INFORME VISITA SUBA OFICIO 4388330001

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AI..CAUJiA __
Radicado No. 20133710438833
Fecha: 21-11-2013
*20133710438833*
DI toGOTA D,i).
.SECRETARIA DE OOSIl!!FtItO
Dr. GUILLERMO ALFONSO JARAMILLO MARTINEZ
Secretario Dístrital de Gobierno
De acuerdo con las instrucciones recibidas por su despacho respecto de los eventos
acaecidos en la alcaldía local de Suba, se procedió a desarrollar una visita
administrativa a dicha alcaldía entre el día 13 al 19 de noviembre del año en curso, los
resultados obtenidos se describen a continuación:
1. Estado de las respuestas a los derechos ge petición
2. Novedades de los pagos a contratistas
3. Aspectos contractuales
4. Elaboración PAC
Sobre el particular se revisó la cantidad de requerimientos pendientes de respuesta
evidenciando que el mayor volumen de requerimientos pendientes esta en la bandeja
del Dr. Yesid Bazurto, quien a la fecha de al visita (15-11-13), se encontraba
adelantando tareas de coordinador en la medida que desde el mes de Mayo no se
cuenta con dicho profesional, en su bandeja al iniciar la reunión se encontraron 3,837
requerimientos, cuya fecha mas antigua es el radicado 20081120006612 del 18 de
enero de 2008, y el mas reciente fue el radicado 20131120201622 del 15 de noviembre
de 2013. Por tanto como puede evidenciarse existen requerimientos sin trámite cuya
altura de morosidad acumula mas de 5 años.
Se constató que existen requerimientos que fueron recibidos por los anteriores
coordinadores y colaboradores del área cuyos usuarios corresponden a:
1, José Luis Borja,
2, Dean Chaparro,
3, Carolina Manrique,
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BDGOTA
HU<?ANA
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aellQOQfÁ tle;.
SECRETARIA DI'! oomER:OO
4, Diana Henao,
5, Diego López,
6, Diana Useche,
7, Alicia Daza,
8, Manuel Fco. Abril,
9, Cesar Torres,
10, Lili Mieles,
11, Nubia Acosta,
12, Magda Lambo,
13, Lucy Ramos,
14, Humberto Hurtado, entre otros.
Respecto a las estrategias que la administración local ha dispuesto para atender dicha
problemática,
se comunicó
que se procedió a vincular 4 abogados
para
descongestionar los requerimientos que se reciban, un profesional atiende temas de
estación pública, otro establecimientos de comercio, otro obras y urbanismo y el último
apoya administrativamente a los tres anteriores. Como se manifestó la estrategia esta
encaminada a atender las solicitudes nuevas, sin embargo, no es claro que proceso se
surtirá respecto de las solicitudes viejas.
De igual forma no se pudo establecer si efectivamente se adelantó algún tipo de
informe respeto de las personas que debieron en su momento atender las solicitudes
acumuladas, para identificar posibles responsabilidades disciplinarias.
Así mismo se informó y aportó evidencia de la permanente intermitencia del servicio de
orfeo lo cual agrava aún mas la situación.
Sobre el particular hay que advertir las siguientes novedades ocurridas en el último mes
y medio de gestión:
1- En el último mes y medio han habido cuatro responsables con funciones de
profesional de presupuesto distintos: Ricardo Martínez1, Gilma Inés Carrero Torres,
María Antonia Hernández y Nidia Rodríguez (actual). Igualmente desde la vinculación
de la señora alcaldesa
se han producido tres cambios de Coordinadores
Administrativos y financieros:
Ricaurte Antonio Ordoñez Triana, Héctor Guzmán y
Celmira Barrera (actual); todo lo que indica la perdida en la continuidad y el
traumatismo del servicio dadas las permanentes entregas de cargos y asuntos de la
oficina, este elemento adquiere especial relevancia dado que además de los asuntos
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HUt?ANIA
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propios del cargo, se deben actualizar ante la secretaria de hacienda los usuarios y
claves del aplicativo Predis y Opget.
2- En desarrollo de la visita se pudo advertir una profunda división entre el
personal de planta y los vinculados por contratación de servicios.
