2008_093info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/07)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/01/005
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria detallada en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, correspondientes al Proyecto N°
ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”. Con fecha
15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana
Empresa del Ministerio de Economía y Producción.
El Proyecto “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, es parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26
de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID);
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados (EERyDE) por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2007, (expresado en dólares), con sus Anexos I a III y
Notas 1 y 2 adjuntas.
1
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2007, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
2. Libro mayor de bienes y equipos al 31/12/07.
Los estados financieros citados precedentemente fueron presentados a esta auditoría por la
UEP el 28/04/08, y completados el 13/06/08 (Libro mayor de bienes y equipos) siendo
éstos de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 25/03/08 y el 20/06/08.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia
específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de
la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del
cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y
demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta excepto por lo que a continuación se indica:
2
Respecto de la información señalada en I- b) 2. precedente, se señala que el registro puesto
a disposición con fecha 13/06/08 no se encuentra actualizado a efectos de poder realizar el
seguimiento de la integridad, estado y ubicación de los bienes. Según lo informado por el
Proyecto, dado que la distribución de los bienes abarca gran parte de la Subsecretaría de
Política y Gestión Comercial le resulta imposible a la Unidad Ejecutora llevar adelante un
control detallado de los bienes adquiridos.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) De la revisión efectuada sobre el estado citado en I- a) precedente y la copia del CDR
(Informe Combinado de Gastos) expuesto en I- b), surgen las siguientes discrepancias
en cuanto a la fuente de financiamiento de las imputaciones:
USD
Rubros
71300
71400
71600
72100
72200
72300
72400
72800
73100
74100
74200
74500
75100
76100
Total por fuente
Total gral
Según EER y DE
BID
Local
16.916,93
426.772,46
4.273,67
275.051,81
37.136,69
202.877,95
33.231,41
16.117,98
16.587,44
16.064,43
1.096,76
6.864,04
15.931,63
3.760,66
23.788,34
14.127,27
11.886,00
46.487,81
25.399,85
44.752,88
37.173,78
2.829,22
580.246,58
698.882,43
1.279.129,01
Según CDR
BID
Local
16.916,93
426.772,45
4.273,68
275.051,81
37.136,69
182.447,17
53.662,19
16.117,98
16.587,44
16.064,43
1.096,76
6.864,04
15.931,63
3.760,66
23.788,34
14.127,27
11.886,00
46.487,81
25.399,85
44.752,88
6.155,07
31.018,71
22,96
2.806,26
565.993,83
713.135,18
1.279.129,01
Diferencias
BID
Local
0,00
0,01
0,00
-0,01
0,00
0,00
20.430,78
-20.430,78
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
-6.155,07
6.155,07
-22,96
22,96
14.252,75
-14.252,75
0,00
Tal como se señala en Nota al pie, de la conciliación realizada por el Proyecto, las
diferencias se originan en errores de imputación de fondos por parte del PNUD de
acuerdo a la financiación prevista para cada tipo de gasto.
b) No se presentó la conciliación entre lo consignado en los registros contables con lo
3
expuesto en los Estados Financieros presentados. Estos últimos surgen de la
información de los informes trimestrales en pesos cotizados a tipo de cambio PNUD y
de la documentación respaldatoria y no de los registros contables del proyecto.
Asimismo, las planillas extracontables en pesos como respaldo de los informes
trimestrales en pesos remitidos a PNUD, carecen de integridad y claridad en la
exposición dado que se han encontrado diferencias no conciliadas por el proyecto
(téngase en cuenta lo observado en el punto B-5 del Memorando a la Dirección del
Proyecto). No obstante ello esta auditoría procedió a validar los montos informados al
PNUD en cada informe remitido.
c) Al 31/12/07 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto en Anexo I asciende
a USD 0,00, USD 27.616,44 y USD 1.239.710,50, respectivamente. Sobre el particular,
el saldo contable de banco (cuenta corriente en pesos en el Citibank) asciende a USD
30.582,31 ($ 95.722,64 al tipo de cambio 1 USD = $3,13), observándose una diferencia
de USD 2.965,87 con el expuesto precedentemente. Cabe mencionar que en los
registros contables del Proyecto se encuentra incluida la cuenta “caja chica” con un
saldo al cierre de USD 472,84 ($ 1.480.-), que no se encuentra expuesto en el citado
Anexo I.
