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E.S.E. HOSPITAL SAN SIMON DE VICTORIA
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO - MECI VIGENCIA 2012
Radicado No:
1560
Subsistema de Control Estratégico
Avances
• Se elaboran, aprueban y socializan los Estatutos Internos de ESE Hospital San Simón,
con el fin de mantener la unidad de propósitos e intereses de la entidad, en torno a la misión
y objetivos institucionales, mediante acuerdo No.18 del 21 de diciembre de 2012.
• La evaluación del desempeño para funcionarios de Carrera Administrativa se retoma a
partir de febrero 13 de 2013, cumpliendo con fechas ,formato vigente y atendiendo las
directrices y lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil, con el fin de
establecer planes de mejoramiento individual, a los que se les realizara el debido y
oportuno seguimiento.
• Se realizan diferentes actividades de capacitación a los funcionarios en Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Se están realizando las reuniones correspondientes con los diferentes comités constituidos
en la entidad.
• Es evidente el compromiso, gestión y respaldo de la alta dirección de la ESE Hospital San
Simón para el ejercicio del control interno, materializado en elaboración y aprobación de el
plan de Desarrollo Institucional, aprobado mediante el Acuerdo No.19 de abril 21 de 2012,
el cual está conformado por planes, programas y proyectos ajustados a las necesidades de
los usuarios y la normatividad vigente.
• La ESE Hospital San Simón tiene definida su plataforma estratégica, visión, misión,
objetivos institucionales y valores.
• Se están realizado planes y programas definidos y estructurados a los que se les hace el
seguimiento frente al cumplimiento de las actividades propuestas y a la ejecución
presupuestal por medio de la rendición de cuentas semestral, y efectuando los ajustes del
caso que se lleguen a presentar.
• Se está desarrollando un proceso de despliegue y ajuste a todos los procesos de la
entidad, con vista a la evaluación y mantenimiento de la habilitación de los servicios de
salud que a la fecha se mantienen.
• Se están actualizando los procesos y procedimientos de acuerdo a la plataforma
estratégica de la entidad.
• La ESE adopto herramientas de gestión organizacional basadas en la minimización de los
riesgos y mejoramiento del desempeño ambiental, en seguridad y salud ocupacional,
mediante la resolución No.950, donde se adopta, y socializa el manual de bioseguridad.
• Se está estructurando el mapa y política institucional de riesgos, mediante identificación
de los diferentes riesgos institucionales, los cuales se valoraran e identificaran con sus
posibles causas y consecuencias.
• Se proyecta la actualización sistemática y periódica del mapa de riesgos por cada proceso,
capacitando el personal y entregándoles la metodología y formatos para dar cumplimiento a
las directrices dadas.
Dificultades
• Para el II semestre del 2012, asume nuevo gerente a la ESE, lo que genera ajustes
institucionales y de acoplamiento con el equipo de trabajo tanto en la parte administrativa
como asistencial.
• No se tienen implementados mecanismos para el despliegue y evaluación de los
principios y valores institucionales.
• Para la vigencia 2012, no se realizaron las evaluaciones del desempeño en cuanto a la
fijación de metas correspondientes, ni en la fecha ni de acuerdo a la normatividad vigente a
los funcionarios de Carrera Administrativa.
• Los procesos de inducción y re inducción están desactualizados y no se aplican en la
entidad, generando una inadecuada adherencia de los funcionarios a las políticas, planes y
procesos de la entidad.
• Está Pendiente actualización y mejora del manual de procesos y procedimientos, ya que
están adoptados desde el año 2010, y no están inmersos todos los procesos con que cuenta
actualmente la ESE.
• El manual de funciones competencias laborales y competencias comportamentales de la
ESE, esta desactualizado y no se ajusta a la normatividad vigente.
• No se han realizados acciones para realizar el diagnóstico y priorización de los
principales procesos a ser actualizados y reevaluados.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
• Priorización en actualización del manual de procesos y procedimientos, mediante
diferentes actividades y de esta forma elaborar un manual que incluya los procesos tanto de
las áreas administrativas como asistenciales.
• Partiendo del mapa de procesos con el que cuenta la entidad, se procederá a realizar el
diagnóstico y priorización de los principales procesos a ser actualizados y reevaluados.
• Los indicadores formulados dentro de los procesos fueron revisados y ajustados de tal
forma que permitan evaluar su pertinencia con el Plan de Gestión aprobado recientemente;
para contribuir de manera eficaz al diseño e implementación de herramientas
complementarias de seguimiento a la planeación.
• Se tiene Manual de Información y Atención al Usuario SIAU, documentado, socializado
e implementado con la participación activa de la ESE, los usuarios, y la comunidad. El
sistema de quejas y reclamos en la institución aporta al mejoramiento continuo en la calidad
de los servicios, pero debe mejorar la oportunidad en la respuesta.
• La oficina de Información y Atención al usuario lleva los trámites internos de peticiones,
consultas, quejas y reclamos que presentan los usuarios.
• La recepción y el análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas,
esta estandarizada en el procedimiento de Atención al usuario, donde también se contempla
Analizar y plantear acciones correctivas o preventivas para mejorar información y trámites
al usuario.
