2000_174info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e
INSSJP”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº
4004-AR “Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de
1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF) y sus posteriores modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1999, expresado en dólares estadounidenses y en pesos, y notas explicativas N° 1 a
11 que forman parte del mismo.
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/12/99, expresado en dólares
estadounidenses y en pesos.
3. Detalle de la Estructura de Gastos por Componente por el ejercicio 1999 y el acumulado
al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses.
1
4. Detalle de los Gastos del período 01/01/99 al 31/12/99 y acumulado, expresado en miles
de dólares estadounidenses (Resumen por categorías).
5. Estado de Situación Patrimonial al 31/12/99, expresado en pesos y en dólares
estadounidenses, y notas explicativas N° 1 a 12 que forman parte del mismo.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Ejecución y Coordinación del
Programa (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron
formalmente recibidos por esta auditoría con fecha 07/08/00 y se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/10/99 y el 20/12/99, entre
el 04/04/00 y el 08/09/00, y el 22/09/00, fecha en que recibimos la documentación e
información pendiente relacionada con los comentarios a nuestras observaciones en
campo.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría
que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Con respecto a las autoridades que suscriben los estados financieros expuestos en Iprecedente, se aclara que sólo figuran las correspondientes a las autoridades de 3 de los
4 proyectos PNUD que componen el Programa.
No obstante, y si bien el Director Nacional del Proyecto no suscribió los estados
financieros del Programa en su conjunto, sí suscribió los estados financieros
correspondientes, exclusivamente, al Proyecto PNUD/ARG/95/015.
2. Mediante nota del 27 de abril de 1999 el Coordinador del Proyecto le informa al
Director Nacional (DNP) que pudieron constatar que entre el día viernes 23/04/99 y el
momento de reinicio de las actividades el día lunes 26/04/99, “personas ajenas al
Programa penetraron en las Oficinas y sustrajeron la caja chica, procediendo además a
revisar documentación confidencial relativa a los préstamos otorgados a las obras
sociales”. La denuncia policial del 26/04/99 ante la Comisaría 1ª de la Policía Federal
indica que se le dio intervención al Juzgado Federal N° 3, Secretaría N° 6, y por
providencia N° 503/99-SPRS de la Secretaría de Política y Regulación de Salud, el
Director Nacional del Proyecto instruyó la apertura de un sumario administrativo bajo el
número de expediente 2002-6594-99-0.
3. Con respecto a las notas al Estado de Origen y Aplicación de Fondos expuestos en I- 1:
La nota 6 al Estado de Origen y Aplicación de Fondos expuestos en I- 1. expone un
total de USD 5.028,79; la diferencia de USD 229,53 con la cifra expuesta en el rubro
“Diferencia de Cambio” se encuentra incluida en la cuenta “Recupero Comisión de
Administración PNUD ARG/95/015”.
A su vez, el importe de USD 139.602,94 expuesto en el apartado “Fuentes de Fondos”,
cuentas Recupero Coadm. PNUD ARG/96/018, ARG/96/005 y ARG/95/015, teniendo
en cuenta la diferencia expuesta en el apartado precedente, corresponde a disminuciones
3
de las aplicaciones al 31/12/99 por los conceptos expresados en nota 7, por lo que
debería exponerse neteando en el apartado “Aplicaciones”.
El importe expuesto en nota 8 por USD 4.338.255,60 correspondiente a la
reconciliación de gastos con PNUD no incluye los pagos directos en concepto de
auditorías por USD 18.737,47 los cuales fueron incluidos en las cuentas “Costo Apoyo
PNUD” de cada Proyecto, en el rubro “Otros”.
4. El Estado de Origen y Aplicación de Fondos Acumulado al 31/12/99 presenta las
siguientes diferencias de exposición en el rubro Inversiones del apartado Aplicaciones,
que surgen como consecuencia de errores en la acumulación de los saldos expuestos al
31 de diciembre de 1998 con la ejecución expuesta en el Estado de Origen y Aplicación
de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99:
Rubro de
Ejecución al
Ejecución al
Ejecución
Total sumatoria
Diferencia
Gastos
31/12/99 según
31/12/98, según
1999 según
columnas
(A)-(D)
EOAF
EOAF
EOAF en
(B) + (C)=
acumulado en
acumulado en
USD
(D)
USD
USD
(C)
(A)
(B)
20.782.357,25
16.570.624,74
4.176.992,43
20.747.617,17
-34.740,08
Equipamiento
956.225,18
931.150,67
25.029,43
956.180,10
-45,08
Varios
406.108,03
304.659,45
136.233,74
440.893,19
34.785,16
22.144.690,46
17.806.434,86
4.338.255,60
22.144.690,46
0,00
Consultoría
Total
Es de destacar que el Estado de Situación Patrimonial expuesto en I- 5. presenta los
mismos saldos que el Estado de Origen y Aplicación de Fondos Acumulado al
31/12/99.
5. En la nota 1 al Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1999, en los
párrafos en donde dice “Saldo s/extracto al 31/12/98” debe leerse “Saldo s/ extracto al
31/12/99”.
4
6. Para conciliar el importe expuesto por USD 4.800.338,42 en la columna “Gasto 1999”
del "Detalle de la Estructura de Gastos por Componente” y las Aplicaciones del Estado
de Origen y Aplicación de Fondos expuesto I.1., se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
Aplicaciones s/estado I-1.
USD 5.514.318,00
Recupero Costo PNUD
USD ( 139.832,47)
Diferencia de cambio
USD
Transferencia 97/012
USD ( 566.000,00)
Aplicaciones 1999
USD 4.808.715,06
229,53
La diferencia de USD 8.376,64 surge como consecuencia de que la UEC omitió incluir
en el mencionado Detalle, gastos correspondientes al PRESSS (Proyecto PNUD
ARG/98/040).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta las aclaraciones
realizadas en el punto III- anterior, los estados identificados en I- precedente, presentan
razonablemente la situación financiera del “Programa de Reconversión de Obras Sociales e
INSSJP” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo Nº 4004-AR BIRF del 26/04/96 y sus posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) durante el ejercicio finalizado el 31/12/99,
correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 4004-AR “Proyecto de
Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, de fecha 26/04/96 y sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de SOE’s por el ejercicio finalizado el 31/12/99, expresado en dólares
estadounidenses.
2. Estado de Solicitudes de Desembolso -Por categoría de Gasto-, por el ejercicio
finalizado el 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados expuestos precedentemente incluyen el detalle de las Solicitudes de Retiro de
Fondos N° 31 a 42, emitidas y presentadas al Banco Mundial durante el ejercicio 1999 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se rindieron USD 10.549,10, bajo la categoría 1 en el SOE N° 37, correspondientes a la
publicación de avisos para dar cumplimiento a una de las condicionalidades del
préstamo de ajuste estructural BIRF 4405-AR (MEGASSAL). Al respecto, no se tuvo a
la vista la no-objeción del Banco para ser financiados con los fondos del préstamo
4004-AR BIRF.
b) Al 31/12/99 se verificó una discrepancia de USD 7.007,63 entre lo imputado por el
BIRF en el “Resumen Mensual de Desembolsos” y los importes justificados por la UEC
en los SOE’s N° 33, 34, 37 y 39 a 42. El BIRF lo imputó a la categoría 3 y correspondía
a la categoría 1 del Convenio de Préstamo, tal como fue justificado por la UEC.
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, los estados identificados en I- anterior, correspondientes al “Programa de
Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, resultan ser razonablemente confiables para
sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas,
que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, de
conformidad con los requisitos estipulados en el Convenio de Préstamo N° 4004-AR de
fecha 26/04/96 y sus posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
8
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa de Reconversión de Obras Sociales e
INSSJP”, de conformidad con la sección 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4004AR de fecha 26/04/96 y sus posteriores modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones de la Cuenta Especial al 31/12/99, expresado en dólares
estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa sobre
la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 000611001000 denominada
“Ministerio de Salud y Acción Social -BIRF- 4004”, mantenida en el Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Nueva York, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
9
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa de
Reconversión de Obras Sociales e INSSJP” al 31 de diciembre de 1999, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos
contempladas en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 4004-AR
BIRF del 26/04/96 y sus posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
10
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA SEGUROS DE SALUD”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación,
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999,
correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, se ha examinado
el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 4004-AR
“Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de 1996 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus
posteriores modificaciones.
El objetivo del Programa se resume de la siguiente manera:
- Diseñar y poner en marcha un conjunto de reformas básicas de políticas para el Programa del
sector de seguros de salud.
- Elaborar el marco regulatorio e institucional para la implementación del Programa.
-Formular e implementar la reforma organizativa y de gestión del Instituto Nacional de Servicios
Sociales para Jubilados y Pensionados (INSSJP) y de las Obras Sociales Nacionales.
11
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 25.000.000.-.
El total desembolsado por el BIRF revaluados al 31/12/99 ascendió a USD 23.329.130,25.
2) Sección 2.02 (a): Categorías de gastos según Anexo 1 del Convenio.
En términos generales, se ha dado razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales se
detallan en nuestro dictamen de SOE’s y en el Memorando a la Dirección, adjuntos.
3) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida. Cabe destacar que a partir de la solicitud N° 30 el BIRF comenzó a recuperar el
depósito inicial de la cuenta especial por USD 4.000.000.-; el saldo recuperado al 31/12/99
ascendió a USD 2.549.800.-.
4) Sección 2.03: Fecha de cierre
Mediante fax del 30/06/00, el Banco ha establecido el 30 de junio de 2001 como nueva
fecha de cierre del Programa.
5) Sección 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplida.
6) Sección 3.01: Ejecución del Proyecto.
Durante el ejercicio 1999 la Prestataria ejecutó el Programa a través de cuatro acuerdos de
ejecución descentralizada con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), oficina Buenos Aires (Proyectos N° ARG/95/015, ARG/96/005, ARG/96/018 y
ARG/98/040-PRESSS), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto para apoyar en
las gestiones necesarias para la ejecución de los componentes.
Con fecha 14/09/99 se suscribió una enmienda que modificó la matriz de financiamiento
expuesta en el Anexo I del Convenio de Préstamo, conforme se expone a continuación:
12
Categoría
(1) Servicios de Consultoría,
Original
Enmienda del
Enmienda del
Vigente al
08/07/97
14/09/99
31/12/99
21.900.000.-
(400.000.-)
2.100.000.-
23.600.000.-
3.100.000.-
0.-
0.25.000.000.-
Asistencia Técnica y
Capacitación.
(2) Bienes
(3) Gastos Administrativos
(2.300.000.-)
800.000.-
400.000.-
200.000.-
600.000.-
0.-
0.-
25.000.000.-
En el punto 8. del Ayuda Memoria de la Misión del Banco Mundial realizada entre los días
12 y 16 de julio de 1999, se acordó que el componente Instituto Nacional de Servicios
Sociales para Jubilados y Pensionados (INSSJP) desarrollado en el marco del préstamo de
asistencia técnica que nos ocupa ha concluido el 30 de junio de 1999.
El Proyecto PNUD ARG/98/040 – PRESSS se incorpora en 1999 al Programa; los gastos
realizados por la Unidad de Ejecución por el período comprendido entre el 1° de febrero y
el 13 de diciembre de 1999 se financiaron con fondos del BIRF y de contraparte local por un
importe de USD 470.890,40.
7) Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisición de bienes.
Existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto al presente informe.
8) Sección 3.03. y sección 3.05 (a): Plan de cumplimiento de los objetivos e Informes de
avance del proyecto
Con fecha 1° de septiembre de 2000, en respuesta a nuestro requerimiento por el
cumplimiento de las presentes cláusulas, la UEC nos suministró los siguientes informes por
el ejercicio 1999, elevados y recibidos por el Banco Mundial:
a) Documento “Implementation Completion Report del Programa de Reconversión de Obras
Sociales y el INSSJP - Préstamos 4002/3-AR” (07-07-99).
13
b) Documento enviado al BIRF el 07/09/99 por la Unidad Ejecutora del Programa de
Reconversión de Obras Sociales (PROS) describiendo las actividades y tareas que en el
marco de la reconversión de las obras sociales deberán continuar desarrollándose en el
primer semestre del año 2000.
c) Ayuda Memoria de la “Misión de transferencia de responsabilidades de los proyectos de
salud” del 13 al 17 de septiembre de 1999 en el cual, entre otros, se menciona que la
misión examinó el plan consolidado de acciones para el período de extensión del
Préstamo 4004.
9) Sección 3.04 (a) y (b): Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa (UEC) y
Unidades de Ejecución de los Subprogramas.
Cumplida. Por enmienda del 14 de setiembre de 1999 se incorporó a la UE/PRESSS, Unidad
Ejecutora del Programa de Reconversión del Sistema de Seguro de Salud, para el
financiamiento de gastos operativos y administrativos.
10) Sección 4.01(a): Sistema contable.
