PROCESO DE COMPRAS Código: PPP02 – 3. Fecha Elaboración

PROCESO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL
Código: PPP02 – 3.
Fecha Elaboración: mayo 2011
Versión: 4.
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1. OBJETIVO:
Diseñar un procedimiento guía que permita Asegurar la oportunidad en cuanto a la
compra de medicamentos de control especial que se realizan al fondo nacional de
estupefacientes.
2. ALCANCE:
Aplica para las compras de medicamentos de control especial realizadas al fondo nacional
de estupefaciente, desde la bodega central y cada una de las regionales.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Orden de compras: documento escrito que contiene la solicitud productos suministrado a
un proveedor.
Proveedor: toda organización que suministra mercancía o productos a Distribuciones
Pharmaser Ltda.
Medicamentos de Control Especial: Preparado farmacéutico cualquiera que sea su
origen, que produce efectos mediatos e inmediatos de dependencia psíquica o física en
el ser humano; aquel que por su posibilidad de abuso, pueda tener un grado de
peligrosidad en su uso, o aquel que haya sido catalogada como tal en los convenios
internacionales y/o aceptada por la Comisión Revisora de medicamentos del Ministerio
de la Protección Social.
Monopolio del Estado: Derecho poseído de exclusividad por el estado.
Fondo Rotatorio de Estupefacientes: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría,
Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la vigilancia,
seguimiento y control de las entidades públicas, privadas y personas naturales que
procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen
sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos que las contengan; así como
garantizar la disponibilidad de medicamentos Monopolio del estado a través de la
dispensación y distribución en su jurisdicción y las demás funciones que le sean
asignadas por el Ministerio de la Protección Social o la Institución competente.
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MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL
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4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Solicitud de medicamentos al proveedor. RESPONSABLE: Jefe de Compras

Teniendo en cuenta la información que suministre la herramienta de compras de la
rotación de los medicamentos de control especial el jefe de compras se contacta con el
proveedor encargado de suministrar estos medicamentos ya sean laboratorios,
Distribuidoras o fondo de estupefacientes.

Para medicamentos monopolio del estado el jefe de compras debe realizar el trámite de
compra para 3 meses. Esta gestión se debe realizar durante los 10 primeros días mes.

El jefe de compras establece el contacto con la secretaria de salud departamental, fondo
rotatorio de estupefacientes.

La identificación de necesidades de estos medicamentos se realiza teniendo en cuenta la
Actividad 1 del procedimiento de compras y devolución al proveedor PPP02 – 1.
ACTIVIDAD 2: Verificar Disponibilidad financiera. RESPONSABLE: Jefe de Compras
El jefe de compras verifica con la dirección financiera el monto total de la factura y según la
disponibilidad de dinero que se tenga se elabora la orden de compra por la cantidad
correspondiente.
El jefe de compras entrega una copia de la orden de compra a la dirección financiera para que
estos a su vez realicen la consignación correspondiente, una copia del volante de consignación se
envía a la secretaria junto a la orden de compra y la carta de solicitud.
ACTIVIDAD 3: Retiro de medicamentos en la secretaria de salud. RESPONSABLE: Jefe de Compras
El jefe de compras debe garantizar el retiro de los medicamentos en la secretaria de salud en
donde se expide un volante de retiro de medicamentos y con este se pasa al área de entrega.
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ACTIVIDAD 4: Manejo de saldo en secretaria. RESPONSABLE: Jefe de Compras
En caso de que en la secretaria queden saldos de medicamentos pendientes, se recibe la factura
del medicamento entregado, y en esta se registra el saldo a favor de Pharmaser, cuando tengan
disponibilidad del medicamento estos son retirados, el jefe de compras debe hacer el seguimiento
correspondiente hasta la llegada del medicamentos, comunicándose diariamente con la entidad.
ACTIVIDAD 5: Seguimiento del listado de medicamentos comprados al fondo rotatorio.
RESPONSABLE: Jefe de Compras
El jefe de compras y jefe de almacén deben hacer seguimiento mensual a los siguientes
medicamentos y evitar desabastecerse de:








Fenobarbital de 100 mg 50 mg tabletas.
Fenobarbital 200 mg ampollas.
Morfina en gotas 3%.
Morfina 10 mg ampolla.
Meperidina 100 mg ampolla.
Metadona 10 mg tabletas.
Ritalina 10 mg tabletas.
Fenobarbital 10 mg tabletas.
ACTIVIDAD 6: Compra de medicamentos de control especial en otras regionales. RESPONSABLE:
Jefe de Compras, Coordinadores técnicos:

Estas compras se realizan previa información y autorización del jefe de compras y director
de S.F., a través de un correo electrónico o telefónicamente.

Es necesario que los coordinadores regionales diligencien el formato de contingencia para
órdenes de compra FPP02 – 7, y envíen una copia escaneada de este al jefe de
contabilidad para efectuar el pago.

Para estos casos el coordinador debe enviar al jefe de compras: orden de compra por
contingencia previa autorización, factura de compra de medicamentos, y recepción
técnica de mercancía (para crear productos en el sistema), el coordinador debe quedarse
en sus instalaciones con una copia de la factura de compra.

Con la recepción técnica el jefe de compras crea el producto en el sistema en caso de ser
necesario, realiza la orden de compra en el sistema, se informa al jefe de almacén para
realizar el ingreso de la mercancía y formalizar el traslado correspondiente, Seguidamente
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el jefe de compras causa la factura del proveedor y la envía al área de contabilidad. Todos
estos documentos deben archivarse en orden cronológico en área de contabilidad.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
No codificado
FPP02 – 7
No codificado
DOCUMENTO
Orden de compra
Orden de compra de contingencia
Factura del proveedor
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Documento
Aprobación
Febrero
Se realizo cambio por modificación en Ivoneth
Ana lucia Revisión
2011
la estructura organizacional de la Pulido.
Polo.
gerencial año
empresa, los integrantes del comité Asesor de Gerente
2011.
de compras y se determino calidad.
General.
independizar
la
compra
de
medicamentos de control especial
monopolio del estado para mejor
control.
Septiembre Se incluyo la actividad compra de Ivoneth
Ana Lucia Acta No 7 del
2013
medicamentos de control especial en Pulido.
Polo.
2013.
otras regionales.
Asesor de Gerente
Calidad.
General.
Septiembre Se excluyo en la actividad 6 al jefe de Ivoneth
Ana Lucia Acta cambios
2014
facturación como encargado de Pulido.
Polo.
procedimientos.
gestionar traslados.
Asesor de Gerente
Calidad.
General.
Junio 2015 Modificación del logo por cambios de Ivoneth
Ana Lucia Acta N° 210615
la imagen corporativa.
Pulido
Polo.
Asesor de
Gerente
Calidad –
General.
Tayra Toro
Coordinador
de calidad.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Realizado
Aprobado
APROBADO POR
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MEDICAMENTOS DE CONTROL
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Ivoneth Pulido G. Asesor de Héctor Castro.
Calidad.
compras.
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de Ana Lucia
General.
Polo.
Gerente