IV.- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el punto II.- y
excepto por lo informado en el punto III.- los estados financieros e información financiera
complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa” al 31 de diciembre de 2007, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 15/06/2001.
4
Con relación a lo estipulado en el apartado 2- b., del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de
auditoria requeridos - ”.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente:
-Al 31/12/07 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto en Anexo I asciende a
USD 0,00, USD 27.616,44 y USD 1.239.710,50 respectivamente. Al respecto, téngase en
cuenta lo expuesto en III- c) precedente.
-Del inventario puesto a disposición surge que en el presente ejercicio los bienes y equipos
adquiridos ascienden a USD 26.343,84, mientras que el total acumulado asciende a USD
773.418,43. Al respecto, téngase en cuenta lo expuesto en II- precedente.
BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/07)
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al
diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualesquiera
deficiencias específicas de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al
31 de diciembre de 2007, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la
Política Comercial Externa”, han surgido observaciones que se han categorizado en función de
su riesgo y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas en
base a muestras selectivas, al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento
de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación
6
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
memorando:
Índice
Título
A-1 B-1
Falencias en las registraciones contables y conciliaciones
A-2
No se mantiene un registro de inventario de bienes de equipos actualizado
B-2
Falencias en el proceso de selección y control de informes de los consultores contratados
por el Proyecto
B-4
Falencia en el proceso de adquisiciones
B-5
Falencias de registros contables Informes trimestrales al PNUD
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/07
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS – REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
1- Las desafectaciones (anulaciones), no hacen referencia a las Autorizaciones de Pago (AP)
y asiento diario que anulan, lo cual dificulta la visualización de la información en forma
inmediata. (riesgo bajo, causa directrices)
2- En muchos casos en las AP no se indica la fecha de rendición al Banco en el sello puesto al
efecto. (riesgo bajo, causa directrices)
3- No consta en los asientos la leyenda aclaratoria de la operación, en particular en los
asientos diarios manuales. (riesgo bajo, causa directrices)
4- En algunos casos, las minutas de asientos de diario (operaciones manuales) no poseen
documentación de respaldo adjunta, tal situación aunada a la falta de leyendas aclaratorias,
dificulta su seguimiento y control posterior. (riesgo medio, causa error humano)
5- No surge del sistema la conformación de la diferencia de cambio. En pesos se ajusta
mediante revalúos al 30/06 y al 31/12. No existe reporte de la conformación de dicha
diferencia en dólares, tampoco fue suministrado un auxiliar contable que lo contenga.
(riesgo medio, causa directrices)
7
Comentarios de la UEP:
1. Las desafectaciones hacen referencia a la AP que anulan pero el sistema no permite
vincularlo con el asiento diario anulado.
2. Se toma nota de la observación y se procederá a su indicación.
3. El sistema genera los asientos de manera automática no permitiendo incluir una leyenda
aclaratoria.
4. Los únicos asientos manuales que se realizan son los correspondientes al ajuste al cierre del
ejercicio de la cuenta “Fondos en PNUD” tras realizarse la conciliación con el CDR.
5. Se tiene en cuenta la observación.
Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes a fin de subsanar las observaciones
expuestas precedentemente.
2) BIENES Y EQUIPOS
Observación: El Proyecto no mantiene un registro de inventario de bienes de equipos
debidamente actualizado en el que se detalle el lugar físico de ubicación de los bienes
adquiridos por el Proyecto y el responsable de su custodia a fin de su localización al momento
de realizar las tareas de control y recuento. (riesgo medio, causa cumplimiento)
Comentarios de la UEP: Los bienes adquiridos por el Programa se encuentran inventariados
por la Unidad de Patrimonio de la Secretaría de Industria, Comercio y Pyme, el control de los
bienes y su recuento lo realiza periódicamente esta Unidad. La distribución de estos bienes
abarca gran parte de la Subsecretaría de Política y Gestión Comercial, por este motivo le
resulta imposible a la Unidad Ejecutora llevar adelante un control detallado de los bienes
adquiridos. Asimismo la Unidad de Patrimonio tiene en su poder los expedientes a través de
los cuales se está realizando el traspaso de bienes a la Secretaría antes mencionada.
