GAF-MA-001 Manual de Control de inventarios y

MANUAL
MANUAL DE CONTROL DE
INVENTARIOS Y MANEJO DE ALMACEN
CÓDIGO: GAF-MA -001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION
1. OBJETIVO DEL MANUAL
2. ALCANCE
3. CONDICIONES GENERALES
4. DEFINICIONES
5. ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
6. ALTA O TRASLADO DE ACTIVOS
7. BAJA O DE ACTIVOS
8. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
9 . CONCILIACION DE REGISTROS EN LAS DIVISIONES
9. VISITAS PERIODICAS A LA DIVISIONES
10. RESPONSABILIDAD Y POLIZA DE ASEGURAMIENTO
11. FORMATOS
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad MECI
Fecha: 03/10/14
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PRESENTACION
Con el propósito de mantener una adecuada administración y control que
permita unificar el criterio para el eficiente uso y aprovechamiento racional de
los recursos materiales y bienes propios de la Empresa Departamental de
Acueducto, Aseo y Alcantarillado EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, se ha
desarrollado el presente manual de almacén e inventarios.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
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Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
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1. OBJETIVO:
Proporcionar una herramienta que permita unificar criterios para
administrar los elementos de consumo, bienes muebles e inmuebles
que requiere para el cumplimiento de su actividad administrativa la
empresa de acueducto alcantarillado y aseo del Tolima EDAT S.A.
E.S.P. Oficial con el fin de lograr una correcta recepción de bienes,
almacenamiento de ellos, ingreso de los mismos, egresos, bajas,
registros e inventarios físicos.
Establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los
bienes, conforme a la normativa aplicable del Régimen de Contabilidad
Pública de la Contaduría General de la Nación.
Establecer las políticas
administrativas, para el ingreso a los
inventarios de bienes adquiridos.
Fijar las responsabilidades de los funcionarios o contratistas que tienen
bienes a su cargo. Establecer los procedimientos para la confrontación
física de inventarios en servicio y en depósito.
2. ALCANCE:
Este manual está orientado a definir los criterios a seguir por los
responsables de la administración, custodia y organización de los
bienes en las actividades de recepción, almacenamiento, ingreso a los
inventarios, suministros a las dependencias, bajas del servicio,
registros, conciliaciones contables, inventarios físicos, aseguramiento y
custodia de los documentos físicos relacionados.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1. RESGUARDO DE BIENES.
Todo servidor público de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL será responsable del
uso, manejo y conservación adecuada de los bienes que se le proporcionen
para el desempeño de las funciones que le sean encomendadas.
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Todo servidor público de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, tendrá la obligación
de firmar el inventario asignado que amparen los bienes instrumentales
(mobiliario y equipo), proporcionados para el desempeño de sus funciones, a
través de los cuales se responsabiliza del uso, manejo y conservación de los
mismos.
Los bienes de uso común como son fotocopiadoras, guillotinas, enfriadores,
impresoras de red, equipo de fax, etc., deberán ser resguardados por el jefe
del área correspondiente donde se encuentre ubicado o quien éste designe
mediante escrito dirigido al almacén.
En caso de algún cambio del bien resguardado (físico o de responsable), el
servidor público está obligado a dar aviso a través de un escrito al almacén.
Para que se realice y actualice el cambio de responsable del bien.
Al concluir la relación de trabajo de todo servidor público con la EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL, la Secretaría General y Jurídica quien tiene a cargo el
proceso de gestión humana, dará aviso por escrito en forma oportuna al
responsable de almacén e inventarios, para que se haga entrega de los
bienes instrumentales bajo responsabilidad y custodia del servidor público y
obtener el paz y salvo de almacén.
4. DEFINICIONES:
Almacén: Espacio delimitado en donde se almacenan elementos,
bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han
de
suministrarse a
las dependencias para que esta cumpla los
objetivos misionales.
Avalúo Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito
para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.
Bajas de bienes: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio
de forma física y de los registros del patrimonio de la entidad, por
obsolescencia, por estar inservible, por caso fortuito o fuerza mayor o
porque siendo servible ha sido donado, vendido, permutado o hurtado.
Bien: Articulo Inventariable o activo de cualquier clase como materiales o
activos fijos. Para efectos de esta guía se consideran como tales, los
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elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo de la
Entidad y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y
similares.
Elementos de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se
extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al
agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o
como material autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. En
materia contable el ingreso d los bienes catalogados como de consumo
se registran en el grupo de Cargos Diferidos, Materiales y Suministros.