3- Sobre el mes de noviembre como es sabido entró en vigencia la ley de
garantías lo cual ocasionó que la semana comprendida entre el 5 al 8 de noviembre se
concentrara la gestión a fin de incorporar en los aplicativos todos los asuntos que
legalmente no pudiesen ser atendidos con fecha posterior (especia/mente /a expedición
de COPS y registros presupuesta/es). Igualmente se resalta la reducción de tiempo
laboral en la primera quincena de noviembre causado por sus dos lunes festivos.
4- Sobre las OPS se evidencian en forma generalizada la incorporación de un
otro-si a cada contrato el cual modificó la forma de pago de dichas obligaciones, hecho
que esta soportado en la entrada de vigencia del instructivo de reprogramación del PAC
2L-GAR-12, el cual entró a regir el 6 de septiembre de 2013, y que dentro de sus
lineamientos de operación indicó que:
2, Los pagos de los contratos deben estar ajustados a los tiempos
establecidos en este instructivo. En la minuta de los contratos de prestación
de servicios y/o apoyo a la gestión se debe específicar que el primer pago
será proporcional desde la fecha de inicio a la fecha de reprogramacíón
mensual del PAC y los siguientes pagos se realizaran de forma mensual.
Razón por la cual, se procedió a efectuar los trámites para reconocer y pagar los
primeros 15 días del mes de octubre de 2013, para estabilizar los pagos entre el16 de
cada mes hasta el 15 del mes siguiente. Este punto adquiere relevancia en la medida
que en desarrollo de los procesos de revisión de los soportes para pagos se
evidenciaron inconsistencias que no permitieron su pago y que principalmente fueron:
a- Existieron pagos de seguridad social por debajo de los montos legalmente
obligados y,
b- Algunos informes de actividades no estaban suscritos por el supervisor de
dichos contratos (alcalde local) sino unicamente por el apoyo a la supervisión.
Dada esta situación fueron devueltos por parte de la responsable del presupuesto a la
coordinación
administrativa
y financiera
57 pagos de OPS que presentaron
inconsistencias orfeo 20131120015193 (13-XI-2013).
Es de anotar que al efectuar un menor pago por concepto de seguridad social se afecta
consecuentemente la liquidación de las obligaciones tributarias.
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H!U~ANA
ALCAuMMAYOR
oe!llOOQTAOC,
SECRETARIA DE ~ERI'tO
Conocido el hecho por parte de la alcaldesa local procedió a subsanar lo que a ella
correspondía (salvo 2 casos) el mismo 13 de noviembre. A la fecha de 104 contratos de
prestación de servicios correspondiente al pago de los primeros 15 días del mes de
octubre se han tramitado totalmente 77 contratos. Esta semana de volvió a revisar que
se hubieran subsanado las falencias inicialmente indicadas encontrando que aún 8
contratos no las han superado.
5- El día miércoles 13 de noviembre no se permitió el ingreso a la alcaldía local
en horas de la tarde al personal, en razón a que según lo manifestado por personas
que no quisieron 2identificarse, por el desarrollo de una protesta adelantada por el
personal vinculado por contrato en razón a que no se les habían cancelado los
honorarios a los contratistas desde hacia 1 % meses (ver articulo "Contratistas de la
alcaldía de Suba protestaron por falta de pagos'), es decir en la tarde del miércoles no
se pudo laborar en los horarios habituales; para el día jueves 14 de noviembre no se
contó con el servicio de aplicativos de información en razón al corte de energ ía ocurrido
en el centro de Bogotá, hecho que afecto la prestación de dichos servicios. Para el día
viernes 15 de noviembre de 2013 existió intermitencia del servicio, sin embargo dada la
reunión convocada en el despacho de la alcaldía sobre el medio día y el posterior
desplazamiento a la Secretaría de Hacienda para avanzar hacia la construcción del
presupuesto 2014 del Fondo de Desarrollo Local de Suba, impidió adelantar las tareas
presupuesta les.
La profesional de presupuesto manifestó que una vez termino la reunión en la
Secretaría de Hacienda se desplazó a la alcaldía local para continuar con las tareas a
su cargo, y no obstante haber anunciado que trabajaría el viernes y el sábado para
evacuar los asuntos pendientes, no le fue permitido su ingreso, argumentando la
guarda de seguridad que por parte de la alcaldesa se había dado dicha restricción
hasta nueva orden.