Recomendación: Mantener un registro de inventario completo y actualizado y detalle de
aquellas transferencias realizadas al organismo.
8
3) CAJA CHICA
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos los comprobantes no poseen aclaración de firma de quien
autoriza. (riesgo bajo, causa error humano)
2. La mayoría de los comprobantes no indican la condición ante el IVA del Proyecto. (riesgo
bajo, causa cumplimiento)
3. Se observaron algunos gastos cuyos comprobantes no son válidos como factura. (riesgo
bajo, causa cumplimiento)
Comentarios de la UEP:
1. y 2. Se tiene en cuenta la observación. Se procedió a la aclaración de firma en los
comprobantes.
3. Dichos gastos corresponden a servicios de taxi realizados por reuniones relacionados con
el Programa. Se toma en cuenta la observación y se extremarán los controles a fin de evitar
en el futuro esta observación.
Recomendaciones:
Efectuar un control más estricto de la documentación respaldatoria de los pagos realizados y
constatar que se proceda a la aclaración de las firmas de la documentación adjunta.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1. La mayoría de las conciliaciones bancarias suministradas por el Proyecto, no indican quién
las realizó ni quién las supervisó, tal lo previsto en el formulario utilizado. (riesgo bajo,
causa supervisión)
2. En las conciliaciones bancarias del Proyecto se mantienen partidas pendientes de vieja
data, lo que denota falta de seguimiento para poder realizar los ajustes pertinentes. (riesgo
medio, causa directrices)
9
3. El mayor contable de la cuenta corriente del Proyecto en el BNA presenta en los últimos
meses del ejercicio saldo acreedor. (riesgo medio, causa error humano)
4. El mayor contable de la cuenta operativa (Citibank) no se ordena cronológicamente, lo que
dificulta la realización de las conciliaciones bancarias. (riesgo medio, causas recursos-error
humano)
5. El saldo según libros indicado en las conciliaciones bancarias puestas a disposición, en la
mayoría de los casos no coincide con el de registros. (riesgo medio, causa error humano)
6. La conciliación bancaria de la cuenta operativa correspondiente al mes de febrero contiene
un error aritmético de $ 34,32 de acuerdo al saldo según libros. (riesgo medio, causa error
humano)
7. De la reconciliación bancaria de la cuenta operativa del mes de diciembre realizada por
esta auditoría, surge un crédito por $ 1.224,14 del extracto bancario, que no se encuentra
registrado por el Proyecto ni pendiente en la conciliación suministrada. (riesgo medio,
causa error humano)
8. En la conciliación bancaria de la cuenta operativa correspondiente al mes de diciembre, se
incluye un depósito pendiente de acreditación por $ 4.010.-, que no se encuentra
registrado.(riesgo medio, causa error humano)
Comentarios de la UEP:
1. (Se procedió a indicar en las conciliaciones bancarias quien las realizó y quién las
aprobó).
2. Se procederá a analizar dichas partidas y corregir en caso de ser necesario.
3. El saldo acreedor de la cuenta en el BNA se debe a que al cierre del ejercicio no se habían
transferido desde el Citibank los fondos necesarios para cubrir los gastos de
mantenimiento de cuenta. En el mes de enero de 2008 se regularizó dicha situación.
4. Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio.
5. a 8. Se procederá a analizar las conciliaciones y realizar las correcciones necesarias para
que el saldo coincida con el saldo del mayor contable en la misma fecha.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto a las conciliaciones
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bancarias preparadas por el Proyecto, con el objeto de determinar las posibles diferencias y
así poder corregirlas a efectos de mejorar la calidad de la información.
2) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) Proceso de selección:
1- Un 43 % de los Curriculum Vitae (CV) analizados no tiene firma del consultor y en
algún caso no posee aclaración de la misma. (riesgo medio, causa directrices)
2- En el 87 % de los CV analizados no consta la fecha de emisión y en uno de los casos no
consta sello de recepción por parte de la UEP. (riesgo bajo, causa directrices)
3- En 1 caso analizado las firmas existentes en el escrito de presentación y la DDJJ no
tienen aclaración y además tienen rasgos distintos. (riesgo bajo, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1. Se omitió en estos casos solicitar a los consultores que firmaran su CV, de igual manera
al momento de su presentación se les solicitaba que firmaran las DDJJ correspondientes
a la participación en el proceso de selección. Se tiene en cuenta la observación para
futuras contrataciones.
2. En ocasiones el CV puede no tener la fecha, pero la misma figura en la DDJJ que el
postulante firma al momento de presentar el mismo. Se tiene en cuenta la observación
para futuras contrataciones.
3. Con respecto a la firma el consultor la suscribe en las oficinas de la UEP, pudiendo
existir alguna diferencia entre ellas en razón de la manera en que el mismo las realiza.
Se tiene en cuenta la observación para futuras contrataciones.
b) Análisis de contratos:
Se firmaron varios contratos con el coordinador del Proyecto que se superponen entre sí:
•
un contrato hasta el 31/07/07,
11
•
posteriormente se firma una enmienda desde el 01/02/07 hasta el 31/12/07,
•
y luego de lo señalado precedentemente se firma un contrato que abarca del
01/07/07 al 31/12/07 con una escala de honorarios de consultor actualizada
posterior a la enmienda celebrada.
(riesgo medio, causas recursos-supervisión)
Comentarios de la UEP:
La superposición se da por una cláusula gatillo, pauta dada por la Coordinación
administrativa de la Secretaría. De esta manera, se puede seguir cobrando el sueldo como
consultor antes de que se apruebe la enmienda.
c) Control de informes:
1- En la totalidad de los informes analizados, sólo consta firma de los niveles superiores
sin constancia fehaciente de su aprobación. (riesgo bajo, causa supervisión)
2- En algunos casos el informe se trata solamente de un formulario denominado "ficha
técnica". (riesgo bajo, causa directrices)
3- En un caso la presentación del informe (28/09/07) es aprobado con fecha anterior
(26/09/07). (riesgo medio, causa supervisión)
4- En un caso la presentación del informe (17/10/07) es posterior a la del pago de los
honorarios (30/09/07). (riesgo medio, causas cumplimiento-supervisión)
5- En varios casos la fecha de aprobación de los informes es anterior a la de su recepción
por parte de la UEP. (riesgo medio, causa supervisión)
6- En algunos casos los informes presentados son de avance, cuando según los términos de
referencia debían presentarse finales; informan sólo una parte del período que abarcan.
(riesgo bajo, causa supervisión)
7- En algunos casos no consta la fecha de firma de los responsables de aprobación. (riesgo
medio, causas supervisión-error humano)
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Comentarios de la UEP:
1. Cuando el superior firma los informes los está aprobando. La firma implica la lectura y
aceptación de los mismos, de lo contrario estos serían devueltos a los consultores para
rehacerlos. Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo
ejercicio.
2. La ficha técnica consta de una parte donde se especifican las actividades realizadas. En
algunos casos el consultor elabora el informe dentro de este espacio. Tomamos nota de
la observación, para que en las sucesivas oportunidades únicamente se acepte que en
este espacio se haga un resumen y se adjunte el informe aparte.
3. a 7.Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo ejercicio.
