Siete Claves para la Excelencia Organizacional

Siete Claves
para la Excelencia Organizacional
Presupuestos más apretados…Tendencias económicas inciertas…Costos de mano de obra
en aumento…costo del combustible que se va a las nubes…y por cierto, la demanda de
los clientes en aumento son todas las razones por las que la necesidad de producción
eficiente y la satisfacción oportuna de pedidos es más importante que nunca.
Este documento analizará como la Excelencia
Organizacional es la clave para el éxito aún en tiempos
difíciles, guiando hacia una mayor prosperidad cuando
nuestro ambiente económico mejore. No es sólo el
equipo y el software, se trata de sólidos principios de
negocios y de cómo ahora es el momento de
implementar estas ¡Siete Claves para la excelencia
Organizacional!
6. Capacidades y destrezas de la Gerencia
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7. Motivación de la fuerza de trabajo
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8. Metas de servicios a clientes
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Si usted evaluase sus distribuciones de operación ¿qué
calificación obtendrían en las siguientes categorías? (1 =
requiere mejorar, 2 = cumple con las expectativas, 3 =
excede las expectativas)
1. Productividad, rendimiento y costo de mano de obra
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2. Mejores prácticas del sector
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3. Asociados entrenados en forma cruzada
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4. Estado de ánimo, retención y reclutamiento
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5. Precisas métricas individuales de desempeño
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Es muy común que incluso aquellas operaciones
altamente eficaces tienen oportunidades para mejorar y
éstas a menudo están ocultas por sus fortalezas. Por
ejemplo, una empresa puede estar cumpliendo con sus
metas de servicio al cliente, pero no cumpliendo
objetivos de presupuesto, productividad o costo de
mano de obra.
Para alcanzar la Excelencia Organizacional, se debe
prestar atención a varios factores que afectan aquellos
que gestionan y efectúan las tareas críticas de
distribución. Se debe hacer todos los esfuerzos para
habilitar a la Gerencia y a los asociados para que
triunfen, ya que su éxito es integral al éxito general de
la empresa.
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Siete Claves para la Excelencia Organizacional
1. Desarrollo y Alistamiento
Organizacional
Comience con el fin en mente. Para la mayoría de las
empresas, las operaciones de distribución han
evolucionado en el tiempo, más que debido a un diseño
organizacional. Esto es especialmente cierto para
empresas exitosas de rápido crecimiento; como tales, es
común encontrar que muchos de los componentes
básicos de diseño organizacional y de estructura, no
están presentes. Las razones de asociados a personal de
gestión son altas; las descripciones de cargos no
existen; los organigramas tienen vacíos; la
documentación de procesos y procedimientos es
insuficiente; los programas y políticas no se han
documentado o comunicado; los programas de
entrenamiento y comunicación son inconsistentes. Un
diseño organizacional adecuado y completo requiere
esfuerzo y alimentación de parte de varias partes
interesadas, incluyendo a operaciones, recursos
humanos y finanzas (para las políticas de pagos). Una
vez que se haya desarrollado políticas y decisiones, la
comunicación eficaz multicanal es crítica.
2. Procesos Magros
Racionalice, simplifique y estandarice. Los procesos
sólidos son la base de una distribución eficiente. Muchas
empresas han adoptado las iniciativas “TQM”, “Lean” y
“Six Sigma”, pero independientemente del método de
mejoramiento, los métodos ineficientes de trabajo y las
actividades que no añaden valor deben ser minimizados
o eliminados. A medida que los sistemas y la
automatización se tornan más complicados, es esencial
que los procesos continúen a evaluarse y a mejorarse.
Se debe comunicar las “Mejores Prácticas” a los
asociados, y ellas deben ser claras, concisas e
internalizadas. Para aumentar el sentido de propiedad,
considere llevar a cabo sesiones de lluvias de ideas con
los asociados, supervisores y gerentes, para pedirles sus
ideas, muchas de las cuales no se conocería de otras
formas. También es importante documentar procesos y
procedimientos y crear guías de entrenamiento para
reforzar y educar las mejores prácticas.