Cumplida. No obstante ello, si bien la UEC posee un sistema contable computarizado que
comenzó a operar en el ejercicio 1997, del mismo no surgen la totalidad de los estados
financieros auditados, solamente el Balance General del Proyecto. Durante el ejercicio 1999
se comenzó a implementar un subsistema de carga de contratos, categorías y saldos, para la
obtención, por medio del software, de las planillas de Certificados de Gastos y hojas
sumarias que conforman los SOE´s. Las mismas se emiten a partir de noviembre de 1999 en
forma automática con el cierre mensual de los mayores.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSÍON DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1999, correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, financiado
a través del Convenio de Préstamo N° 4004-AR BIRF “Proyecto de Asistencia Técnica para
Seguros de Salud”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa (UEC) y en las Unidades Ejecutoras (UEP)
creadas al efecto para cada uno de los componentes del Proyecto (Subproyectos), que hemos
considerado necesario comentar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/99
15
1. SUBPROYECTO 1: RECONVERSIÓN DE OBRAS SOCIALES NACIONALES
(PNUD ARG/96/005)
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
1. Los currículos que integran las ternas para la selección de personal en la mayoría de
los casos no están firmados por el postulante respectivo y no especifican la fecha de
emisión.
2. No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos por
cada postulante, o documentación que respalde el proceso de evaluación utilizado.
3. Para la determinación de honorarios de un contrato de locación de obra por quince
días de duración (16/01/99 al 31/01/99), la UEP aplicó directamente el honorario
mensual sin proporcionar. No existe documentación que respalde la asignación del
honorario.
Comentarios de la UEP:
1. Se tendrá en cuenta la observación.
2. Se toma por válida la observación. Se tendrá en cuenta el particular.
3. Si bien al momento de pedido de no-objeción al Banco Mundial la contratación fue
solicitada por 30 días, se efectivizó por 15 días por un monto equivalente a un
honorario mensual.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
16
2- EQUIPOS
Observación: En la adquisición de equipamiento analizado, no se tuvieron a la vista las
especificaciones técnicas, cantidades y una estimación del costo total, aprobadas por
quien corresponda.
Comentario de la UEP: Es correcta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto.
3- SUBCONTRATOS
Observaciones:
1. Los antecedentes de la contratación no se encuentran foliados.
2. No se tuvieron a la vista los listados de la firma consultora con el detalle del personal
clave afectado al proyecto durante el ejercicio 1999.
3. No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidades suscriptas
por los integrantes del personal clave de la firma consultora contratada.
Comentarios de la UEP:
1. La observación de la AGN es correcta. Se ha tomado en cuenta en forma de
recomendación por lo que la foliatura se incluirá en los procedimientos
administrativos futuros.
2. y 3. Correcta la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
17
2. SUBPROYECTO 2: RECONVERSIÓN DEL INSSJP (PNUD ARG/95/015)
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) En algunos de los casos se observó que la fecha de firma del contrato y la fecha de
firma de la declaración jurada de incompatibilidades es posterior a la fecha de inicio
de actividades.
b) En un caso, los currículos (CV) que integran las ternas para la selección de personal
no están firmados por los postulantes, no especifican la fecha de presentación y no
poseen sello de recepción de la UEP.
c) En un caso no se tuvo a la vista el cuadro de evaluación con los puntajes obtenidos
por cada postulante, o documentación que respalde el proceso de evaluación
utilizado.
d) En su mayoría, las notas solicitando la contratación del consultor no exponen los
motivos que justifican la selección del mismo.
e) De los legajos correspondientes a los consultores analizados se pudo verificar que el
título profesional se encuentra en fotocopia simple sin autenticar.
f) En un caso la solicitud de contratación fue emitida con fecha posterior a la de inicio
de actividades por parte del consultor.
g) Los informes no se encuentran foliados; en su mayoría son hojas sueltas que forman
parte del legajo del consultor.
h) En los casos que se suscribieron contratos de locación de servicios por más de tres
meses, no se tuvo a la vista evidencia del control de tareas realizado por la
coordinación.
i) En algunos casos los informes fueron presentados por los consultores con
significativos atrasos.
18
Comentarios de la UEP:
a) La demora en la emisión de los contratos, respecto de los legajos auditados, se debe
en un alto porcentaje, a las renovaciones a partir de 1999 y la demora por parte de la
Secretaría de Hacienda en la habilitación de la planta de personal para el año 1999
cuya Resolución N° 36/99 fue emitida el 27/01/99.
b) y e) Los legajos de consultores auditados en su totalidad son renovaciones. Teniendo
en cuenta que el Proyecto ha llegado a su fin, no podemos solucionar el faltante de
documentación ni subsanar los errores de los cuales ésta Dirección toma debida nota.
c) No se utiliza en las ternas presentadas la modalidad de cuadro de evaluación,
únicamente la nota de selección por antecedentes y experiencia. Esta observación ha
sido justificada de igual modo en años anteriores.
d) Dichos motivos se exponen en algunos casos en los pedidos de no objeción al BIRF
y, de no ser así, se fundamentan en la continuidad de las tareas a realizar.
f) e i) Se dan por válidas las observaciones, no pudiendo justificar los errores u
omisiones de la anterior Coordinación, teniendo en cuenta que el Proyecto no está en
funcionamiento desde el 30/06/99.
g) No podemos dar respuesta ya que ignoramos las justificaciones que tuvo la
coordinación para omitir dicho control, si bien consideramos que la numeración es
relevante en caso de informes sustantivos.
h) El control de avance y tareas realizadas por el consultor es mensual, ya que las
liberaciones de honorarios expresan: “ya que los consultores han cumplido con las
actividades pactadas en los términos de referencia”, salvo en las condicionadas a la
presentación de informes mensuales y/o de avance (producto) en cuyo caso los
mismos se adjuntan a aquéllas.
2- GASTOS VARIOS-CAJA CHICA
Observación: Los comprobantes de vales de caja utilizados no identifican al proyecto.
19
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
3- EQUIPO FUNGIBLE
Observación: Con respecto al alquiler de una fotocopiadora para el proyecto no se
tuvieron a la vista los resúmenes técnicos mensuales emitidos por el proveedor y
aprobados por la UEP certificando los trabajos realizados por los cinco meses de
contrato.
Comentario de la UEP: No se han localizado los resúmenes técnicos mensuales
emitidos por el proveedor y aprobados, ni podemos asegurar que los mismos se hayan
confeccionado, teniendo en cuenta que la administración del proyecto y su Unidad
Ejecutora ya no existen.
3. SUBPROYECTO 3: DESARROLLO DE POLÍTICAS Y REGULACIÓN DE LOS
SEGUROS DE SALUD (PNUD ARG/96/018)
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) Los currículos que integran las ternas para la selección de personal, archivados en el
legajo del consultor contratado, en algunos casos no están firmados por el consultor
respectivo, no especifican la fecha de presentación y en su mayoría no poseen el
sello de recepción de la UEP.
b) No se tuvieron a la vista los informes de evaluación con los puntajes obtenidos por
cada postulante; sólo existe en los legajos una nota que dice que los consultores se
seleccionaron por antecedentes y experiencia.
20
c) Los títulos profesionales de los consultores contratados en la mayoría de los casos se
vieron en fotocopia simple, sin certificar que son “copia fiel del original que se tuvo
a la vista”.
Comentario de la UEP: Las observaciones son correctas. Se implementarán los
controles necesarios para no omitir ninguno de los requisitos enunciados.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras
ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia de la evaluación realizada sobre los postulantes para
cada función.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. SUBPROYECTO 1: RECONVERSIÓN DE OBRAS SOCIALES NACIONALES
(PNUD ARG/96/005)
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos analizados, se pudieron observar atrasos entre la fecha de
firma del contrato por parte del consultor y la fecha de inicio de actividades.
2. En algunos casos las declaraciones juradas de incompatibilidades fueron suscriptas
por los consultores en fecha posterior a la de inicio de actividades.
3. En lo que respecta a la copia de la constancia de la clave única de identificación
tributaria (CUIT), en la mayoría de los casos auditados no se encontraban firmadas
en original por el consultor.
21
4. Las solicitudes de contratación no se encuentran numeradas.
5. La aprobación de la planta de personal según Resolución N° 36 del 27/01/99 incluye
únicamente un solo puesto para ocupar el cargo de analista financiero del
Departamento de Especialistas Sectoriales; sin embargo se pudo verificar la
contratación de dos consultores para dicho puesto.
6. En el caso de la contratación de un consultor a través de una locación de obra,
además de lo expuesto en A- 1. 1- 3. precedente, se pudo observar que:
a. La no-objeción del BIRF para el inicio de actividades fue a partir del 01/01/99
(contrato por el período 16/01/99 al 31/01/99).
b. La fecha del informe final que se tuvo a la vista (21/12/98) es anterior a la fecha
de la firma del contrato.
c. La nota de aprobación del informe final no posee fecha de emisión.
d. En la aprobación de la planta según Resolución 36 del 27/01/99 la contratación de
esta consultoría (Asesoría Legal) prevé una locación de servicios (Rango B IV
período 01-99 al 06-99 por $ 3.640.- mensuales); sin embargo se contrató a través
de una locación de obra y por un período de 15 días.
7. En un caso analizado, los TOR's adjuntos al contrato del consultor no poseen firma
del mismo.
8. En un caso el informe final no posee sello de recepción de la UEP.
Comentarios de la UEP:
1. y 2. Debido a que la unidad administrativa no se encontraba en la sede de este
Proyecto, en varias oportunidades los contratos no fueron emitidos a tiempo y se
incurrió en atrasos involuntarios para su firma. Se tendrá en cuenta la observación
para futuras oportunidades.
3. Se tendrá en cuenta la observación.
4. Por error administrativo al momento de la emisión de las solicitudes, se obvió la
numeración de las mismas. Se tendrá en cuenta la observación.
22
5. Evidentemente por un error en la conformación del listado de aprobación de planta,
se omitió un puesto adicional de analista financiero.
6. a) Efectivamente.
b) Sin comentarios.
c) Se tendrá en cuenta la observación.
d) La observación es correcta.
7. Por un error involuntario se omitió la firma de los TOR’s por parte del consultor.
8. Por error administrativo se omitió poner la fecha de recepción en el informe.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto dejando constancia en los archivos respectivos.
2- EQUIPO NO FUNGIBLE
Observaciones:
1) En el caso de la contratación de un proveedor para la provisión de cortinas:
a. El precio transcripto por la UEP correspondiente a la oferta ganadora en el
cuadro comparativo no coincide con el precio total que figura en el presupuesto.
Por lo expuesto, no se tuvo a la vista documentación que respalde la apertura de
los precios realizada por la UEP en el cuadro de evaluación por cada uno de los
ítems.
b. La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor aceptando las
condiciones de la misma.
c. La forma de pago coincide con la presentada en términos generales por el
proveedor en su presupuesto, pero no coincide con la expuesta en la orden de
compra (3 días) y en las facturas (contado).
2) En el caso de una contratación para la adquisición de una impresora:
a. No se tuvo a la vista nota de la UEP con el detalle, entre otros, del ítem a adquirir,
cantidad, presupuesto disponible y especificaciones técnicas.
23
b. Los tres presupuestos que se tuvieron a la vista no poseen firma del proveedor.
c. La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor, ni tampoco
detalla plazo de entrega y lugar.
d. No se tuvo a la vista remito por la entrega, ni documento en el que conste el
número de serie del equipo recibido.
3) En lo que respecta a la adquisición de equipos de computación:
a. El presupuesto de una de las firmas no se encuentra firmado.
b. En la orden de compra que se tuvo a la vista existe una firma, sin aclaración de
los datos del firmante.
c. La factura B0000-00000561 emitida el 12/04/99 no posee el Código de
Autorización de Impresión -CAI- conforme a la normativa vigente de facturación.
Comentarios de la UEP:
1) a. Sin comentario.
b. Es correcta la observación.
c. Por error de tipeo, y debido a que las nuevas órdenes de compra son realizadas
copiando la última efectuada, se omitió involuntariamente corregir la forma de
pago de acuerdo a lo pactado con la firma oferente.
2) a. La observación es correcta.
b. Se tendrá en cuenta la observación.
c. La observación es correcta.
d. El equipo fue retirado del local de ventas, por lo que no se recibió remito.
3) a. La observación es correcta.
b. Si bien no está aclarada, la firma es la misma que la de la orden de pago y la del
recibo de la empresa.
c. La observación es correcta.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando el cumplimiento de la normativa fiscal vigente en la materia.
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3- EQUIPOS - OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
Observaciones: Respecto a la recontratación de un proveedor para que realice las
tareas de mantenimiento de equipos.
1. No se tuvo a la vista nueva compulsa de precios para determinar la conveniencia de
continuar con los servicios del proveedor; se destaca que la renovación del contrato
surge por iniciativa del proveedor conforme nota del 08/01/99, recibida el 11/01/99
por el Proyecto, en la cual el mismo manifiesta que el contrato venció el 31/12/98 y
procede a elevar un presupuesto para el 1° semestre de 1999.
2. La orden de servicio no se encuentra firmada por el proveedor, ni se tuvo a la vista
documentación que respalde el servicio a brindar (plazos, tareas, etc.).
3. El servicio se abonó el 13/01/99 por adelantado por los cinco meses de trabajo, por
un importe de $ 7.199,58.