Bienes de consumo controlado: Son los bienes que habiendo sido
registrados directamente al gasto como consumo, la entidad decide que
deben ser controlados administrativamente.
Kardex: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o
trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida
definitiva, el cual puede ser sistematizado. Debe contener forma de
adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante d ingreso,
numero, fecha, características de los bienes, marca, modelo, número de
serie y valor.
Responsables por perdida, daño, o deterioro que sufran los
bienes: Las personas que tengan, usen administren o custodien bienes
muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, son responsables de la
perdida, daño o deterioro que sufran los bienes que se les haya asignado
para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes al desgaste
natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados
de baja.
Póliza de seguros de Bienes: Es una medida de amparo de los
bienes a que están obligadas todas las Instituciones que manejen
bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que
en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo
cual se fija como regla general, la constitución de una póliza de seguros.
Traslados: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación
física de bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando
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por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y
transfiriéndola a quien la recibe.
Inmueble: Se registran en un inventario de los bienes inmuebles,
precisando con exactitud las características, ubicación, linderos de la
propiedad inventariada y los pormenores de su titulación.
Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe
mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del
producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición,
etc.
Inventario Físico: Es la verificación física de los bienes o
elementos en los depósitos o bodegas del almacén, dependencias, a
cargo de usuarios, etc. Con el fin de confrontar las existencias reales o
físicas, contra los saldos registrados.
Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para
operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo.
las
Obsolencia: Perdida en el potencial de uso o venta de un activo,
debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para
informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial
saber o experiencia.
Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado
para reconocer una transacción contable o un hecho económico que
afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y
prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el
principio de partida doble.
Traspaso: Cesión, transferencia de un bien a otra división y/o otras
disposiciones legales así lo regulen.
Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de
utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor.
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5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1 ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y BIENES MUEBLES
E INMUEBLES.
5.1.1 Una vez adquiridos los elementos o bienes de consumo (Ver
Procedimientos Proceso Gestión Contractual), El Funcionario encargado
revisa físicamente y coteja que cumplan con las especificaciones técnicas
exigidas, estos artículos se ingresan al formato denominado “formato de
entrada de almacén” GAF-FO-006, después de esta entrada al almacén
se procede a realizar el respectivo levantamiento y demarcación.
5.2 LEVANTAMIENTO
5.2.1 El Funcionario encargado localiza y toma de datos del bien,
asignándole a cada uno un número fijo e intransferible para su control.
5.2.2 El inventario de los bienes de activos de la Entidad lo practicara
la persona a cargo del proceso de Gestión Administrativa y Financiera,
en coordinación con los jefes de las divisiones de la misma.
5.2.3 Cuando los bienes adquiridos lleguen al Almacén General, se
registrará su alta antes de ser entregado al usuario o Dependencia,
asignándole el número de inventario que le corresponda, emitiendo
la etiqueta para ser pegada en el bien, así como el resguardo para
su firma.
5.2.4 Cuando los bienes adquiridos lleguen directamente a la
dependencia, se trasladará la persona encargada de los Inventarios
para hacer el levantamiento correspondiente.
5.3 DEMARCACION
5.3.1 Se hace por medio de etiquetas o adhesivos que inicien con
una sigla ya sea:
ME: Muebles y enseres
M Y EQ: Maquinaria y Equipo
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ECYC: Equipo de Comunicación y computación.
5.3.2 Un número de identificación del bien de 001 en adelante, Esta
etiqueta se adhiere al bien.
5.3.3 En aquellos bienes en los que por su tamaño, construcción,
material o funcionamiento, no sea posible pegar la etiqueta, deberá
pegarse ésta en el resguardo.
5.3.4 En caso de ser necesario, se hará un marcaje especial y
las instrucciones deberán ser concertadas y documentadas en la
respectiva carpeta y/o hoja de vida del Bien.
5.3.5 Formas de demarcación:
•
•
•
•
•
Mobiliario: en la parte superior derecha
Sillas: debajo del asiento
Maquinaria: junto a la marca y/o número de serie
Aparatos: lugar visible y de fácil acceso
Vehículos: debajo del tablero.
5.3.6 Cuando
los
equipos
estén
formados
por
varios
componentes y exista la posibilidad de separarlos, se debe de
marcar con el mismo número cada componente, reproduciéndose este
en las etiquetas que sean necesarias.
5.4 HOJA DE VIDA DE ACTIVOS MUEBLES E INMUEBLES
Para los activos muebles e inmuebles se debe realizar una carpeta detallada
de los movimientos del bien mejoras avalúos, pago de impuestos etc, esta
permite determinar la trazabilidad del bien.
