2001_264info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCIÓN Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDÉMICAS
EN LA REPÚBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/98/003.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/003 “Apoyo al
Diseño y Formulación del Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades
Emergentes y Endémicas en la República Argentina”, de acuerdo al Documento suscripto el 2
de marzo de 1998 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al
proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
El Proyecto continuó su ejecución en el ejercicio 2000 con fondos correspondientes a las
transferencias transitorias efectuadas por el Proyecto PNUD ARG/94/012 durante el ejercicio
anterior.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2000, expresado en dólares estadounidenses, anexos (n°1 a 3) y notas (a y b) que
forman parte del mismo.
1
b) Notas explicativas N° 1 a 5, a los Estados Financieros del Proyecto.
c) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Estado de Inversiones Acumuladas del Proyecto al 31/12/2000 expresado en
dólares.
2
Copia del “Estado Financiero Resumen al 31/12/00”, emitido en dólares
estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD, certificada y conciliada por
la Unidad de Ejecución del Proyecto (UEP).
3
Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede Central del PNUD en Nueva York,
y certificado por la UEP.
El estado expuesto en I- a) fue preparado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad;
se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por
el PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 05/12/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/06/01 y el 10/07/01, y
entre el 22/11/01 y el 27/11/01.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
2
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
a) Se han verificado discrepancias entre las cifras expuestas en la siguiente
documentación que forma parte de la Información Financiera Complementaria, según
se expone a continuación:
SITUACIÓN FINANCIERA PNUD
CONCEPTO
Costo de Apoyo
Estado Financiero
Listado de Costos
Resumen PNUD
Compartidos
USD
USD
26.674,05 (1)
(6.717,81)
(99.298.-)
(199.498.-)
o
Administración
Ingresos por
Costos
Compartidos
(1)
USD 20.889.-+ USD 5.785,05 (según Estado Financiero
Resumen período 01/01 al 31/12/00).
Al respecto, en base a los elementos de juicio suministrados, no se pudieron determinar las
razones de las citadas diferencias.
3
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos,
y notas identificados en I- a) y b) precedentes, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/003 “Apoyo al Diseño y Formulación del
Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades Emergentes y Endémicas en
la República Argentina” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha
02/03/98 y posteriores revisiones.
Con referencia a la información financiera complementaria señalada en c) anterior, excepto
por lo expuesto en II- a) se presenta razonablemente en relación con los Estados
Financieros del Proyecto en su conjunto.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 6 de diciembre de 2001.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCIÓN Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDÉMICAS
EN LA REPUBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/003 “Apoyo al Diseño y Formulación del
Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades Emergentes y Endémicas en la
República Argentina”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad de Ejecución del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/00
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Legajos
Observación: Las solicitudes de contratación no se encuentran numeradas.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
5
b) Informes
Observación: Las notas de aprobación de los informes no poseen numeración.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORÍA
Observaciones:
1
El 70% de los currículos que integran las ternas para la selección de personal
analizadas carecen de firma y fecha de emisión. A su vez en la totalidad de los casos
no tienen fecha de recepción por la UEP.
2
En un caso no consta la terna correspondiente para la selección de consultores como
lo estipula el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por
el Gobierno en el Capítulo III “Recursos Humanos” (apartado B, punto 28).
3 En algunos casos las copias de los títulos profesionales de los consultores contratados
se encontraban sin autenticar.
4 En la mayoría de los casos, las constancias de CUIT no se encuentran suscriptas en
original por los consultores.
5 Se pudo verificar la contratación de una persona que no cumple con el requisito
establecido para la categoría (profesional universitario) según el Manual de Gestión de
Proyectos.
6 En ninguno de los casos analizados los términos de referencia forman parte del
contrato, sino de la solicitud de contratación, los cuales además no están firmados por
el consultor.
7 Se tuvieron a la vista en los legajos analizados, declaraciones juradas que no poseían
datos ni firma del consultor, o cuya fecha de firma es posterior a la fecha del contrato.
8 La mayoría de los contratos analizados no están numerados.
6
9 En un caso no se tuvo a la vista la factura presentada por el consultor.
10 No se tuvieron a la vista tres informes que debían ser presentados por un consultor.
Asimismo en otros tres casos no pudo verificarse la existencia de la aprobación del
informe requerido para el pago.
11 Se verificó en un caso que la fecha de aprobación de un informe es anterior a la fecha
de presentación del mismo y en otro la fecha de la orden de pago es anterior a la de la
aprobación del informe que condiciona dicho pago.
12 Se pudo verificar que los listados de consultores contratados que deben remitirse al
PNUD correspondientes a los meses de agosto, noviembre y diciembre no incluyen a
todos los consultores con contratos vigentes a esa fecha.
13 No se tuvo a la vista la aprobación de la planta de personal para el año 2000 conforme
a lo dispuesto por la Resolución MEyOSP N° 545/98 y modificaciones.
