informe pormenorizado del sitema de control interno

INFORME PORMENORIZADO DEL SITEMA DE CONTROL INTERNO
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
DE ENERO A ABRIL DE 2015
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO
DIFICULTADES
El proceso Gestión Talento Humano, presenta bajo los indicadores de gestión
en temas como capacitación, evaluación y seguimiento a los funcionarios de la
Institución.
En temas de capacitación a funcionarios de diferentes niveles ha sido bajo sus
indicadores, puesto que los funcionarios no han sido capacitados en
Planeación, Desarrollo Nacional, Contratación Pública, Gestión Financiera,
Participación Ciudadana y en administración del servicio del Ciudadano, según
los resultados del Índice de Transparencia Nacional ITN 2013-2014.
La entidad a pesar que ha cumplido con la contratación, nombramiento o
asignación de sus funcionarios acorde a su perfil debe fomentar los concursos
por méritos en los diferentes niveles.
La entidad en cuanto a la supervisión de los contratos, se hace necesario
armar estrategias que permita activar los controles, seguimiento y
acompañamiento, en cuanto a la supervisión de los contratos. Capacitar a los
supervisores, determinar su asignación según el tipo de vinculación, evaluarlos
y crear lineamientos operativos para que rindan informes acerca de la
contratación asignada.
Sería muy conveniente y oportuno que la entidad cuente con un documento
que recopile lineamientos o directrices de la planeación estratégica del Talento
Humano. Asimismo, debe contener un documento acerca del seguimiento de
esa planeación estratégica que ayude a tomar o implementar de acciones de
mejora de pare de la administración.
La entidad debe actualizar su manual específico de funciones e incluir
funciones por competencias, puesto que esto admite la armonización de los
procedimientos frente a las competencias de cada funcionario, permitiendo
esto alcanzar o ejecutar las actividades y acciones de manera eficaz.
La administración debe gestionar y garantizar recursos económicos y
financieros que permita la financiación de todos sus proyectos.
El proceso Gestión del talento Humano, muestra debilidad en cuanto al control
de cumplimiento de horario de los funcionarios, se observa mucho ausentismo
en las horas laborales y en cuanto al ingreso al personal externo, no se lleva
un control íntegro para quienes visitan la Institución.
AVANCES
La Institución cumple con los acuerdos y compromisos éticos que le son
aplicables, así mismo ha empleado estrategias administrativas y de gestión
que han permitido mantener un buen clima laboral y organizacional.
El código de ética y buen gobierno ha sido discutido por todos los funcionarios
de la entidad y se han tomado acciones de mejoras que han cumplido con su
implementación.
El INCONTEC, ratifico la eficacia de los procesos certificados. La ratificación,
permite obtener un espaldarazo a la implementación del sistema de gestión
para la calidad implantado por la Institución.
La entidad avanzo en la concertación de objetivos, primer paso para la
evaluación de desempeño de la vigencia.
La Institución desarrollo sus planes y programas, conforme a lo establecido en
el plan de desarrollo, así mismo se efectuaron las actividades y acciones
conforme un plan de acción construido participativamente, en el que se tuvo en
cuenta las dimensiones y programas contemplados en el Plan de Desarrollo.
La entidad gestiono ante el CNA, la visita de pares académicos que verificaron
las condiciones iniciales para acreditar en alta calidad tres programas
académicos, obteniendo buenos resultados.
El estilo de la dirección mantiene en una administración dinámica y flexible
para la toma de decisiones. Es participativa y solicita permanentemente
asesorías en diferentes temas para que se administre de manera participativa.
La administración del talento humano ha venido dando resultados importantes,
como lo es la gestión en la asignación de comisiones de estudios a diferentes
docentes que han solicitado capacitación en alto nivel. Estas capacitaciones
permiten el cumplimiento del plan de capacitación Institucional propuesto para
la vigencia 2015.
La Entidad hoy día cuenta con mucha credibilidad a nivel Municipal,
Departamental, Regional y Nacional, asimismo a nivel externo ha tenido
respaldo de Instituciones internacionales que han firmado convenios
interinstitucionales para la movilidad académica de los estudiantes y docentes.
Esta fortaleza se ha logrado gracias a las gestiones del señor Rector y al
respaldo que ha tenido de su equipo de colaboradores.
Se presentaron oportunamente los informes de Rendición de cuentas a las
entidades de vigilancia y control, lo cual indica que hasta la fecha la
administración no tiene en curso ningún proceso fiscal o Disciplinario en contra,
o ha recibido algún tipo de sanción.