4. La factura N° B 0000-00000530 del 12/01/99 que se tuvo a la vista, no posee el
número de Código de Autorización de Impresión -CAI- conforme a la normativa
vigente de facturación.
Comentarios de la UEP:
1. Para la contratación de este servicio no se realizó compulsa porque el Proyecto
estuvo conforme con el servicio que brinda y consideró oportuno continuar con el
mismo. Paralelamente teniendo en cuenta que la cantidad de equipos y la capacidad
de la red instalada demanda permanente e inmediata atención, la resolución de
problemas se ha visto simplificada dado el conocimiento de la empresa de los
sistemas por ellos mismos instalados.
2. Si bien es correcto que la orden de servicio no está firmada por el proveedor, esta fue
preparada con el objetivo de formalizar la continuidad del servicio que ya estaba en
funcionamiento, por lo que no fue necesario detallar nuevamente en que consiste el
mismo.
3. La observación es correcta.
4. La observación es correcta y ya se puso en conocimiento al proveedor.
25
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando oportunamente el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
4- GASTOS VARIOS
Observaciones:
a) Con relación a la contratación de una firma para realizar la digitalización de
documentos del Proyecto.
1.
El expediente con los antecedentes de la contratación no se encuentra foliado.
2.
No se tuvo a la vista la lista corta de posibles proveedores.
3.
Las invitaciones no exponen una fecha límite para la recepción de los
presupuestos.
4.
Para la realización del comparativo de 2 presupuestos se utilizó la cantidad de
discos compactos (CD) prevista en el presupuesto ganador (14 CD originales
más 6 copias por CD original) no contando con documentación emitida por la
UEP y por la otra empresa oferente respecto de la cantidad estimada de CD a
utilizar.
5.
Entre la fecha de invitación y la de firma del contrato transcurrieron siete meses.
6.
Conforme a lo expuesto en la orden de compra, la fecha prevista de entrega era
la primera semana de noviembre; el acta de recepción final posee fecha 13 de
diciembre de 1999.
7.
El acta de directorio Nro. 3, donde surge la personería del firmante por parte de
la empresa ganadora, es una fotocopia simple que no se encuentra certificada
como “copia fiel del original” por escribano o por la UEP.
8.
Con respecto a la liberación del primer pago mediante nota del 02/11/99 y lo
estipulado en el contrato se pudo observar que:
• el primer pago sería realizado al finalizar las primeras 100.000 imágenes y la
recepción definitiva de los CD que las contengan.
26
• la cantidad de compactos facturados (42) difieren con lo entregado según
remito (3 CD originales más 6 copias).
Respecto a la cantidad de imágenes, si bien es correcto el momento de la
facturación, surgen diferencias entre la cantidad expuesta en el acta de
recepción parcial del 28/10/99 (116.852 imágenes) y la sumatoria de las actas
presentadas a esa fecha (116.989 imágenes). Se destaca que el remito emitido
por el proveedor no se encuentra suscripto por la UEP con el conforme por la
recepción.
9.
Con respecto a la liberación del último pago mediante nota del 28/12/99 y lo
expuesto en el contrato se pudo observar que:
De la revisión realizada surgió una diferencia de 839 imágenes entre los
siguientes documentos:
Cantidades totales facturadas:
175.728 imágenes
Cantidades según acta final:
175.728 imágenes
Cantidades según actas aprobadas:
174.889 imágenes
10. De la inspección ocular realizada se determinó que la cantidad de CD originales
eran 11 y no 14 como los facturados.
11. No se tuvo a la vista la recepción de un juego de originales de CD por parte del
Banco Mundial, conforme lo previsto en el manual de procedimientos.
b) Respecto a la contratación de un traductor público.
1.
No se tuvo a la vista el pedido de tres presupuestos para realizar el servicio.
2.
La factura del tipo C presentada no posee fecha de emisión.
3.
La orden de pago N° 223 del 22/06/99 fue suscripta por otra persona distinta al
profesional contratado.
4.
No se tuvo a la vista documentación emitida por la coordinación que permita
determinar el o los documentos por los cuales se solicitó la contratación de estos
servicios.
27
Los documentos entregados a esta auditoría por la UEP en respaldo del trabajo
contratado no poseen evidencia de quien realizó la traducción, como así tampoco
se tuvo a la vista la aprobación de la UEP al producto presentado.
Comentarios de la UEP:
a) 1.
Se tendrá en cuenta la observación.
2.
No hay una lista corta formal.
3.
La observación es correcta.
4.
Para obtener la cantidad de CD necesarios se hizo una reunión previa con cada
uno de los participantes, en las cuales se explicó cuales eran las necesidades del
Proyecto y en base a eso se armó la propuesta. La firma ganadora fue la primera
entrevistada y dieron como posible cifra la cantidad de 14 CD. Esta cifra se
tomó como posible y en las reuniones con las firmas restantes se les consultó si
era razonable la cantidad de 14 para toda la documentación. Esta consulta se
hizo sin explicar de donde procedía la información. Luego de las reuniones cada
firma envió su presupuesto tomando como válida la cantidad estipulada por el
proyecto, pero en ningún momento se obligó ni se influyó sobre las mismas para
que tomaran como válido lo propuesto por el Proyecto.
5.
La observación es correcta.
6.
La observación es correcta.
7.
Se tiene en cuenta la observación.
8.
De acuerdo al contrato se estableció que el primer pago sería del 50 % del total
de la contratación, y cuando estuvieran digitalizadas y grabadas como mínimo
100000 imágenes. Por lo tanto al finalizar las mismas debía liquidar el 50 % del
monto total aunque la cantidad de CD no correspondiera exactamente al 50 % de
la cantidad total de los mismos. Con respecto a la cantidad de CD es probable
que se haya incurrido en un error al tomar nota en algunas de las actas diarias, lo
que provocó el error en la suma final. En cuanto a la recepción del remito por
parte de la UEP es correcta la observación.
28
9.
En cuanto a la cantidad de imágenes surge también de algún error en el
momento de pasar la cantidad al acta diaria, es por esto que se ha generado una
diferencia en el total final contabilizado. Por error involuntario se omitió incluir
el CD N° 2 correspondientes a los expedientes en el detalle del acta final. A las
77 copias se le deben agregar sólo 7 CD de los recibidos en la primer entrega, ya
que luego de ver los CD's recibidos se le pidió a la firma que hiciera un cambio
en dos de ellos a los que faltaba agregar información traspapelada. Por lo tanto
es correcta la cantidad de 77 CD's más los siete que quedaron en poder del
proyecto en la primer entrega (84 copias).
10. Es correcta la observación. No fue posible determinar la ubicación de los CD
debido a que no existe en los archivos del programa una planilla de seguimiento
de las copias de los CD que fueron entregados por la contratada. Sí se
encuentran en el Programa juegos completos de los CD con la totalidad de
imágenes digitalizadas.
11. La copia al Banco Mundial fue remitida directamente desde la Secretaría del
Director Nacional, no constando en el Proyecto documentación que acredite el
envío.
b) 1. No se pidieron tres presupuestos.
2. Por error involuntario se omitió la fecha de emisión de la factura.
3. Efectivamente el cheque fue retirado por un cadete de la titular de la firma, y la
firma de la orden de pago se toma como cancelación del pago.
4. Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando oportunamente el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
29
5- SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) De la auditoría realizada en el ejercicio anterior al contrato con una firma consultora
se pudo observar que quedaba pendiente la cancelación del saldo del 30 % del
contrato cuyo objeto era la confección del Plan de Reconversión para la Obra Social
de Farmacia, el cual había sido recibido por la UEP con los adicionales propuestos el
17/03/98 y al 31/12/98 todavía se encontraba en la etapa de reformulación conforme
lo informado por la coordinación. Se destaca que la póliza solicitada en respaldo del
anticipo otorgado a la firma consultora no fue ejecutada, y que al 31/12/99 el pago
del 30 % se encontraba sin abonar.
b) El 12/02/98 la UEP suscribió el contrato con una firma para la realización del Plan
de Reconversión para la Obra Social del Personal de Seguridad recibiendo el
25/02/98 el anticipo; se destaca que el plazo previsto para la presentación del plan
era el 16/03/98. Al respecto sólo se pudo verificar que durante el ejercicio 1999 la
firma procedió a la devolución del anticipo recibido.
c) Con relación a la recontratación de los servicios de consultoría de una firma
consultora extranjera con representación en Argentina para la realización de las
tareas de monitoreo y evaluación, se observó lo siguiente:
1. No se tuvo a la vista la aprobación por parte del Comité Local de Contratos de la
extensión contractual.
2. Una de las justificaciones expuestas en el considerando del contrato por la
extensión en su punto E) menciona los apartados 2.16, 2.17 y 2.19 de las Normas
para utilización de consultores por parte del Banco Mundial del año 1995
respecto a la ventaja de continuar con los servicios de una firma contratada con
anterioridad. Se destaca que la justificación presenta un error ya que dichos
apartados no corresponden a las normas aludidas sino a las emitidas en el año
1981, las cuales no se encuentran vigentes (reemplazadas en enero de 1997).
3. No se tuvo a la vista el plan de trabajos a realizar respaldando las tareas
correspondientes a la recontratación, como así tampoco el importe mensual de
30
pago estipulado, pudiéndose verificar que se continuó abonando el mismo
importe mensual a pesar de que durante el primer trimestre de 1999, solamente
trabajaron 3 personas de las 19 previstas en el listado de personal clave conforme
lo detallado por la UEP en el listado trimestral exigido por PNUD; con respecto al
segundo trimestre no se obtuvo información ya que la firma consultora no fue
incluida en el mencionado listado.
4. Con fecha 21/04/99 la firma informó a la UEP la anulación de la representación
que poseía en país; al respecto no se tuvo a la vista documentación del personal
clave desafectado.
5. Los términos de referencia adjuntos al contrato no se encuentran suscriptos por
responsable alguno de la firma.
6. No se tuvo a la vista la siguiente documentación:
•
Poder certificado en original por parte de la firma para que su representante
pueda suscribir la extensión contractual; se aclara que el que existe en el
legajo es del 21/02/97 y corresponde al primer contrato suscripto.
•
Copia del acta de directorio certificada en original de donde surja el
carácter invocado por el firmante del contrato por parte de la consultora.
•
Documentación que respalde que el presidente de la firma se encontraba en
sus funciones a la fecha de suscripción de la rescisión del contrato.
7. La fecha de emisión del contrato de extensión es del 30/07/98 y la fecha de firma
de las partes es del 1° de julio de 1998.
8. Los pagos fueron estipulados como adelantos ya que en la cláusula tercera se
expone que los servicios se ejecutarán a partir del 01/08/98, y en la cláusula
octava se expone que se procederá a liberar el primer pago entre el día 1° y el 5°
del mes de agosto. El Banco mediante fax del 05/01/99 otorgó la no-objeción a la
modificación de la modalidad de pago para la realización de los mismos por mes
vencido. Al respecto no se tuvo a la vista la enmienda suscripta por ambas partes
modificando las condiciones de pago del contrato.
31
9. La cláusula séptima: “Monto de Pago: USD 1.377.000.- ” no aclara si el mismo
incluye el impuesto al valor agregado. Se destaca que la firma factura la cuota
mensual que surge de dividir este importe por 12 meses adicionando el IVA. Es
decir que los importes recibidos mediante certificados de reintegro del PNUD no
se encuentran respaldados en el contrato.
10. El proyecto no posee documentación cancelatoria por los pagos recibidos por la
consultora por el ejercicio 1999 incluidos en las órdenes de pago nro. 012, 055,
081 y 128, las cuales, si bien se encuentran suscriptas, no aclaran los datos del
firmante (exponen únicamente un número de documento) ni autorización de la
empresa para que el firmante retire los cheques. Asimismo, no se tuvo a la vista
documentación que respalde la recepción del último pago realizado directamente
al exterior mediante transferencia bancaria.
No obstante ello esta auditoría procedió a circularizar a la firma consultora, no
surgiendo diferencias con los registros del proyecto.
11. Con respecto a la rescisión contractual realizada tres meses antes del vencimiento,
se pudo apreciar que por nota del 29 de abril de 1999, la firma consultora informa
a la UEP que de la evaluación realizada surge que las actividades pendientes no
ameritan la continuidad del trabajo más allá de fines del mes de mayo de 1999, y
que las tareas podrían ejecutarse en forma satisfactoria directamente por parte de
la UEP. No se tuvo a la vista documentación que respalde que los antecedentes
fueron remitidos al Banco para solicitar la no-objeción a la rescisión, conforme lo
expuesto en el informe del asesor legal del Proyecto del 12/05/99.
Comentarios de la UEP:
a) Si bien efectivamente no se cuenta con documentación escrita en la que conste el
avance del plan de reconversión, el PROS mantenía reuniones periódicas con la
consultora y con la obra social para evaluar las actividades en proceso. Si bien la
póliza fue devuelta a la firma consultora, el último pago no se efectivizó debido a
que la firma no presentó el plan de reconversión inicialmente pactado.