6. Los informes corresponden a la totalidad del período, pero hay un error del consultor al
clasificar el informe. Tomamos nota de la observación y la tendremos en cuenta para el
próximo ejercicio.
d) Pago de honorarios:
1- En muchos casos en los comprobantes no se indica la condición ante el IVA del
Proyecto. En una de las facturas no se indica fecha. (riesgo bajo, causa directrices)
2- Algunas AP (autorizaciones de pago) fueron autorizadas por un funcionario (desde el
mes de junio), cuando su nombramiento en el cargo - que se indica en la aclaración - es
a partir de mediados de octubre. (riesgo medio, causa supervisión)
3- El coordinador del proyecto aprueba su propio pago. (riesgo medio, causa directrices)
4- En dos de las AP analizadas se indica erróneamente el número de factura que se cancela
y en uno de los casos carece de firma del responsable emisor, sólo consta el sello del
funcionario designado. (riesgo bajo, causa error humano)
5- En dos de las AP analizadas no hay firma del responsable del registro, mientras que en
otros dos casos no hay firma del representante ejecutor. Asimismo, en 5 de los casos la
firma del representante ejecutor en las AP no tiene aclaración y no se corresponde con
las obrantes en otras AP. (riesgo medio, causa supervisión)
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6- En uno de los casos analizados las facturas no son de orden correlativo, el primer
talonario es hasta la numeración C1-50, y el nuevo comprobante es numeración C1-02.
Además las fechas de impresión de los talonarios son 08/04 y 12/05 respectivamente.
Entre ambos talonarios no coinciden los inicios de actividades. (riesgo bajo, causa
cumplimiento).
7- En 4 de los casos analizados un consultor del Proyecto autoriza su propio pago. (riesgo
medio, causa directrices).
Comentarios de la UEP:
1. 2. 4. 5. y 6 Se toma nota de la observación y se tendrá en cuenta para el próximo
ejercicio.
3. El coordinador del proyecto aprueba todos los pagos, inclusive el suyo ya que es uno de
los firmantes autorizados.
7. El consultor autoriza su propio pago, por ser uno de los firmantes autorizados.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el
Proyecto, dando cumplimiento a lo previsto en la normativa aplicable.
3) VIAJES Y VIATICOS
Observaciones:
En un caso se abona una factura por un pasaje de un consultor; y según la solicitud de
pasaje correspondiente se encuentra cancelada. (riesgo alto, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el
Proyecto.
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4) FIRMAS CONSULTORAS – PLANES PILOTO
Observación general:
La documentación de los procesos no se mantiene archivada en forma de expediente, es
llevada en biblioratos, ordenada en forma inversa, lo que dificulta la lectura y análisis de
los documentos que contiene. (riesgo bajo, causa error humano)
Comentarios de la UEP: La documentación se encuentra archivada en forma cronológica.
Los expedientes se archivan de esa manera por una cuestión de practicidad, la
documentación a medida que se genera o recibe se archiva en la parte superior con el fin de
evitar que la misma se estropee con el manejo.
Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados en forma de expediente,
conforme a sanas prácticas administrativas, a efectos de facilitar su análisis.
Observaciones particulares:
Precalificación de antecedentes 04/06
1- En algunos casos, las “constancias de recepción de propuestas” emitidas por la UEP no
están suscriptas por algún responsable de la citada Unidad. (riesgo bajo, causa error
humano)
2- El Acta de Apertura de las propuestas fue suscripta solamente por dos de los tres
funcionarios designados al efecto y por la Coordinadora del proyecto. (riesgo bajo,
causa cumplimiento)
3- Algunas de las “fichas de evaluación individual” de las firmas que resultaron
descalificadas no indican puntaje obtenido, ni incluyen el motivo de tal decisión. (riesgo
bajo, causa error humano)
4- De 32 propuestas evaluadas se descalifican 13 y una firma desiste de participar,
quedando 18 propuestas válidas. No obstante de la documentación relevada surge que se
solicita que confirmen su interés en participar a 15 de las firmas evaluadas, no
existiendo antecedentes que den cuenta de tal decisión. (riesgo medio, causa directrices)
15
5- El cuadro de doble entrada "firmas presentadas por sector" no es consistente con lo
indicado en el informe de evaluación en cuanto a las propuestas recibidas para cada
sector a evaluar. (riesgo bajo, causa error humano)
Comentarios de la UEP:
1. La UEP emite un acta de recepción, que los oferentes firmaron, en donde consta la fecha
y hora de entrega de la documentación, pudiendo en algún caso omitirse el sello de
recepción.