6- llama la atención de que algunas personas que están prestando sus servicios
en actividades de alto riesgo como son las desarrolladas en obras civiles a través de la
operación de maquinaria pesada, este hecho reviste gran importancia en la medida que
ante un eventual accidente de trabajo, es la administración local la que entraría
directamente a asumir la ausencia de dicha cobertura legal, sin perjuicio de las demás
responsabilidades que este tipo de hechos conllevarían. En resumen, sin la total
cobertura en materia de seguridad social, no es dable permitir el inicio de actividades y
menos en tratándose de actividades de alto riesgo que cuentan con un alto potencial
generador de responsabilidades contrarias a los intereses de la entidad.
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Ol! $lXKITA De:.
SECRETARIA
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1- Revisando los soportes que respaldaron el proceso contractual No. 059 de 2013
dentro de los estudios previos se indica la necesidad de contratar los servicios de apoyo
para elaborar las actividades administrativas que allí se deriven, haciendo referencia al
gran volumen de actividades diarias que se presentan en el grupo de gestión
Administrativa y financiera.
En ese sentido se vinculó a la señorita JACQUELlNE GARCIA GONZALEZ cuyo objeto
contractual es la de Prestar sus servicios secretariales al grupo de gestión
administrativa y financiera, con las siguientes obligaciones especificas:
a-
diligenciar
las tablas de retención
documental
para el tramite
correspondencia
interna y externa de la coordinación
Administrativa
y
financiera,
b- realizar los memorandos, oficios y documentos que sean requeridos en la
Coordinación administrativa y financiera,
c- realizar labores de atención en agenda y teléfono en la coordinación
administrativa y financiera de la alcaldía local se suba,
d- tramitar, recibir y enviar la correspondencia interna y externa
e- Realizar apoyo administrativo en todas las actividades especificas que se
generen dentro de la coordinación administrativa y financiera.
f- atender la agenda y teléfono dentro de la coordinación administrativa y
financiera de la alcaldia local,
g- organizar la documentación del archivo que se genere dentro de la
Coordinación administrativa y Financiera, de acuerdo con las instrucciones
que reciba y los manuales, métodos y procedimientos, sistemas y normas
legales adoptadas y vigentes,
h- apoyar para efectos de preparar los informes que requieran de la
coordinación Administrativa y Financiera.
i- servir de apoyo para el manejo total de programas de computador: word,
excel, power point, bases de datos.
j- mantener en orden y control los implementos de oficina,
k- proyectar respuestas de los requerimientos que le asigne la alcaldesa de
suba y apoyar la administración de esta información en el aplicativo ORFEO,
1- rendir informes de gestión que le sean requeridos por el supervisor,
11-presentar informes mensuales en un cuadro de seguimiento donde se
contrasten las obligaciones del contrato con las actividades y las fechas en las
cuales fueron realizadas de acuerdo al formato suministrado por al entidad.
m- Cumplir con los fineamentos estipulados por la Secretaria de gobierno de
acuerdo con sistema integrado de gestión.
Al revisar las certificaciones de cumplimiento de dichas obligaciones (informes de
actividades correspondientes a los periodos 15 de mayo al 30 de mayo de 2013, 01 de
junio al 30 de junio de 2013,01 de julio al 30 de julio de 2013), no se observa en dichos
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BOG
A
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oe~lAtle
SEGR!!TARIA
DE 0001'EI'tNO
informes que se haya cumplido el objeto contractual, es decir de haber adelantado las
actividades que motivaron la vinculación de la persona en el GRUPO DE GESTiÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, sino que se evidenció que las labores adelantadas
por dicha persona se han centrado en actividades desarrolladas directamente en el
despacho de la alcaldía local de acuerdo con lo incorporado en los informes de
cumplimiento de actividades los cuales manifiestan que las tareas adelantadas
principalmente estuvieron orientadas en:
1, atender a los ciudadanos que realicen requerimientos en el despacho de la alcaldesa,
2, diligenciar las tablas de retención documental para el tramite correspondencia interna y externa en el
despacho de la alcaldesa local,
3, realizar los memorando, oficios y documentos que sean requeridos por la alcaldesa local,
4, Realizar las labores de atención de agenda y teléfono en el despacho de la alcaldía local de suba,
Igualmente dentro del cuerpo de cada informe la contratista manifiesta que:
DECLARACiÓN DEL CONTRA TISTA: Manifiesto que he cumplido con las
obligaciones derivadas del contrato y que las actividades mencionadas en el
presente informe corresponden a las labores efectivamente desarrolladas en
el periodo indicado, declarando que seré responsable por las afirmaciones
contenidas en el presente documento, que sirve como soporte para certificar el
cumplimiento del objeto del contrato.