32
b) Los motivos por los que se hizo lugar a los diversos pedidos de prórroga fueron
sucesivas comunicaciones verbales y por escrito mantenidas entre el proyecto y la
Obra Social del Personal de Seguridad, quien planteó problemas de difícil solución
en la integración de la información de base necesaria para la confección del plan de
reconversión que imposibilitaron la tarea de la firma consultora. Esta situación se
mantuvo hasta que finalmente, y después de múltiples aprobaciones de solicitudes de
prórroga de la obra social a la UEP, se decide la recuperación del anticipo otorgado y
la rescisión del mencionado contrato.
c) 1. Es correcta la observación. La Dirección Nacional actual designó el Comité Local
de Contratos del Proyecto para el año en curso, en concordancia con la normativa
PNUD.
2. Es correcta la observación respecto de la vigencia de las normas utilizadas como
antecedentes para solicitar la no-objeción, sin embargo entendemos que la
administración anterior se basó en una comunicación del Banco Mundial
(17/06/98) que aprobó la contratación de la extensión.
3. La observación de la AGN coincide con la documentación que ha examinado la
actual administración.
4. La administración actual no encontró documentación que hiciera referencia a la
manutención de personal clave por parte de la Consultora contratada. Con fecha
posterior, 14/05/99, se firmó el Acta de Rescisión Anticipada donde se listan los
compromisos de la Consultora.
5. La administración actual no encontró documentación firmada por las partes donde
se modificarán los términos de referencia del contrato original.
6. Sin comentarios.
7. Correcta la observación. No existe coincidencia entre la fecha consignada en la
primera hoja del contrato de extensión y la fecha de la firma del mismo.
33
8. La administración actual no encontró documentación donde las partes hayan
formalizado lo expresado en la No Objeción del Banco.
9. Es correcto lo observado respecto de la mención de la inclusión IVA en el importe
pactado, sin embargo esta sí se incluye en documentos anteriores.
10. No consta en los archivos del programa documentación cancelatoria por los pagos
realizados.
11. Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar
el
cumplimiento
oportuno
de
las
estipulaciones
contractuales convenidas y documentar adecuadamente las actuaciones y contrataciones
realizadas por el Proyecto, a los fines de garantizar la transparencia de la gestión.
2. SUBPROYECTO 2: RECONVERSIÓN DEL INSSJP (PNUD ARG/95/015)
1- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) En lo que respecta a las copias de la Clave Unica de Identificación Tributaria (CUIT)
que se tuvieron a la vista, en el 100 % de los casos auditados no se encontraban
firmadas en original por el consultor.
b) El 50 % de los currículos de los consultores auditados no poseían firma del
consultor, un 75 % no poseía la fecha de emisión y el 100 % no poseía sello de
recepción de la UEP.
c) En el 75 % de los casos auditados se pudo observar que los términos de referencia
(TOR's) adjuntos a los contratos no se encontraban suscriptos por los consultores,
responsabilizándose por las tareas a realizar.
d) En el caso de la contratación de un consultor por locación de obra se pudo observar:
34
1. La copia de la constancia de la CUIT del consultor que se tuvo a la vista posee
fecha de validez hasta el 23/12/97.
2. El contrato 028/98 preveía que el plazo de ejecución de las tareas era de un mes y
medio, y al consultor se le establecieron honorarios asimilables a dos meses de
trabajo.
3. La declaración jurada de incompatibilidades suscripta por el consultor que se tuvo
a la vista no incluye el inciso ii) donde afirma que no está colaborando en algún
equipo de trabajo de una empresa que haya suscripto un subcontrato con algún
proyecto en el período de vigencia contractual.
4. La orden de pago Nro.044 no se encuentra firmada por el consultor.
5. Se pudo observar que el contrato del consultor tenía la siguiente forma de pago: el
1° de $ 3.240.- contra aprobación del documento establecido en los puntos 4.1
como cumplimiento de la 1° etapa, y el 2° de $ 3.240.- contra presentación del
informe final conteniendo los puntos 4.2 y 4.3 -Final- como cumplimiento de la 2°
etapa. Los pagos sin embargo fueron realizados sin
respetar el calendario
previsto.
6. Con fecha 12/04/99 se dio aprobación al Informe Final que no tiene fecha de
presentación, pero sí de recepción por parte de la UEP. La fecha prevista
contractualmente de presentación del informe final no se podía exceder mas allá
del 31/12/98. Esta auditoría no tuvo a la vista documentación emitida por la UEP
reclamando la presentación del mismo y si el plazo transcurrido no impidió la
realización o continuación de otras actividades dependientes de este informe,
teniendo en cuenta que la recepción por parte de la UEP se realizó próxima a la
fecha de cierre del proyecto.
Comentarios de la UEP:
a), b) y c)
Los legajos de consultores auditados en su totalidad son renovaciones.
Teniendo en cuenta que el Proyecto ha llegado a su fin, no podemos solucionar el
35
faltante de documentación ni subsanar los errores de los cuales esta Dirección toma
debida nota.
d) Se dan por válidas las observaciones, no pudiendo justificar los errores u omisiones
de la anterior Coordinación, y teniendo en cuenta que el Proyecto no está en
funcionamiento desde el 30/06/99.
2- CONSULTORES INTERNACIONALES
Observaciones: Sobre el análisis efectuado a un consultor internacional contratado por
el proyecto se determinó:
a) Del contrato N° 025/98 de fecha 16/04/98 suscripto con el experto internacional
quedaba pendiente para el ejercicio 1999, el pago de la segunda cuota por USD
7.200.- previa presentación y aprobación del informe final en cumplimiento de los
puntos 4.3 y 4.4. de los TOR’s. Con fecha 11/06/99 se le liberó el pago por USD
8.400.-. Se exponen las siguientes consideraciones:
• El importe contractual original era de USD 13.200.- y fue incrementado en USD
1.000.- por agregar dos días más de trabajo por su participación en la elaboración
del diseño muestral de la encuesta de hogares.
• Se tuvo a la vista una nota de la coordinación de fecha 07/01/99, por la cual se le
comunicaba al consultor vía correo electrónico que la Unidad Ejecutora decidió
ampliar el contrato original en dos días adicionales, y que estaban a la espera de la
no objeción del Banco para que se proceda a la firma de la enmienda; se destaca
que a pesar de lo expuesto en esta nota la enmienda posee fecha de firma
31/12/98.
• Se tuvo a la vista una enmienda en la cual se indica que se prorroga la fecha de
finalización hasta el 15/02/99 y se eleva el valor de la cuota en USD 1.200.-; se
destaca que a pesar de este incremento la enmienda expone que se mantienen los
términos de referencia originales.
36
b) Se observó que el informe final a presentar con fecha 15/02/99, según nota fue
emitido el 17/05/99, siendo recepcionado por la UEP el 21/05/99 y aprobado por la
Coordinación el 08/06/99.
Entre la fecha del contrato original (16/04/98) y la presentación del producto final
(17/05/99) pasó más de un año.
Los TOR’s originales no sufrieron modificaciones, estableciendo los siguientes
plazos para la realización de las tareas:
Producto 1; tareas 4.1 y 4.2: 10 días de trabajo semana tres.
Producto 2; tareas 4.3 y 4.4: 12 días de trabajo fin del mes dos.
Comentario de la UEP: Se aceptan como válidas las observaciones no pudiendo
contestarlas en virtud de no existir la Unidad Ejecutora del Proyecto. No contamos con
más documentación que la incluida en los legajos relevados en vuestro trabajo en
campo.
3- SUBCONTRATOS
Observaciones: De la revisión realizada a la subcontratación para el estudio de
satisfacción de usuarios sobre la prestación de servicios del INSSJP, surgieron las
siguientes observaciones a formular:
a) No se tuvo a la vista el recibo por el cual la UEP le reintegra a la contratada la póliza
recibida en concepto de caución por el anticipo del 20 % del contrato por la
finalización de las tareas.
b) No se tuvo a la vista documentación presentada por la contratada certificando el
personal clave afectado en el primer trimestre del 1999.
c) Los informes presentados por la consultora no se encuentran foliados, ni suscriptos
por el emisor responsabilizándose por la autoría intelectual, como así tampoco
poseen sello de recepción de la UEP que permita validar la fecha de ingreso del
mismo.
37
d) Con relación a la aprobación del informe final en fecha 22/01/99 se pudo observar la
nota emitida por la subcontratista el 18/01/99 remitiendo la documentación final y
CD conteniendo bases de datos; la fecha de ingreso en el INSSJP es del 12/02/99,
con la salvedad que únicamente se recibe la nota y no así los productos detallados en
los ítems 1 a 4.
Comentarios de la UEP:
a) No se pudo localizar el recibo de restitución a la firma de la póliza de caución por el
anticipo.
b) Sin comentarios.
c) y d) Con respecto a los informes presentados por la consultora, se reconocen las
observaciones como válidas.
4- EQUIPOS FUNGIBLES
Observaciones:
a) En lo que respecta al procedimiento utilizado para la selección del proveedor de los
artículos de librería se pudo observar que:
1. No se tuvo a la vista listado de librerías a las cuales se le solicitaron presupuestos,
como así tampoco los ítems requeridos para cotizar. Se destaca que se tuvieron a
la vista solamente dos listados de precios.
2. Los dos presupuestos que se tuvieron a la vista:
- No poseen sello de recepción de la UEP.
- No poseen fecha de presentación.
- Son hojas sin membretar, y no poseen firma del responsable por el envío de la
información.
3. No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de precios y de condiciones del
servicio, ni justificación de la selección del proveedor ganador. Se tuvo a la vista
una nota del mes de noviembre de 1998, que tiene firma pero no aclaración y que
38
está dirigida a la Gerencia de Administración y Finanzas (GAF), pero no se
encuentra recepcionada por la misma, y en la cual se menciona que: “...resultó
favorecida la firma sin necesidad de realizar un cuadro comparativo ya que salta a
la vista los precios y servicios a obtener”.
4. No se tuvo a la vista documentación que respalde el compromiso y/o ratificación
por parte de la librería seleccionada de los precios ofertados.
b) Con respecto al alquiler de una fotocopiadora para el proyecto:
1. Se destaca que el servicio contratado en el año 1998 fue por el período 01/08/98 al
31/01/99, el cual fue facturado 100% por adelantado durante el ejercicio 1998. Se
realizó una nueva contratación por cinco meses de servicios del 01/02/99 al
30/06/99. No se tuvo a la vista documentación emitida por la UEP que justifique
la recontratación del proveedor en las mismas condiciones que el anterior.
2. No se tuvo a la vista la orden de compra o de servicio suscripta por el proveedor
en la cual se compromete a prestar el servicio y se establecen las condiciones y
datos específicos de la máquina alquilada; se destaca que el servicio fue abonado
al proveedor por adelantado. El detalle expuesto en la factura incluye la
instalación y retiro del equipo, costo ya facturado en el ejercicio anterior, teniendo
en cuenta que el equipo fue recontratado por el proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) El Manual de Gestión de Proyectos del PNUD en su Capítulo IV - Recursos Físicos
– apartado 12 establece: Se puede prescindir, excepcionalmente, de convocar a la
licitación o a la preselección de ofertas sólo en las situaciones siguientes: “e.
Cuando el responsable de la compra considere que las convocatorias a la licitación o
la presentación de ofertas no darán resultados satisfactorios, o no servirán a los
intereses del Proyecto (GAM 300 2.9).” En tal sentido, la nota suscripta por la
Coordinadora del Proyecto, hace uso de la facultad de la norma transcripta, para
seleccionar la empresa proveedora y, si bien es cierto que el proyecto no contó con
39
ningún compromiso escrito de la firma por el cual se obligara a respetar los precios
de la lista, suponemos que la decisión se basó en la proximidad del cierre del
proyecto (30/06/99), lo que se comprueba al revisar los registros contables, de los
cuales surge que el total abonado a la firma por todo concepto durante el año
auditado fue de $ 1.017,51, es decir, un promedio de gasto de $ 170.- mensuales,
que puede considerarse poco significativo.
b) 1. Consideramos que las mismas razones expuestas en el punto a) precedente pueden
aplicarse al presente, ya que cambiar el proveedor de la fotocopiadora por 5
meses, tomando en cuenta el costo operativo que ello hubiese implicado y lo
difícil de encontrar quien hiciera un contrato por un período menor que 24 meses,
pudo haber decidido a la UEP a renovar el contrato con el proveedor. Entendemos
como vigentes las justificaciones para la primera contratación. En cuanto a la
cantidad de copias, si bien la factura habla de un máximo de 15.000 mensuales,
suponemos que se refiere a un tope, para fijar a partir de cuántas debían cobrarse
los $ 0,027 por cada copia excedente, diferencia que en ningún caso se hizo
efectiva.
2. Si bien no existe ninguna constancia firmada por el proveedor en la que se
comprometa a prestar el servicio, la factura B1-087 aclara: “se abona el alquiler
por 5 meses de la máquina modelo 1050, con recirculador automático de
originales y compaginador. Incluye la provisión de todos los insumos (excepto
papel), repuestos y servicio técnico permanente”. Los términos en que se extiende
el contrato de alquiler son los mismos que el del suscripto el 31/07/98 ya que el
último se solicita como una prolongación del primero, según lo expuesto en nota
firmada por la Coordinadora con fecha 29/01/99.