2. Al momento de la realización del acto de apertura uno de los consultores designados con
anterioridad, se encontraba ausente por motivos de índole personal. El consultor no
figura en la descripción de los miembros de la UEP que participan del acto, pero sí la
Coordinadora General, manteniendo con ello la estructura del comité de apertura.
3. Las fichas de evaluación individual hacen referencia a los antecedentes técnicos, en los
casos en que no se indica el puntaje obtenido se debe a la descalificación de la
presentación por no cumplir con algún requisito obligatorio, como superar determinados
índices financieros, o bien porque los antecedentes de experiencia de la empresa no se
condicen de modo alguno con lo solicitado en el pliego. El informe de evaluación
contiene una planilla donde se indica el puntaje obtenido por los 32 postulantes.
4. Como sugerencia del Banco se consultó a las empresas para que confirmaran su interés
en seguir participando en el proceso, a lo cual todas las consultadas respondieron
afirmativamente. Esta solicitud se remitió a las empresas que de acuerdo a la
calificación quedaban en condiciones de conformar la lista corta que, en ningún caso
podía superar el máximo de seis por sector. Las tres empresas mencionadas estaban
como mínimo en el octavo lugar en el ranking confeccionado; por ello no se cursaron
las respectivas notas.
5. Por error se omitió detallar en algunos sectores la totalidad de las presentaciones, que sí
figuran en todas las evaluaciones tanto técnicas como formales que fueron realizadas e
informadas al BID.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el
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Proyecto y arbitrar los medios para que no se repitan situaciones como las planteadas.
Licitaciones de Planes Piloto (para exportar, incluye 12 sectores de la economía)
Observaciones generales a todos los sectores
1- El proceso de contratación se realizó mediante una licitación por cada sector a contratar
(se hicieron para doce -12- sectores). Sin embargo la totalidad de los procesos
realizados se desarrollan en forma simultánea en sus etapas claves: invitación, apertura,
evaluaciones, intervenciones del BID, etc. Esto generó un volumen mayor de
documentación en los expedientes, documentación correspondiente a otros procesos,
multiplicidad de copias de documentación idéntica que por su importancia debería
constar en original. (riesgo bajo, causa supervisión)
2- No se tuvieron a la vista en los expedientes analizados las no objeciones del BID al
pliego utilizado para las licitaciones de cada sector. (riesgo bajo, causa error humano)
3- Con fecha 27/12/06 se cursó a las firmas integrantes de la lista corta la circular por
consulta Nº 1 (de modificación a la fecha de apertura y a la de validez de oferta),
habiendo el BID tomado conocimiento de esta situación el 28/12/07. (riesgo medio,
causa error humano)
4- La solicitud de ampliación del plazo de validez de oferta hasta el 15/08/07 fue cursada a
las firmas interesadas el 03/07/07, cuando había vencido el 31/05/07. (riesgo medio,
causas supervisión-error humano)
5- Una vez realizado todo el proceso con la correspondiente evaluación de las propuestas
por parte de la UEP se decidió contratar a un tercero (UBA) para la revisión de las
evaluaciones realizadas, lo que no estaba previsto en el pliego de la licitación. Cabe
mencionar que el resultado final de las evaluaciones realizadas no difiere
sustancialmente del obtenido por la UEP en los sectores analizados por esta auditoría.
