INFORME PORMENORIZADO marzo – junio 2014

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DE LA GUAJIRA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Oficina de
Control Interno, :
Período evaluado: marzo a junio 30 de 2014
Mónica Jiménez Barros
Fecha de elaboración: 7 de julio de 2014
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
Las dificultades que se han presentado en este cuatrimestre tiene que ver especialmente con los
recursos financieros, ya que en el departamento existe un problema con el gobernador titular y hubo en
este período una gobernadora encargada que de alguna manera dificultó el giro oportuno al IDDG, que
a su vez se convierte en incumplimientos de pagos a los terceros en especial con los funcionarios. En
este período a través de las reuniones del Comité Institucional de Control Interno, se evidenció que las
carpetas de los contratos no están completas, ya que deben archivarse los pagos, los aportes del
contratista a la seguridad social, una hoja de chequeo, los respectivos Estudios Previos acorde a la
normatividad vigente en el momento de suscribir el contrato.
Se ofició al Director con el fin de que prohibiera la estancia de personal ajeno a la entidad en la
dependencia asistiendo a los funcionarios y contratistas, haciendo un control de advertencia en cuanto a
lo que tiene que ver con el Código Disciplinario Único, sugerencia que fue acatada por el nominador.
1.
No se han elaborado los planes de acción por dependencia para su posterior evaluación, ni la firma
de acuerdos de Gestión, para despertar en el personal que labora en esta institución el sentido de
pertenencia y la disciplina, organización y planificación de su gestión.
Avances
2. A través del SENA se ha brindado capacitación al 50% de los funcionarios en algunos casos y al
25% en temas de interés tales como la legislación laboral entre otras.
3. Se institucionalizó en la entidad la reunión semanal del Comité de Control Interno, con el objetivo de
hacer seguimiento y evaluación a la gestión por Procesos, fomentar el Autocontrol y evaluar los
Controles y los Riesgos por Procesos, se han realizado seis (6) reuniones las cuales se pueden
evidenciar en las Actas de Reunión que están archivadas en la Oficina de Control Interno.
4. Se ha cumplido en un 100% en el envío de los Informes periódicos que exige la Contraloría
Departamental, Contaduría General de la Nación y en general los diferentes entes de control y
actores interesados.
5. Aun se viene trabajando en la organización del plan de re inducción para esta vigencia 2014, en lo
que respecta a todos los componentes de MECI actualizado en mayo de 2014 mediante el decreto
943 de 2014 y el Sistema de Gestión de Calidad,
6. Se han presentado diferentes proyectos a la Gobernación y Coldeportes.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
1. Con la expedición del Dec. 943 de 2014, se han presentado dificultades en el IDDG, de conformidad
1
2.
con este subsistema se encuentra principalmente en el desarrollo de actividades que aun no están
documentadas en el Manual De Procedimientos existente, como también existe actividades que
están documentadas y no se llevan a cabo por los responsables de los procesos y estos no han
realizado las respectivas revisiones con el fin de introducir las mejoras necesarias.
Debilidades en la organización documental de los archivos de gestión y central de la institución.
3.
En lo que respecta a las peticiones quejas y reclamos se presentan dificultades debido a que la
pagina institucional aun no cuenta con un link que permita llevar a cabo este proceso, a pesar de
que la entidad cuenta con un buzón este no es utilizado por los usuarios.
4.
Es preciso implementar este proceso aunque sea manualmente, ya que existe un buzón cerca a la
entrada principal del instituto y se requiere el cumplimiento de la norma
5.
El software adquirido recientemente no es manejado en su totalidad por los usuarios, que
constantemente deben estar llamando al proveedor para que les explique cómo elaborar algunos
informes, tanto del área financiera como del administrativo, en lo que respecta a la nómina y pago
de salarios además del módulo de inventarios, que aún no está en funcionamiento.
6.
Los Activos Fijos a la fecha no se le ha aplicado la DEPRECIACION, muy a pesar de que la Oficina
d Control Interno lo ha pedido en diferentes ocasiones.
7.
De igual manera los funcionarios hacen caso omiso a la solicitud de información que hace la Oficina
de Control Interno.
8.
La Oficina de Control Interno solicitó la inclusión de la Hoja de Vida de funcionarios y contratistas en
el Formato Único de la DAFP, para cumplir con la norma. De igual manera el oficio de asignación del
supervisión de los diferentes contratos al funcionario correspondiente.
9.
En el Instituto no existe el CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, lo que dificulta la exigencia del
cumplimiento de las normas al interior de la entidad.
10.
La Oficina de Control interno como producto de auditoría establece hallazgo en el desuso del Centro
Biomédico y el cumplimiento de las funciones del mismo, para con la comunidad deportiva del
departamento.
11.
En reunión del Comité de Control Interno, la Jefe de la Oficina de Control Interno sugirió incluir el
pago mensual de vacaciones a los funcionarios que tienen causado este derecho.
12.
La jefe de la Oficina de CI (Control Interno), ha solicitado la inspección de las Actas de Conciliación
de acuerdo a lo establecido en la Resolución de creación de éste.
13.
La jefe de la Oficina de CI (Control Interno), ha sugerido al Director la creación de la Oficina de
Control Interno ya que en la actualidad existe como un Profesional Universitario especializado.