• La ESE dispone de canales de comunicación, (Carteleras, página Web, Sistema
informativo de atención al usuario) plenamente identificados, definidos, con pertinencia de
acuerdo a las necesidades de la institución, que aplica mecanismos de controles y
directrices para garantizar la efectiva y correcta comunicación organizacional e
informativa, permitiendo a los usuarios y partes interesadas fácil acceso a los servicios
ofrecidos por la entidad.
• Se publican los diferentes, planes, programas, indicadores de gestión y ejecución
presupuestal de acuerdo normatividad vigente en la página web de la ESE.
• Se cuenta con un respaldo del 100% del equipo directivo para la implementación del
MECI articulado dentro del Sistema de Gestión integral de calidad.
• Se actualizó y modernizo la página web de la ESE, y así desplegar de manera sistemática
y oportuna la información de utilidad y de norma que la institución, servidores, comunidad
y proveedores requieren.
Dificultades
• No se cuenta con tablas de retención documental formuladas y aprobadas por la entidad,
se está gestionando la adquisición de recursos económicos para realizar los ajustes
pertinentes y dar cumplimiento a las directrices establecidas por el consejo Departamental
de archivo.
• La entidad requiere de una plataforma actualizada o software integrado que minimice las
tareas recurrentes en la organización y mejore los tiempos del flujo de información acorde
con sus necesidades y crecimiento, con lo cual además se establecen controles efectivos
dentro de la organización.
• Se ha verificado la implementación del mecanismo de quejas y reclamos a través de la
página web, lo cual debe desplegarse con mayor prioridad.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
• Se tienen bien definidos los indicadores de gestión de la ESE, los que se generan
mensualmente, son socializados al interior de la entidad y publicados en la página web,
además de ser remitidos a los diferentes entes de control en la fechas establecidas.
• La ESE cuenta con un plan de auditorías anual aprobado por el comité Comité
Coordinador de Control Interno.
• La oficina de control interno asesora y coordina con el Comité Coordinador de Control
Interno, la actividad de la autoevaluación del control, y el informe de la misma, así como
los resultados de las auditorias independientes, los que utiliza como insumo para la
elaboración de Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.
• La ESE cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional que da respuesta a las
observaciones de los entes de control externos.
Dificultades
• Al no tener un modelo de operación por procesos, manual de procesos y procedimientos
actualizados, se dificulta la medición de resultados en las diferentes áreas de la entidad.
• No se tienen definidos planes de mejoramiento por áreas.
Estado general del Sistema de Control Interno
De acuerdo con los rangos establecidos por el DAFP, El puntaje consolidado de la ESE
Hospital San Simón de Victoria Caldas, para esta evaluación es de 54,644%, calificación
que lo ubica en nivel de desarrollo deficiente en el avance de la implementación del
Modelo Estándar de Control Interno.
Lo anterior dado que se puede evidenciar la existencia de parte de sus productos en medio
físico y/o magnético, pero desactualizados, incompletos y no acordes con la realidad de la
ESE, también existen otros productos para fortalecer y madurar en la aplicación del modelo
estándar de control interno MECI.
No obstante, se debe continuar con el proceso de mejoramiento continuo a través del
tiempo para garantizar el sostenimiento del MECI y lograr un nivel óptimo. Reiterando, que
el Control Interno no es un producto final, es un estado continuo de cambio, de
mejoramiento, de ajuste, de revisiones y correcciones. Es una dinámica constante que está
adoptando la ESE, con el fin de convertirla entre sus empleados en un hábito, una
costumbre, un estilo de vida.
Recomendaciones
.Evaluar y corregir continuamente las dificultades encontradas, con el fin de realizar los
ajustes y los cambios que el MECI exige, para el manteniendo y fortalecimiento de los
elementos del Sistema.
• Actualizar el programa de inducción y re inducción, de bienestar laboral, de estímulos e
incentivos, en lo concerniente al desarrollo del talento humano.
• Generar adherencia de los funcionarios a las políticas, planes y programas de la entidad
mediante la socialización de los mismos.
• Actualización e implementacion del modelo de operación por procesos.
• Actualización del manual de funciones de acuerdo a la normatividad vigente.
• Construir el mapa de riesgos institucional y de procesos de acuerdo a la realidad de la
ESE.
• Gestionar la formulación y adopción de tablas de retención documental.
• Actualización del mapa de procesos y procedimientos de la entidad.
• Dar cumplimiento y hacer seguimiento a la realización y efectividad de los comités
institucionales.
• Realizar jornadas de sensibilización y de fomento de la cultura del auto control, con el fin
de mantener el compromiso del servidor de la ESE frente al mejoramiento continuo de los
procesos.
• Seguimiento permanente a los planes de mejoramiento suscritos con La contraloría
general de Caldas y demás entes de control.
Diligenciado
por:
Revisado por:
Aprobado por:
Beatriz Eugenia Rios Barahona
Fecha:
25/02/2013 02:27:06
p.m.
Fecha:
JAIME ENRIQUE ACOSTA
DIAZ
Fecha: 26/02/2013 08:09:52 a.m.