PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Reviso: Gerencia Fecha de Actualización: Pág. 1 de 9 Aprobó: Comité de Calidad 1. OBJETIVO Proveer al Centro Oftalmológico ebenezer, del Talento humano necesario e idóneo que permita garantizar la prestación del servicio en cumplimiento de los fines y estrategias institucionales. 2. ALCANCE Aplica para todo el personal que ingrese a laborar en la institucion, ya sea por contrato laboral directo o indirecto. Gerencia General de forma conjunta con Talento Humano definen el tipo de contrato que se realiza, previo cumplimiento de los parámetros legales y normativos vigentes. Es responsabilidad de Talento Humano el cumplimiento de este proceso. 3. DEFINICIONES 3.1 Nomina Cantidad de dinero que recibe regularmente una persona por el trabajo realizado en la empresa. 3.2 Contrato de trabajo Es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. 3.3 Contrato Término fijo Es aquel que se pacta por un periodo de tiempo fijo el cual puede ser hasta de 3 PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Fecha de Actualización: Reviso: Gerencia Pág. 2 de 9 Aprobó: Comité de Calidad Años prorrogables indefinidamente. 3.4 Contrato Término Indefinido Es aquél que se concierta sin establecer límites en la prestación de los servicios 3.5 Contrato Laboral por obra o Labor Contratada Es el que opera cuando la obra o labor respecto de la cual se ha realizado el contrato se pueda identificar claramente, o por lo menos tenga cierta temporalidad que permita anticipar su terminación y fijarla claramente. 3,6 Contrato a destajo Contrato en el que la remuneración se pacta con base a la cantidad de unidades, obras o labores que el trabajador realice en una jornada determinada. 3.7 Contrato de Aprendizaje Convenio por medio del cual la empresa se obliga a garantizar un espacio de práctica y el estudiante o aprendiz a desempeñar la labor contratada, sin sujeción a las normas laborales. 3.7 Cuota de Aprendizaje Todas las empresas están obligadas a vincular un número de aprendices establecido de conformidad con el número de empleados en planta de personal (un aprendiz por cada 15 empleados y uno adicional por fracción superior a 20). 4. GENERALIDADES El centro Oftalmológico ebenezer, define el proceso de vinculación, de acuerdo con los siguientes parámetros: PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Reviso: Gerencia Fecha de Actualización: Pág. 3 de 9 Aprobó: Comité de Calidad 4.1 Vinculación de aprendices: Su vinculación se realizará partiendo de las necesidades de cada una de las áreas y la oferta de estudiantes en las instituciones educativas y el SENA, con el fin de cumplir con la cuota de aprendizaje establecida en conformidad con las normas vigentes en la materia. 4.2 Vinculación Personal de planta: Se realiza contrato a término indefinido cuando el personal ingresa a la planta de la empresa y no existe límite en la duración y tiempo de servicio del empleado, lo cual lo define el Gerente de forma conjunta con el área de Talento humano. 4.3 Vinculación personal disponible o a destajo: Se realiza contrato por obra o labor o a destajo cuando existe la necesidad de contratar personal adicional al de planta y se tiene definido el inicio, la finalización, la obra a realizar o la cantidad de labores a actividades a ejecutar, 4.4 Vinculación outsourcing: Se contrata el servicio de asesoría en el área en las cuales el Centro Oftalmológico no sea experto. Este proceso lo coordina el Gerente General con el apoyo del director de Talento Humano y los diferentes jefes implicados en el servicio. 4.5 Vinculación de terceros: Se contrata los servicios de terceros con un contrato de Prestación de servicio que se cancela por honorarios según lo pactado. Estos deben presentar la cuenta de cobro o factura el día 30 de cada mes (hábil) junto con Las planillas de pago de la seguridad social en de Salud y ARL (debe ser la misma en la cual cotiza la empresa), según lo establecido por la Ley y cotizada con mínimo el 40% del valor total de los honorarios. Todo contrato de prestación de servicio debe quedar establecido por escrito y cumplir con la documentación requerida a la firma del mismo para poder ser archivado en la hoja de vida del prestador de servicios. PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Reviso: Gerencia Fecha de Actualización: Pág. 4 de 9 Aprobó: Comité de Calidad 5. CONTENIDO 5.1 Nombramiento 5.1.1 Después de realizado el proceso de reclutamiento y de selección del personal ya sea de planta o rotador de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Reclutamiento y Selección de Personal”, se formaliza el proceso de Vinculación. Es de anotar que todas las vinculaciones deben tener la aprobación del Gerente General. 5.1.2 El Asistente de Gestión Humana con la aprobación de la contratación remitida por el Director de Talento Humano, mediante Ficha de ingreso, realiza la vinculación, elaborando la carta de nombramiento; indicando el nombre del cargo, fecha de ingreso, asignación salarial, documentos que debe entregar con la respectiva fecha de entrega para la firma. 