5.4.1 Una vez recibidos los artículos, el Responsable debe diligenciar la
tarjeta de kardex por cada elemento recibido, denominado “Kardex
“GAF-FO-007. y estos elementos deben quedar debidamente
custodiados en bodega o almacén.
5.4.2
Una vez realizado el ingreso de estos elementos se debe hacer
entrega a contabilidad en la planilla de cuentas de cobro No GAF-FOELABORÓ:
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002, la entrada de mercancía para registrarla en el sistema de
información contable.
5.4.3 La entrega de los elementos a cada división se debe
diligenciando el formato denominado “salida de almacén” GA-FO-008.
indicando la división a entregar, las cantidades y descripción
específica, verificando las cantidades entregadas identificando que el
documento final posea el firmado del recibido
5.4.4 Una vez entregados los artículos se debe realizar las
disminuciones diligenciando la tarjeta de kardex por cada elemento
entregado, denominado “Kardex” GAF-FO-007.
5.4.5 Cuando el elemento a entregar es un bien inmueble o mueble
se debe realizar diligenciando el documento denominado “Ficha de
Responsabilidad” GA-FO-009
5.5 ALTA O TRASLADO DE ACTIVOS
5.5.1 ALTA DE ACTIVOS
En términos generales las altas de activos se generan por Compras,
donaciones, traspasos y permutas, que son dados de alta e
incorporados al inventario de la empresa y determinar a la división a
la que corresponde, por lo tanto, los Jefes de división la empresa
y/o funcionarios contratistas a cargo de sus supervisores, y/o el
encargado del almacén, según sea el caso, son los que tienen la
responsabilidad sobre el bien asignado.
Todas las altas por donaciones, traspasos, permutas de los
activos, deberán ser tramitadas por la Gerencia mediante oficio
dirigido al proceso de Inventarios.
Las permutas y las transferencias son decididas por la gerencia y
emitidas por resolución como acto administrativo que lo soporte.
Puede generarse la necesidad de realizar transferencia o traslado de
activos de una división a otra, esta se debe realizar con la respectiva
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aprobación del gerente, para este traslado se debe diligenciar el
formato denominado “Traslado o alta de activos” GAF-FO-010
5.5.2 TRASLADO
En El proceso de traslado se debe tener en cuenta que los activos o
bienes a trasladar pasan a ser responsabilidad de otra división,
diligenciando el formato denominado “Traslado o alta de activos” GAFFO-010,
al realizarse el traslado implica que se diligencien
nuevamente las fichas de responsabilidad GAF-FO-009 con las
nuevas características del nuevo responsable.
5.5.3 BAJA DE ACTIVOS
En el desarrollo normal de las actividades, los bienes van perdiendo su
vida útil, en otros casos pueden ocurrir accidentes o casos fortuitos, y
en otros se vuelven obsoletos y no acordes con las necesidades y
requerimientos de las actividades cotidianas, todos estos factores
pueden generar una baja de bienes, por obsolescencia o daño del
bien hace necesario el concepto de un perito o técnico que determine
este estado de los activos, para estas actividades se debe diligenciar
el formato denominado “Baja de activos GA-FO-011, acompañado de
una resolución como acto administrativo
5.6 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EDAT S.A E.S.P.
Oficial.
El sistema de control de inventarios esta direccionado a mantener un nivel
óptimo del inventario y que este sea confiable para la toma de decisiones
5.6.1 CLASIFICION
Para la EDAT SA ESP OFICIAL, los bienes y/o activos, susceptibles al
control de inventarios se especifican así:
1.- Muebles y Enseres
2.- Equipo de comunicación y computación
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3.- Maquinaria y equipo
4.- Elementos de consumo.
5.6.2
PROCEDIMIENTO
INVENTARIOS.
PARA
LA
REALIZACION
DE
Como mecanismo de control se realizaran inventarios cada seis
meses y cada vez que se haga necesario, sobre todos los bienes
activos y/o elementos de consumo de la Empresa de Acueducto,
alcantarillado y aseo del Tolima s.a. ESP. Oficial, teniendo en cuenta
los siguientes pasos:
•
•
•
•
•
•
•
Programación anual de inventarios.
Dar aviso a la División objeto del inventario
Inventario físico
Conciliación y revisión
Procesamiento de datos
Papeles de trabajo
Firmas de Inventarios, archivo, elaboración de informe y envío de
copias.
5.6.2.1 PROGRAMACION ANUAL DE INVENTARIOS
En coordinación con la jefatura de la división financiera se debe
realizar una programación anual de inventarios.