La Universidad de La Guajira ofrece nuevos programas académicos según la
pertinencia de la región y del país, lo cual la posiciona como una entidad de
educación superior de calidad y atractiva para la comunidad en general.
La administración aplica el proceso de Autoevaluación permanentemente, tanto
a nivel Institucional, como a nivel de programas académicos para la
acreditación en alta calidad.
La administración convoca a los comités de apoyo que permanentemente
asesoran, los programas y proyectos pertinentes para la consecución de los
objetivos misionales de la entidad, además el consejo superior sesiona
permanentemente para debatir, respaldar y concertar las propuestas o
proyectos presentados por el señor Rector encaminadas a mejorar la calidad
de la educación en la Institución.
La administración rindió su informe de gestión de la vigencia anterior de
manera participativa, convoco a todas las partes interesadas, divulgo su
informe a través de varios medios de comunicación y se le efectuó seguimiento
a la rendición presentada.
La administración está en implementación del nuevo MECI 2014, efectuó las
socializaciones, las capacitaciones y efectuó el diagnostico. Se espera que
para finales del primer semestre 2015 se dé su adopción total.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
DIFICULTADES
Existe mucha dificultad en la administración y manejo de la Información
Institucional, puesto que se cuenta con políticas débiles y que no están acorde
al manejo y control de la información Institucional.
El sistema Financiero Integral muestra debilidad en la consolidación de la
información, por tal razón se necesita efectuarles ciertos ajustes para que
arroje datos de manera oportuna y eficaz para la toma de decisiones.
Es muy conveniente que se emprendan acciones expeditas en las que se deba
revisar el procedimiento del flujo de la información contable interna, con miras
a fortalecer de manera permanente del registro de datos o cifras que
componen los Estados Financieros de la Institución.
Se debe fortalecer la operatividad del sistema de Gestión para la calidad de la
Entidad en cuanto a la implementación de manuales de procedimientos que
conduzcan o guíen a los que originan la información contable, presupuestal,
financiera y económica, a razón de que se cuente con unos controles efectivos
para el registro y divulgación de la información contable y financiera de la
Institución. está acción de identificar los procedimientos para cada actividad,
nos conlleva a recomendar que cada líder de proceso busque estrategias para
revisar y activar los Controles que permitan identificar las dificultades y poder
administrar o transferir los riesgos.
La alta dirección debe emprender acciones concretas en la que se proceda al
ajuste de los Roles y Responsabilidades de los líderes de proceso para
alcanzar los objetivos deseados, en esta dificultad; la administración debe
diseñar una Estrategia Administrativa y de Gestión, en donde se le exija a
todos los funcionarios de la Institución y en todos los niveles cumplir
cabalmente con sus Responsabilidades, Funciones y Roles, a efecto de
garantizar el buen desempeño y aplicar efectivamente las competencias de
cada uno, logrando de esta manera alcanzar los objetivos, metas, planes y
programas de cada proceso.
AVANCES
Para la administración y control de la información Institucional, se nombró a un
profesional con el perfil idóneo y las competencias suficientes que emprenda
acciones inmediatas en la administración de la Información de la Universidad
de La Guajira.
La Entidad aplica el Estatuto anticorrupción, lo cual fue construido
participativamente para garantizar la transparencia de los procesos y aplicar el
decreto 1474 de 2011 que crea el estatuto Anticorrupción. Asimismo, presento
el informe de seguimiento al mismo, se puede consultar en la página web
Institucional. Al igual que el mapa de corrupción.
La Institución ha avanzado en la aplicación de las condiciones de calidad para
ofertar sus programas académicos en alta calidad. El Ministerio de Educación
Nacional emitió excelentes comentarios sobre las condiciones iniciales de los
programas que esperan la certificación en alta calidad.
En el tema manejo información en línea, la Institución cuenta con canales
virtuales de comunicación en donde se le da a conocer a toda la comunidad
académica y a los diferentes sectores o actores, los productos o servicios que
se originan al interior de la Institución, así mismo cuenta con chat en línea y el
nuevo sistema académico financiero SMA, que permite la eficacia de la
información que resuelve las necesidades académicas de los usuarios o partes
interesadas.
El sistema de Gestión para la calidad viene operando eficientemente, sin
embargo se debe hacer una revisión permanente.