Comentarios de la UEP:
1. Se tuvo en cuenta la observación y subsanado e implementado en los contratos del
2001.
2
En el legajo del año 1999 del consultor, se encuentra la solicitud de contratación con
los fundamentos por los cuales se lo contrata sin terna de selección y la posterior No
Objeción del Banco Mundial a la misma.
3
Los mismos se encuentran refrendados por los consultores, donde afirman su
autenticidad.
4
(Comentario no procedente)
5
La persona cumple con creces los términos de referencia establecidos en su contrato.
Sus conocimientos y capacidad de diseño y desarrollo de diferentes productos permite
al Programa el logro de importantes objetivos. Su evidente experiencia la habilita para
alcanzar estos productos rápidamente, lo que posibilita el desarrollo de productos
adicionales aún para otras áreas del Ministerio de Salud que reciben así su
colaboración. Por esta razón y aún cuando se encuentre completando estudios
terciarios y universitarios, su perfomance laboral la destaca entre otros consultores de
niveles técnicos y profesionales.
7
6
Se tuvo en cuenta la observación y se está implementando con las contrataciones del
2001.
7
(Comentario no procedente)
8
Se tendrá en cuenta la observación , ya se está implementando con los contratos del
2001. Igualmente se puede verificar el número de los mismos en el SOE y en la
planilla de números de contratos.
9
La factura N° 61 del consultor correspondiente al mes de enero de 2000 no se
encuentra en el legajo por haberse extraviado. Puede comprobarse que la misma estuvo
en manos del proyecto, en el SOE N° 1 donde figura el número y fecha de la misma.
Se solicitará al consultor que entregue una copia firmada del recibo con la leyenda “es
copia fiel del original”
10 Se solicitará al consultor una copia de los informes faltantes.
11 En el informe final del consultor del período 01/05/2000 al 30/09/2000, se ve un error
involuntario al confeccionarlo (fecha 30/09/00), ya que se encuentra recibido con
fecha 29/09/00, fecha en la cual fue aprobado. Probablemente alguna orden de pago
haya sido confeccionada con anterioridad a la aprobación del informe, pero el cheque
fue entregado luego de la presentación y aprobación del mismo.
12 Se tomará en cuenta la observación. Los consultores faltantes en los listados fueron
excluidos por un error involuntario al confeccionar los mismos.
13 La planta de personal del año 2000 fue presentada y rechazada por economía dado
que el proyecto no contaba con apertura presupuestaria y por lo tanto no existía la
posibilidad de incorporar al personal.
Recomendaciones:
Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor
propone sus antecedentes, de manera de posibilitar su identificación y de evitar su
utilización sin su consentimiento.
Asimismo se debe tener en cuenta la normativa PNUD en materia de Recursos Humanos
así como documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas por el Proyecto.
8
3
EQUIPO NO FUNGIBLE
Observaciones:
1. No se tuvieron a la vista las especificaciones técnicas aprobadas por el Director
Nacional de Proyecto, la aprobación a la lista corta por parte del mismo ni la
designación del Comité Evaluador.
2. La solicitud de cotización tenida a la vista no establece la fecha límite de presentación
de ofertas.
3. La firma que resultara adjudicataria del concurso no cumplió con el plazo de entrega
establecido en la orden de compra.
4. En algunos casos el libro mayor de bienes y equipos no detalla el N° de serie de los
bienes.
5. La documentación no se encontraba archivada en un expediente debidamente foliado.
Comentarios de la UEP:
1. La facultad para la aprobación de las especificaciones técnicas esta dada por la
Disposición Interna Nº 1/00, de fecha enero de 2000, que habilita al Coordinador del
Programa VIGI-A para la firma de tales procedimientos, dando su consentimiento en el
reporte final. Asimismo, en el Memorando de solicitud de inicio de gestión de
adquisiciones, lo firma el gerente o responsable de área de cada componente,
detallando las especificaciones técnicas requeridas.
2. Solo en los concursos de precios, en los casos donde no se requiere una entrega en
forma urgente, no se establece la fecha límite de presentación de ofertas. De esta forma
se intenta no limitar la mayor cantidad de propuestas de los posibles oferentes que
deseen participar en el compulsa. En la practica se ha comprobado un gran retraso en
la preparación de los presupuestos por parte de los proveedores, lo que conlleva, en el
caso de poner fechas topes a una escasa participación de los mismos.
3. Si bien es correcta la observación realizada, al momento de la entrega de los bienes, el
proyecto se encontraba realizando una remodelación en sus oficinas, por lo cual al no
contar con un espacio adecuado, se le solicitó al proveedor demorar el suministro de
9
los materiales.