Así mismo a renglón seguido en cada informe se indica que:
DECLARACIÓN DEL SUPERVISOR YIO INTERVENTOR: Manifiesto que el
contratista ha cumplido a la fecha con las obligaciones establecidas en el
contrato, desarrollando en el ejercicio de sus actividades las habilidades
requeridas para tal efecto.
De igual forma obra en el expediente UnlCO del contrato de la señorita García, la
certificación emanada de la dirección de gestión humana de la Secretaría Distrital de
Gobierno, con fecha 08 de abril de 2013 en la cual se indica que:
Que dentro de la planta de personal de la secretaría de gobierno no existe
personal suficiente que puede ser designado en la Alcaldia local de Suba para
que preste servicios en el grupo de gestión administrativa y financiera en las
actividades que se generen.
Las contrataciones que se realicen con base en las certificaciones de No
existencia de Personal expedidas son de exclusiva responsabílídad del alcalde
local y deben ajustarse estrictamente a lo señalado en la ley, la jurisprudencia
sentencia C-51 de 2009 expedida por al corte Constitucional y las circulares de
entes de control entre otras.
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11
ALCAUllA_oo
OEflOGO'fA 1)(;,
SECRETARIA
DE GOmERN'0
Es de anotar que de acuerdo con el memorando emanado de la Dirección de Gestión
Humana con radicado No. 20123350563473 del 23 de noviembre de 2012, fue ubicada
en la alcaldía local de Suba - en el Despacho de la alcaldía local a la señora MARTHA
LUCIA VARGAS RIAÑO, quien de acuerdo a su cargo de SECRETARIA EJECUTIVA
425-27 Y el manual de funciones (resolución 313 de 2006) desarrolla las siguientes
funciones:
1. Coordinar las audiencias, reuniones, eventos demás compromisos oficiales que
el Alcalde
Local deba atender, así como llevar la agenda correspondiente de conformidad
con las
instrucciones por él impartidas.
2. Transcribir la correspondencia
de la
Alcaldía Local.
y documentación
que se origine en el despacho
3. Comunicar telefónicamente
al Alcalde Local con las personas que sean
requeridas por éste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes que se
hagan a su despacho.
4. Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la correspondencia
de
acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el particular.
5. Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho del
Alcalde
Local de conformidad con el sistema o procedimientos establecidos sobre el
particular.
6. Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia,
demás
documentos recibidos en el despacho.
la correspondencia
y
7. Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de
acuerdo con
las normas, manuales, métodos y procedimientos establecidos sobre el particular.
8. Atender e informar al público sobre los asuntos y trámites propios de despacho
del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y recomendaciones que
reciba sobre el particular.
9. Llevar el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de
determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar
oportunamente los requerimientos correspondientes.
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10. Informar
al Alcalde
Local, oportunamente,
sobre in con siste n cias
irregularidades
obsetvadas
en relación
con los asuntos,
elementos
documentación encomendada o que
se tramite en la dependencia.
e
o
11. Propender por la buena organización, orden y presentación del despacho de la
Alcaldía
Local y la atención oportuna de los servicios administrativos internos que éste
requiera.
14. Las demás que le sean asignadas
naturaleza del
cargo.
o delegadas
y que correspondan
a la
Como puede observarse las funciones adelantadas por la persona vinculada por
contrato están totalmente contenidas con las funciones de la señora Vargas quien
desde el pasado mes de noviembre de 2012 y hasta al fecha, presta sus servicios en la
alcaldía local de Suba.
Se solicitaron los convenios de asociación los cuales se habían firmado dentro d ella
ultima semana antes de la entrada en vigencia de la ley de garantías, para lo cual se
evidenció la suscripción de 10 convenios de asociación los cuales estructuraron forma
de pago de forma heterogénea, para lo cual se resumen de al siguiente forma los
principales aspectos evidenciados:
1. CAS 182 de 2013 suscrito con la Universidad de Ciencias Aplicadas y
Ambientales UDCA.
