PROCESO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Código: PPP06 – 1

PROCESO SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Código: PPP06 – 1.
Fecha Elaboración: 23 abril
2008.
Versión: 5.
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1. OBJETIVO:
Crear un procedimiento guía que permita establecer lineamientos para la disponibilidad,
seguridad y automatización de la información en Pharmaser.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Servidor: Equipo que se encarga de almacenar y suministrar la información
correspondiente a la empresa.
Red: mecanismo en el cual se transmite la información a nivel de la empresa.
Sistema operativo: software que permite ejecutar programas y tareas lógicas según la
necesidad del usuario.
Software: programa instalado en un sistema operativo que permite ejecutar tareas lógicas
según la necesidad del usuario.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1:Programación de actividades. RESPONSABLE:Director de sistemas:
El director de sistemas apoya al asistente administrativo en actividades asociadas con
mantenimientos de equipos de cómputo para:


Mantenimientos preventivos y correctivos de computadores.
Mantenimiento de la red de información.
Se debe realizar cronograma de Utilización y actualización de software. Licencias de software
(sistemas operativos y programas), utilizando el formato cronograma de mantenimiento de
equipos y redes FPP06 – 1.
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ACTIVIDAD 2: Parametrizar el sistema. RESPONSABLE: Director de sistemas:
Aplica para:
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Configurar registro.
Conexión a servidores.
Cargador software.
Validar procedimientos.
Reconstrucción de saldos.
Actualización de licencias.
Administrador del menú.
Cargador del menú.
Administrador de usuario.
Manejo de consecutivos.
ACTIVIDAD 3: Creación de perfiles para usuarios en el sistema. RESPONSABLE: Director de
sistemas:
Es necesario definir previamente los perfiles del cargo en el sistema, para la asignación a los
módulos del programa a cada área de trabajo. Los perfiles de cargo del sistema contienen:
consultas, ingreso datos, reportes, y la opción de parametrizar los datos del modulo. Los módulos
solo tiene acceso mediante las claves asignadas a cada responsable.
ACTIVIDAD 4: Atender incidencias y requerimientos. RESPONSABLE: Director de sistemas,
asistente de sistemas:
Para el caso de los SAF:

El director o asistente de sistemas recibe un correo electrónico, llamadas telefónicas o a
través de otros medios las incidencias que se presentan en el servicio farmacéutico con
relación al uso del software, internet o comunicaciones.
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
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Estas incidencias deben consolidarse y darle respuesta en un periodo no mayor a 24 horas
con el fin de restablecer la disponibilidad del equipo y la información requerida para el
desarrollo del proceso en el software.
El asistente de sistemas se debe comunicar con el auxiliar de servicio farmacéutico y
verificar la situación presentada para tomar las correcciones necesarias. Cuando la
situación lo amerite realizar actualizaciones para evitar repetición en los demás SAF.
Para el caso de los otros procesos:



El director de sistemas recibe el requerimiento de reportes, datos e información necesaria
del dueño del proceso, en algunos casos los requerimientos se solicitan a través del comité
de calidad.
Los requerimientos deben consolidarse y hacer seguimiento hasta su cumplimiento. Previo
análisis de la situación con el fin de verificar el apoyo del proveedor, en estos casos el
director de sistemas establece comunicación con el proveedor y acuerda con gerencia el
desarrollo del requerimiento.
El desarrollo del requerimiento se realiza coordinando la solicitud con el dueño de proceso
con el fin de identificar claramente la necesidad. El director de sistemas al verificar la
complejidad del requerimiento solicita aprobación por la gerencia para su desarrollo.
Los requerimientos solicitados son resultado de:





Cambios en normatividad.
Solicitud del cliente.
Solicitud de entes de control.
Información requerida por dueños de procesos.
Otros.
ACTIVIDAD 5:Capacitación al personal.RESPONSABLE:Director de sistemas, Asistente de sistemas.
Con el jefe de talento humano programar las capacitaciones del software al ingresar nuevo
personal y el cargo lo requiera, teniendo en cuenta la evaluación de competencias, cuando no se
obtengan los resultados esperados en actividades que involucren el sistema.
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Siempre que se realicen modificaciones en el software o se obtengan nuevos reportes para apoyar
el desarrollo del proceso se deben coordinar capacitaciones con el personal involucrado.
ACTIVIDAD 6:Verificar actividad normal del servidor y toda la red. RESPONSABLE:Director de
sistemas:
Verificar el manejo preventivo y correctivo del servidor. A través del software utilizado se observa
la opción y la aplicación al servidor; en cuanto a la red se verifica el funcionamiento del cableado,
que se encuentra bien configurada la red en el computador en los grupos de trabajo e IP
establecidas por el administrador del sistema. Elaborar un cronograma de mantenimiento de
equipos y redes para verificar la actividad normal del servidor y toda la red cada 4 meses.
ACTIVIDAD 7:Copia de Seguridad RESPONSABLE:Director de Sistemas
Se cuenta con un sistema de seguridad que almacena toda la informaron de la base de datos en la
nube y garantiza la disponibilidad de la información, resultado de todos los procesos.
ACTIVIDAD 8Restablecer El Sistema.RESPONSABLE:Director de sistemas:
Cuando los servicios de la base de datos no inicien de forma normal y automática, es necesario
restablecer el sistema. Instalando nuevamente la base de datos, cargar el ultimo back – up
realizado, aplicar y configurara los archivos necesarios para el buen funcionamiento del sistema.
En el área administrativa se reinstalan las licencias correspondientes y se validan los
procedimientos respectivamente. En caso de que no funcione el sistema, se cuenta con las pilas
UPS. Con el fin de grabar la información digitada al momento, y apagar el equipo correctamente,
para la dispensación de medicamentos, se cuenta con una base de datos actualizada e impresa,
cuando se reestablezca el sistema se carga la información correspondiente, enviando la
información correspondiente a la bodega central justificando el atraso, en el envío de la
información. Siempre que se presenten fallas en el sistema es necesario diligenciar el formato para
el registro de fallas FPP06 – 4.
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ACTIVIDAD 9:RESPONSABLE:
Mediante pruebas y estudios se proponen mejoras en cuanto al sistema operativo y al software de
la base de datos y si es necesario cambiar la aplicación administrativa.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
FPP06 – 1.
FPP06 – 2.
FPP06 – 3.
FPP06 – 4.
DOCUMENTO
Cronograma de mantenimiento de equipos y redes.
Formato para registro de mantenimiento.
Formato para registro de back up.
Formato para registro de fallas.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
25 febrero Se
omitirá
el
indicador
de Ivoneth
Cesar
Acta
2009.
automatización de procesos: procesos Pulido.
Hernandez. 05/02/2009.
automatizados / total procesos, se Coordinador Gerente
realizara
una
prueba
para de Calidad.
General.
automatización de actividades pro
proceso.
24
abril Cambio en la actividad realización de Ivoneth
Cesar
Formato
2009.
back up, estos se realizan diariamente y Pulido.
Hernandez. solicitud
por la adquisición de un disco con Coordinador Gerente
modificación
mayor capacidad estos no se borran, de Calidad.
General.
de
solo el jefe de sistemas guarda una
documentos.
copia del Back up.
Febrero
Modificación de quien aprueba el Ivoneth
Ana Lucia Revisión
2011.
documento por modificación en la Pulido.
Polo.
gerencial
estructura organizacional y exclusión Asesor de Gerente
año 2011.
del termino SP6 por modificación en el Calidad.
General.
software.
Septiembre Se modifico la actividad diseño de Ivoneth
Ana Lucia Acta No 07
2013.
reportes y consultas por la actividad Pulido.
Polo.
2013.
atender incidencias y requerimientos.
Asesor de Gerente
Calidad.
General.
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Junio 2015
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Modificación del logo por cambios de la Ivoneth
imagen corporativa.
Pulido.
Asesor de
Calidad.
Tayra Toro
Coordinador
de Calidad.
ELABORADO POR
Ivoneth Pulido Asesor de
Calidad – Tayra Toro
Coordinador de calidad.
Ana Lucia Acta
Polo.
210615
Gerente
General.
REVISADO POR
APROBADO POR
Fabián García. Director de Ana Lucia Polo.
Sistemas.
General.
No
Gerente