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5- EQUIPOS NO FUNGIBLES-INVENTARIO TRANSFERENCIA DE BIENES
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista documentación emitida por el Banco Mundial otorgando la no
objeción para que los bienes fueran transferidos a los siguientes proyectos PNUD:
96/005, 96/018, 99/009 y 94/012.
b) Según acta del 30/06/99 elevada al Director Nacional del Proyecto por la
coordinadora, la diferencia por USD 4.687,48 no transferida, corresponde a: bienes
por USD 667,21 y a software por USD 4.020,27, dados de baja por desuso u
obsoletos; se destaca que conforme la fecha de desafectación expuesta en el
inventario (01/07/99) la UEP los continuó utilizando hasta el cierre. Al respecto no
se tuvo a la vista un informe técnico indicando la obsolescencia de los mismos, como
así tampoco a quienes fueron entregadas las licencias originales por el software
mencionado.
Comentarios de la UEP:
a) No se localizaron las no objeciones del BIRF para el traspaso de los bienes del
Proyecto pero, teniendo en cuenta que fueron transferidos en su totalidad a Proyectos
dependientes de Ministerio de Salud, Organismo de Ejecución del Gobierno para el
presente Proyecto, la Coordinación pudo no considerar necesaria la no objeción.
b) La actual Dirección Nacional desconoce el destino dado a los bienes mencionados en
este punto ni pudo localizar informe técnico alguno avalando la declaración de
obsolescencia. Con respecto al software-contable adquirido, que fue abonado
proporcionalmente por los tres subproyectos en los que se dividió el préstamo BIRF
4004-AR, se encuentran las Actas en elaboración para transferir el monto del
Proyecto 95/015 (USD 2.505.-) a los Proyectos 96/018 y 96/005, para los que se
sigue utilizando el sistema referido. Durante el ejercicio 2000 esta Unidad
Administrativa emitió un memorando interno para regularizar las diferencias entre el
total de Inventario y el total de Actas confeccionadas al 31/12/99.
41
6- GASTOS VARIOS-CAJA CHICA
Observación: En lo que respecta a la factura presentada por una empresa que provee al
proyecto los servicios de mensajería, no se tuvo a la vista el presupuesto vigente con la
cotización del valor-hora para el ejercicio 1999, como así tampoco se pudo determinar
la cantidad de horas facturadas con respecto a uno de los remitos.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
3. SUBPROYECTO 3: DESARROLLO DE POLÍTICAS Y REGULACIÓN DE LOS
SEGUROS DE SALUD (PNUD ARG/96/018)
1- CONSULTORES INTERNACIONALES
Observaciones: Con respecto al análisis de la contratación de un experto internacional
para realizar un estudio comparado de los sistemas de salud en distintos países
surgieron las siguientes consideraciones:
a) No se tuvo a la vista evidencia del proceso de búsqueda, evaluación y selección del
experto internacional, como así tampoco documentación emitida por la UEP en la
cual se justifiquen los motivos de la selección directa del consultor.
b) El curriculum vitae que se tuvo a la vista no posee fecha de emisión, ni sello de
recepción de la UEP, ni firma del experto responsabilizándose por los datos
informados.
c) No se tuvo a la vista la copia del título profesional.
d) Con respecto a la residencia en el exterior del consultor, no se tuvo a la vista
documentación certificando la misma.
e) No se tuvo a la vista documentación que permita determinar las fechas en que el
consultor estuvo en el país, ya que tanto el contrato como los dos últimos pagos, si
bien están firmados, no poseen fecha, y los pasajes del consultor por la estadía en el
país no fueron previstos, conforme lo expuesto en la cláusula 3.
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f) Los términos de referencia (TOR’s) generales que se tuvieron a la vista mencionan
Estados Unidos, Inglaterra, España, Australia y Colombia mientras que los TOR’s
suscriptos por el consultor exponen la realización de un estudio comparado de los
sistemas de salud de Gran Bretaña, Suecia u Holanda y Cataluña.
g) El contrato establecía que el período de duración del mismo era entre el 01/04/98 y el
30/06/98. La no-objeción del Banco para la contratación del consultor es del
09/06/98. Por otra parte, se verificó que el último pago fue liberado casi un año más
tarde que la fecha límite de finalización de tareas prevista en el contrato y no se tuvo
a la vista documentación emitida por la UEP que respalde el motivo del atraso en la
presentación del informe, y si el plazo transcurrido mencionado no impidió la
realización o continuación de otras actividades dependientes de este informe.
h) Con relación a la forma de pago establecida contractualmente se observó que la
misma no fue cumplimentada.
Según el contrato por 45 días de trabajo, contra presentación y aprobación de
informe correspondían $ 10.000.- y 30/06/98, contra presentación y aprobación final
del informe, $ 10.000.-.
Los pagos se realizaron de la siguiente manera:
30/06/98
$ 10.000.-
20/10/98
$ 5.000.-
05/05/99
$ 5.000.-
i) Si bien se tuvo a la vista una nota del 04/05/99 suscripta por la coordinación en
donde se le aprueba la segunda etapa del contrato, en virtud de que las conclusiones
de su trabajo iban a ser expuestas por el consultor en un Foro en París como
representante de la delegación argentina, no se tuvo a la vista el informe final
elevado y suscripto por el experto internacional indicando las ventajas y desventajas
de cada sistema de salud conforme lo estipulado en los TOR’s.
43
Comentarios de la UEP:
a) Si bien no se efectuó el proceso de búsqueda, evaluación y selección del experto
internacional, la justificación de la UEP se incluye en la carta emitida solicitando la
no objeción al BIRF, donde se menciona la realización de estudios para los cuales se
contrataría un consultor internacional, con amplia experiencia internacional en el
campo de la salud y con acceso informativo y conceptual a los sistemas de salud de
los países requeridos (Estados Unidos, Inglaterra, España, Australia y Colombia).
b), c), d), g), h) e i) No podemos contestar estos puntos ya que desconocemos a qué se
debieron las anomalías observadas, teniendo en cuenta que la Coordinación y el
personal afectado a esta tarea no desempeña funciones actualmente en el Proyecto,
no contando con más documentación que la relevada por los auditores en campo.
e) Si bien el consultor viajó a la Argentina, no se tiene constancia de ninguna solicitud
de viáticos presentada.
f) El informe de la primera etapa, en su carátula menciona los países seleccionados para
el estudio comparado. Ellos son Gran Bretaña, Catalunia (España) y Holanda.
Recomendación: Documentar debidamente las contrataciones de consultores
internacionales dejando constancia en los archivos.
2- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos se observaron atrasos entre el inicio de actividades por
parte del consultor en el proyecto y la fecha de firma del contrato respectivo (más de
20 días).
b) En algunos casos la fecha de suscripción de las declaraciones juradas de
incompatibilidades por parte de los consultores es posterior a la de inicio de
actividades.
44
c) En la mayoría de los casos la copia de la clave única de identificación tributaria
(CUIT) no se encuentra firmada en original por los consultores.
d) En aquellos contratos suscriptos por más de tres meses no se tuvo a la vista
documentación que evidencie el control trimestral de tareas.
e) En los casos que fueron recontrataciones de consultores, no se tuvieron a la vista los
motivos que justifiquen la misma.
f) El título profesional de un consultor declarado en el currículum vitae es “Licenciada
en Letras -1976-”; en el legajo únicamente se tuvo a la vista un título de “Profesora
de Enseñanza Secundaria Normal y Especial en Letras”.
Comentarios de la UEP:
a), b) y c) Las observaciones son correctas. Se implementarán los controles necesarios
para no omitir ninguno de los requisitos enunciados.
d) El control trimestral de tareas no se lleva a cabo ya que el mismo se efectúa
mensualmente según lo expone la liberación de honorarios firmada por el
responsable, que indica que se libera el pago del honorario dado que el consultor "ha
cumplido satisfactoriamente con sus términos de referencia".
e) Los motivos por los que se recontrata al consultor se exponen en la solicitud de
contratación enviada al BIRF.
f) Observación correcta.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación de los consultores
contratados por el proyecto, documentando adecuadamente los legajos.
3- SUBCONTRATOS
Observaciones: Con relación al contrato suscripto con una firma consultora durante
1997 para el desarrollo de tareas para Fortalecimiento Institucional de la
45
Superintendencia de Servicios de Salud (SSS), por un importe de USD 1.452.997.-, se
pudo observar que:
a) El pago final se liberó por USD 240.165.- en febrero de 1999, nueve meses después
de la fecha prevista contractualmente; el informe fue presentado en diciembre de
1998.
b) No se tuvo a la vista el informe final conteniendo las modificaciones solicitadas a la
firma consultora, ni la nota de aprobación definitiva del mismo. Se destaca que
mediante nota 14/99-SSS (11/02/99) se libera el último pago en virtud de que por
nota del 08/02/99 la firma se compromete a presentarlo.
c) El 31/08/99 -seis meses después de la finalización del contrato- se procede a realizar
una enmienda al mismo por un importe de USD 318.158.-; al respecto se pudo
observar que:
1. En el apartado II de los TOR’s "Razones de la Asistencia Técnica solicitada" se
requiere una ampliación contractual del 30 % del importe del contrato finalizado
en febrero de 1999 con esta firma consultora. No se tuvo a la vista documentación
que justifique los motivos de la adjudicación directa y que no se haya requerido
una nueva selección de firmas consultoras.
2. La UEP demoró cuatro meses en el proceso de negociación del nuevo precio
contractual con el BIRF:
−
el importe solicitado por la UEP para la no objeción ascendía a USD 360.000.más IVA.
−
el 26/04/99 el BIRF informa que el monto es excesivo para la tarea a realizar.
−
el 24/06/99 la UEP eleva el detalle de costos e informa que existe una correcta
relación entre éstos y las tareas y plazos señalados.
−
el 30/06/99 el Banco informa que si se mantiene el costo no financiará el
contrato.
−
el 11/08/99 la UEP informa que negoció con la firma consultora el precio por
USD 318.158.- más IVA.
−
el 20/08/99 el BIRF acordó finalmente la no objeción.
46
3. No se tuvo a la vista el detalle del personal clave presentado por la firma
consultora para la realización de los trabajos correspondientes a la enmienda ni las
declaraciones juradas de incompatibilidades suscriptas por sus integrantes, por el
tiempo que dure la relación contractual.
4. La enmienda se encuentra suscripta en representación de la UEP por el
Coordinador y no por el Director Nacional del Proyecto (DNP). Se destaca que no
se tuvo a la vista la conformidad de dicho Director a todo el proceso de
recontratación.
5. El contrato fue suscripto el 30/08/99, con fecha de vigencia contractual a partir
del 20/08/99.
6. Con respecto a la presentación de los informes de avance que se tuvieron a la vista
por parte de la firma consultora, no se cumplió con el calendario previsto
contractualmente:
• 1r. informe a los 60 días: 20/10/99 (presentado el 25/11/99).
• 2do. informe a los 90 días: 20/11/99 (presentado el 30/12/99).
7. Con respecto al informe final cuya presentación estaba prevista a los 120 días
(20/12/99) o a más tardar el 03/01/00, no nos ha sido suministrado.
Comentarios de la UEP:
a), b) y c) 1. a 6. Esta unidad no cuenta con más documentación que la relevada por los
auditores en campo. No podemos suministrar información respecto de las
observaciones realizadas ya que el personal afectado al manejo de ese contrato ya no
se encuentra contratado por el Proyecto y sus autoridades tampoco son las mismas.
No obstante lo expresado en el párrafo anterior, es de nuestro conocimiento que la
presentación de los informes, como así también la liberación de los pagos eran
exclusiva responsabilidad de la SSS, limitándose la función de la UEP a solicitar al
sector de Administración y Finanzas el pago de la factura presentada, una vez
recibida la nota autorizándolos de conformidad con el desarrollo de las tareas de la
Consultora expresada por las autoridades del mencionado organismo.
47
c) 7. El informe final fue presentado por la firma con fecha 09/05/00.
Recomendación:
Verificar
el
cumplimiento
oportuno
de
las
estipulaciones
contractuales convenidas, así como de la normativa del PNUD, dejando adecuadamente
documentadas las actuaciones realizadas a fin de garantizar la transparencia de la
gestión.
4- EQUIPOS
Observaciones:
a) Con respecto a la contratación de un proveedor para la provisión de artículos de
librería se pudo observar que:
1. El cuadro comparativo de presupuestos tiene fecha anterior a la de emisión de las
solicitudes de cotización y recepción de las mismas.
2. Las solicitudes de cotización no se encuentran suscriptas por algún responsable de
la UEP.
b) Uno de los presupuestos posee fecha anterior a la de solicitud de cotización.
c) En el proceso de adquisición de equipos no fungibles analizado se pudo observar
que:
1. La fecha del cuadro comparativo (30/04/99) es anterior a la del presupuesto
ganador (04/05/99).
2. El cuadro comparativo solamente se encuentra inicialado.
3. La orden de compra no posee fecha de emisión, pero el proveedor la suscribió el
04/05/99 mientras que el informe de recepción posee fecha anterior (30/04/99).