Monto: 580 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
1el. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación del plan de
trabajo y cronograma de actividades,
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ALCAUlIAMilItOR
llE lllOGQTADe.
SECRETARIA
DE OOIllEftf«)
2do. Pago correspondiente al 40% de los recursos con la presentación del
informe de avance de actividades,
3er• Pago correspondiente
informe de avance de actividades,
al 30% de los recursos
con la presentación
del
4to. y último pago correspondiente al 10% de los recursos con la presentación
del último informe de avance de actividades y contra la suscripción del acta de
liquidación.
Fecha firma: Noviembre 7 de 2013
Forma de pago:
1er. Pago correspondiente al 30% de los recursos con la suscripción del acta de
inicio, la aprobación del cronograma de actividades, la aprobación de las hojas de vida
de los recursos humanos, presentación de los pagos por concepto de seguridad social,
y entrega de informes de actividades realizadas hasta la presentación pública del
proyecto.
2do. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación del
informe de ejecución del 40 % de la actividades,
3er. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de ejecución del 70 % de la actividades,
del
4to. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de ejecución del 100 % de la actividades.
del
Un ultimo pago correspondiente al 10% de los recursos contra la presentación
de la acta de liquidación y acta de finalización.
Monto: 100 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
1er. Pago correspondiente al 30% de los recursos con la presentación del acta de
inicio, la aprobación del cronograma de actividades, plan de acción, certificación de
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Alf'..AL!lIAMA'lOR
llf1!lO(lOlAtlC
.!'il:1CRErAF:IA DE 00fjif!RM0
pago de paraftscales, informe de realización de actividades hasta hasta la presentación
pública del proyecto y la certificación de cumplimiento por parte de la interventoria.
2do. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación del
informe de cumplimiento de actividades de acuerdo con el plan de trabajo y cronograma
aprobado,
3er• Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación del informe
de cumplimiento de actividades de acuerdo con el plan de trabajo y cronograma
aprobado,
4to. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación del
informe de cumplimiento de actividades de acuerdo con el plan de trabajo y cronograma
aprobado,
y último pago correspondiente al 10% de los recursos con la presentación del recibo a
satisfacción por parte del interventor y acta de finalización y liquidación del contrato.
4. CAS 165 de 2013 suscrito con la Asociación para el desarrollo sostenible
ASODESO.
Monto: $138.656.300.00.
Fecha firma: Noviembre 7 de 2013
Forma de pago:
1er• Pago correspondiente al 30% de los recursos con la presentación de el
cronograma de actividades, el plan de trabajo, informe parcial con la ejecución de
actividades correspondientes al1er mes de ejecución.
2do. Pago correspondiente al 20% de los recursos contra entrega del informe
parcial de actividades según cronograma,
3er• Pago correspondiente al 20% de los recursos contra entrega del informe
parcial de actividades según cronograma,
4to. Pago correspondiente al 20% de los recursos contra entrega del informe
parcial de actividades según cronograma correspondientes al cuarto mes de ejecución,
y último pago correspondiente al 10% de los recursos con la presentación de la
liquidación del convenio con la ejecución del 100% de las actividades y presentación de
acta de liquidación.
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HUt1ANA
ALCALflÍAMAYOR
OEI!QOOTA De,
SECRETARIA DE OOfliEItNú
4. CA5 162 de 2013 suscrito
fortalecimiento territorial Visión Local.
con
la
Fundación
para
el desarrollo
y
Monto: $357.5 mlls.
Fecha firma: Noviembre 5 de 2013
Forma de pago:
1er• Pago correspondiente
Contrato.
al 20% de acuerdo con la ejecución física del 10% del
2do. Pago correspondiente al 40% de acuerdo con la ejecución física del 60% del
Contrato,
3er. Pago correspondiente
Contrato,
al 30% de acuerdo con la ejecución física del 90% del
4to. Pago correspondiente al 10% contra la presentación del informe final del
contrato con el cumplimiento del 100% de las obligaciones y acta de terminación y de
liquidación del convenio.
5. CA5
Producciones.
171 de 2013 suscrito
con
la Fundación
Candelaria
Joven
HM
Monto: $33 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
6. CA5 171 de 2013 suscrito con la Fundación proyección Social y Ambiental
-PROSOCIAL-.
Monto: 110 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
1er. Pago correspondiente al 25% de los recursos con la presentación del plan de
trabajo y cronograma de actividades,
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ALCALOOUAA:1OR
OEElOOOTA 0<:.
