Código:ITTOL-CA-PG-001 Procedimiento para el Control de Documentos Revisión: 0

Procedimiento para el Control de Documentos
Código:ITTOL-CA-PG-001
Revisión: 0
Referencia a los estándares ISO 9001:2008. 4.2.3 Página 1 de 6
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
APROBÓ
Ing. Enrique Herappe Jaimes
RD del SGI
Firma:
M.C. Gloria Irene Carmona Chit
Directora
Firma:
18-AGOSTO-2010
20-AGOSTO-2010
CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Número de
revisión.
Fecha de
actualización.
0
16-AGOSTO-2010
Descripción del cambio.
Creación del Documento
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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1. Propósito
Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión
integrado (SGI) de acuerdo a los requisitos de los estándares ISO 9001:2008
2. Alcance
Aplica para todos los documentos del SGI del Instituto Tecnológico de Toluca
(ITTOL).
3. Políticas de operación
3.1 Vigencia de los documentos.- La vigencia de un documento del SGI está dada
por la fecha de su autorización y se controla de forma electrónica. El/la controlador/a
de documentos (CD) es el/la responsable de vigilar periódicamente que dicho
documento se encuentre a disposición en el portal y en los puntos de uso.
3.2
Cambios en los documentos. Cuando se presente algún cambio en la
documentación del SGI debido a la actualización, el/la
CD en conjunto con el
responsable del proceso realizan en formato electrónico el cambio correspondiente el
cual es enviado al/la RD junto con la hoja de firmas para su revisión y autorización, el
RD revisa el cambio y lo remite a la dirección para su autorización. Una vez
autorizado
el/la
CD da a conocer el nuevo documento en Portal del ITTOL
(www.ittoluca.edu.mx) y por medios electrónicos a los responsables de los procesos
quienes a su vez informan al personal a su cargo, llenando el registro control de
instalación de documentos electrónicos ITTOL-CA-PG-001-01
3.3 Obsolescencia de la documentación.
Cuando se realizan cambios en la
documentación del SGI, el/la CD es responsable de cuidar que la documentación
obsoleta sea retirada de los puntos de uso y se archive debidamente identificada para
su control, los cambios quedarán registrados en la Tabla de control de cambios
ITTOL-CA-PO-001-02
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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3.4 Control de documentos. Todos los documentos que sean impresos deberán llevar
la leyenda “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del
original”. Los documentos originales, se encuentran resguardados por el/la RD.
3.5 Difusión. El/la CD difunde los documentos del SGI en formato electrónico en los
puntos de uso y a través del portal del ITTOL y se asegura que estén disponibles y
accesibles.
3.6 Identificación y control de los documentos de origen externo. Los documentos
de origen externo, son identificados por su nombre y fecha de emisión en la lista
maestra de documentos de origen externo ITTOL-CA-PG-001-01; en el caso de los
requisitos legales se controlan de acuerdo en lo estipulado en el procedimiento para la
identificación y cumplimiento de los requisitos legales.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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4. Diagrama del procedimiento.
Responsable de Área
CD
RD / Dirección
Usuario/a
Inicio
2
1
Revisa
Documento.
Elaboran Documento.
NO
¿Cumple
requisitos?
SI
3
Firma de
revisado
5
4
Aprueba
documento *
Identifica Cambios y
Número de Revisión.
7
6
Publica
Documentación
actualizada y retira la
obsoleta
Consulta y usa
documentación
publicada en el portal
Término
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad
etapas
Responsable
1. Elabora
Documento.
1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento.
1.2 Elabora Documento conforme al instructivo de trabajo para
elaborar documentos (ITTOL-CA-IT-001-01.
2. Revisa
Documento.
2.1 Revisa que el documento cumpla con los requisitos aplicables.
RD
3. Firma de
revisado
3.1. Firma documento en el campo correspondiente de revisado;
colocando nombre y puesto; y envía documento a/l/la
director/a.
RD
4. Aprueba
Documento.
4.1 El/la director/a aprueba y firma documento y lo regresa a/l/la
RD para su liberación.
4.2 El/la RD envía al CD el documento aprobado.
5. Identifica
Cambios y
Número de
Revisión.
5.1 El/la Controlador/a de Documentos recibe la documentación
revisada y aprobada y verifica cambios y número de revisión
del SGI.
5.2 En el caso de documentos de origen externo como Legislación
ambiental aplicable, reglamentos, normas,
revisa su
actualización mensualmente a partir de la página de la
SEMARNAT y del estado de los órganos oficiales.
Documentos como son permisos también serán colocados en
la lista de documentos de origen externo.
6.Publica
documentación
6.1 Da de alta en el portal del SGI los Documentos actualizados
una vez aprobados y los registra en la lista maestra de
documentos (ITTOL-CA-R-001 y los formatos en la lista
maestra de control de registros (ITTOL-CA-R-004).
6.2 Difunde los cambios presentados, a los responsables de
procesos o áreas afectadas.
6.3 Retira los documentos obsoletos y los identifica de acuerdo al
punto 3.3 de este procedimiento.
7. Consulta
documentación
publicada en el
portal
7.1 Consulta en el portal la documentación publicada.
7.4 En el caso de que algún usuario desee tener el documento
impreso debe basarse en la política de operación 3.4
7.5 En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento
o que no pertenezcan a uno en particular se encuentran
disponibles en formato de texto en el portal.
Responsable
del área/ CD
Dirección/ RD
CD
CD
Usuario/a
6. Documentos de referencia
Procedimiento para la Identificación y Evaluación de Requisitos Legales (ITGA-CA-PO001)
Instructivo de Trabajo para Elaborar Documentos (ITTOL-CA-IT-001)
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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7. Registros
Registro
Lista Maestra de Documentos
Lista maestra de documentos de origen externo
Lista maestra para el control de registros
Tabla de control de cambios
Código
ITTOL-CA-R-001
ITTOL-CA-R-002
ITTOL-CA-R-004
ITTOL-CA-R-005
8. Anexos - N/A
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