5.6.2.2 AVISO A LA DIVISION OBJETO DEL INVENTARIO
Por medio de FORMATO DE MEMORANDO 400-08.04, se debe
dar aviso a la división indicando las fechas previamente
programadas y el funcionario o contratista que realizara el respectivo
inventario.
5.6.2.3 INVENTARIO FISICO
Se realizara el respectivo inventario físico dejando como prueba
fotografías y cotejando ubicación, serie, modelo, color, responsable
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y estado del bien, si se hace necesario se debe solicitar concepto
técnico o de personal especializado sobre el activo a dictaminar.
5.6.2.4 CONCILIACION Y REVISION:
Consiste en corregir y completar la información extraída en el
levantamiento con la generada por el administrador y/o encargado
del inventario.
5.6.2.5 PROCESAMIENTO DE DATOS:
Consiste en capturar la información utilizando cualquiera de los
métodos existentes para este fin, corroborando la información
lograda en la etapa de levantamiento, y lo registrado en el sistema
de información contable y dejar plasmado los hallazgos.
5.6.2.6 PAPELES DE TRABAJO:
Se debe archivar los antecedentes y papales de trabajo de todas
los inventarios realizados para revisiones posteriores, los cuales
pueden servir como medio de prueba, según sea el caso
5.6.2.7 FIRMA DE INVENTARIOS, ELABORACION Y ENTREGA
DE INFORME Y ENVIO DE COPIAS:
Una vez terminado el inventarios se debe entregar el listado final a
la división y hacerlo firmar, realizar el informe y entregarlo a la
división administrativa y financiera, en este informe se deben
plasmar todas las características del inventario y las recomendación
y/o sugerencias según sea el caso, de igual forma se debe enviar
copia a la división inventariada y a la gerencia
5.6.2.8 AJUSTES Y/O CORRECCIONES
Teniendo en cuenta las sugerencias encontradas el jefe de la
división financiera y de tesorería, emitirá los comunicados que
direccionen las correcciones que sean necesarias para realizar los
ajustes tanto contables, como administrativos.
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5.7 CONCILIACION DE REGISTROS EN LA DIVISIONES DE LA EDAT
S.A. E.S.P
La gerencia, la secretaria general y jurídica y los Jefes de las Divisiones,
deben verificar periódicamente sus registros, con los listados que les envíe la
Gestión Administrativa, para asegurarse que los datos de su inventario
coinciden con la información que hay en el Inventario de su competencia.
En caso de haber discrepancias, se efectúan
correspondientes, con la documentación comprobatoria.
las
aclaraciones
La conciliación entre el registro de las Divisiones y los reportes de los
bienes de activo fijo, son de gran importancia para asegurar el
adecuado control de los inventarios se hará anualmente o cuando se
amerite.
5.8 VISITAS PERIODICAS A LAS DIVISIONES
Las visitas periódicas a las Divisiones por el funcionario o contratista
que esté a cargo de esta función, tendrá como objetivos los siguientes:
a)
Verificar que todos los bienes se encuentren inventariados.
b)
Asesorar en la actualización de su inventario.
c)
Revisar que todos los bienes cuenten con su etiqueta
correspondiente en el lugar adecuado y que esté legible.
d)
Incorporar al Sistema todos aquellos bienes que no estén
incorporados por cualquier motivo.
f)
Estas visitas deben ser programadas y se debe dar oportuno aviso a
las respectivas divisiones, envío mediante memorando 400.08.04-
5.9 RESPONSABILIDAD Y POLIZA DE ASEGURAMIENTO:
Teniendo en cuenta que algunos activos por su precio, utilización e
importancia deben tener póliza de seguros, y como ya se indicó en este
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manual todos los activos asignados deben tener una ficha de responsabilidad
GAF-FO-009, anexo a esta ficha se debe dejar copia de la póliza de seguros
según sea el caso, si es contratista se hará firmar la ficha por él, junto con el
supervisor o jefe de división encargado.
Las pólizas de los bienes activos serán gestionadas por la secretaria general
y jurídica, y aprobadas por la gerencia.
También se entregará copia de la póliza al funcionario encargado del
almacén e inventarios y esta se archivara en la hoja de vida del bien
correspondiente.
6.
DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
• Formato de planilla de almacén GA-FO-006
• Formato de Kardex. GA-FO-007
• Formato de planilla de salida de almacén GA-FO-008.
• Formato de ficha de responsabilidad GA-FO-009.
• Formato de planilla de traslado o alta de activos GA-FO-010.
• Formato de planilla de baja de activos GA-FO-011.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
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