RETROALIMENTACIÓN Un proceso clave de la Evaluación del Desempeño DIVISION DE ADMINISTRACION GENERAL Departamento de Recursos Humanos 2013 INTRODUCCION En el marco del Proceso de Evaluación del Desempeño y de acuerdo a orientaciones proporcionadas por la Dirección Nacional de Servicio Civil (DNSC), instancia encargada de la coordinación, supervisión y perfeccionamiento de las funciones de personal en los servicios de la administración civil del Estado, se ha elaborado el siguiente instructivo e instrumento dirigido a favorecer el procedimiento de RETROALIMENTACIÓN que todas las jefaturas directas y/o encargados de equipos de trabajo, deben desarrollar con cada una de las personas que trabajan bajo su dirección, con motivo de la notificación de los Informes de Desempeño y la Precalificación, durante el presente período calificatorio. 1. ¿QUÉ ES LA RETROALIMENTACIÓN? Retroalimentación o feedback significa "ida y vuelta“. Es, desde el punto de vista social y psicológico, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la finalidad de recabar información, a nivel individual o colectivo, para mejorar el funcionamiento de una institución, organización o de cualquier grupo formado por seres humanos. Es un proceso continuo de seguimiento y orientación que identifica el estado de avance de las metas y compromisos del funcionario y una revisión de las fortalezas y debilidades de su desempeño. Es un espacio de diálogo entre jefatura y colaborador/a para definir metas, monitorear el proceso, y revisar los resultados obtenidos en un período específico. Su propósito es generar aprendizajes que permitan la mejora continua del rendimiento individual, y entregar elementos relevantes para el rendimiento colectivo. 2. ¿PARA QUÉ SIRVE LA RETROALIMENTACIÓN? Para generar un espacio de análisis sobre las fortalezas y debilidades. Para expresar opiniones y observaciones en un espacio de confianza. Para establecer y chequear compromisos, asociados al desempeño en un periodo definido, en relación a las funciones y tareas a cargo. 3. RETROALIMENTACIÓN ≠ CALIFICACIÓN Las calificaciones efectuadas al final de un período no permiten el aprendizaje de proceso, ni aseguran que la persona aprenda. La retroalimentación persigue el aprendizaje. Las evaluaciones no retroalimentan si se comunica sólo la nota. La retroalimentación expresa opiniones, juicios fundados sobre el proceso, con aciertos y errores, fortalezas y debilidades, desafíos y proyecciones. 4. PASOS PARA UNA BUENA RETROALIMENTACIÓN CONSIDERACIONES PREVIAS: Asegúrese de contar con la información necesaria y correspondiente para desarrollar la entrevista de retroalimentación. Mantener una actitud positiva frente a la instancia de retroalimentación. Mantener claridad y congruencia interna. Reforzar y reconocer los esfuerzos personales del/la evaluado/a. Dar información a los/as funcionarios/as sobre las prioridades y pautas para su desempeño. En caso de desacuerdo en las debilidades es recomendable generar Compromisos de observación, es decir, acordar qué aspectos serán especialmente observados en el próximo período en relación con la discrepancia, de modo de objetivar los juicios. Esta acción genera por sí sola, en la mayoría de los casos, un cambio positivo, por cuanto el/la funcionario/a visualiza un aspecto que omitía, y le brinda atención que se traduce en mejor desempeño. Paso 1: Planifique la Entrevista 1. Una entrevista no puede improvisarse, ya que: Invalida al/la evaluador/a Invalida al funcionario/a Invalida los juicios 2. Utilice la información registrada en el Formulario adjunto, así como respecto del cumplimiento de las metas y/o compromisos acordados. Mantenga ordenada y accesible dicha información. Analice la información, tomando precauciones para no incurrir en errores de percepción, que alteren la información. 3. 4. Procedimiento: Escoja y programe el momento apropiado. Es recomendable acordar la fecha y hora de la entrevista con el/la funcionario/a. Destine el tiempo suficiente, de modo de adaptarse ante un eventual alargue de la entrevista Evite Interrupciones. Registre permanentemente las observaciones de su contraparte - Incorpore argumentos sólidos, concretos y precisos sobre el cumplimiento de los objetivos y/o compromisos de rendimiento. - Utilice el Formulario adjunto, una Hoja de Observaciones, un registro sistemático. - Céntrese en el comportamiento de los/as evaluados/as. Analice la información, intentando evitar errores de percepción, que alteren la información. Paso 2: 1. 2. 3. 4. 5. Lidere el proceso de entrevista Dedique el tiempo suficiente Comience por lo positivo Muestre al/la funcionario/a sus fortalezas y aspectos a mejorar. Comuníquese efectivamente - Asegúrese de ser comprendido - Escuche activamente (al recibir un mensaje, concéntrese en éste y responda, según la necesidad del otro) - Escuche atentamente (diga lo que entendió, interprete lo que capto, indague más) - Sea receptivo a nivel verbal y no verbal (mantenga el contacto visual, escuche otros puntos de vista) Paso 3: 1. 2. Compromisos Establezca acuerdos o Compromisos de Mejoramiento Metas evaluables a corto y mediano plazo (dentro del período calificatorio). Paso 4: 1. 2. Desarrollo Entrevista Cierre Realice un breve resumen de lo tratado en la entrevista. Clarifique los compromisos adquiridos, los plazos estipulados, y la responsabilidad de cada una de las partes (condiciones y/o requerimientos) en el cumplimiento de estos compromisos. EN RESUMEN La retroalimentación busca generar aprendizaje, cambios positivos, mejora continua. No es una simple notificación, en que la jefatura “informa” a su colaborador(a) su opinión sobre su desempeño. La retroalimentación debe ser oportuna y esperada por el/la funcionario/a Debe referirse a conductas susceptibles de cambiar. Susceptibles de medición y control en un período razonable de tiempo Ser Jefe/a y líder no es necesariamente fácil; requiere aplicar con destreza un equilibrio combinado entre mirada de procesos y de resultados. Por ello, la retroalimentación es un “arte”. REGISTRO CONDUCTAS FUNCIONARIAS Funcionario/a: RUN: Jefatura Directa: Fecha: CONDUCTAS DESTACABLES Breve Descripción Fecha: Breve Descripción Fecha: CONDUCTAS DEFICITARIAS Breve Descripción Fecha: Breve Descripción Observaciones Funcionario/a COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO N° Compromiso Firma Jefatura y fecha notificación Condiciones / Requerimientos Fecha Cumplim. Medio de Verificación Firma Funcionario/a y fecha notificación