SECRETARIA DE G<li1IEfl,1II0
2do. Pago correspondiente al 35% de los recursos con la presentación del
informe de avance de actividades hasta el3er• mes de ejecución,
3er• Pago correspondiente al 30% de los recursos con la presentación
informe de avance de actividades hasta el5to. mes de ejecución,
del
4to. y último pago correspondiente al 10% de los recursos con entrega del
informe final de cumplimiento al 100% de la ejecución.
7. CAS 171 de 2013 suscrito con la Corporación Casa de la Cultura Juvenil El
Rincon.
Monto: 93,5 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
1er. Pago correspondiente al 20% con la entrega del plan de trabajo, cronograma
de actividades, propuesta metodológica y pedagógica de cada componente.
2do. Pago correspondiente al 40% de los recursos con la presentación del
informe de avance de actividades con el 80% del componente de planeación y 30% del
componente de formación y circulación,
3er• Pago correspondiente al 30% de los recursos con la presentación del
informe de avance de actividades con el 100% del componente de planeación y 70%
del componente de formación y circulación,
4to. y último pago correspondiente al 10% de los recursos con entrega del
informe final de cumplimiento al 100% de la ejecución.
Monto: 44 mlls.
Fecha firma: Noviembre 8 de 2013
Forma de pago:
1er• Pago correspondiente al 40% con la entrega del plan de trabajo, cronograma
de actividades, hojas de vida del equipo de trabajo propuesto, propuesta metodológica
y pedagógica.
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AL.CAll:liA_
!lE eoGOTA tu:
SECRETARIA DE GOlilliRN0
2do. Pago correspondiente al 40% de los recursos con la presentación
informe de avance de ejecución física correspondiente al 80%,
del
3er• Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de avance de ejecución física correspondiente al 100%,
del
9. CAS 160 de 2013 suscrito con la Fundación Instituto Superior de carreras
Técnicas INSUTEC.
Monto: 20,425 mlls.
Forma de pago:
1er• Pago correspondiente al 30% con la entrega y aprobación del cronograma de
actividades, hojas de vida del equipo de trabajo, propuesta metodológica y pedagógica.
2do. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de avance de actividades del 40% de las actividades,
del
3er• Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de avance de actividades del 70% de las actividades,
del
4to. Pago correspondiente al 20% de los recursos con la presentación
informe de avance de actividades del 100% de las actividades,
del
y el ultimo pago correspondiente
del contrato.
al 10% de los recursos con la presentación liquidación
Como puede evidenciarse de la anterior relación existen convenios en los cuales sus
pagos no están atados en forma directa con el avance físico del proyecto sino tan solo
con la presentación de documentos, igualmente se evidencia que existen dos convenios
de asociación con el mismo No. 171 de 2013, uno firmado con la Corporación Casa de
la Cultura Juvenil El Rincón, y el otro suscrito con la Fundación proyección Social y
Ambiental -PROSOCIAL-.
De esta situación se estará dando curso ante la subsecretaria
de efectuar seguimiento de dichas obligaciones.
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1. No se encontró formato consolidado de reprogramación del PAC para el mes de
noviembre de 2013 aprobado por la Coordinación Administrativa y Financiera.
