1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4

N° Revisión: 00
Página 1 de 4
Procedimiento para el Control de REF: P-GC-03
Registros de Calidad
Revisó : Coordinador de Calidad Aprobó: Repr. de la Dirección
Fecha :
Fecha :
1. OBJETIVO
El objetivo de este documento es establecer el mecanismo utilizado para
controlar los Registros de Calidad del Departamento Administrativo de
Educación Municipal de Parral.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todos los registros generados por la
implementación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del
Departamento Administrativo de Educación Municipal de Parral.
3. RESPONSABILIDADES
Los responsables del control de los registros son los Jefes de las Áreas
emisoras de los registros.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Procedimiento Confección y Emisión de Procedimientos e Instrucciones
de Trabajo (P-GC-01).
5. TERMINOLOGÍA
5.1 Registro de Calidad:
5.2 Identificación
Toda aquella información suficiente y necesaria para
demostrar la ejecución de una actividad establecida
en el Sistema de la Calidad. Los registros se
generan por la implementación de la documentación
del sistema y pueden estar en papel o medios
electrónicos. Por ejemplo: planillas, formatos, sellos,
diplomas, etc.
Nombre ó Código de referencia que individualiza a los
registros.
N° Revisión: 00
Página 2 de 4
Procedimiento para el Control de REF: P-GC-03
Registros de Calidad
Revisó : Coordinador de Calidad Aprobó: Repr. de la Dirección
Fecha :
Fecha :
5.3 Almacenamiento
Indicar el lugar físico donde se mantienen los
registros. Por ejemplo: oficina Jefe Departamento,
archivo Secretaria Dirección, etc.
5.4 Protección
Indicar el mecanismo de protección utilizado para
evitar daños, deterioros o pérdidas de los registros.
Por ejemplo: registro físico (papel, cartón, latón),
registro magnético, registro electrónico.
5.5 Recuperación
Se indican los cargos, áreas o sectores que están
autorizados para el uso y/o manipulación de los
registros.
5.6 Tiempo de Retención Es el período de tiempo durante el cual se mantendrá
el registro.
5.7 Disposición
Es la acción que se ejecuta con el registro una vez
que se cumple el tiempo de retención. Por ejemplo:
destrucción, archivo en otro lugar, etc. Además se
debe indicar quién efectuará la disposición definida.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplicable
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1
7.2
7.3
Los Registros de Calidad se definen en la sección 8 de cada uno de
los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión
de Calidad del Departamento Administrativo de Educación Municipal
de Parral, según se establece en procedimiento “Confección y Emisión
de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo” (P-GC-01).
El control de los registros se realiza por área y mediante el Listado de
control de registros emitido por los Jefes de cada una de ellas (ver
ejemplo en anexo 1).
Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las
actividades establecidas en el Sistema de calidad son efectivamente
realizadas. Su almacenamiento garantiza que se puedan recuperar
N° Revisión: 00
Página 3 de 4
Procedimiento para el Control de REF: P-GC-03
Registros de Calidad
Revisó : Coordinador de Calidad Aprobó: Repr. de la Dirección
Fecha :
Fecha :
con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas para el
período establecido como tiempo de retención.
7.4
Cada persona que tenga uno o más registros del Sistema de Gestión
bajo su responsabilidad, debe como mínimo, velar que se cumplan los
siguientes requisitos:




Completo: incluir toda la información señalada en el registro.
Vigente: al día.
Recuperables: fácilmente accesibles a quien los necesite.
Protegidos: para el buen estado, evitando daño de riesgo o
deterioro.
 Retención: permanecer como respaldo durante el tiempo definido.
7.5
El tiempo de retención para los registros, se entiende como períodos
vencidos.
7.6
La disposición de los registros se hace efectiva en un plazo de 25 días
hábiles una vez cumplidos los períodos establecidos para su
retención.
7.7
Cuando se requiere modificar alguna forma de control
(almacenamiento, recuperación, disposición, etc.), el Jefe del área
correspondiente genera un nuevo listado de control indicando su
nueva revisión.
8. REGISTROS
8.1
Listado de Control de Registros
9. ANEXOS
9.1
10.
Anexo 1: Ejemplo Listado de Control de Registros
MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
No aplicable
N° Revisión: 00
Página 4 de 4
Procedimiento para el Control de REF: P-GC-03
Registros de Calidad
Revisó : Coordinador de Calidad Aprobó: Repr. de la Dirección
Fecha :
Fecha :
ANEXO 1
Ejemplo de Listado de Control de Registros
LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS
Revisión: 00
Fecha:
AREA: Adquisiciones
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
RESPONSABLE: Jefe de Compras
PROTECCIÓN
Ordenes de
Compra
Oficina Jefe de
Compras
Registro físico
en archivador
Cotizaciones
Oficina Responsable
de Compras
Registro físico
en archivador
Ficha individual de
Proveedores
Oficina Jefe de
Compras
Registro físico
en archivador
Etc.
TIEMPO DE
RETENCIÓN
RECUPERACIÓN
Jefe de compra
Destrucción por
el Responsable
de Compras
Jefe de compra
Destrucción por
el Responsable
de Compras
Jefe de compra
Destrucción por
el Responsable
de Compras
1 Año
6 Meses
3 Años
DISPOSICIÓN