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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o Natalia Baquero Cárdenas
quien haga sus veces
Periodo evaluado: Julio –
Octubre/12
Fecha de Elaboración:
Noviembre 2 de 2012
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
Ambiente de Control
La gestión del Fondo se encuentra enmarcada dentro de los valores y principios
establecidos en nuestro código de ética.
A fin de fortalecer la gestión ética del Fondo se elaboró y aplicó una encuesta sobre el
ambiente ético de Fogacoop (conocimientos y comportamientos); se evaluaron los
resultados y se diseñó una campaña (plan, mensajes, eventos); con mensajes y
eventos que contaron con la participación de todos los funcionarios del Fondo,
midiéndose los resultados y proponiendo unas recomendaciones que serán tenidas en
cuenta por la alta dirección.
Desarrollo del Talento Humano
Se continúa avanzando con los programas establecidos para el año 2012, y motivando
a todos los funcionarios en la participación de los mismos.
Teniendo en cuenta el nuevo modelo de evaluación por competencias, se están
desarrollando los lineamientos para implementar el proceso de evaluación y desarrollo
del talento humano por competencias.
Como resultado de la evaluación de las
competencias de cada funcionario se detectaron las brechas existentes entre las
competencias de cada uno frente a las exigidas por el Fondo, con base en lo cual se
detectaron las competencias críticas a desarrollar tanto a nivel global como a nivel
individual, y se elaboró el respectivo plan de desarrollo tanto individual como general.
En el tema de gestión humana se llevaron a cabo diferentes capacitaciones tales
como: Seminario Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso;
Sistema de Gestión Ambiental; Actualización de Auditores Internos de Calidad;
Seminario del Código Contencioso Administrativo y Gobierno Electrónico; Mejores
Prácticas para adelantar proyectos cero papel en la administración pública; Congresos
de Tesorería y de Derecho Financiero; Congreso de Riesgo Financiero, y Cursotaller sobre prácticas en comunicación entre otros.
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Estilo de Dirección
A agosto de 2012 se completaron dos años de implementación del Sistema de
Información Gerencial - SIG, herramienta que permite interactuar en tiempo real, a
través de video conferencias con los Consejos de Administración, la alta dirección y las
instancias de control de las cooperativas inscritas. En estos escenarios el Fondo
efectúa sus informes de seguimiento, aplica un proceso continuado de educación
financiera y apoya la toma de decisiones con análisis de entorno, macroeconómico,
sectorial y sobre las posibles implicaciones de las decisiones del Banco de la
República en lo monetario y cambiario, así como de las medidas macro prudenciales.
Direccionamiento Estratégico
La Alta Dirección del Fondo continúa apoyando la sostenibilidad del Sistema de
Gestión Integral de la entidad, y su completa integración con todos los sistemas
ajustándolos a la normatividad expedida al respecto como lo son la Ley 1474 de 2011,
Ley 1437 de 2011 y Decreto-Ley 0019 de 2012.
Planes y Programas
La planeación institucional se acogió a las estrategias del Plan Sectorial de Desarrollo
Administrativo, así como a los lineamientos establecidos por el Gobierno en materia de
gestión pública.
La Gerencia Estratégica hace seguimiento al plan de acción institucional así como la
Oficina de Auditoría Interna.
FOGACOOP ha venido gestionando la implementación del modelo de madurez GEL en
la entidad, estableciendo para ello un plan que permite desarrollar los criterios
indicados en el modelo, debidamente detallados en el Manual GEL 3.0, alineado con lo
establecido dentro de la Planeación Estratégica para el período 2012-2016, en especial
lo que se relaciona con el componente de TI.
Administración del Riesgo
Como resultado de la evaluación adelantada a los riesgos institucionales por parte de
la Oficina de Auditoría Interna, los líderes de los procesos se comprometieron a
adelantar una serie de acciones tendientes a subsanar las debilidades detectadas en la
evaluación, tales como reformular el mapa y ajustarlo a la nueva estructura del Fondo,
basada en una verdadera gestión por procesos.
