MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (1) CÓDIGO (2) RIESGO 1 Capacitación deficiente e insuficiente 2 Deficiente desempeño laboral (3) DESCRIPCIÓN 1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo 2. Inadecuada programación Hace referencia a una inadecuada formación de 3. Inadecuada socialización y divulgación del programa de capacitacion los servidores públicos de la Universidad. Incluye 4. Falta de socializacion del procedimiento para la planificación, ejecución el incumplimiento del Plan de Capacitación y evaluación de la capacitación del personal administrativo 5. Dificultades en la disponibilidad de recursos 1. Falta de socialización y divulgación de las herramientas de la Gestión Pública relacionadas con la Evaluación de desempeño. 2. Acuerdos de Gestión de Alta Dirección pendientes de aprobación por Concerniente al incumplimiento de funciones y algunos jefes. objetivos por parte de cada uno de los empleados 3. Reglamentación de Evaluación de Desempeño Pendiente del Vo. Bo y/o funcionarios que ocupan los cargos de la por parte de la oficina Jurídica, para el posterior envió al consejo Superior Universidad para su aprobación. 4. No aplicación de la metodología sugerida por el DAFP. 1. Falta de planificación 2. Retrasos en el suministro de información de contratación de los docentes por parte de la Vicerrectoría de Docencia o partes involucradas. 3. Fallas en los recursos tecnológicos disponibles (software, equipos) 4. Errores humanos por interrupciones de terceros en el proceso (Atencion al publico fuera del horario establecido). 5. Volumen de informacion (novedades, embargos, solicitudes). Hace alusión a retrasos que se pudieran presentar 6. Deficiencia en el sofware GESTASOFT. en la liquidación de nóminas 7. Incremento en el numero de personas vinculadas, reconocimientos judiciales. 3 Inoportunidad en la liquidación de nóminas 4 Incumplimiento en las respuestas a solicitudes y requerimientos Referente a la insatisfacción en el cumplimiento de los términos de ley en la respuestas a solicitudes y requerimientos externos e internos concernientes al personal de la Universidad 5 Deficiencias en la toma de posesiones Incumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a las posesiones del personal 6 7 8 9 (6) CAUSAS 1. Recepción tardía de las solicitudes y requerimientos. 2. Distribución inoportuna. 3. Documentación soporte incompleta. 4. Deficiencias en la disponibilidad de información 5. Falta de coordinación con otros procesos y dependencias 6. Exceso de solicitudes 1. Expedicion tardía de los actos administrativos de nombramiento 2. Presentación extemporanea de la documentación para posesión 1. Incumplimiento de los términos de tiempo dispuestos para la Incumplimiento de las disposiciones Incumplimiento de disposiciones legalización y/o ejecución de un contrato. reglamentarias aplicables a la legalización y referentes a legalizaciones y 2. Omisión de documentos necesarios para legalizaciones ejecución de contratos y ordenes de prestación de ejecución de contratos 3. Inadecuada disposición archivística de la documentación. servicios 1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo 2. Inadecuado seguimiento al programa 3. Falta de compromiso y responsabilidad de la Alta Dirección Incumplimiento del Programa de Alusivo a una inadecuada ejecución de las 4. Insatisfactoria gestión con la ARP Salud Ocupacional actividades dentro del área de salud ocupacional 5. No aplicación de la normatividad vigente 6. Dificultades en la disponibilidad de recursos Deterioro del clima laboral Corresponde a la falta de medición del clima laboral de la Universidad y al mejoramiento a partir de sus resultados 1. Inexistencia de un adecuado instrumento para la medición del clima laboral 2. Ausencia de un cronograma de actividades de identificación y análisis de clima laboral 3. Falta de seguimiento en la ejecución de actividades de medición del clima laboral Falta de autenticidad de la Se refiere a que la documentación presentada por Falta de conocimiento y de verificación por parte de quien reciba la información presentada por los los contratistas sea falsa o no expedida por la documentación. contratistas por prestación de autoridad competente. Falta de revisión por parte de los supervisores de contratos servicios (7) CONSECUENCIAS 1. Deficiencias de los procesos 2. Baja calidad de los productos y/o servicios 3. Incumplimiento de objetivos institucionales. 4. Incumplimiento a la normatividad legal vigente. 1. Deficiencias de los procesos 2. Baja calidad de los productos y/o servicios 3. Incumplimiento de objetivos institucionales 4. Desconocimiento del personal de los objetivos institucionales 1. Pagos retrasados 2. Pagos errados 3. Pagos rechazados 4. Pérdida de fiabilidad 1. Presentacion de acciones judiciales. 2. Sanciones disciplinarias 3. PQR 1. Sanciones legales por parte de entes de control. 2. Traumas en el desarrollo de actividades academicas 3. Falta de afiliacion a la seguridad social. 1. Sanciones legales por parte de entes de control. 2. Traumas administrativos. 3. Falta de afiliacion a la seguridad social de contratistas. 