PROCESO DE MEJORA Código: PPP09 – 3. Fecha Elaboración: 18

PROCESO DE MEJORA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
Código: PPP09 – 3.
Fecha Elaboración: 18 abril
2008.
Versión: 3.
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1. OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para la identificación, elaboración, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros de calidad.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los registros utilizados por Distribuciones Pharmaser Ltda.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Identificar: manera que permite reconocer los registros y relacionarlos con la actividad
involucrada.
Recolectar: acción de recopilar los registros para su posterior clasificación y
almacenamiento.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Control de registros. RESPONSABLE: Asesor de Calidad:
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Crear formatos: Todos los formatos deben cumplir con: encabezado logo, fecha de
creación, No de revisión, código, nombre del formato, estos formatos se crean con el fin
de dejar evidencia de las actividades realizadas y que permitan tomar datos y acciones
sobre un proceso.
Revisión: Los dueños de proceso verifican la información para capturar los datos en lo
formatos proponen los cambios para ajustarlos a través del formato de solicitud de
modificación, correos electrónicos, o por escrito, indicando el cambio propuesto y la
justificación del cambio.
Aprobación: El gerente general aprueba el uso y modificaciones de los formatos, esta
información queda consignada en actas.
PROCESO DE MEJORA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
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Fecha Elaboración: 18 abril
2008.
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Alimentar listado maestro y distribución al personal: el asesor de calidad diligencia el
listado maestro de formatos y entrega los documentos a los dueños de proceso para
socializar con su personal a cargo. Los formatos se cargan a la página web. Para que
siempre que vayan a ser usados estos sean descargados.
Toma de datos: Todo el personal encargado debe capturar los datos en los diferentes
formatos asignados. Cabe indicar que el dueño de proceso debe hacer seguimiento a estos
registros para tomar acciones pertinentes. Solo el personal autorizado tendrá acceso a los
registros confidenciales.
Organización de los registros: Los dueños de procesos debe asegurar la organización de los
registros según lo indique cada procedimiento, orden cronológico, alfabético, otros
métodos.
Almacenamiento de registros: El personal responsable de diligenciar los registros debe
almacenarlos protegiéndolos, en carpetas o fólder debidamente identificados de manera
que se prevengan daños, en caso de almacenamiento magnético el director de sistemas
realiza copias de seguridad que se almacenan en el servidor y la nube para garantizar su
adecuada protección. Para el caso del servicio farmacéutico se deben enviar al correo
electrónico del coordinador regional mensualmente en los informes para conservar dichos
registros.
Acceso a los registros almacenados: El personal que solicite los registros, para la ejecución
de alguna actividad debe devolver a su responsable para su archivo correspondiente.
Disposición final de registros: Realizar actas de registros destruidos. Cuando los
responsables de los registros así lo indiquen. Los directores de área responsables deciden
la disposición final de los registros ya sea archivo o destrucción.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
LPP09 – 3
FPP09 – 3
NA
DOCUMENTO
Listado maestro de registros.
Formato solicitud de modificación.
Acta de destrucción de registros.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
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6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
Febrero 2011.
Se realizó cambio de quien aprueba el documento,
por cambio en la estructura organizacional de
Pharmaser.
Ivoneth
Pulido. Asesor
de calidad.
Revisión
gerencial año
2011.
Septiembre
2013.
Se incluyó en el almacenamiento el método de
mantener en la nube los registros como esquema
para salvaguardar.
Ivoneth
Pulido. Asesor
de calidad.
Junio 2015
Modificación del logo por cambio en imagen
corporativa. Se incluye en la actividad 1 que la
aprobación de formatos queda consignada en actas.
Y que la distribución se realiza cuando los formatos
son cargados a la página web para que siempre que
vayan a ser usados se descarguen. Se incluye que los
registros deben enviarse al coordinador regional
para el caso de los SAF para conservar los datos. En
la revisión del documento se cambia el cargo
director de servicio farmacéutico a gerente técnico.
Pasa de versión 2 a versión 3.
Ivoneth
Pulido. Asesor
de calidad.
Ana Lucia
Polo.
Gerente
general.
Ana Lucia
Polo.
Gerente
general.
Ana Lucia
Polo.
Gerente
general.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Dimas Chamorro.
Calidad.
Técnico.
Acta No 07
2013.
Acta
210615.
APROBADO POR
Gerente Ana Lucia Polo.
General.
Nº
Gerente