4. La UEP liberó el pago de la compra el 13/05/99 a pesar de existir errores en la
facturación ya que el número de factura expuesto en registros es B 000100000129 del 04/05/99 mientras que el número y la fecha de la factura definitiva
es la B 0001-00000311 del 17/08/99.
48
Comentarios de la UEP:
a) 1. La diferencia de fechas se debe a un error de tipeo, ya que esta compulsa se
efectúa al solo efecto de cumplir con las normas que exigen repetirla anualmente,
sin ningún límite predeterminado para la confección del cuadro comparativo.
2. Las solicitudes de cotización no se encuentran suscriptas por responsable de la
UEP porque las mismas fueron enviadas vía fax.
b) Probablemente se hayan solicitado los presupuestos por fax en virtud de la necesidad
de contar rápidamente con las cotizaciones y posteriormente se hayan cursado los
pedidos formales; de ahí el desajuste de las fechas.
c) 1. En este caso el presupuesto debe haber sido adelantado por fax y luego entregado
con firma del proveedor, razón por la cual pudo haber quedado el cuadro
comparativo con fecha anterior a aquel.
2. El cuadro comparativo fue firmado por el consultor que lo hace habitualmente, e
incluido en la nota de elevación a la Gerencia de Administración y Finanzas. La
media firma se encuentra en el cuadro que está aparte, pero el mismo se repitió
totalmente en la nota.
3. Es correcta la observación. Tratarán de arbitrarse los medios para evitar este tipo
de errores en lo sucesivo.
4. Si bien la factura definitiva (B 1-311) es posterior a la fecha de pago, se
regularizó contablemente mediante OP 351 del 31/8 con el objeto de dejar
asentado el reemplazo y la numeración correcta de aquélla ya que la diferencia fue
sólo en el cálculo de los ítems, cuyas diferencias se compensaban entre sí
sumando el mismo total que la factura B 1-129, abonada el 04/05/99 por un valor
que coincidía con el de la orden de compra. El error se detectó después del pago,
pero por una serie de fallas sucesivas en la corrección del comprobante por parte
de la empresa, la fecha final de emisión quedó en 17/08/99.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas, dejando
constancia en los archivos del Proyecto.
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5- GASTOS VARIOS
Observaciones: Revisión realizada a la contratación de los servicios de mensajería
utilizados durante 1999.
a) No se tuvieron a la vista las condiciones solicitadas por la UEP para los servicios por
los que se requirió cotización, y la recepción de las mismas por parte de los
proveedores invitados.
b) Los presupuestos no poseían sello de recepción por parte de la UEP y en dos casos
no estaban firmados por responsable (uno de ellos era el presupuesto ganador).
A su vez, un presupuesto poseía fecha de emisión 1997 y estaba enmendado en
forma manuscrita enero 1998.
c) No se tuvo a la vista documentación que respalde la cantidad de horas facturadas.
d) La UEP no mantiene un libro o registro de trámites solicitados para su posterior
control con las horas facturadas, teniendo en cuenta la cantidad de horas utilizadas
por este tipo de servicios durante el ejercicio 1999 (promedio: 135 hs. mensuales).
Comentarios de la UEP: Los presupuestos fueron solicitados telefónicamente y no se
impusieron condiciones fijas, sino que, debido al desconocimiento de las diferencias
posibles entre empresas, se esperó a recibir las ofertas para tener elementos entre los
cuales comparar, no habiendo informado fecha tope para su recepción ni asentado la
misma en los presupuestos ya que el proceso fue efectuado en razón de la necesidad
urgente de cambiar el servicio que la empresa anterior ya no proporcionaba
eficientemente. Si bien el proceso pudo tener irregularidades en su confección, el
presupuesto ganador fue el más conveniente, y las condiciones se cumplieron en su
totalidad.
Con relación a los recorridos, como se podrá observar, tenían que ver casi siempre con
los mismos destinos, razón por la cual los tiempos y precios eran similares y nos
permitían llevar un control, ya que los comprobantes (talones) se firmaban
inmediatamente después de realizado el viaje.
50
Con respecto a la cantidad de horas, el control se realiza cuando el cadete trae el talón
para autorizar, momento en el cual, de existir alguna duda, se consulta con él.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas, dejando
constancia en los archivos del Proyecto.
6- COSTOS DE INFORMES
Observaciones:
a) Publicación de avisos por $ 10.528.-:
De los antecedentes que se tuvieron a la vista se pudo observar que la
Superintendencia de Servicios de Salud (SSS) manifestó a la Subsecretaría de
Regulación su imposibilidad de financiar estos avisos (correspondientes al
cumplimiento de una de las condicionalidades del Préstamo de Ajuste Estructural
4405-AR BIRF). Se destaca que en el legajo se tuvo a la vista una nota de la
Gerencia de Administración y Finanzas (GAF) solicitando la publicación de los
avisos a nombre del Proyecto PNUD 96/018.
No se tuvo a la vista a la no objeción del Banco para que sea financiable con fondos
BIRF bajo la categoría 1(a), del Convenio de Préstamo 4004-AR, ni la autorización
de la Coordinación.
b) Impresiones:
1. No se tuvo a la vista la conformación del Comité Local de Contratos del Proyecto
(integrantes designados anualmente) encargado de dar recomendaciones por
escrito de los casos relativos, entre otros, a la adquisición de equipos o
suministros.
2. Las cotizaciones presentadas no poseen el sello de recepción por parte de la UEP.
3. La solicitud de no objeción al Banco fue realizada una vez concluido todo el
proceso de contratación.
51
4. El 13/07/99 se liberó el pago de un anticipo del 15 % de la orden de servicio por $
26.940.- más IVA, no tomando resguardo alguno la UEP para asegurarse el
cumplimiento de los trabajos por parte del proveedor (póliza de caución, etc.).
5. La entrega de los 50.000 ejemplares estaba prevista para el 23/07/99, conforme lo
estipulado en la solicitud de cotización; no se tuvo a la vista documentación que
respalde la fecha de entrega de los 50.000 ejemplares por parte del proveedor.
Comentarios de la UEP:
a) No se solicitó no objeción, en virtud del monto de la compra.
b) Esta Dirección no cuenta con más documentación respaldatoria de la operación
arriba detallada, que la que la AGN tuvo a su disposición durante el trabajo de
campo, siendo pertinentes las observaciones de los puntos 1 a 5.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas, dejando
constancia en los archivos del Proyecto.
7- CARTA ACUERDO CON EL PROYECTO PNUD 97/012 POR USD 566.000.-.
Observación: Con relación a la transferencia de USD 566.000.- del 13/12/99 al
Proyecto PNUD ARG/97/012 se pudo observar que:
a) La carta acuerdo de fecha 29/10/99 no se encuentra suscripta por el Director
Nacional del Proyecto del 4004-AR BIRF. Asimismo, no se tuvo a la vista
documentación en la cual dicho Director autorice la transferencia de los fondos del
Proyecto PNUD 96/018 al 97/012.
b) Del análisis de la carta acuerdo no surge:
1. El tipo de fuente de fondos que se transfieren (local o extranjera).
En la Revisión F -PNUD- del Proyecto 96/018 suscripta el 19/11/99, de la cual
esta auditoría recibió únicamente copia de la carátula y presupuesto con la
apertura por ejercicios, en su portada en el apartado "Breve Descripción" indica
52
entre otros que el presupuesto refleja un incremento de fondos provenientes de
contrapartida local para cubrir estudios y actividades complementarias de interés
del Ministerio de Salud y Acción Social que se financiarán exclusivamente con
dicha fuente entre lo que se incluye la transferencia al 97/012.
2. Si los fondos deben ser reintegrados.
Comentario de la UEP:
a) Es correcta la observación respecto de la suscripción de la Carta Acuerdo, sin
embargo creemos importante tener en cuenta lo siguiente:
- Los fondos a los que se refiere la observación corresponden a aportes de fondos
nacionales al Proyecto.
- Los únicos instrumentos válidos para transferir fondos entre proyectos son las
revisiones a los Documentos respectivos, que firman Cancillería y PNUD, quienes
confirman la idoneidad de aquéllos que presentan las revisiones para su
aprobación. Por lo tanto, podemos deducir que al haberse efectuado la
transferencia, la documentación presentada se encontraba dentro de las normas
vigentes.
b) 1. En los valores que figuran en la no objeción del BIRF a la Revisión F se reconoce
un aumento de USD 697.659.- respecto de la Revisión E, importe que difiere del
establecido en la carátula de la Revisión F en USD 566.000.-, lo que justifica la
transferencia al Proyecto 97/012, asentada en la misma carátula, en la que se
aclara que el origen de esos fondos es exclusivamente contrapartida local.
2. El aporte constituye una reasignación de Fuente 11 ya ingresada en años
anteriores al Préstamo 4004-AR, transfiriéndola del PNUD 96/018 al 97/012.
53
4. SUBPROYECTO
4:
UNIDAD
EJECUTORA
DEL
PROGRAMA
DE
RECONVERSION DEL SISTEMA DE SEGURO DE SALUD (UE/PRESSS PNUD
ARG/98/040)
1- NO OBJECIONES DEL BANCO MUNDIAL
Observación: En lo que respecta a las contrataciones correspondientes a locación de
espacios de oficinas, adquisición de equipamiento informático y de una fotocopiadora,
el Banco dice mediante faxes del 27/01/99 y del 25/03/99 que: “...tomamos nota que
estos contratos serán financiados bajo el convenio de costos compartidos con el PNUD
N° ARG 98/040, el cual será sujeto de financiamiento por fondos del préstamo 3931AR específicamente asignados a esta actividad en caso de ser aprobada la enmienda
actualmente en trámite.” Se pudo verificar que se financiaron con fondos del 4004-AR.
Comentario de la UEP: Se informará al Banco el error y se implementará un método
de control para la imputación, por categoría y por préstamo de las no objeciones
otorgadas, con la finalidad de, llegado el cierre del proyecto, poder conciliar con aquel
los totales imputados a cada categoría.
2- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos auditados no se tuvieron a la vista los antecedentes de la
búsqueda, evaluación y selección de los consultores, ni las notas de designación
justificando la contratación de los expertos.
b) Las copias de los títulos profesionales de los consultores contratados no se
encuentran autenticadas ni con el sello “copia fiel del original” por parte de la UEP.
c) Los currículos de los consultores en el 100 % de los casos no poseen el sello de
recepción de la UEP y en el 67 % de los casos no poseen fecha de emisión.
54
d) En la mayoría de los casos, las constancias de CUIT no se encuentran suscriptas en
original por los consultores.
e) En algunos casos se pudo observar que casi toda la documentación que respalda la
contratación de los consultores se encuentra suscripta por un consultor en
representación de la UEP, en virtud de la ausencia del coordinador quien le delegó la
firma mediante nota simple suscripta el 06/05/99. En uno de los casos la solicitud de
contratación es de fecha anterior a la autorización aludida (05/05/99).
f) En el caso de la contratación de un consultor:
1. De acuerdo a lo expuesto en nota 133/99 del 10/05/99 enviada al BIRF para
solicitar la no-objeción fue contratado en forma directa. No se tuvo a la vista nota
de la coordinación del proyecto por la designación, ni la justificación de la misma.
2. Mediante fax del 18/05/99 el BIRF otorgo la no-objeción a los términos de
referencia (TOR´s) y al currículum vitae del consultor, dando la no-objeción al
contrato el 21/07/99 en forma retroactiva.
3. Por su primer contrato fue encuadrado como consultor B rango III; luego se
formalizó una enmienda al contrato por el cual el nuevo honorario mensual
correspondía a la categoría consultor A rango II. Si bien los TOR’s fueron
ampliados, no se tuvo a la vista justificación de la UEP por la nueva categoría
asignada.
g) En algunos casos no se tuvieron a la vista las notas justificando las recontrataciones
de los consultores.
h) Se pudo verificar que en los contratos suscriptos con un mismo consultor (uno en el
mes de marzo y otro para setiembre de 1999), si bien eran estudios para dos
provincias distintas, las tareas descriptas en los TOR´s eran similares. Por el primer
contrato se estableció un honorario de consultor C I 100 % y para el segundo C III
100 %.
i) Con respecto a los informes a presentar por los consultores:
1. En algunos casos los informes finales que se tuvieron a la vista no poseen fecha
de recepción.
55
2. En los casos de presentación de informes sustantivos por parte de los consultores,
se pudo observar que si bien poseen un índice temático, no se encuentran foliados
o numerados en todas sus páginas a los fines de validar la integridad del
contenido de los mismos.