3. Entrenamiento y Entrenamiento
Cruzado
Lleva 30 días establecer un hábito. De acuerdo, muchas
de las operaciones de hoy en los DC son simples y
sencillos (p.ej. descargar y cargar). Sin embargo, la
tecnología usada en la selección puede representar un
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desafío para los asociados nuevos. El entrenamiento
debe incluir algo más que atenerse a los procedimientos,
sino que también a la secuencia de tareas, y a la
metodología para efectuar la tarea. Se debe desarrollar
los “Mejores Métodos” y compartirlos con todos los
asociados, aunque sean los de mejor o peor
rendimiento, o los nuevos. El entrenamiento debe ser
efectuado por “entrenadores” calificados o por
supervisores de primera línea. El entrenamiento cruzado
de los asociados en otras operaciones le permitirá a la
Gerencia utilizar el talento disponible según se requiera,
para el uso eficaz de las horas de mano de obra en la
instalación. Tenga presente que los asociados tendrán
que trabajar ocasionalmente en las operaciones en que
han recibido entrenamiento cruzado, de lo contrario
perderán competencia.
4. Software de Gestión de Mano de Obra
El seguimiento permite que las tareas se hagan. En
muchas empresas, el seguimiento de la productividad
aún se hace con una planilla electrónica. Las métricas
más comunes de productividad son las unidades por
hora, el costo por unidad y las horas de mano de obra,
directas/indirectas, por departamento y al nivel de la
instalación. Si bien estas métricas son adecuadas para
medir el desempeño general, no efectúan seguimiento al
desempeño o eficacia individuales, ni tampoco permiten
el feedback de los individuos. Este nivel de visibilidad es
imperativo para administrar eficazmente la mano de
obra. En el pasado, la recolección de datos para efectuar
seguimiento al desempeño individual requería tiempo y
el seguimiento de la producción vía tarjetas de registro
de tiempos, hojas de producción e informes. Sin
embargo, los avances tecnológicos, especialmente de los
proveedores WMS, han reducido significativamente la
carga administrativa y han automatizado la recolección
de datos. La mayoría de los proveedores WMS ofrece
módulos de Software de Gestión de Mano de Obra (LMS)
que están integrados a sus WMS o a un ERP. Al tener los
informes detallados que entregan información individual
de desempeño, les permite a los gerentes intervenir y
ofrecerles entrenamiento o disciplina a los asociados de
bajo desempeño, según sea el caso. Otro beneficio del
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Siete Claves para la Excelencia Organizacional
seguimiento efectivo de la productividad es que la
información se puede usar para planificar y equilibrar el
personal por área operacional, haciendo el mejor uso de
los activos disponibles de mano de obra, en el
transcurso del día.
en una forma de arte perdida. La cantidad de tiempo
invertida en el entrenamiento, tutoría, motivación y
coaching de sus asociados es mínima. El establecimiento
de metas y las evaluaciones de desempeño se reservan
para el proceso anual de revisión del desempeño. Los
gerentes deben liderar y necesitan tener contacto diario
con su gente; deben tener conocimientos de sus
operaciones al nivel de detalle de los procesos y de las
condiciones óptimas de operación. Necesitan estar
comprometidos con el desempeño de sus asociados y
eliminar los obstáculos para un desempeño exitoso.
Deben haber sido entrenados en “destrezas blandas”,
tales como técnicas de coaching y gestión del cambio.
Necesitan herramientas para el seguimiento eficaz del
desempeño y para la utilización de la mano de obra en
la instalación. Necesitan que su desempeño esté
vinculado al desempeño de su gente.