lncumpliendo con el numeral 4 del punto 2 del instructivo 2L-GAR-1 "El coordinador
Administrativo y financiero, chequea los documentos relacionados y consolida la
información en el formato de reprogramación del PAC y remite por escrito al profesional
con funciones de contador a mas tardar el noveno día hábil antes de terminar cada
mes"
2. Se observo que los formatos de reprogramación PAC y pagos junto con los soportes
exigidos en las cláusulas correspondientes a los contratos, no se allegan radicados a la
Coordinación Administrativa y Financiera para dar cumplimiento a la consolidación del
PACo Incumpliendo con el numeral
del punto 1 del instructivo 2L-GAR-1 "Las
actividades de este procedimiento deben registrarse en el aplicativo oficial de la
Secretaría Distrital de Gobierno de Gestión Documental"
3. No se encontró formatos de reprogramación PAC y pagos para el mes de noviembre
de 2013 de las cuentas de prestación de servicios de personas naturales que debían
ser remitidos por los supervisores a la Coordinación Administrativa y Financiera a mas
tardar antes del undécimo día hábil de terminar cada mes, Incumpliendo con el numeral
1 del punto
2 Reprogramación Mensual del PAC, del instructivo 2L-GAR-1 "El interventor y/o
supervisor y/o apoyo a la supervisión revisa los soportes exigidos en las cláusulas
correspondientes del contrato para expedir la certificación de cumplimiento; diligencia la
hoja de ruta y Formato Reprogramación PAC y Pagos y remite antes del undécimo (11)
día hábil de terminar cada mes al (la) coordinador (a) y Financiero (a), para que
consolide el PAC"
4. se encontró que los profesionales de apoyo a la supervisión no revisan de manera
idónea
los documentos entregados por los contratistas en cumplimiento de las
cláusulas de los contratos, toda vez que la profesional de presupuesto encontró
deficiencias en dichos documentos al momento de elaborar las correspondientes
ordenes de pago y en cumplimiento del instructivo 2L-GAR-12 en el V los devuelve por
escrito como se evidencia en el memorando No 20131120015193 del 13 de noviembre
de 2013. "
5. Al momento de la visita el día 19 de noviembre de 2013 no se ha consolidado el PAC
del mes de Diciembre.
6. En cuanto a la firma digital de la planilla de pagos se pudo evidenciar por unos
pantallazos guardados por la Responsable del presupuesto que el día 15 de noviembre
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de 2011 a las 11:30 amo firmo digitalmente la planilla 132, no obstante en horas de la
tarde cuando la Dra. Nidia Rodrigues se encontraba en las instalaciones de Hacienda
Oistrital atendiendo temas relacionados con el presupuesto para la vigencia de 2014, se
le comunico desde la Alcaldía Local que la Ora Marisol Perilla Gómez Alcaldesa Local
de Suba no pudo firmar digitalmente la planilla mencionada en razón a que la
responsable del presupuesto no había firmado con anterioridad, atendiendo esta
solicitud la Ora Nidia Rodríguez procedió desde las instalaciones de Hacienda Oistrital a
firmar nuevamente la planilla para lo cual deja como evidencia unos pantallazos que
registran las 4:35 pm.
De otra parte tomando como muestra los contratistas incluidos en el PAC de los meses
de septiembre y octubre, se verifica el cumplimiento de las actividades frente a las
condiciones específicas establecidas en el contrato, la exactitud del cálculo de los
aportes parafiscales y la oportunidad del pago de los mismos y el adecuado nivel de
aprobación de los certificados de cumplimiento y la hoja de ruta de aprobación del
PACo
De manera simultánea, se verifica el adecuado manejo dado al aplicativo de gestión
documental.
Se tomó una muestra aleatoria de 18 contratos de 102 contratos vigentes a septiembre
30 de 2013.
1. Se evidencian en los contratos 30/2013 del Sr. Juan Carlos Jiménez 15/2013 de
Maritza Barrera Contreras, 96/2013 de Luis Alberto Zambrano y 99 de 2013 de
Gildardo López, que el Ingreso Base de Cotización empleado para realizar los
aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud es el salario mínimo, y no el
40% del valor de los honorarios del respectivo mes, como indica la normatividad
vigente.
2. El soporte presentado por la contratista Ignacia Vargas como aportes a la
seguridad social de mes de septiembre, no contiene los valores cancelados.
3. En los informes de actividades del mes de Septiembre de Juan Carlos Jiménez y
Renzo Castillo García, no se encuentra la firma de la alcaldesa.
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4. Verificados en los informes, las actividades del mes de mayo y junio de 2013 de
la contratista Marcela Alvarado Garay, y en los informes de las actividades de
Junio y Sept de 2013 de la contratista Lindelia Johana Galindo, encontrándolos
casi idénticos.
5. Verificados los informes de actividades de Septiembre de la contratista Marcela
Alvarado Garay de Sept 2013, que contiene CD con fotografías, las cuales no se
adjuntan en el Aplicativo de Gestión Documental al momento de ser radicado el
informe.
6. Verificada la carpeta de la contratista Lindelia Johana Galindo, se observa que la
misma no se encuentra debidamente foliada, como establecen las normas de
archivo.
LUZ ESP RANZA FORERO DAZA
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: Richard Gasca, Yant Montoya, Carlos Parra
Revisó/Aprobó: LEFD
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