(riesgo medio, causa cumplimiento)
6- Los contratos suscriptos con las firmas consultoras de los sectores analizados no indican
precio (remite a las actas de negociación). (riesgo bajo, causa error humano)
7- El porcentaje a abonar a las Firmas Consultoras en concepto de anticipo de Contrato fue
modificado del 10 al 15%. Si bien está contemplado en el pliego de la licitación, no
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constan antecedentes en el expediente de los motivos que justifiquen dicha
modificación. (riesgo medio, causa cumplimiento)
8- No constan en el expediente antecedentes que justifiquen la modificación en el tipo de
garantía requerida por el pliego (garantía bancaria). Se presentaron pólizas de garantía
de caución por el anticipo financiero abonado a las firmas contratadas. (riesgo bajo,
causa cumplimiento)
9- No se tuvieron a la vista los recibos ni los certificados de IVA que emite el PNUD por
los pagos realizados a las Firmas Consultoras. (riesgo medio, causa directrices)
Comentarios de la UEP:
1. Si bien los doce procesos de licitación guardan cierta similitud en sus desarrollos, en el
inicio de los mismos se presentaba la posibilidad de que no se diera de tal forma
(sectores que no alcanzaran el mínimo de postulantes y se declararan desiertos, o atrasos
en el caso de solicitarse documentación anexa para evaluar las ofertas por citar algunos
ejemplos). Además, luego de adjudicado cada uno de los sectores las empresas deben
entregar una serie de informes con relación al estudio para el cual se la contrató. Por
ello, consideramos que la mejor manera de llevar los procesos era de manera
independiente.
2. Como los pliegos a utilizar eran iguales en los doce procesos, variando sólo el sector de
referencia, el proceso de no objeción al documento se llevó en forma independiente. Se
incorporará a los expedientes la no objeción correspondiente.
3. El Programa informó al Banco de las prórrogas en las fechas y éste se dio por notificado
de tales cambios sin indicar nada en contrario. Cabe destacar que el si bien el BID
notificó el día 28/12/07 se encontraba al tanto de dicha situación.
4. Todas las firmas participantes estaban al tanto de la dilación en el proceso de
evaluación. Una vez definido el análisis de ofertas y obtenida la no objeción, se solicitó
a los oferentes que continuaban con posibilidades, adjudicar la prórroga de ofertas.
Todos los participantes accedieron a dicha extensión. Se toma en cuenta la observación.
5. Una vez realizada la evaluación por parte del Programa, el Banco solicitó extremar su
precisión para desalentar posibles protestas por parte de los oferentes, motivo por el cual
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se determinó la contratación de una entidad de máximo prestigio como lo es la Facultad
de Ciencias Económicas de la UBA, a fin de que efectuara un análisis de las propuestas,
lo que fue comunicado al BID.
Existen varias diferencias entre la evaluación realizada por la Facultad y el Programa.
Como ejemplo en el sector Gráfico una de las propuestas fue descalificada, en el sector
Máquinas-herramienta el puntaje otorgado a un oferente es menor, en base al análisis
realizado por la Facultad.
6. El contrato está conformado, tal como se indica en el mismo, por las actas de
negociación, las ofertas económicas y la no Objeción del BID a la adjudicación,
constando en todos ellos el importe por el cual se llevarán adelante los trabajos.
7. Las firmas consultoras solicitaron el cambio, dado que la primera instancia de los
trabajos implicaba la movilidad de los consultores a distintas partes del país. El
porcentaje del 15% se relaciona con los gastos aproximados que deberían la firmas
desembolsar para llevar adelante la etapa de relevamiento.
Por ello, se realizó el cambio con respecto a lo detallado en pliego de la licitación,
siendo esto plasmado en las actas de negociación llevadas adelante entre el Programa y
las firmas.
8. Las Pólizas de caución emitidas por entidades reconocidas de países miembro, son
aceptables como garantía, según los términos en que se rigen los procesos de
contratación que se llevan adelante bajo la normativa del Banco.
9. Todos los pagos fueron realizados directamente por el PNUD dados los montos
involucrados. Es el mismo organismo que entrega a las firmas dichos comprobantes. Se
solicitará copia de los certificados emitidos.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el
Proyecto y arbitrar los medios para que no se repitan situaciones como las planteadas.
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Sector Autopartes/marroquinería
1- Tanto la circular por consulta Nº 1 como la circular sin consulta Nº 1 fueron enviadas a
3 de las 6 firmas invitadas (autopartes) y 4 de las 6 invitadas (marroquinería) que
conformaron las listas cortas. (riesgo medio, causa cumplimiento)
2- No se tuvo a la vista la constancia de recepción por parte de una de las firmas
(autopartes/marroquinería) de la comunicación del resultado de la preadjudicación del
proceso realizado. (riesgo medio, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1. A solicitud del BID, y una vez remitidas las invitaciones y pliegos a las firmas que
conformaban las listas cortas, se les solicitó que confirmaran su participación en el
proceso de licitación. Sólo se remitieron las circulares a las firmas que aceptaron
participar en los procesos.