El cumplimiento del proceso de seguimiento y evaluación a la gestión de parte
de la oficina de Control Interno, es permanente, lo cual permite detectar
oportunamente riesgos en los que puedan afectar el alcance de las actividades
o planes propuestos en el plan de desarrollo de la administración.
La entidad proporciona eficazmente a las partes interesadas, la información
debidamente actualizada y oportuna. En el caso de las rendiciones de cuentas
a los órganos de vigilancia y control, se rinde informe mensualmente a través
de la página web de la Contraloría General del Departamento de la Guajira, de
tal manera que no se incurre en sanciones o multas tanto a la entidad como a
su representante legal, desde este escenario se logra constituir un espacio
importante para la participación de la ciudadanía en la Gestión de la Entidad.
La entidad estratégicamente habilito la ventanilla de atención al ciudadano, allí
funcionará la oficina que decepcionara los documentos internos y externos de
la Institución, asimismo, se atenderá el chat en línea, la línea telefónica
018000, entre otros asuntos que agilicen los trámites académicos
administrativos.
La administración aplica según recomendaciones de los órganos de vigilancia y
control como la Contraloría General del Departamento de La Guajira, la
Contraloría General de la Republica, el Ministerio de Educación Nacional y el
Índice de Transparencia Nacional, los Planes de mejoramientos de acuerdo
con las evaluaciones practicadas en las vigencias anteriores. Implementa
acciones de mejora en el corto y mediano plazo para corregir las desviaciones
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
DIFICULTADES
Es importante ampliar las posibilidades de acción y respuesta, frente a los
resultados de las mediciones y frente a las respectivas recomendaciones.
Se debe Reforzar el seguimiento periódico por parte de los líderes de los
procesos a los planes de mejoramientos solicitados por la oficina de control
interno.
las actividades programadas, los planes y programas en cada uno de los
procesos, deben ajustarse permanentemente efecto de fortalecer las
debilidades detectadas y garantizar el logro de los objetivos y metas
planeadas.
Es importante y urgente trabajar en los planes de mejoramiento individual de
acuerdo al desempeño de los servidores, puesto que están retardados, esto
con el fin de fortalecer las dificultades que se puedan identificar y emprender
acciones de mejora.
La entidad debe afianzar sus directrices hacia la obtención de mejores
resultados a partir de la autoevaluación, autogestión y autocontrol, asimismo
debe ajustar los controles existentes que le permita dinamizar sus operaciones,
reducir los riesgos y conseguir cada una de las metas y objetivos propuesto
por la institución.
AVANCES
La oficina de control Interno desarrollo conforme al programa de auditoria
vigencia 2014 las Auditoras internas tanto en la sede principal como en las
sedes provinciales.
Se presentó el programa de auditoria vigencia 2015 ante el rector para su
aprobación.
La oficina de control interno presento ante el rector para su aprobación, el plan
de capacitación que incluye capacitaciones en los principios MECI, entre otros
temas.
El seguimiento y control por parte de la oficina ha permitido recomendar
acciones de mejora, que han sido tenidas en cuenta para tomar decisiones,
asimismo, El control Independiente se realiza con base en la programación
anual, en la cual se incluyen auditorias integrales y de calidad.
Las auditorías internas efectuadas por los auditores adscrito a la oficina de
control interno, son desarrolladas teniendo en cuenta los principios de las
normas generalmente aceptadas NAGA.
En respuesta a los hallazgos emitidos por los órganos de control respecto a las
auditorías externas, se logró avanzar con la implementación de acciones de
mejoras, esto ha permitido tomar medidas para que el riesgo no se materialice
y se pueda mejorar en las debilidades detectadas, a la fecha se avanzó en un
90% de las actividades establecidas.
El sistema de control interno en la actualidad presenta una maduración muy
significativa, el resultado lo demuestra la última encuesta que se efectuó ante
el DAFP, arrojando una madurez del sistema en un 79% de 100%, elevándolo
a un nivel satisfactorio y un resultado positivo en cuanto al ITN, lo cual
obtuvimos un 62.5 del 100, el cual nos sitúa en un nivel medio de riesgo de
corrupción.
El Rol y las responsabilidades de parte del encargado de la oficina de control
Interno han tenido muchos avances, en tal sentido viene adelantando
asesorías permanentes, revisión, evaluación y recomendaciones que han
tenido aceptación de parte de los funcionarios auditados.