3. En algunos casos los informes finales fueron presentados con atraso.
j) De las aprobaciones de la planta de personal por el ejercicio 1999 que se tuvieron a
la vista (Resol. N° 36 del 27/01/99 del MEyOSP y Resol. Modif. N° 513 del
05/10/99) y de la verificación realizada respecto a los consultores incluidos en la
muestra surgieron las siguientes consideraciones:
Categoría
Especialista Legal
Aprobación
A IV
Contratación
A III
Especialista Económico A IV desde el 03.99
A III desde el 01.99
Financiero
Especialista Económico A IV
B III
Financiero
Médico Sanitarista
A IV Locación de
B II Locación de Obras
Servicios
Area Salud
A I Locación de
C I Locación de Obra
Servicios
Asistente Operativa
D IV
D III
Comentarios de la UEP:
a) Se toma debida nota; se implementarán medidas en el futuro para un mayor control
sobre los procedimientos de contratación.
b) Con respecto a las legalizaciones de los títulos presentados al proyecto, se tendrá en
cuenta la observación, pero cabe señalar que los consultores presentan sus títulos
originales y firman las respectivas fotocopias con la leyenda “es copia fiel del
56
original”, dado que se tuvo a la vista el documento original y complementan una
declaración jurada, sobre su profesión y autenticidad de todos sus datos personales.
c) Se toma debida nota de la observación y se tomarán medidas para revertir futuros
errores.
d) La observación realizada es correcta y se están tomando medidas correctivas para
implementar un mayor control.
e) La observación es correcta, pero debido a que las autoridades del proyecto se
encontraban de viaje y para mantener un mismo desempeño de despacho de
funciones, se deja constancia de delegación de firma al consultor referido, para
autorizar contrataciones ante los organismos intervinientes (BIRF y Cancillería).
f) 1. La observación es correcta y se están tomando medidas para implementar un
mayor control.
2. Es importante señalar que todos sus antecedentes curriculares, términos de
referencia como su período de contratación, línea y valor del contrato fueron
recibidos por el Banco Mundial el 11/05/99. En relación con el fax del 21/07/99,
el BIRF cumplimentó con los procedimientos y se demoró en proceder a la
formalidad de la contestación de la no objeción; habiendo presentado en fecha las
formalidades correspondientes ante cancillería y BIRF es que la UEP procedió a
la contratación de la consultora.
3. Cabe mencionar como se describe en la observación realizada, que a la consultora
se le asignaron no sólo más tareas y funciones, sino que asumió mayores
responsabilidades para la ejecución del proyecto y fue esta la razón por la cual la
Coordinación del proyecto otorgó una recategorización del puesto.
g) La observación es correcta y se están tomando medidas correctivas para implementar
un mayor control.
h) Teniendo en cuenta que la observación es correcta, cabe señalar que existen
complejidades a nivel político-institucional diferentes en cuanto a la formulación del
producto para cada provincia.
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i) 1. Cabe señalar que cada informe final se encuentra acompañando por nota de
aprobación y firma del Coordinador del proyecto con la fecha correspondiente a la
culminación del período de contrato del consultor; no obstante, tomamos debida
nota de la observación y se implementarán en lo sucesivo las medidas correctivas
necesarias.
2. Se toma debida nota de la observación realizada y se tomarán las medidas en los
próximos informes presentados ante esta UEP.
3. Si bien los informes fueron entregados con posterioridad, no se realizó la
liberación de los pagos hasta la aprobación de los mismos.
j) Cabe señalar que sin desmedro de la experiencia, calidad y capacidad necesaria de
los consultores contratados para el cumplimiento de las funciones y tareas previstas
para los cargos, se utilizaron categorías inferiores a las establecidas.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones, dejando evidencia en
los archivos respectivos; asimismo se recomienda verificar el cumplimiento oportuno de
la normativa de aplicación a los Proyectos.
3- EQUIPOS NO FUNGIBLES
Observaciones:
a) Con respecto a la adquisición de equipos de computación:
1. No se tuvo a la vista el detalle con las especificaciones técnicas de los equipos a
adquirir suscripto por responsable de la UEP.
2. No se tuvo a la vista la lista de proveedores invitados a cotizar. Además, en las
invitaciones para cotizar enviadas a ocho empresas se pudo verificar que no se
expone una fecha límite para la presentación de presupuestos y que las
invitaciones a 3 de ellas (firmas que a la fecha de la evaluación no habían
presentado presupuestos) no se encuentran suscriptas por responsable del
proyecto.
58
3. El cuadro comparativo de presupuestos que se tuvo a la vista expone únicamente
precios totales, del que surge que la firma ganadora fue la que presentó el menor
precio global por los ítems cotizados. Se destaca que se habían solicitado precios
por tres ítems distintos, y con especificaciones particulares, no existiendo
documentación que respalde el análisis realizado por la UEP. Por lo expuesto
detallamos algunas de las diferencias detectadas respecto a lo solicitado para
cotizar:
PROPUESTA
PRESUPUESTO
Viconex
$ 6.480,00
PEDIDO
Disco rígido 5 Gb
OFERTADO
Disco Rígido 6.4
Gb
Compal
$ 7.620,00
Placa de video
Placa de video
Matrox/Diamond
Trident
Mouse Genius
Mouse Genius/no
modelo netmouse
indica modelo
Placa de video
No indica marca
Matrox/Diamond
Minix SA
$ 6.297,48
Disco rígido 5 Gb
Disco rígido 5.1 Gb
Unidad CD 36X
No indica el modelo
Acer/Creative Labs ...
Compucompras
$ 6.780,00
Placa de video
No indica el modelo
Matrox/Diamond
4. No se tuvo a la vista documentación que avale la representatividad de quien firma
en nombre de la empresa ganadora.
5. El remito del proveedor, no se encontraba suscripto por la UEP con el conforme
de la recepción; asimismo los números de serie de los bienes entregados se
encuentran agregados en forma manuscrita.
59
6. De la inspección ocular realizada se pudo observar en los 6 equipos adquiridos
que únicamente tenían número de serie los monitores no así los CPU.
b) Con respecto a la adquisición de una fotocopiadora :
1. No se tuvo a la vista el detalle con las especificaciones técnicas del equipo a
adquirir suscripto por responsable de la UEP, como así tampoco las invitaciones
enviadas a los proveedores que permitan determinar las características del equipo
solicitado.
2. No se tuvo a la vista la lista de los proveedores que la UEP determinó invitar a
cotizar.
3. El cuadro comparativo de presupuestos que se tuvo a la vista expone un detalle
con marca/modelo/número de copias por minuto/precio; por lo expuesto en los
puntos precedentes no existe información que permita determinar si se cotejaron
equipos en similares condiciones y de acuerdo a lo requerido por la UEP (criterio
utilizado para la evaluación), ya que el cuadro no expone conclusión. Al respecto
se destaca que no se incluyó el equipo de uno de los oferentes cotizado a un
precio menor al de la oferta ganadora, no existiendo constancia que indique los
motivos de su desestimación.
4. El cuadro no posee fecha, ni se encuentra firmado por responsables.
5. Respecto a la entrega del bien se observó que la empresa entregó un equipo,
distinto al cotizado (modelo 4045) no existiendo informe técnico u otro tipo de
documentación emitida por la UEP que respalde que el nuevo modelo respeta lo
solicitado originalmente.
Presupuesto:
Konica 3035
Cuadro comparativo:
Kónica 3035
OC 05/99:
Kónica 3035
Factura B 0001-00000510:
Kónica 3035 Serie: 546210899
Remito X 0001-00003519:
Kónica 3035 Serie: 546210899
Acta de recepción :
Kónica 4045 Serie: 546210899
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De la inspección ocular realizada no se pudo constatar el número de serie del
equipo registrado bajo el número E-99-32 (S/N: 54621089) en el inventario.
6. La garantía del proveedor que se tuvo a la vista es una nota simple membreteada
suscripta por el presidente de la firma, en la cual se indica el equipo fotocopiador
Kónica modelo 3035 y no el entregado (modelo 4045).
7. El acta de recepción suscripta por la UEP posee fecha 01/02/99 siendo la orden
de compra del 26/03/99.
Comentarios de la UEP:
a) 1. El detalle con las especificaciones técnicas suscripto por el responsable de la UEP
no se ha podido localizar, pero sí la comunicación de la Gerencia de
Administración y Finanzas (GAF) sobre los bienes a adquirirse, inicialada por el
Coordinador. Las invitaciones a cotizar precios las confeccionó la Unidad
Administrativa, de acuerdo a lo solicitado, sin mayor detalle, por la Coordinación
del Proyecto, con las especificaciones técnicas que tuvieron que ser elaboradas
por el personal idóneo que se encontraba cumpliendo funciones en la GAF. No
obstante, tanto la orden de compra como el aviso de recepción, que contienen la
descripción completa de los bienes, están suscriptas por el coordinador, quien no
manifestó objeción alguna a las características de los equipos adquiridos.
2. La lista de proveedores invitados a cotizar se confeccionó en la GAF.
3. Con respecto a la comparación de “precios totales”, tanto la Coordinación como la
GAF resolvieron de común acuerdo y bajo su absoluta responsabilidad que, por
economía en los procesos y en el tiempo administrativo y operativo que hubiera
insumido el sistema de comparación por ítem, la selección se efectuara sobre la
base de la responsabilidad unificada del proveedor, respaldándose en que no
existe ninguna especificación en contrario en los instructivos del PNUD.
4. Con relación a los firmantes de los distintos comprobantes (Recibos, orden de
compra, presupuesto, retiro de comprobante de IVA), las personas encargadas de
esos trámites son, frecuentemente, cadetes que no tienen firmas autorizadas o
61
sellos pero en todos los casos han firmado con aclaración. Es de destacar que en el
recibo se aclara “Recibo autorizado”, y bajo la firma impreso por “Viconex SA”.
Los señores que firmaron el presupuesto y la orden de compra son vicepresidente
y empleado administrativo respectivamente, de acuerdo a lo informado por la
empresa.
5. Se debe a una omisión involuntaria.
6. La falta de números de serie en los CPU no se tuvo en cuenta debido a que se han
adquirido clones que no llevan número de serie; la persona que confeccionó el
inventario armó y registró los equipos en base al número de serie de los
monitores, sin afectar con esto la confección y verificación periódica del libro,
control del seguro, ni la localización y observación del estado de los equipos con
la consiguiente detección de faltantes.
b) 1. Idem comentario a) 1.
2. Idem comentario a) 2.
3. Aclaramos que la eliminación del cuadro comparativo de una de las ofertas
efectuadas por la empresa Konex/Cannon, por $ 5.190.- se produjo porque la
misma no cumplía con las especificaciones técnicas requeridas, similares a las de
los restantes equipos, según surge de la copia del presupuesto adjunta y de
acuerdo a información suministrada en su oportunidad por especialista técnico de
la GAF cuya comunicación por escrito (de existir) no se ha podido localizar hasta
la fecha, teniendo en cuenta que el citado consultor no trabaja actualmente para el
proyecto ni para la gerencia.
4. Sin comentario.
5. Con respecto a la mención de la fotocopiadora Kónica modelo 3035 en los
remitos y facturas con número de serie 546210899, es en realidad modelo 4045;
aclaramos que vencido el plazo para la entrega, el proveedor comunicó
verbalmente la falta de existencia del primero, ofreciendo en reemplazo el
segundo sin cargo adicional. Con referencia al número de serie, entendemos que
no puede tener el mismo que la 3035 pero la coordinación impartió instrucciones
62
en el sentido de dejar asentado en nuestros registros el número del equipo
original, ya que el proveedor nos informó que lo consideráramos como tal aún
cuando el precio del
bien que finalmente quedó en nuestro poder fuera
sustancialmente mayor que el solicitado originalmente y efectivamente pagado.
Teniendo en cuenta lo antedicho, se decidió no provocar más demoras en la
recepción, ya que era imprescindible contar con la fotocopiadora en las oficinas
del Proyecto, porque lo contrario hubiera ocasionado un perjuicio económico
importante por hallarse el proyecto en su etapa de formulación y ante la presencia
de la misión del BIRF, situación que provocaba una permanente demanda de
fotocopias. Consideramos que la solución propuesta por el proveedor no le fue en
nada beneficiosa. La Coordinación no consideró necesario dejar ningún
comprobante que cubriera el Proyecto por cualquier reclamo posterior ya que de
existir éste, la peor opción hubiera sido el cambio del equipo modelo 4045 por
uno acorde al precio abonado (modelo 3035), lo que tampoco hubiera
perjudicado.
6. Sin comentario.
7. De acuerdo con lo asentado en el acta de recepción de la fotocopiadora Kónica
modelo 3035, no se consignó la fecha correcta porque se omitió actualizar la del
comprobante anterior al complementarla en la computadora. Esto puede
comprobarse por la fecha en que se recibió el producto, la que figura en el remito
0001-00003519 del 05/04/99, conformado por personal de la UEP. En lo sucesivo
se tratará de optimizar el sistema de controles para que este tipo de error sea
detectado y subsanado a tiempo.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones, dejando evidencia en
los archivos respectivos; asimismo se recomienda verificar el cumplimiento oportuno de
la normativa de aplicación a los Proyectos.
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4- VIAJES Y VIATICOS
Observaciones: Con relación a la participación de un consultor contratado por el
Proyecto en el curso “Scandinavian Study Tour” realizado entre los días 12 al 24 de
septiembre de 1999, se observó lo siguiente:
a) En lo que respecta a los antecedentes que respaldan a los pagos realizados por la
UEP, no se tuvo a la vista la siguiente documentación:
1. Invitación realizada por el organizador al Proyecto, para la asistencia al curso.
2. El programa oficial; existe en el legajo un programa
tentativo para Suecia
(17/08/99), y otro para Dinamarca del 21/07/99.