5.1.3 El Asistente de Talento Humano anexa a la carta de nombramiento, los requisitos mínimos de ingreso: Documento del empleado: Copia de cedula. Fotos Documentos que respaldan los estudios (diplomas o certificados) Experiencia laboral (2 referencias) Carta donde informa en que entidades lo afilian a Pensión, Salud y Cesantía Verificación de título (si aplica) Impresion antecedentes disciplinarios (página policía nacional, contraloría, fiscalía) También se le anexa las órdenes de la consulta y exámenes médicos de ingreso. PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Fecha de Actualización: Reviso: Gerencia Pág. 5 de 9 Aprobó: Comité de Calidad Documento de la familia: Cedula del cónyuge Registro civil de los hijos Certificados de estudio para afiliarlos a la seguridad social y a la caja de compensación. El candidato seleccionado dispondrá de 3 días hábiles para la entrega de estos documentos. 5.1.4 Para la vinculación de los aprendices o estudiantes además de lo establecido en el punto 5.1.3 de este proceso, se elabora una carta de vinculación dirigida al SENA, indicando el nombre del aprendiz seleccionado, especialidad, fecha de ingreso y compensación mensual, la cual firma el Gerente General 5.2 Formalización del Contrato y Afiliación a Seguridad Social 5.2.1 El asistente de Talento humano recibe la documentación referente al ingreso contemplada en el ítem 5.1.2., de la cual toma la información necesaria para proceder a formalizar la contratación a través del contrato de trabajo. 5.2.2 Una vez diligenciado el contrato de trabajo se facilita este al candidato para su firma, al tiempo que se hace entrega de la carta de nombramiento, carta de apertura de cuenta en la entidad bancaria seleccionada por la empresa, orden de exámenes ocupacionales de ingreso y demás documentos relacionados. 5.2.3 Con la legalización de la vinculación del candidato el asistente de Talento humano mediante ficha de ingreso realiza las respectivas afiliaciones a la Seguridad Social, Fondo de Cesantías y a la Caja de Compensación. El asistente de Talento Humano notifica al encargado del area contable mediante el mismo formato, el ingreso a nómina del colaborador para su contabilizacion, el cual debe ser archivado en folder. PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Fecha de Actualización: Reviso: Gerencia Pág. 6 de 9 Aprobó: Comité de Calidad La afiliación al sistema de seguridad social del candidato debe ser realizada 24 horas antes de la fecha de suscripción del contrato, según lo establecido y contemplado por la ley. 5.2.4 El asistente de Talento Humano hace entrega al auxiliar contable, de las certificaciones bancarias de los empleados nuevos, con el fin de que le sea consignado el sueldo a devengar. 5.2.4 Después de firmado el contrato por el candidato seleccionado este es enviado al Representante Legal, para la firma, el cual lo remite posteriormente al responsable de Talento Humano para archivarlo en la hoja de vida del nuevo colaborador. 5.2.3 Seguidamente se inicia el proceso de preparación de la carpeta de la hoja de vida del empleado, estudiante o aprendiz que contendrá además de los documentos de ingreso, todos los documentos que evidencian las diferentes situaciones administrativas. Para los practicantes y aprendices, archivar original del contrato en la carpeta de hoja de vida y entregar copia al estudiante recién vinculado, así como remitir copia al SENA. 5.2.4 El asistente de Talento Humano alimenta la base de datos general e individual de la información básica del candidato, como nombre, apellidos, cedula, dirección etc. 5.2.5 El asistente de Talento Humano, entrega copia del contrato firmado al empleado el primer día junto con el manual de convivencia. PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Reviso: Gerencia Fecha de Actualización: Pág. 7 de 9 Aprobó: Comité de Calidad 5.2.6 El asistente de Talento Humano, máximo a los cinco (5) días del ingreso del nuevo empleado, estudiante o aprendiz realiza seguimiento al proceso con la lista de chequeo de ingreso. 5.2.7 Si la vinculación se realiza a través de outsourcing o terceros, igualmente el fólder debe contener copia de los contratos, hoja de vida, afiliaciones, autoliquidaciones mensuales de los empleados y planillas única de pagos del mes en caso de trabajadores independientes, liquidaciones del personal, realizado por sus contratantes, de los que prestan el servicio y demás personas que formen parte de la empresa. 6. Registro y Archivos de Documentos 6.1. Se archiva la documentacion en la carpeta de hojas de vida del candidato seleccionado. 7. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Proceso de “Reclutamiento y Selección de Personal” Código Laboral Ley 100/93 y Decretos Reglamentarios Cartilla Laboral 8. ANEXOS Lista de Chequeo Hojas de Vida” Ficha de ingreso Base de datos de candidatos Carta de nombramiento PROCEDIMIENTO DE VINCULACION Y/O CONTRATACION GTH-COE-PRO-003 VERSIÓN: 001 Fecha de Elaboración: 26/08/2014 Elaboro: Departamento de Talento Humano Reviso: Gerencia Carta apertura de Nomina Carta Orden Exámenes Ocupacionales Fecha de Actualización: Pág. 8 de 9 Aprobó: Comité de Calidad CONTROL DE CAMBIOS Fecha Cambio Versión Actualizada Cambios Realizados Fecha verificación en listado maestro de documentos