La función de la oficina de control interno ha venido desempeñando sus
funciones según las normas establecidas, emite recomendaciones producto de
sus evaluaciones, asesora permanentemente a los líderes y sus procesos y
asiste a los comités en calidad de invitado especial para formular sugerencias y
recomendaciones en beneficio de alcanzar las metas y objetivos
Institucionales.
La oficina cuenta con un equipo multidisciplinario que se encargan de efectuar
las auditorías internas y las Asesorías en diferentes temas.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La nueva guía de Auditoria ha permitido replantear la estructura, técnica y
procedimiento para realizar las Auditorías Internas, lo cual crea una dinámica
alrededor de este proceso.
La entidad viene cumpliendo en la implementación del modelo estándar de control
Interno MECI, este modelo ha servido de mucha ayuda en la ejecución y evidencia
de los procesos al interior de la entidad, por lo tanto, sus funcionarios adelantan
sus gestiones, programas, acciones y métodos a través de esta herramienta,
asimismo tienen en cuenta cada uno de sus elementos en los cuales aplican y
evidencian para cumplir con el mandato legal.
Actualmente se ha iniciado al actualización de este modelo con la ley 943 de 2014,
el diagnostico arrojo unos resultados en los que se pretende avanzar con la
implantación de acciones de mejoras para que se logre una sincronización del
sistema y las actividades que operan el modelo.
El avance que ha tenido la implementación del sistema de control interno en la
Universidad de La Guajira se refleja con la última encuesta que arrojo buenos
resultados.
Madurez del MECI: puntaje 79.4% de 100, elevándolo a un nivel satisfactorio.
El modelo estándar de control interno en la Institución, ha logrado un avance
significativo, lo cual indica que se están implementando acciones que conducen a
la reorganización de las operaciones al interior de la Universidad. Esta
herramienta de Gestión ha cobrado mucha fuerza, más aun con el nuevo modelo
que es dinámico y fácil de operar.
La información Institucional, como eje transversal en el sistema MECI, viene
cobrando mucha importancia, esto ha permitido que se cuente con lineamientos
concretos para la administración y control de la misma al interior de la Institución.
RECOMENDACIONES
Continuar con las evaluaciones, seguimiento y acompañamiento a todos los
procesos y procedimientos identificados en el sistema integrado de gestión
para la calidad, en aras de fortalecer la gestión y satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente. Esta responsabilidad es de cada uno de los líderes
los procesos.
Apoyar, implementar e impulsar los principios MECI, de calidad, los principios
Institucionales, a todo los funcionarios y permanentemente en aras de
fortalecer el sistema de operación y conseguir los objetivos establecidos.
Se debe avanzar en la administración de los controles, mejoramiento continuo,
acciones concretas, aplicación de las políticas y directrices administrativas
encaminadas al fortalecimiento Institucional, lo cual se cumpliría exigiendo con
más rigor la aplicación y ejecución de las políticas Institucionales para que se
logre mejorar la cultura organizacional, basados en la eficacia y en el
cumplimiento de las funciones y deberes para alcanzar los objetivos y metas
Institucionales.
Planear las actividades, acciones y planes, teniendo en cuenta las
recomendaciones emitidas por los órganos de vigilancia y control y las que
emite la oficina de control interno a través de las auditorías internas.
Es importante y necesario generar la cultura al interior de la Institución a cerca
del autocontrol y autoevaluación en cada uno de los funcionarios, en procura
de que se demuestre efectividad y alcance en sus operaciones revisando los
indicadores versus plan de acción y cada una de las metas y programas
planeados.
A partir de la implementación de la actualización del MECI 2014, se pretende
mejorar y avanzar hacia una mejor efectividad y operatividad de las actividades
al interior de la Entidad, lo cual conduce en cumplir con las metas y objetivos
programados.
Es importante que todos los administrativos, líderes, y funcionarios de la
Universidad de La Guajira, se sientan más comprometidos en aplicar los
mandatos legales, especialmente en lo relacionado con la actualización del
MECI 2014, lo cual va a permitir reorganizar la dinámica operativa de los
procesos y procedimientos, permitiendo a partir de la Autoevaluación,
autocontrol y la autogestión, implantar acciones de mejoras que permitirá
controlar los riesgos que atenten en contra de alcanzar las metas y objetivos
propuestos en el plan de desarrollo 2014 - 2017.
EDWIN CABRALES BONIVENTO
Asesor de Control Interno