2. Por ser una empresa radicada fuera del país la comunicación se realizó vía fax.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente cada proceso de contratación y mantener legajos actualizados,
dando cumplimiento a la normativa prevista.
5) INFORMES TRIMESTRALES AL PNUD
Observaciones:
1- De la documentación tenida a la vista como respaldo (archivos extra contables) de los
Informes Trimestrales y pagos directos PNUD, y del análisis hecho sobre la misma se
observa que resulta dificultoso relacionar directamente ésta con la información que se
remite al PNUD. A modo de ejemplo se detectaron; gastos que en la información
extracontable corresponde a una línea en particular y en el informe trimestral se expone
en otra, ordenamiento de gastos sin tener en cuenta fecha de pago (cronológico por
mes), etc.
2- En el cuarto trimestre, mes de octubre línea 71305 fuente de financiamiento 22, se
rindieron dos gastos por $ 9.480.- cada uno por igual concepto (honorarios seminario).
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Comentarios de la UEP:
1- (Comentario no procedente).
2- Los gastos informados oportunamente eran los correctos. Si existieron desafectaciones
fueron con posterioridad a la presentación del informe por lo cual debería ajustarse la
información por medio de informes financieros correspondientes al ejercicio 2008.
Recomendaciones: Incrementar los controles a efectos de no repetir los errores indicados.
Mantener un adecuado respaldo de las operaciones del Proyecto.
BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/07)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/07 con los registros
auxiliares que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto
- aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las
circunstancias.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 26,65 % de las
aplicaciones, expuestas en la información complementaria, de acuerdo al siguiente detalle:
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Préstamo BID
71200 Consultores Internacionales
71300 Consultores Nacionales
71600 Viajes
72100 Contratos de servicios-Empresas
72200 Equipamiento y mobiliario
72300 Bienes y Materiales
72800 Equip.de tecnol.de la información
74200 Gastos audiov. y de imprenta
74500 Miscelaneos
Total Préstamo BID
Aportes Locales
71200 Consultores Internacionales
71300 Consultores Nacionales
71400 Contratos de servicios-individuales
71600 Viajes
72100 Contratos de servicios-Empresas
72200 Equipamiento y mobiliario
72300 Bienes y Materiales
72400 Equipo de Comunicación y Audiov.
72800 Equip.de tecnol.de la información
73100 Gastos de Alquiler y Mant.
74100 Servicios Profesionales
74200 Gastos audiov. y de imprenta
74500 Miscelaneos
76100 Diferencia de tipo de cambio
Total Aportes Locales
16.916,93
275.051,81
202.877,95
16.117,98
16.064,43
15.931,63
11.886,00
25.399,85
580.246,58
1,32
21,50
15,86
1,26
1,26
1,25
0,93
1,99
45,36
Muestra
8.722,22
60.924,85
98.662,08
168.309,15
%
0,00
51,56
22,15
48,63
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
29,01
426.772,46
4.273,67
37.136,69
33.231,41
16.587,44
1.096,76
6.864,04
3.760,66
23.788,34
14.127,27
46.487,81
44.752,88
2.829,22
661.708,65
33,36
0,33
2,90
2,60
1,30
0,09
0,54
0,29
1,86
1,10
3,63
3,50
0,22
51,73
119.611,16
9.719,37
3.201,70
2.829,22
135.361,45
0,00
28,03
0,00
26,17
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
7,15
100,00
20,46
37.173,78
698.882,43
1.279.129,01
2,91
54,64
100,00
37.173,78
172.535,23
340.844,38
100,00
24,69
26,65
Mov. del Ej. USD
% de Incidencia
Aportes Locales
Costos de Administración PNUD
Total Aportes Locales
TOTAL DE FONDOS APLICADOS
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 23 de junio de 2008.
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