INFORME CAJA MENOR ALCALDIA CANDELARIA0001

Radicado No. 20133710478713
Fecha: 11-12-2013
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EDILBERTO GUERRERO RAMOS
Alcalde Local de Candelária
En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la
Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y
verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y
operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los
fondos, la cual fue realizada el día 27 de Noviembre de 2013 encontrándose lo
siguiente:
Mediante Resolución 02 del 21 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor
de la Alcaldía Local de Candelaria con una cuantía equivalente a Quince Millones
de Pesos ($15.000.000.00), en la cual se designo como responsable de la
misma a la servidora pública Adda Yanette Zapata. Posteriormente y mediante
Resolución 041 del 18 de Abril de 2013 se designo como responsable de la
misma a la servidora pública Elizabeth Rodríguez Jáuregui, funcionaria que
actualmente maneja la caja menor.
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3-1-2 -02 -18-00-0000-00
1.000.000,00
2.500.000,00
2.000.000,00
1.000.000,00
4.000.000,00
4.000.000,00
500.000,00
Analizados los conceptos de gastos, llama la atención que en dicha resolución se
incluyeron rubros tales como: publicidad, mantenimiento de la entidad, impresos
y publicaciones, promoción institucional, conceptos que no se consideran como
imprevistos y que deben surtir un proceso diferente.
2. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en
su poder Veinticuatro (24) cheques en blanco del número 961852 al 961876,
todos con el sello de "Páguese a la orden del primer beneficiario". clf? la cuenta
la cuenta corriente No. 2650384430 del Banco de Occidente.
3. Se evidencio que el funcionario responsable se encuentra amparado con la
póliza de manejo NO.1001188 vigente hasta el 20 de Diciembre de 2013.
4. No se están pagando
oportunamente los gastos de transporte de los
notificadores de la localidad. Se evidencio que mediante comprobante de Egreso
No. 054 del 7 de Octubre de 2013 se cancelaron los gastos de transporte
correspondientes al periodo del 11 de febrero al 13 de septiembre de 2013 del
notificador Héctor Ortiz Ballesteros por valor de $498.800.00. aspecto que
desconoce lo establecido en el artículo 3.4 resolución 340 del 4 de Septiembre
de 2013 y del Decreto N061 del 14 de Febrero de 2007 que establece: "... al
generarse el gasto deberá semanal y de acuerdo a las necesidades de la
alcaldía, entregar un avance en efectivo al servidor público para atender la
función de notificador que requiera de gastos de transporte".
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5. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la
constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que
incumple lo normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la
Resolución aprobada se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución
340 del4 de Septiembre de 2013.
Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas
necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el
cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los
recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte.
Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero
de 2007, la Resolución
No.DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual
reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo",
Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza
Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital
Gobierno y Alcaldías Locales.
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ZA FORERO DAZA
Jefe Oficina De Control Interno
Revisó l Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
Proyectó: Edgar Fernando Sierra Oíaz.
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