4. Se verificará la observación y se procederá a su corrección.
5. Se tomará en cuenta la observación, y se realizará la foliatura en el próximo ejercicio.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del Manual de Gestión de
Cooperación Técnica.
Mantener archivos que garanticen la integridad de la documentación referida a los
procesos de adquisición.
3 CAPACITACIÓN
Observaciones:
1. No se tuvieron a la vista los currículos de dos de los capacitadores del Taller de
Estrategia DOTS.
2. En algunos casos no se tuvieron a la vista los pasajes terrestres que debían presentarse
para percibir el 50% de los viáticos.
3. La documentación de respaldo correspondiente a los viáticos pagados no se encuentra
conciliada con los mismos por lo que se dificulta su revisión y no es posible garantizar
la integridad de la misma.
Comentarios de la UEP:
1
Los CV faltantes se encuentran a disposición en la carpeta del Taller anterior, de los
cuales se sacará una fotocopia y se agregará a la del Taller de Estrategia Dots.
2 Existen en los legajos los pasajes originales utilizados para arribar al lugar de los
encuentros, viéndonos imposibilitados de obtener los de regreso en razón de que deben
utilizarlos para regresar a sus lugares de origen. En los casos en los que es posible, (si
pueden comprar el ticket un día antes del viaje) se les exige una fotocopia del boleto,
el cual se adjunta a las planillas, en el resto de los casos se ordena enviarlos vía correo
a la UEP.
3 Los Talleres de Capacitación comenzaron en el año 2000 en el Proyecto Vigi+A, de la
experiencia obtenida durante el mismo y para una mejor y más clara organización y
10
revisión de dichos eventos, durante el 2001 se ha implementado una planilla de gastos
final donde se concilian los datos de los mismos.
Recomendación: Establecer mecanismos que permitan al proyecto contar con la
documentación de respaldo de los pagos realizados y con adecuados controles de los
mismos.
4 INFORMES FINANCIEROS AL PNUD
Observación: La ejecución correspondiente a las líneas 15 (Viajes y Viáticos) y 53
(Gastos Varios) excede el presupuesto vigente al 31/12/00 según la Revisión H del
Documento del Proyecto.
Comentario de la UEP: Al mes de Octubre de 2000 ha solicitud del PNUD se conforma
una autorización de avance (H) que da por tierra con el presupuesto vigente (G) en razón
de adecuar el costo compartido a la real ejecución del proyecto, así que a consulta de esta
Gerencia se adecuaron los valores, habiéndose en algunos casos sobrepasado a los valores
conversados, ej.: línea 15.01 versión según Rev.G) $ 57.005 según Rev H) $ 20.949, línea
53.01 versión según Rev.G) 48.000 según Rev.H) 33.580.-.
5 DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1. No se respeta la correlatividad numérica para la emisión de los cheques con respecto a
las órdenes de pago.
2. No se registran en el mayor contable de la cuenta bancaria las órdenes de pago y los
cheques anulados.
3. Se pudo verificar la emisión reiterada de un mismo N° de orden de pago y de cheque
por distintos importes.
4. La mayoría de las órdenes de pago no cuentan con aclaración de firma por parte del
emisor ni del autorizante.
11
Comentarios de la UEP:
1. Se tendrá en cuenta la observación
2 Los cheques anulados permanecen en chequera, para el año 2001 se ha implementados
un registro de cheques anulados por fecha, y además se ha comenzado a registrarlos.
3. Se ha detectado el error y se ha solicitado a la empresa proveedora del sistema una
actualización, habiendo sido solucionado.
4 Los firmantes de las órdenes de pago se encuentran bien identificados por el personal
de la UEP, corresponde su firma al emisor quien confecciona la Orden y el Gerente de
Administración. Se tendrá en cuenta la observación y se implementará el sellado.
Recomendación: Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles
de control interno.
BUENOS AIRES, 6 de diciembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACION DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCION Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDEMICAS
EN LA REPUBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio N°3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/98/003.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
13
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 29,93 % de los usos de fondos expuestos en el Estado de
Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/00, de acuerdo al
siguiente detalle:
Línea Presupuestaria
Aplicaciones
Importe muestra
% de incidencia
del ejercicio USD
USD
del rubro
11 Prof. Internacionales
8.567,13
0
0,82
13 Per. Adm. de Apoyo
0
15 Viajes
36.954,86
0
3,54
16 Misiones (Nota b)
3.106,21
0
0,30
17 Prof. Nacionales
523.191,42
173.642,28
50,09
21 Subcontratos Emp. Cons.
57.434,71
0
5,50
30 Capacitación y Becas
142.435,51
29.268,09
13,64
45 Compras Locales
106.092,16
30.703,32
10,16
52 Costo de Informes
108.286,27
79.004,01
10,37
53 Varios
58.398,96
0
5,58
1.044.467,23
312.617,70
100
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Ejecución del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 6 de diciembre de 2001.
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