INFORME CAJA MENOR ALCALDIA SUMAPAZ0001

Radicado No. 20133710476593
Fecha: 11-12-2013
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WILLlAM ALEXANDER SANTOYO SANTOS
Alcalde Local de Suma paz.
En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la
Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y
verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y
operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los
fondos, la cual fue realizada el día 4 de Diciembre de 2013 encontrándose lo siguiente:
1. Mediante Resolución 001 del 14 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor de
la Alcaldía Local de Sumapaz con una cuantía equivalente a Ochocientos Veintidós Mil
Pesos ($822.000.00) y se designo como responsable de la misma a la servidora pública
Jeimmy Carolina Cifuentes.
3. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en su
poder Tres (3) cheques en blanco del número 286669 al 286671, todos sin el sello de
"Páguese a la orden del primer beneficiario, situación que incumple lo normado en el
numeral 3.5 que dice .." Los cheques en blanco deben contar con el sello de protección
"Páguese al primer beneficiario", de la Resolución 340 del4 de Septiembre de 2013.
3. Se evidencio que la póliza No. 121100001188 que ampara
responsable se encuentra vigente hasta el16 de Diciembre de 2013.
Edificio Liévano
Calle 11 No. 8 -17
Te!. 3387000 - 3820660
Información Unea 195
www.gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
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Radicado No. 20133710476593
Fecha: 11-12-2013
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4. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la
constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que incumple lo
normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la Resolución aprobada
se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución 340 del 4 de Septiembre de
2013.
Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas
necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el
cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los
recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte.
Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero
de 2007, la Resolución
No. DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual
reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo",
Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza
Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital
Gobierno y Alcaldías Locales.
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Revisó I Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
Proyectó: Edgar Fernando Sierra Díaz.
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