LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA TEMA 1

INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS
TEMA 1
LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN EN LA
EMPRESA
Departamento de Economía y Organización de Empresas
INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS
INTRODUCCIÓN
El papel de los Sistemas de Información es cada
vez más importante en las organizaciones,
puede condicionar el éxito o fracaso de las
mismas.
Se han producido importantes cambios en las
organizaciones
empresariales
por
la
globalización y por el tránsito hacia una
economía basada en el conocimiento.
Los Sistemas y Tecnologías de la información y
comunicación (TICs) se han convertido en el
ELEMENTO ESENCIAL COMO MOTOR DEL CAMBIO
Y FUENTE DE VENTAJAS COMPETITIVAS
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INTRODUCCIÓN
Uso intensivo de la información y el conocimiento
Sociedad del Conocimiento
Esta nueva realidad está propiciada por la
incorporación de las TICs, que no originan el
cambio, pero sin ellas el cambio sería imposible
En él ámbito empresarial este cambio se ha
hecho muy patente
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INTRODUCCIÓN
Una adecuada gestión de la información y el
conocimiento facilita:
La innovación
El desarrollo de nuevos productos o servicios
Mejora de la eficiencia en el uso de recursos,
la calidad del servicio o la toma de decisiones
Factores que condicionan el que una
empresa pueda competir con éxito
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INTRODUCCIÓN
La información y las nuevas tecnologías que
la soportan aparecen como UN NUEVO
FACTOR PRODUCTIVO que se suma a los
factores tradicionales, de trabajo y capital,
diferenciándose por su carácter intangible.
El SI actúa como el SISTEMA NERVIOSO ya
que se encarga de hacer llegar a tiempo la
información que necesitan los distintos
elementos de la organización empresarial,
permitiendo una actuación conjunta y
coordinada, ágil y orientada hacia resultados.
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INTRODUCCIÓN
Adquieren una dimensión estratégica y han
dejado de ser considerados una simple
herramienta para automatizar procesos
operativos y se han convertido en una pieza
clave en la formulación e implantación de la
estrategia empresarial y el control de la
gestión
Constituyen el elemento fundamental para
llevar a cabo una gestión horizontal de la
empresa, orientada a procesos, a la mejora
continua y con orientación hacia el cliente.
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INTRODUCCIÓN
La planificación y el diseño de los Sistemas de
Información
requiere
una
perspectiva
multidisciplinar que tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
DIMENSIÓN
HUMANA
SISTEMAS DE
DIMENSIÓN
TECNOLÓGICA
INFORMACIÓN
DIMENSIÓN
ORGANIZATIVA
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CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema de Información se encarga de
ENTREGAR LA INFORMACIÓN:
Oportuna y precisa
Con la presentación
adecuados
y
el
formato
A la persona que la necesita dentro de la
organización para tomar una decisión o
realizar alguna operación
Justo en el momento en que esta persona
necesita disponer de dicha información
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CONCEPTOS:
DATOS versus INFORMACIÓN
Los DATOS reflejan hechos recogidos en la
organización y que están todavía sin procesar.
Identificados por elementos simbólicos (letras y
números), que reflejan valores o resultados de
mediciones.
La INFORMACIÓN se obtiene una vez estos
hechos se procesan, agregan y presentan de la
manera adecuada para que sean útiles, por
tanto, se les añade valor.
Dota a los datos de relevancia y propósito que
reducen la incertidumbre
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DATOS versus INFORMACIÓN
Proceso de transformación de los datos en información
Datos
Proceso
Transformación
Agregación
Presentación
Información
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DATOS versus INFORMACIÓN
Cualidades de la información que la diferencian
de los datos:
Tiene un propósito
Aporta conocimiento
Está disponible para el decisor
Tiene significado, es inteligible
El contexto facilita, en muchos casos, su
comprensión
Es sinergética:
cuanto más se consume más se
tiene,
no
desgastándose
por
su
uso
sino
perfeccionándose.