3. Nota de la coordinación que respalde la justificación de la asistencia al curso del
consultor seleccionado; se tuvo a la vista la nota 120/99 del 23/08/99 donde se
expone que se solicita al Banco que el gasto sea reconocido como elegible para el
Programa.
4. Certificado de asistencia al curso de consultor participante.
5. Informe o documentación del curso presentada a la coordinación por el consultor
como producto del viaje realizado y financiado a través del Proyecto.
b) La finalización del curso estaba prevista para el día 24/09/99; el consultor regresó el
03/10/99 según copia del pasaje y comprobante de embarque. Se destaca que el
honorario correspondiente al mes de setiembre se abonó a la consultora en forma
completa sin descontar los días no trabajados.
Comentario de la UEP: Con respecto a estas observaciones cumplimos en informar
que la Coordinación autorizó, previo acuerdo con el consultor luego de obtenida la no
objeción del BIRF, el pago de viáticos por el término que durara el seminario, no así por
la semana del 24/09 al 03/10/99. Asimismo liberó los honorarios completos de los
meses afectados por el viaje. En cuanto a la exigencia de la presentación de documentos
como producto y certificado de asistencia al curso, los mismos no fueron entregados al
consultor en la sede del seminario, quedando los mismos en poder del BIRF, según él lo
manifiesta.
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Recomendación: Dejar adecuadamente documentado en los archivos del proyecto
todas las actuaciones realizadas y financiadas por el mismo.
5- MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EQUIPOS
Observaciones:
a) No se tuvieron a la vista los antecedentes de evaluación y selección de la compañía
de seguros, como así tampoco del seguro a contratar.
b) En la descripción de riesgo cubierto expuesto en el recibo, se observó que no se
incluyó una de las impresoras incluida en la muestra.
c) Con respecto a la contratación del servicio de mantenimiento de equipos:
1. No se tuvo a la vista el detalle del servicio solicitado a los proveedores, como así
tampoco documentación que respalde las condiciones definitivas de la prestación
del servicio suscriptas por el proveedor y la UEP.
2. El cuadro comparativo que se tuvo a la vista no posee fecha de confección y sólo
se encuentra inicialado; si bien se seleccionó al del menor precio, no existe un
comparativo con el análisis de las distintas propuestas presentadas.
3. Con fecha 07/09/99 se liberó el pago por seis meses de servicio; al respecto no se
tuvo a la vista documentación que respalde la prestación del servicio por el
período 09/99 al 12/99.
Comentarios de la UEP:
a) Para la selección de la compañía de seguros se tomó en cuenta la compulsa efectuada
por PRESSAL oportunamente. No se ha podido localizar la documentación en razón
de los cambios a todo nivel que el Programa ha sufrido en los últimos meses.
Justifica este tipo de contratación la necesidad de asegurar los bienes dentro de los
plazos mínimos a partir de su compra. Cabe señalar que todos los proyectos
dependientes de la GAF se manejan con la misma compañía de seguros en virtud de
65
las muestras dadas por la misma tanto de eficiencia y responsabilidad en cuanto a lo
técnico, como de razonabilidad en cuanto a los costos en relación con la oferta de
plaza.
b) La impresora adquirida a Viconex no fue incluida en la póliza general de seguro, por
una omisión involuntaria, tanto de la UEP como del inspector de seguros a quien se
le proporcionó la lista de los bienes. Cuando, en el año 2000 el mismo se presentó a
hacer revisión ocular, se descubrió el error y se solicitó la inclusión en la renovación,
mediante un “suplemento adicional”.
c) 1. Las condiciones definitivas de la prestación del servicio surgen del presupuesto
del proveedor adjudicado, ya que lo solicitado por la coordinación fue sólo el
mantenimiento de las siete terminales. Se decidió, una vez recibidos los
presupuestos, sobre la base del tipo de oferta de servicios y su precio. La
suscripción conjunta por el proveedor y la UEP no se efectuó, ya que con el
presupuesto presentado y suscripto por el jefe del departamento técnico de la
empresa se dio por asumido formalmente dicho compromiso. En lo sucesivo se
implementará en este tipo de prestaciones, el sistema de firma conjunta de
acuerdo a la observación recibida.
2. Sin comentarios.
3. Habiéndose efectuado un pago de abono por el período 07/99-12/99 a la empresa
y no existiendo ningún comprobante que acredite la prestación del servicio, según
lo informado por el personal de la UEP, hemos solicitado a la empresa nos envíen
copia de las constancias suscriptas por el Proyecto, las que aún no han sido
recibidas.
Recomendación: Dejar adecuadamente documentado en los archivos del proyecto
todas las contrataciones realizadas y financiadas por el mismo.
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6- COSTO DE INFORMES
Observación: Respecto a la contratación para la publicación de avisos, no se tuvieron a
la vista los antecedentes de selección de la empresa como así tampoco documentación
suscripta por la coordinación justificando la contratación.
Comentario de la UEP: La selección de la empresa se efectuó tomando en cuenta las
compulsas efectuadas en el proyecto PRESSAL (año 1997) y el PROMIN II (año 1999),
que arrojaron como resultado su contratación, en virtud de haber presentado los mejores
precios comparados con el valor del mercado. Dada la urgencia de la publicación y la
necesidad de que la empresa ofreciera la seguridad de una tarea realizada en término y
con eficiencia, la UEP se decidió por la firma mencionada. La Unidad Ejecutora se
encuentra actualmente en proceso de selección de nuevos proveedores, a los efectos de
adjudicar una nueva cuenta corriente por seis meses, ya que como se deduce de las
fechas de las compulsas, la cuenta corriente con la empresa CARAT FAX SA se
encuentra vencida.
Recomendación: Dejar adecuadamente documentado en los archivos del Proyecto
todas las contrataciones realizadas y financiadas por el mismo, realizando
periódicamente actualizaciones de cotizaciones.
7- SUBCONTRATOS
Observaciones: Con respecto al alquiler de oficinas y cocheras para el funcionamiento
de la sede del Proyecto.
a) No se tuvo a la vista documentación emitida por la Dirección Nacional del Proyecto
que respalde la necesidad de dicho alquiler, como así tampoco documentación
emitida por la UEP con los detalles que especifiquen las características y presupuesto
del bien a alquilar y el estimado de los servicios conexos. La selección se efectuó sin
realizar la comparación de por lo menos tres presupuestos.
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b) No se tuvo a la vista la documentación elevada por la UEP al Banco Mundial y la no
objeción del mismo a los siguientes términos suscriptos en el contrato:
™ Período contractual 01/02/99 al 31/01/02
™ Alquiler de dos oficinas y dos cocheras.
™ Pago por adelantado de cinco meses de alquiler por $ 18.500.-.
™ Gastos a cargo del proyecto: expensas oficina y cocheras; Alumbrado, Barrido y
Limpieza (ABL); Aguas Argentinas; instalación de líneas telefónicas y póliza de
seguro por incendio y/o destrucción.
c) Se observó que al 31/12/99 los $ 4.800.- correspondientes al depósito de garantía se
encuentran contabilizados como gasto y no como un crédito a favor del proyecto;
asimismo con respecto a los 5 meses de alquiler por $ 18.500.- pagados por
adelantado, la UEP los registró directamente en la cuenta de inversión no
imputándola a una cuenta de créditos a los fines de ir contabilizando el
devengamiento del mismo en forma mensual.
d) No se tuvo a la vista la copia de la póliza que respalde el cumplimiento de la cláusula
decimonovena del contrato de alquiler por riesgo de incendio o destrucción por
cualquier causa.
e) No se tuvieron a la vista las facturas emitidas por el locador correspondiente a los
pagos realizados a la fecha de firma del contrato (6 meses de alquiler) por $ 22.200.y $ 4.800.- mediante órdenes de pago Nro. 1 y 2 del 02/02/99, ni documentación que
certifique la recepción de los fondos. Se destaca que por el resto de los pagos se
emitieron recibos del tipo B.
Comentarios de la UEP:
a) Los motivos para que la sede del proyecto funcionara en el edificio de enfrente del
Ministerio no se explican en la solicitud de no objeción al BIRF. Es de resaltar que el
Banco exigía la mayor cercanía posible al MSyAS y que la suma total no excediera
la acordaba en la no objeción, como condición para aceptar el inmueble. Esta
situación y la urgente necesidad de contar con un espacio físico donde comenzar a
68
organizar el proyecto explican por qué se tomaron las dos oficinas libres y no se
condicionó la elección a la presentación de tres o más presupuestos. Asimismo se
alquilaron dos cocheras, por decisión del Coordinador, pero siempre teniendo en
cuenta el límite de los montos aprobados por el Banco.
b) y c) El Banco también otorgó una no objeción por el período 01/08/99 y el 31/07/00.
Esto se debe a que los contratos de la plaza inmobiliaria no se efectúan por períodos
menores a tres años, pero el Banco iba otorgando las no objeciones por períodos,
siendo de seis meses la primera y de un año la segunda. Señalamos que en enero de
2000 las coordinaciones de los proyectos 96/005 y 98/040 se unificaron pasando a
funcionar ambos en las oficinas de la Superintendencia de Seguros de Salud, con lo
que se dio por finalizado el contrato de alquiler aludido rescindiéndolo. La
liquidación y pagos finales se efectuaron con fecha 10/03/00 ocasión en la que se
descontó del total a pagar el depósito en garantía de $ 4.800.- imputado por error
como alquileres en el ejercicio 1999, y regularizado en el actual. Se debió abonar un
mes adicional por la demora incurrida en liquidar el saldo, causada por la falta de
firmas habilitadas por el Proyecto para manejar la cuenta corriente operativa del
Citibank habida cuenta del cambio de autoridades de que el mismo fuera objeto a
partir del 17/01/00.
Con relación al pago de expensas, alumbrado, barrido y limpieza, aguas argentinas, e
instalación de líneas telefónicas, el Banco no somete esos gastos a revisión previa, ni
otorga no objeción a los mismos, quedando su verificación sujeta a igual tratamiento
que los demás gastos del proyecto. Salvo las líneas telefónicas, la energía eléctrica y
las expensas, todos los demás gastos están incluidos dentro del pago mensual de
expensas.
En cuanto a los $ 18.500.- pagados por adelantado, los mismos no se imputaron
como crédito porque nuestro sistema contable se rige por el criterio de lo percibido.
d) Con respecto al seguro contra incendio y/o destrucción, el mismo no se contrató.
Desconocemos las causas por las que esto fue omitido, pero esta Gerencia nunca
recibió directivas para contratarlo.
69
e) Las facturas no se emitieron porque en la cláusula tercera del contrato existe un
apartado que indica que el contrato vale como comprobante de pago.
Recomendación: Dejar adecuadamente documentado en los archivos del Proyecto
todas las contrataciones realizadas y financiadas por el mismo. Asimismo se
recomienda registrar en los rubros correspondientes los pagos realizados por el proyecto
de acuerdo al concepto de que se trate.
8- COMITÉ LOCAL DE CONTRATOS DEL PROYECTO
Observación: No se tuvo a la vista documentación que respalde la conformación por
parte de la Dirección Nacional del Proyecto del “Comité Local de Contratos del
Proyecto”, cuyos integrantes son responsables de examinar y dar una recomendación
por escrito de los casos relativos a la provisión de servicios profesionales con empresas
consultoras, y adquisición de equipos y suministros
Comentarios de la UEP: Aparentemente, el “Comité Local de Contratos del Proyecto”
no había sido conformado.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa acordada en la materia.
9- RECEPCION DE BIENES
Observación: Los remitos no se encuentran suscriptos con el conforme por parte de la
UEP por la recepción de los materiales.
Comentario de la UEP: Los remitos no se encuentran suscriptos por la UEP por un
error involuntario cuya repetición se evitará en el ejercicio 2000.
70
Comentario general de la UEP: Se hace saber que la actual Coordinación del Programa
de Reconversión del Sistema de Seguro de Salud (PRESSS) Proyecto PNUD 98/040,
asumió sus funciones el día 17 de enero de 2000 (Res. Ministerio de Salud 61/00) y por lo
tanto, como criterio general, los requerimientos respecto del Programa se contestaron en
función de la documentación obrante en nuestro poder, siempre que la misma existiera y
sirva a los fines de la consulta, ya que al momento de ocurrir los hechos sobre los cuales se
solicitan aclaraciones, esta administración no se encontraba en funciones.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
71
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
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Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y auxiliares y contra documentación respaldatoria;
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tests o pruebas de transacciones;
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análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación de la existencia de informes de los mismos;
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análisis de legajos;
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inspección ocular de bienes;
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análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
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análisis de los antecedentes de adquisiciones;
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análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto;
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circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
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pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
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inspección ocular de equipo no fungible; y
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-
otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de las Fuentes de Fondos y el 47,56 % de las
Aplicaciones, expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31/12/99; y el 45,82 % de los pagos incluidos en los Estados de Gastos (SOE’s)
remitidos al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Agradecemos a la Unidad de Ejecución y Coordinación del Proyecto y a las UEP´s, quienes no
obstaculizaron la gestión de esta auditoría, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
Concluyendo, corresponde señalar que todo lo precedentemente expuesto comprende la totalidad
de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2000.
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