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El Fondo para el segundo semestre del 2012, se encuentra diseñando una herramienta
de proyecciones financieras a fin de contar con mecanismos adecuados de prevención,
seguimiento y control de salud financiera así como de riesgos en las cooperativas
inscritas.
También terminamos en este cuatrimestre el proyecto para ajustar el modelo interno de
IRL del SARL del Fondo, de manera que se alcance un mayor nivel de precisión sobre
los recursos teóricos que debe mantener la reserva del seguro de depósitos en
disponible cuyo alcance es mantener y ajustar el sistema de riesgo de administración
de riesgo de liquidez interno que permita cumplir con la normatividad vigente,
involucrando metodologías de reconocido valor técnico para la estimación de este
riesgo.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
Actividades de control
El “Sistema de Seguridad de la información” fue implementado en el transcurso del
presente año bajo los estándares de las normas ISO 27000 y 27001, y además dando
cumplimiento a los requerimientos que al respecto impartió la Superintendencia
mediante las Circulares Externas 052 de 2007 y 038 de 2009; Así mismo teniendo en
cuenta las disposiciones que le aplicarían al Fondo, estipuladas en la Ley 1266 de
2008 y Ley 1273 de 2009.
Se está efectuado la revisión de la política y objetivos de calidad para integrarla a todos
los sistemas.
Políticas de operación, procedimientos y controles
Se ajustó todo el desempeño institucional a una verdadera gestión por procesos y
procedimientos claramente definidos, el cual ha sido objeto de ajustes y cambios en
pro del mejoramiento continuo.
Indicadores
El Fondo reformuló sus indicadores por proceso contemplando de eficiencia y eficacia,
los cuales son permanentemente valorados y medidos.
Manual de Procedimientos- Calidad
A raíz del ajuste en los procesos de la entidad todos los procedimientos, manuales y
demás documentación soporte están siendo actualizados a fin de que se alineen a la
nueva situación de la entidad.
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Información y Comunicación Pública
Se sigue propendiendo por la participación ciudadana en aspectos prioritarios de
nuestra gestión, lo cual se observa en la interacción continua con nuestros clientes
como son las cooperativas inscritas, los mecanismos interactivos de comunicación
(página web, videoconferencias, boletines financiero y jurídico), y la validación de
nuevos instrumentos de gestión.
El Fondo sigue poniendo en marcha los mecanismos para difundir información sobre el
funcionamiento del Fondo y el seguro de depósito a grupos de interés y a la ciudadanía
en general.
Se hace seguimiento permanente al manejo y respuesta de todas las peticiones,
quejas y reclamos, que se reciben lo cual nos permite atenderlas de manera oportuna y
eficiente.
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN
Autoevaluación y Evaluación Independiente
La Oficina de Auditoría Interna continúa ejerciendo el control independiente de acuerdo
con su programación anual, y su participación y asesoría en los diferentes comités del
Fondo, velando porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento
de la misión y objetivos institucionales.
Se realizaron todas las evaluaciones planeadas en el cuatrimestre, dando así
cumplimiento a lo programado en el plan de auditorías.
Estado General del Sistema de Control Interno
Todos los subsistemas establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno como lo
son el estratégico, de gestión y evaluación en la entidad, continúan interactuando de
manera coordinada y permanente, generando altos niveles de confianza, y optimizando
los activos de la organización.
Recomendaciones
Seguir implementando acciones que busquen la mejora en las políticas internas y del
sistema de calidad, y finiquitar todos los planes y proyectos programados para el año
2012, ejerciendo seguimiento periódico a la planeación institucional.
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De igual manera, se recomienda terminar con la acción referente a modificar y ajustar
el mapa de riesgos institucional, así como en el ajuste y seguimiento del plan de
mejoramiento institucional.
Finalmente, se recomienda continuar con la implementación del modelo de evaluación
y desarrollo del talento humano por competencias.
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