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DATOS versus INFORMACIÓN
Uno de los problemas más frecuentes
de los Sistemas de Información es que
se comportan como sistemas de datos,
y por tanto, para ser realmente útiles
deber dar a los datos el valor añadido
necesario para que se transformen en
información
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CARACTERÍSTICAS DE LA
INFORMACIÓN
La información será útil en la medida que
facilite la toma de decisiones y para ello ha de
cumplir una serie de requisitos:
Exacta: Precisa y libre de errores
Completa: Debe contener todos los hechos
que pudieran ser importantes
Económica: El coste en el que debe incurrir
debería ser menor que el beneficio que
proporciona
Confiable: garantizar la calidad de los datos
utilizados y las fuentes de información
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CARACTERÍSTICAS DE LA
INFORMACIÓN
Relevante: La información ha de ser útil para
la toma de decisiones, por tanto, evitar
hechos que sean superfluos o que no aporten
ningún valor
Nivel de detalle adecuado: Indicado para la
decisión a que se destina. Se debe
proporcionar con la presentación y el formato
adecuados
Oportuna: En el momento en que se necesita
Verificable: Contrastable y comprobable
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CARACTERÍSTICAS DE LA
INFORMACIÓN
Un exceso de información puede ser
causa de problemas, suponiendo un
obstáculo en vez de una ayuda en la
toma de decisiones
Un exceso de datos es “ruido” y no
verdadera
información,
pues
el
volumen
es
tal
que
resulta
prácticamente imposible de asumir.
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
A la hora de identificar los principales
componentes integrantes de un Sistema de
Información, los distintos autores coinciden en
sus planteamientos.
Ralph Stair afirma que es un sistema compuesto por:
Personas
Procedimientos
Equipamiento informático (hardware y software)
Bases de datos
Elementos de telecomunicaciones
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo
basado en cinco bloques elementales:
Personas
Actividades
Datos
Redes
Tecnologías
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Personas: Usuarios y técnicos
Datos: Son las materias con las que se trabaja
(materia prima)
Actividades: Procesos que se llevan a cabo en
la empresa y actividades de procesos de datos
y generación de información
Redes: Se analiza la descentralización de la
empresa y la distribución de los restantes
bloques en los lugares más útiles, así como la
comunicación y coordinación de los mismos
Tecnología: Hardware y software que sirven
de apoyo a los restantes bloques.
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
En la actualidad existe interdependencia
entre los elementos propios de la
organización y los Sistemas de Información
Cambios en la organización de la empresa
pueden dar lugar a cambios en los SI, y los
sistemas existentes pueden actuar como
limitación
para
el
cambio
en
las
organizaciones
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DEFINICIÓN:
Conjunto
de
elementos
interrelacionados
(medios técnicos, personas y procedimientos)
cuyo
cometido
es
CAPTURAR
DATOS,
ALMACENARLOS
Y
TRANSFORMARLOS
DE
MANERA
ADECUADA
Y
DISTRIBUIR
LA
INFORMACIÓN OBTENIDA MEDIANTE TODO EL
PROCESO.
Su propósito es apoyar y mejorar las
operaciones cotidianas de la empresa, así como
facilitar la resolución de problemas y la toma de
decisiones de los directivos.
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Entrada
Proceso
Retroalimentación
Salida
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Entrada (input)
Captación y recolección de datos
Puede ser manual o automatizada
Conviene hacerlo en el momento que se
produce el hecho al que está asociado
Proceso
Se transforman los datos en información útil
Salida (output)
Documentos, informes, gráficos para su
distribución. Almacenamiento en soporte
informático para su reutilización
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Retroalimentación
La retroalimentación (feedback) de la
información obtenida en todo el proceso
se puede utilizar para realizar ajustes y
detectar posibles errores en la captura de
los datos y/o en su transformación
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
El verdadero valor de un Sistema de
Información
no
está
en
la
complejidad o en la calidad del propio
sistema, sino en la utilización que la
organización haga de él, lo que, por
regla general, depende más de
factores humanos que de factores
tecnológicos.
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PROCESOS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
El éxito de una empresa y su
diferenciación con respecto al resto
de sus competidores NO viene dado
por la tecnología de la que se
dispone, si no por el USO que se haga
de ella en el seno de la organización
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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ETAPAS:
1. La etapa de Sistemas de Procesos de
Datos (años 60 del siglo XX)
2. La etapa de los Sistemas de
Información para la Dirección (a partir
años 70)
3. La etapa de los Sistemas
Información Estratégicos (años 80)
de
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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
1. SISTEMAS DE PROCESOS DE DATOS
Tienen la única función de automatizar
mediante las TI las operaciones rutinarias
relacionadas
con
las
transacciones
o
actividades corrientes (contabilidad, nóminas,
etc.)