Avances
1. Es de preciso anotar que el Instituto ha realizado actividades propias del sistema a favor de la
información que se comunica con los grupos de interés hasta el momento tenemos un 95% de
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confianza en la entrega oportuna de la información tanto a entes de control como a los demás
grupos de interés. La entrega de informes se hace en los términos trazados por los entes de
control.
2. Se inició el pago y disfrute de las vacaciones de los funcionarios que tienen causado este
derecho y no se les había asignado el recurso para el disfrute del mismo.
3. Se exigió al proveedor de la aplicación administrativa y financiera que enviara los programas
objeto y el manual del usuario.
4. El Contador de la entidad propuso realizar la depuración de las cuentas de la entidad.
5. Las carpetas de archivo de los Contratos se encuentran en un 95% organizadas.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Para este subsistema se han determinado algunos puntos de debilidad parcial direccionados en las
evaluaciones propias de la entidad, considerando fallas de tipo administrativo financiero y de talento
humano relacionado con las metas generales de la administración; de la misma manera se han notado
dificultades en la evaluación de los planes sujetas al enfoque por procesos, todo esto en su mayoría por
la escases de recursos financieros que limitan el cumplimiento de los objetivos planeados.
Con el fin de evaluar la gestión por procesos, se solicitaron los Planes de Acción por Dependencias
para ser evaluados periódicamente durante la vigencia y determinar la eficacia y eficiencia de los
Procesos y su contribución al cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.
Finalmente, con el objeto de ejercer control sobre la gestión se firmarán Acuerdos de Gestión de los
funcionarios con el Director para establecer compromisos ante su gestión.
Se gestionará con la CNSC los lineamientos para inscribir los cargos a la carrera administrativa, y que
no existe en la entidad.
Avances
La Jefe de la Oficina de CI (Control Interno), convoca semanalmente a la reunión de evaluación de la
gestión y fomento del autocontrol a través del CICI (Comité Institucional de Control Interno) del IDDG, a
la fecha se han realizado seis (6) reuniones, las cuales han sido e gran provecho ya que se ha tenido la
oportunidad e evaluar la gestión de cada líder de Proceso, se han asignado tareas y se hace
seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Se ha elaborado y aprobado un Programa de Auditorias para la vigencia 2014 acompañada de un plan
de capacitaciones en temas como Procesos, Planes de Acción y MECI, con el fin de ilustrar a los
funcionarios antes de iniciar el ciclo de Auditorías internas.
De igual manera se solicitaron los Planes de Acción por Dependencias para ser evaluados
periódicamente durante la vigencia y determinar la eficacia y eficiencia de los Procesos y su
contribución al cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.
Con el fin de ejercer control sobre la gestión se firmarán Acuerdos de Gestión de los funcionarios con
el nuevo Director para establecer compromisos ante su gestión..
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Estado general del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno del IDDG, continúa evolucionando positivamente en aspectos como el
cumplimiento de las acciones correctivas suscritas en los planes de mejoramiento institucional, lo cual
es uno de los factores relevantes en la consolidación del Sistema de Control Interno.
Así mismo se atendieron de manera oportuna los requerimientos presentados por los organismos de
control como la Contraloría General de la Guajira, a través de la suscripción y seguimiento de planes de
mejoramiento, lo cual ha permitido generar un alto grado de coordinación y ha elevado los niveles de
eficiencia en la gestión.
Es importante resaltar las labores desarrolladas en la búsqueda del mejoramiento continuo de la
entidad, así como las acciones de seguimiento, asesoría y acompañamiento, al igual que la
reorientación que se le está dando a los procesos y procedimientos internos de la entidad a través de
las reuniones periódicas del CICI las cuales evalúa la gestión por procesos y estimula el Autocontrol, la
Autogestión y la evaluación continua del Riesgo por Procesos.
Por otra parte la Jefe de la Oficina de Control Interno está planificando el Cronograma de Actividades
tendientes a la actualización del MECI acorde al Decreto 943 de mayo de 2014.
Recomendaciones
1) Fortalecer las actividades para incrementar el sentido de pertenencia de los funcionarios del
Instituto Departamental de deportes de la Guajira frente al sistema integrado de gestión.
2) Establecer más puntos de control para garantizar la socialización y divulgación de los resultados
de la implementación de los elementos de control.
3) Planificar los recursos necesarios para operativizar el componente administración de riesgo.
4) Establecer el alcance de las actividades de control en armonía con la gestión institucional.
5) Integrar los productos generados en el componente información con las actividades planificadas
en los diferentes planes y programas del IDDG.
6) Establecer criterios de continuidad de las actividades de evaluación y autoevaluación del
sistema integrado de gestión.
7) Conformar el Comité de Compra
8) Seguir reuniendo el equipo MECI para establecer compromisos y responsabilidades.
9) Implementar el SIGEP en la entidad, para cumplir con la norma y los requerimientos del DAFP.
10) Iniciar las Auditorias por Procesos,
11) Continuar con las capacitaciones para fortalecer los procesos y el sistema de evaluación.
Aprobado: Aurelio Arregoces Pinto
Director
Elaborado: Mónica Jiménez Barros
Jefe de Oficina de CI
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