Retroalimentacion un proceso clave de la evaluación del desempeño (1)

RETROALIMENTACIÓN
Un proceso clave de la Evaluación del
Desempeño
DIVISION DE ADMINISTRACION GENERAL
Departamento de Recursos Humanos
2013
INTRODUCCION
En el marco del Proceso de Evaluación del Desempeño y de acuerdo a orientaciones
proporcionadas por la Dirección Nacional de Servicio Civil (DNSC), instancia encargada de la
coordinación, supervisión y perfeccionamiento de las funciones de personal en los servicios de la
administración civil del Estado, se ha elaborado el siguiente instructivo e instrumento dirigido a
favorecer el procedimiento de RETROALIMENTACIÓN que todas las jefaturas directas y/o
encargados de equipos de trabajo, deben desarrollar con cada una de las personas que trabajan
bajo su dirección, con motivo de la notificación de los Informes de Desempeño y la
Precalificación, durante el presente período calificatorio.
1.
¿QUÉ ES LA RETROALIMENTACIÓN?
Retroalimentación o feedback significa "ida y vuelta“. Es, desde el punto de vista social y
psicológico, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la
finalidad de recabar información, a nivel individual o colectivo, para mejorar el funcionamiento
de una institución, organización o de cualquier grupo formado por seres humanos.
Es un proceso continuo de seguimiento y orientación que identifica el estado de avance de las
metas y compromisos del funcionario y una revisión de las fortalezas y debilidades de su
desempeño.
Es un espacio de diálogo entre jefatura y colaborador/a para definir metas, monitorear el
proceso, y revisar los resultados obtenidos en un período específico.
Su propósito es generar aprendizajes que permitan la mejora continua del rendimiento
individual, y entregar elementos relevantes para el rendimiento colectivo.
2.
¿PARA QUÉ SIRVE LA RETROALIMENTACIÓN?
 Para generar un espacio de análisis sobre las fortalezas y debilidades.
 Para expresar opiniones y observaciones en un espacio de confianza.
 Para establecer y chequear compromisos, asociados al desempeño en un periodo definido, en
relación a las funciones y tareas a cargo.
3.
RETROALIMENTACIÓN ≠ CALIFICACIÓN
Las calificaciones efectuadas al final de un período no permiten el aprendizaje de proceso, ni
aseguran que la persona aprenda. La retroalimentación persigue el aprendizaje.
Las evaluaciones no retroalimentan si se comunica sólo la nota. La retroalimentación expresa
opiniones, juicios fundados sobre el proceso, con aciertos y errores, fortalezas y debilidades,
desafíos y proyecciones.
4.
PASOS PARA UNA BUENA RETROALIMENTACIÓN
CONSIDERACIONES PREVIAS:
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Asegúrese de contar con la información necesaria y correspondiente para desarrollar la
entrevista de retroalimentación.
Mantener una actitud positiva frente a la instancia de retroalimentación.
Mantener claridad y congruencia interna.
Reforzar y reconocer los esfuerzos personales del/la evaluado/a.
Dar información a los/as funcionarios/as sobre las prioridades y pautas para su desempeño.
En caso de desacuerdo en las debilidades es recomendable generar Compromisos de
observación, es decir, acordar qué aspectos serán especialmente observados en el próximo
período en relación con la discrepancia, de modo de objetivar los juicios. Esta acción
genera por sí sola, en la mayoría de los casos, un cambio positivo, por cuanto el/la
funcionario/a visualiza un aspecto que omitía, y le brinda atención que se traduce en mejor
desempeño.
Paso 1:
Planifique la Entrevista
1.
Una entrevista no puede improvisarse, ya que:
 Invalida al/la evaluador/a
 Invalida al funcionario/a
 Invalida los juicios
2.
Utilice la información registrada en el Formulario adjunto, así como respecto del
cumplimiento de las metas y/o compromisos acordados.
Mantenga ordenada y accesible dicha información.
Analice la información, tomando precauciones para no incurrir en errores de percepción,
que alteren la información.
3.
4.
Procedimiento:
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
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
Escoja y programe el momento apropiado.
Es recomendable acordar la fecha y hora de la entrevista con el/la funcionario/a.
Destine el tiempo suficiente, de modo de adaptarse ante un eventual alargue de la
entrevista
Evite Interrupciones.
Registre permanentemente las observaciones de su contraparte
- Incorpore argumentos sólidos, concretos y precisos sobre el cumplimiento de los
objetivos y/o compromisos de rendimiento.
- Utilice el Formulario adjunto, una Hoja de Observaciones, un registro sistemático.
- Céntrese en el comportamiento de los/as evaluados/as.
Analice la información, intentando evitar errores de percepción, que alteren la
información.
Paso 2:
1.
2.
3.
4.
5.
Lidere el proceso de entrevista
Dedique el tiempo suficiente
Comience por lo positivo
Muestre al/la funcionario/a sus fortalezas y aspectos a mejorar.
Comuníquese efectivamente
- Asegúrese de ser comprendido
- Escuche activamente (al recibir un mensaje, concéntrese en éste y responda, según la
necesidad del otro)
- Escuche atentamente (diga lo que entendió, interprete lo que capto, indague más)
- Sea receptivo a nivel verbal y no verbal (mantenga el contacto visual, escuche otros
puntos de vista)
Paso 3:
1.
2.
Compromisos
Establezca acuerdos o Compromisos de Mejoramiento
Metas evaluables a corto y mediano plazo (dentro del período calificatorio).
Paso 4:
1.
2.
Desarrollo Entrevista
Cierre
Realice un breve resumen de lo tratado en la entrevista.
Clarifique los compromisos adquiridos, los plazos estipulados, y la responsabilidad de
cada una de las partes (condiciones y/o requerimientos) en el cumplimiento de estos
compromisos.
EN RESUMEN

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

La retroalimentación busca generar aprendizaje, cambios positivos, mejora continua.
No es una simple notificación, en que la jefatura “informa” a su colaborador(a) su opinión
sobre su desempeño.
La retroalimentación debe ser oportuna y esperada por el/la funcionario/a
Debe referirse a conductas susceptibles de cambiar.
Susceptibles de medición y control en un período razonable de tiempo
Ser Jefe/a y líder no es necesariamente fácil; requiere aplicar con destreza un equilibrio
combinado entre mirada de procesos y de resultados. Por ello, la retroalimentación es un
“arte”.
REGISTRO CONDUCTAS FUNCIONARIAS
Funcionario/a:
RUN:
Jefatura Directa:
Fecha:
CONDUCTAS DESTACABLES
Breve Descripción
Fecha:
Breve Descripción
Fecha:
CONDUCTAS DEFICITARIAS
Breve Descripción
Fecha:
Breve Descripción
Observaciones Funcionario/a
COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO
N°
Compromiso
Firma Jefatura y fecha notificación
Condiciones /
Requerimientos
Fecha
Cumplim.
Medio de
Verificación
Firma Funcionario/a y fecha notificación