5. Estándares de Mano de Obra
Todo el mundo necesita una meta. Los estándares de
mano de obra que contemplan múltiples variables son
una herramienta objetiva para medir el desempeño
individual o de equipos y son necesarios para reflejar en
forma precisa el contenido del trabajo en las
operaciones de distribución. Al establecer las metas de
desempeño, es importante que los asociados las
perciban como realistas, justas y precisas. Si no lo son,
es frecuente que los asociados se desanimen, lo que
afecta el estado de ánimo, la productividad y la
retención. El uso de estándares de múltiples variables
permite que los estándares de mano de obra sean
“autoajustables” para responder a los inevitables
cambios a la mezcla de productos, slotting de productos
o viajes.
7. Motivación
Hay varios métodos para desarrollar estándares,
incluyendo los estudios de tiempo y movimiento, MOST
y master standard data (MSD). Hay razones a favor y en
contra de cada método, pero el resultado es el mismo:
minutos estándares permitidos (SMA). Éstos son una
medición de tiempo para las tareas que se está
ejecutando, la meta estándar en tiempo para la
operación. Al desarrollar estándares precisos y justos, se
puede establecer una meta de desempeño en toda la
instalación: 100% de Desempeño.
6. Destrezas de Liderazgo
No se limite a administrar, HAGA COACHING La mayoría
de los gerentes y supervisores ha sido entrenada para
administrar las tareas requeridas y para resolver los
problemas que ocurren en forma reactiva. Sin embargo,
muchos gerentes no están bien equipados para
LIDERAR. Muchas horas del día se gastan en el
seguimiento del estatus de pedidos o de olas, en
reuniones y en contestar mensajes de correo
electrónico, todo ello desde la comodidad de sus
oficinas. “La presencia en el patio” se está convirtiendo
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Hay “1001 formas” de recompensar a las personas. Si
desea crear un ambiente de alto desempeño, tendrá que
proporcionar múltiples formas de motivación, ya que no
todas las personas se ven influenciadas de la misma
forma. Es típico en la gente que despliegue el máximo
esfuerzo cuando hay “algo para mí”. Las tres principales
formas de motivación incluyen el reconocimiento, las
recompensas y los incentivos y son más eficaces cuando
se usan todos juntos. Los programas de reconocimiento
pueden ser públicos o personales, pero requieren la
interacción personal entre la Gerencia y el asociado.
Esto puede ser un “palmetazo en la espalda” o ser
reconocido en una reunión. Los programas de
recompensas pueden ser individuales o por equipos y a
menudo se caracterizan por regalos, sorteos, entradas o
almuerzos patrocinados por la empresa. Los programas
de incentivos normalmente proveen sus propios fondos,
en el sentido de que los ahorros de mano de obra
generados por el aumento de productividad exceden de
los pagos por incentivos, creando una situación de flujo
positivo de caja.
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Siete Claves para la Excelencia Organizacional
En resumen, la Excelencia Organizacional
requiere enfocarse en las siguientes áreas clave:
1.
Desarrollo y alistamiento organizacional
2.
Procesos magros
3.
Entrenamiento y entrenamiento cruzado
4.
Software de gestión de la mano de obra
5.
Estándares de mano de obra
6.
Destrezas de liderazgo
7.
Motivación
Los ahorros potenciales de mano de obra son
significativos, a menudo en el rango de varios
millones de dólares. El cambio cultural que se
lleva a cabo, asociados de alto desempeño con
actitudes positivas, afectará a muchas facetas de
la organización. Para alcanzar la Excelencia
Organizacional, enfóquese en las claves.
Los beneficios que se puede obtener al alcanzar la
Excelencia Organizacional:
Mayor productividad (30 - 50% con incentivos)
Menor costo de mano de obra (25 – 40%) incluyendo
menos tiempo extra y personal temporal
Visibilidad para la Gerencia del desempeño de los
asociados y de la efectividad general
Mayor capacidad operativa y volumen de rendimiento
Mejor estado de ánimo, retención y efectividad del
reclutamiento
Mayor eficacia de la Gerencia; conocimientos y
herramientas
Fuerza de trabajo motivada y enfocada en el
desempeño
Mayores niveles de servicio al cliente
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