Documento 810115

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
1.
CÓDIGO: GD-PR-002
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
Página 1 de 3
OBJETO:
Establecer los pasos para la adecuada conservación, identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, disposición y tiempo de retención de los registros generados tanto
de origen interno como externo.
2.
ALCANCE:
Aplica a todos los registros que proporcionen evidencia de la conformidad de los requisitos
del Sistema de Gestión de Calidad.
3.
DEFINICIONES:
3.1 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
3.2 Legibilidad: que la información contenida en el registro pueda ser leída o vista con
claridad.
3.3 Identificación: son las características o codificación que define cada registro.
3.4 Medio de almacenamiento: medidas que definen la manera de almacenar los
registros (impreso, magnético, audio, video, etc.).
3.5 Área de Almacenamiento: lugar donde se encuentran almacenados físicamente los
registros.
3.6 Protección: medidas para asegurar la integridad de los registros durante su periodo
útil.
3.7 Recuperación: facilidad de acceso a los registros, teniendo en cuenta su localización
y clasificación.
3.8 Tiempo de retención: periodo durante el cual se tendrán los registros almacenados,
dependiendo de la necesidad de uso.
3.9 Disposición: después de que el registro cumple el tiempo de retención se establece
si se guarda o por último se elimina.
4.
CONDICIONES GENERALES:
4.1 Identificación: los registros serán identificados con base a los códigos definidos en
el procedimiento para el Control de documentos (GD-PR-001), con las iniciales del
proceso al cual pertenece el registro, seguido del tipo de documento y finalmente el
número consecutivo.
4.2 Almacenamiento y protección: todos los registros son contenidos en los medios que
se requieran como carpetas, archivadores, Cd, disco duro, copias de seguridad y
cualquier otro medio. Los Responsables de cada proceso designaran áreas de
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA
CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: GD-PR-002
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
Página 2 de 3
almacenamiento para su ubicación identificadas por la descripción de la
dependencia y el número consecutivo, evitando que se pierdan o deterioren. Así
mismo, se asignará el nivel de acceso para cada registro, de acuerdo con la
confidencialidad de la información en él contenida.
4.3 Recuperación: todos los registros son ubicados en sitios de fácil acceso al personal
que lo requiera para el desarrollo de sus labores, permitiendo su oportuna
recuperación.
4.4 Tiempo de retención y disposición: los Responsables de los procesos analizan los
registros y con base a la importancia deciden cuanto tiempo se almacenan (en
archivo gestión, central e inactivo), teniendo en cuenta lo estipulado por la ley. El
destino final del registro lo determina el responsable de cada proceso teniendo en
cuenta la importancia del mismo y lo establecido en la Ley.
4.5 Las disposiciones de almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición para cada registro se estipula en el listado maestro de
registros (GD-FO-015).
5.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
5.1 Los Responsables de cada proceso determinan los requisitos para el control de
cada registro e informan al Representante de la Dirección.
5.2 El Representante de la Dirección, actualiza el Listado maestro de registros (GD-FO015), registrando los requisitos establecidos para el control de cada uno de ellos.
5.3 El Responsable del Almacenamiento del registro, almacena y protege el registro de
acuerdo a lo determinado en Listado maestro de registros (GD-FO-015).
5.4 Una vez cumplido el tiempo de retención del registro de hace la disposición del
mismo de acuerdo a lo determinado en el Listado maestro de registros (GD-FO015).
6.
DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

Solicitud de elaboración o modificación de documentos (GD-FO-001)
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA
CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
7.

Listado maestro de registros (GD-FO-015).

Control de documentos (GD-PR-001),
CÓDIGO: GD-PR-002
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
Página 3 de 3
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
Descripción de cambios
APROBÓ:
Comité Calidad MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA
CONTROLADA