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
DIRECCIÓN
En la etapa anterior los datos eran
fragmentados y ahora se pretende reorganizar
los datos y las aplicaciones a fin de dar
información que apoye la toma de decisiones
de los directivos
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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICOS
Presentan las siguientes características:
Se orientan más al exterior, centran su
atención en los clientes, proveedores,
competidores, otras industrias, etc.
Los SI tradicionales se centran en la
información interna
Ponen más énfasis en añadir valor que en
reducir costes. Tratan de hacer las cosas
mejor, no más económicamente
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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Buscan la innovación a partir del negocio,
no a partir de la tecnología, no son los
profesionales de TI los que promueven la
innovación, sino los usuarios
Utilizan la información obtenida de otros
sistemas para promover el desarrollo del
negocio, por ejemplo, para lanzar productos
nuevos más adaptados a los clientes
Intentan entender al cliente y lo que éste
hace con el producto o servicio
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CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las clasificaciones más extendidas suelen agruparlos en
función de su finalidad
Soporte a las actividades operativas
Actividades
más
estructuradas
(gestión
empresarial):
aplicaciones
de
contabilidad,
nóminas, gestión de stocks, etc.
Actividades menos
ofimáticas, etc.
estructuradas:
aplicaciones
Soporte a las decisiones y control de
gestión
Puede
proporcionarse
desde
las
propias
aplicaciones de gestión empresarial o a través de
aplicaciones específicas
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CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
También resulta habitual el clasificarlos por el
tipo de función a la que se dirige: financiera,
recursos humanos, marketing, etc.
Es decir, pueden presentar una dimensión
VERTICAL
(según
la
jerarquía
de
actividades administrativas y de gestión
que apoye) y HORIZONTAL (según la
función a la que se aplican)
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CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NIVEL ESTRATÉGICO
NIVEL TÁCTICO O DE GESTIÓN
NIVEL OPERATIVO
Marketing
Finanzas
RRHH
Logística
Producción
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CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A veces no hay fronteras rígidas en los
sistemas que ofrece el mercado:
ERP
(Sistema
Integrado
para
la
Gestión
Empresarial) cubre la mayor parte de los
aspectos descritos (actividades operativas y
toma de decisiones en los puestos operativos y
de dirección media)
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CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DE SOPORTE DE ACTIVIDADES
OPERATIVAS
Sistemas de Procesamiento de
Transacciones (TPS)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TOMA DE DECISIONES
Sistemas de
Gestión (MIS)
información
PARA
LA
para
la
Sistemas de soporte a la Dirección
Sistemas de Soporte a la Decisión: DSS
Sistemas Expertos
Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)
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SISTEMAS DE SOPORTE DE
ACTIVIDADES OPERATIVAS
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES (TPS)
Objetivos: reducción de la mano de obra,
reducción de costes, evitar
errores y rapidez en los
procesos
Estos sistemas forman parte de lo que
normalmente las empresas denominan
“software de gestión empresarial” o su ERP
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA LA TOMA DE DECISIONES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
GESTIÓN (MIS)
Utilizan datos almacenados en los sistemas
informáticos de la empresa (capturados y
almacenados por el TPS) para generar
informes que permitan a los directivos
mejorar el control de gestión de las
distintas áreas funcionales de la empresa
Compara objetivos y resultados (analizar
desviaciones)
Resolver problemas estructurados
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA LA TOMA DE DECISIONES
SISTEMAS DE SOPORTE A LA DIRECCIÓN
(DSS y EIS)
Para problemas menos estructurados
LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA
DECISIÓN: DSS
Soportan y asisten a los directivos en todos los
aspectos de un proceso de toma de decisiones:
 Generación de alternativas
 Análisis de alternativas
 Simulación de resultados
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA LA TOMA DE DECISIONES
SISTEMAS EXPERTOS
 Resuelven problemas específicos de una
determinada área o disciplina, utilizando
técnicas de Inteligencia Artificial
 Son
capaces
de
generar
nuevos
conocimientos con tres mecanismos: Base
de datos de conocimientos, Base de datos
de reglas y el motor de inferencia que
genera nuevos conocimientos y propone
soluciones a determinados problemas
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA LA TOMA DE DECISIONES
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA EJECUTIVOS (EIS)
 Incorpora herramientas gráficas que
facilitan el análisis de la información y, no
sólo se basan en los datos internos, sino
también recurren a fuentes externas
 Son capaces de abordar problemas no
estructurados

Aplicaciones: Datawarehousing y Datamining