellos informes establecidos por norma para ser presentados a los órganos de control cuando la norma lo establece o los requieran Informes a Organismos de Control Informes de Gestión es un documento que recopila un conjunto de datos que se han efectuado durante un período de tiempo en una empresa CONTRATOS Es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que sirve como testimonio ante la ley por que justifica el gasto público, además de comprobar que se recibió o proporciono un bien o servicio Disposición final Una vez se hayan surtido todos los trámites administrativos por los cuales fue creada la documentación, y finalizados sus tiempos primarios de retención, esta documentación por evidenciar valores patrimoniales, de gran importancia para la investigación, testimonio directo de las decisiones estratégicas de la entidad, se debe conservar en su totalidad y ser transferida por medio de todos los protocolos técnicos, al archivo de Bogotá, como ente rector del Sistema Distrital de Archivos y custodio del acervo documental de la ciudad Se sugiere la eliminación la serie Comprobantes de Diario, teniendo en cuenta que la información que registra se consolida en los libros y balances anuales de contabilidad Seleccionar una muestra del formato como testimonio del trámite Una vez finalizada la gestión administrativa de la documentación, y sus tiempos de retención primaria, especialmente para aquellos informes de gestión que tienen valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales; se propone llevar a cabo una selección cuantitativa de la documentación, de alrededor del 25% por los informes generados en cada año, y dentro de este margen priorizar en la selección, con base en un criterio cualitativo, la documentación que contenga información de mayor impacto y representatividad en la historia administrativa dela entidad, teniendo en cuenta que estos informes testimonian la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control social a través de la medición de resultados Una vez finalizada la gestión administrativa de la documentación, y sus tiempos de retención primaria, especialmente para aquellos informes de gestión que tienen valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales; se propone llevar a cabo una selección cuantitativa de la documentación, de alrededor del 25% por los informes generados en cada año, y dentro de este margen priorizar en la selección, con base en un criterio cualitativo, la documentación que contenga información de mayor impacto y representatividad en la historia administrativa de la entidad, teniendo en cuenta que estos informes testimonian la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control social a través de la medición de resultados La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años Licitaciones Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo Mandato es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden elimina