1. Deficiencias en la calidad de vida laboral 2. Aumento en los índices de accidentes laborales y enfermedades profesionales 3. Sanciones legales 1. Aumento de la insatisfacción del personal 2. Deficiencias en la calidad de vida laboral 3. Deficiencias en cumplimiento de indicadores de gestión 1. Exposición a sanciones legales por parte de entes de control MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ANALISIS DE RIESGOS (8) VALOR (9) PROBABILIDAD (10) VALOR (11) IMPACTO (12) SEVERIDAD (Riesgo Inherente) 10 MEDIA 2 MODERADO 20 20 ALTA 2 MODERADO 40 10 MEDIA 2 MODERADO 20 20 ALTA 2 MODERADO 40 10 MEDIA 2 MODERADO 20 10 MEDIA 2 MODERADO 20 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30 20 ALTA 2 MODERADO 40 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30 MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO EVALUACIÓN DE RIESGOS (13) CONTROL (14) (15) DESCRIPCIÓN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL (16) ESTA DOCUMENTADO? (17) DONDE ESTA DOCUMENTADO (18) APLICACIÓN (19) EFICACIA DEL CONTROL (20) FRECUENCIA DEL CONTROL Seguimiento al indicador de cumplimiento Verificación del cumplimiento al Plan de Capacitaciones Revisión periódica de los resultados arrojados por el indicador de capacitaciones Detectivo SI Procedimiento para la planificación, ejecución y evaluación de la capacitación del personal administrativo SI Alta Semestral Seguimiento de los objetivos concertados con base en el PEI, Plan de Acción y funciones inherentes al cargo (Manual de funciones), formatos reglamentarios y cumplimiento de las dos evaluaciones anuales. Verificación de los objetivos concertados para cada cargo, con base en el PEI, el Plan de Acción y el Manual de funciones. Establecer cronograma para el cumplimiento de las dos evaluaciones anuales, por medio de la utilización de la metodología seleccionada por la Institución. Detectivo SI Procedimiento para la evaluación del desempeño de los empleados de carrera administrativa SI Media Semestral Seguimiento al cumplimiento del calendario de liquidación y pago de nóminas Cumplimiento del procedimiento de Administración de Nóminas en los términos de tiempo estipulados en el cronograma establecido por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para la liquidación y pago de nóminas Detectivo SI Procedimiento de Administración de nóminas SI Media Mensual Verificación de documentación recibida y control de entrada y salida de documentos Revisión de cumplimiento de los soportes de solicitudes y control documental de solicitudes recibidas Preventivo NO SI Alta Segùn Ocurrencia Preventivo SI SI Alta Segùn Ocurrencia Preventivo SI SI Alta Segùn Ocurrencia SI Alta Semestral Posesiones en los términos de ley (en tiempo y Revisión que se presente la documentacion) documentación reglamentaria en forma completa para las posesiones Legalizaciones dentro de los términos de ley (en tiempo y documentacion) Revisión que se presente la documentación reglamentaria en forma completa para las legalizaciones de contratos Procedimiento para la selección y contratación de docentes ocasionales y horas cátedras Procedimiento para la contratación de servicios personales y profesionales Seguimiento al indicador de cumplimiento Verificación del cronograma del programa de Salud Ocupacional Revisión periódica de los resultados arrojados por el indicador Detectivo SI Ejecución del plan de mejoramiento del clima laboral Realización de encuestas para obtención de diagnóstico y la construcción del plan de mejoramiento con base en los resultados obtenidos. Detectivo NO Alta Anual Detectivo NO Alta Segùn Ocurrencia Revisión de la autenticidad de la Verificación de la documentación presentada por documentación presentada por los contratistas en el marco de la el contratista a través de los legalización y ejecución de OPS y medios de consulta CPS a través de los diferentes medios de consulta Programa de Salud Ocupacional (21) VALOR (22) PROBABILIDAD (23) VALOR (24) IMPACTO (25) SEVERIDAD 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 5 BAJA 2 MODERADO 10 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 VERSION: 1 CODIGO: DOC-TH-004 PAGINA: 1 DE 5 MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TRATAMIENTO (26) ACCIÓN DE TRATAMIENTO (27) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN (28) COSTO (29) RESPONSABLE Actualización de información que alimente el indicador Asignación de recursos presupuestales para la ejecución de capacitaciones Permanente Medio Talento Humano / Alta Dirección Permanente seguimiento y control a los resultados de los planes de acción, objeto de un PEI. Determinación de planes de mejoramiento Institucional por procesos e individual. Aprobación de la reglamentación de la evaluación del desempeño. El requerido Bajo Talento Humano / Alta Dirección Bajo Departamento de Talento Humano El requerido Bajo Talento Humano / Gestión Jurídica / Gestión Documental El requerido Medio Talento Humano / Vicerrectoría de Docencia El requerido Medio Talento Humano Permanente Alto Talento Humano Anual Alto Talento Humano / Alta Dirección Permanente Bajo Talento Humano / Supervisores de OPS y CPS 1. Suspension de la Atencion al público en los días de liquidación de nóminas. 2. Coordinación con Vicerrectoría de Docencia con respecto a la contratación docente. 3. Establecimiento de un indicador que permita medir y hacer seguimiento a la oportunidad en la liquidación de nóminas. Sistematización del control de la documentación recibida y entregada a los responsables de proyección de respuestas. Control desde gestion documental para lograr coherencia en la destinación de solicitudes recepcionadas. Seguimiento al tiempo de respuesta de las solictudes, peticiones o requerimientos recibidos. Disposiciones para el cumplimiento de los términos para las posesiones. Coordinacion con la Vicerrectoria de Docencia. Divulgación y comunicación pertinente de la documentación que se requiere para legalizar un contrato de prestación de servicio. Disposiciones para el cumplimiento de los términos de tiempo de las legalizaciones. Consecución de recursos que permitan la adecuada disposición archivística de la documentación. Capacitaciones al personal que recibe documentación de legalización de contratos. Actualización de información que alimente el indicador. Seguimiento al cronograma del Programa de Salud Ocupacional. Asignación presupuestal para ejecución de actividades del plan de mejoramiento Capacitación del personal que recibe la documentación. Compromiso de los supervisores de contratos en el cumplimiento de sus funciones de verificación primaria de documentos que aporte el contratista.
