INFORME CAJA MENOR ALCALDIA PUENTE ARANDA0001

Radicado No. 20133710477853
Fecha: 11-12-2013
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CESAR HENRY MORENO TORRES
Alcalde Local de Puente Aranda
En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la
Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y
verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y
operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los
fondos, la cual fue realizada el día 4 de Diciembre de 2013 encontrándose lo siguiente:
1. Mediante Resolución 010 del 18 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor
de la Alcaldía Local de Puente Aranda con una cuantía equivalente a
Cuatrocientos
Mil Pesos ($400.000.00) y se designo como responsable de la
misma a la servidora pública Rosalba Sáenz GÓmez. Posteriormente y mediante
Resolución 080 del 23 Abril de 2013 se designa como responsable al servidor
público BITIO ANGEL RODRIGUEZ, en razón a que mediante memorando
NO.2013-3350056283 del 18 de febrero de 2013 la Directora de Gestión Humana
de la Secretaria Distrital de Gobierno ordena la reubicación laboral de la
funcionaria Rosalba Sáenz GÓmez.
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3. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en
su poder Catorce (14) cheques en blanco del número 752978 al 752991, todos
con el sello de "Páguese a la orden del primer beneficiario". de la cuenta la
cuenta corriente No. 220-04880-5 del Banco del Banco de Occidente.
4. Se evidencio que la póliza que ampara el funcionario responsable se encuentra
vigente hasta el 7 de Agosto de 2014.
5. Se evidencio que en el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja
menor tenia un vale provisional de fecha Noviembre 18 de 2013 a nombre del
notificador Albenio de Jesús Bolívar por valor de $ 86.801.00, el cual cumplía 17
días sin legalizar, situación que incumple lo normado en el numeral 3.4 que
dice .."la legalización de dicho avance deberá efectuarse a la semana siguiente
sin que supere los cinco (5) días siguientes a su legalización y no se podrá
entregar nuevos recursos al servidor público hasta tanto no haya legalizado el
gasto anterior". De la Resolución NO.340 del 4 de Septiembre de 2013.
6. A la fecha de la visita la administración no ha realizado arqueos de caja menor,
incumpliendo con lo descrito en el numeral 9 "Arqueos" que trata" .... el
Autorizador del Gasto practicaran periódicamente y en forma sorpresiva
arqueos ..... " De la Resolución 340 del4 de Septiembre de 2013.
7. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la
constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que
incumple lo normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la
Resolución aprobada se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución
340 del 4 de Septiembre de 2013.
8. En el momento del arqueo se encontró el cheque número NO.752976, anulado
por mal diligenciamiento, el cual no cumplió con el procedimiento que dice." Se
debe elaborar acta y el número del cheque debe ir anexo al acta de anulación, el
resto del cheque debe ser destruído.
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Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas
necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el
cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los
recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte.
Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero
de 2007, la Resolución
NO.DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual
reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo",
Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza
Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital
Gobierno y Alcaldías Locales.
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